MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI Oleh DATUK ABDULLAH

MEMAHAMI FUNGSI DAN PENGURUSAN ORGANISASI Oleh: DATUK ABDULLAH HJ. MOHD. SAID Pendaftar KURSUS KEPIMPINAN SIRI 1/2014, 18 FEBRUARI 2014 (SELASA), 2. 30 PETANG 1

OBJEKTIF KURSUS Memahami; n Definisi Organisasi dan Pengurusan n Teori pengurusan (Ciri-ciri, Prinsip-prinsip) n Fungsi Pengurusan n Peranan Pengurus n Tahap Pengurusan n Kemahiran pengurusan n Kepimpinan dalam Pengurusan n Kaedah Pengurusan Organisasi Berkesan dalam Konteks UMS yang 2

DEFINISI ORGANISASI? q Satu unit sosial yang mengandungi individu yang bekerjasama dan saling bergantungan antara satu sama lain bagi mencapai matlamat setiap individu itu dan organisasinya 3

CIRI-CIRI ORGANISASI q Mempunyai identiti sendiri q Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti q Mempunyai struktur atau pembahagian kerja q Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi 4

CONTOH ORGANISASI q FORMAL q UMS q Kastam q Imegresen q INFORMAL q Keluarga q Persatuan Sukarela (NGO) q Jawatankuasa Masjid 5

DEFINISI PENGURUSAN? q Getting things done through other people q “. . is the prosess of achieving organizational missions and objectives through the coordinated behaviour of organizational members. ” (Michael & Jones 2000) q “…. . is the process of working with people and resources to accomplish organizational goal. ” (Snel, Bateman 2000) 6

CIRI-CIRI PENGURUSAN kecekapan Proses Doing the things right / Doing the right things Keberkesanan Hasil/Outcome 7

PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN 1. Pembahagian Kerja 2. Mengutamakan Kepentingan Organisasi 3. Kekitaan 4. Pembayaran Upah 8. Keseimbangan layanan bagi melahirkan ketaatan kepada organisasi 7. Penurunan Kuasa 6. Disiplin 5. Autoriti 9. Susunan Kakitangan 10. Rantai Pemerintahan 11. Satu Perintah 12. Satu Arahan HASIL / OUTPUT 14. Kestabilan Personel 13. Inisiatif 8 Henry Fayol (1841 -1925)

FUNGSI PENGURUSAN? 6. MISI / VISI 5. Controlling 4. Evaluating 1. Planning MANAGEMENT Coordinating 3. 2. Organizing Directing 9

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan (Planning) n Proses merangka aktiviti (strategi) yang perlu dilakukan bagi mencapai matlamat organisasi Tujuan & objektif Strategi Mengatur program/ projek • Kenal pasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat penubuhan organisasi • Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat • Mengikut strategi berasaskan tujuan organisasi 10

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan bermula di mana? ? Perancangan atas ke bawah • Sebab pengurusan atasan dianggap paling berpengetahuan/berpengalaman tentang organisasi keseluruhan. Perancangan bawah ke atas • Kelebihan adalah mereka hampir dengan sistem operasi, pelanggan dan pembekal YANG MANA LEBIH BAIK 11

FUNGSI PENGURUSAN - Perancangan : Langkah dan Kawalan? ? Langkah 1 Tetapkan tujuan & objektif Tujuan Langkah 2 Kenalpasti situasi & penentuan Visi/Misi Langkah 3 Tentukan kekuatan/ kelemahan/ peluang/ ancaman (SWOT) Perancangan Langkah 4 Bentuk strategi & tindakan & pantau/ nilai T U J U A N Kawalan – ukur prestasi/bandingkan/ pembetulan 12

FUNGSI PENGURUSAN - Pengorganisasian (Organizing) Satu proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa yang akan melaksanakan, bagaimana tugas-tugas akan diatur dan dikoordinasikan. 4 W 1 H Kawalan & maklumbalas Membentuk asas • Menentukan tugas & mendiskripsi tugas • Mendefinisikan hubungan kerja Merekabentuk organisasi • Mengumpul ahli-ahli organisasi • Mengembangkan sistem integrasi/bersepadu • Fokus & membuat keputusan 13

FUNGSI PENGURUSAN - Memimpin (Directing) Kebolehan atau kemahiran untuk mempengaruhi pekerja dalam mencapai matlamat organisasi bagi (kebiasaannya tahap penyelia dan ke atas): • Menjamin aktiviti organisasi teratur, lancar dalam suasana harmoni • Menentukan arah tuju yang jelas untuk pekerja dan memahamkan tentang peranan mereka dalam mencapai matlamat • Melibatkan kuasa, motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi 14

