PERUBAHAN ORGANISASI Definisi Menurut Carzo dan Yanoazas perubahan

PERUBAHAN ORGANISASI

Definisi - Menurut Carzo dan Yanoazas, perubahan ialah satu pola penukaran kelakuan atau status yang stabil kepada satu pola kelakuan dan status stabil yang lain. - Perubahan tidak boleh dielakkan apabila tiba masanya.

Objektif Ø Meningkatkan motivasi: - Perubahan yang diperkenalkan dalam organisasi lebih tertumpu kepada meningkatkan minat kerja kakitangan di dalam sesebuah organisasi tersebut. Ø Meningkatkan daya pengeluaran: - Kerja yang kemas boleh memberi kesan yang positif ke arah peningkatan produktiviti. - James Worthy menyatakan bahawa kerjasama pekerja telah bertambah dengan adanya perubahan struktur yang di jalankan di sesetengah syarikat multinasional.

Ø Mengurangkan konflik: - Setiap bahagian di dalam organisasi berhubungan di antara satu sama lain untuk meningkatkan kecekapan sehingga berlakunya pergeseran. - Secara keseluruhannya, setiap bahagian perlu mengelakkan daripada berlaku pergeseran atau konflik negatif ini. - Oleh itu, perubahan mesti di jangka supaya setiap bahagian bersedia menghadapi sebarang cabaran.

Bentuk-bentuk