FUNGSI PENGURUSAN - Penyelarasan (Coordinating) • Menjadikan unsur-unsur yang berbeza menjadi satu. Contohnya: § Penyelarasan melalui Perancangan § Penyelarasan melalui Penganjur § Penyelarasan melalui Kakitangan § Penyelarasan melalui Pengarahan § Penyelarasan melalui Mengawal 15

FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan (Controlling) • Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi matlamat yang dirancang dan membuat pembetulan jika aktiviti/kemajuan tidak selaras/selari dengan objektif yang ditetapkan Kitaran Kawalan: • Awalan – pastikan arahtuju & sumber input betul • Semasa – pastikan proses berjalan mengikut perancangan • Selepas – pastikan hasil menepati piawaian 16

FUNGSI PENGURUSAN - Pengawalan (Controlling) • Gandingan dengan perancangan Kawalan: Pengukuran prestasi Perancangan: • Penetapan objektif • Penentuan kaedah mencapainya Tindakan (Pengorganisasian) Kawalan: Bandingkan dengan perancangan Kawalan: Tindakan pembetulan 17

FUNGSI PENGURUSAN - Contoh: Controlling Panduan Kawalan Pengurusan Organisasi (Audit Negara) n Struktur Organisasi – Lengkap, isi jawatan yang layak n Lembaga Pengarah – Pelantikan n Pengurusan Sumber Manusia – Waran diisi/Pelan Peralihan/Latihan n Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan – mesyuarat setiap 3 bulan/lapor ke KPT n MPK/FM – Lengkap/kemas 18

FUNGSI PENGURUSAN - Penilaian (Evaluating) “ Merujuk kapada proses menyampaikan balik kepada kakitangan secara berterusan tentang sebaik mana mereka menjalankan tugas untuk organisasi” James A. F. Stoner “ management ” ( 1987 ) Hal 547. Boleh diukur berdasarkan: q Kecekapan q Keberkesanan (sejauh mana strategi mencapai matlamat) q Produktiviti (penggunaan tenaga manusia) q Kualiti Prosedur (kepuasan pelanggan) q Perkhidmatan yang ditawarkan 19

Siapa Pengurus? n Individu yang terlibat dalam mengurus perancangan, mengorganisasi, memimpin & mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yang ditetapkan dicapai. ADAKAH ANDA SEORANG PENGURUS? ? 20

Peranan Pengurus? Peranan Interpersonal • Tunggak (figurehead) • Pemimpin (leader) • Penghubung (liason) Peranan Pemberi Maklumat Peranan Pembuat Keputusan • Pemantau (monitor) • Penyampai (disseminator) • Jurucakap (spokeperson) • Usahawan (entrepreneur) • Pengaman (disturbance handle) • Pengagih sumber (resource allocator) • Perunding (negotiator) Henry Mintzberg, The Manager’s Job: Folklore & Fact 21

Tahap-tahap Pengurusan Pegawai-pegawai Utama (Pengurusan Strategik) Ketua J/S/P/I/U (Perancangan Taktikal) Ketua Seksyen Ketua Unit Pengurus Atasan Pengurus Pertengahan Perancangan Operasi Pengurusan Line Pertama Pengurus Peringkat Operasi 22

KEMAHIRAN PENGURUSAN MANUSIA (INTERPERSONAL) PENGURUS KONSEPTUAL TEKNIKAL 23

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Manusia (Interpersonal) q Keupayaan membentuk kerjasama dengan individu & kumpulan. q Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang dan berhubung dengan pekerja. q Mampu memotivasikan individu/kumpulan yang dipimpin. 24

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Teknikal q Berupaya mengaplikasikan pengetahuan & kepakaran khusus berkaitan dengan proses kerja, peraturan dan sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yang menjadi sebahagian tugas q Berupaya membuat keputusan q Berupaya mengurus masa 25

KEMAHIRAN PENGURUSAN -Konseptual q Berupaya mengeluarkan idea dan memahami sesuatu yang abstrak q Berupaya memahami bagaimana organisasi dapat menyesuaikan diri dalam persaingan q Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi 26

KEMAHIRAN PENGURUSAN PERINGKAT Pengurus Atasan Kemahiran Konseptual Kemahiran Kemanusiaan Kemahiran Teknikal Pengurus Pertengahan Pengurus Bawahan KEMAHIRAN 27

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN ADAKAH KITA SEBENARNYA PEMIMPIN? ? YES √ Pengikut √ Kuasa √ Pengaruh √ Persekitaran NO x Pengikut x Kuasa x Pengaruh x Persekitaran 28

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN JIKA ANDA SEORANG PEMIMPIN, ANDA HARUS PERLU: q Menentukan Visi q Berupaya menyediakan keperluan dalam keadaan yang mendesak q Membentuk gabungan mantap q Komunikasi berkesan q Memberi kuasa pada orang lain (empowerment) q Mengiktiraf kejayaan q Mengukuhkan penambahbaikan 29

KEPIMPINAN DALAM PENGURUSAN ISU CADANGAN PENYELESAIAN q Kebanyakan penyelesaian/ aktiviti telah distrukturkan – tiada ruang kreativiti q Latihan kepimpinan q Kurang kemahiran dalam memimpin. q Dapatkan maklumbalas dari warga kerja q Gaya kepimpinan yang sama q Perluaskan gaya kepimpinan. 30

Traditional Manager VS Contemporary Manager Traditional Manager Contemporary Manager q Think of self as a manager or boss q Think of self as a sponsor or internal consultant q Follow the chain of command q Dealing with necessary people to obtain a good results q Making decision himself/herself q Invite others in the organization for decision making q Mastering only one major discipline q Mastering a broad array of managerial discipline q Look ‘up’ for mere direction and answer q Question, collaborate and negotiate with others to find solutions q Accept and do repetitive work q Learn new way to contribute q See others primarily as bosses and competitors q Create relationship based on common purpose, mutual respect, and exchange of information (Win-win situation) q Demand long hours without thinking about the productivity q Result and performance is important (Quality of the job) 31

CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI 12 Ciri-ciri organisasi abad ke-21: 1) Borderless 2) Learning Centric 3) Collaborative 4) Strategically Outsource 5) Geocentric 6) Ethical 7) Network 8) Loosely Couple 9) Self Maintainable 10)Contingency Based 11)Fostering on environment of high care 32

CABARAN PENGURUSAN ORGANISASI Organisasi bertaraf dunia World Class Organization Customerbased focused Continuous Improvement Fluid, flexible “Virtual Organization” Creative HRM Egalitarian climate (democtaric) Tehnological support Management Hodgetts, Luthans & Lee (2000) -New Paradigm Organization From Total Quality to Learning to World-Class 33

KAEDAH PENGURUSAN ORGANISASI YANG BERKESAN DALAM KONTEKS UMS 34

Bagaimana Organisasi Diurus? 1. Melalui Perancangan a) Pelan Strategik KPM b) Pelan Strategik UMS c) Pelan Akademik UMS 2. Mesti ada pelaksana kepada apa yang dirancang dan mengikut kapasiti masing-masing a) Naib Canselor b) Timbalan-timbalan Naib Canselor c) Pendaftar d) Bendahari e) Ketua Pustakawan f) Ketua J/S/P/I/U g) Pentadbir, dan h) Semua warga organisasi 35

Bagaimana Organisasi Diurus? 3. Mesti ada pihak yang memantau dari apa yang dirancang dan dilaksana a) Naib Canselor b) Timbalan-timbalan Naib Canselor c) Pendaftar d) Bendahari e) Ketua Pustakawan f) Ketua J/S/P/I/U 4. Mesti ada proses penilaian semula (Pemantauan KPI Universiti & Jabatan) a) Tahunan b) Setengah Tahun c) Bulanan 36

Bagaimana Organisasi Diurus? 5. Mengamalkan konsep CUGG (Code of University Good Governance) a) b) c) d) Institutional Governance Human Resource Governance Financial Governance Academic Governance 37

Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi? n Visi dan misi yang jelas. n Tadbir urus yang baik (Good Governance) Kisah kereta dan pemandunya n Kereta = Goverment n Pemandu = Governer n Peraturan Penjagaan Kereta = Governance n Prosedur kerja yang jelas – (FM/MPK) 38

Bagaimana Memantapkan Lagi Organisasi? n Berpengetahuan, berkemahiran dan sentiasa bersikap positif (KSA). n K = Knowledge (Must know/Nice to know/Good to know) S = Skill n A = Attitude n n Berpegang teguh kepada ajaran agama dan tatasusila yang baik sesama manusia. n Sentiasa tabah dan bersyukur dalam menghadapi liku -liku hidup. 39

Setiap perkara atau benda yang dilahirkan oleh Pencipta perlu diterokai dan dimanfaatkan bagi mereka yang berfikir. 40

“A true leader is a person whose INFLUENCE & INSPIRES people to do what is expected of them to do. You cease to be a leader when you manipulate with your egos instead of convincing by your inspirations”. - Israelmore Ayivor- 41

42

SEKIAN, TERIMA KASIH 43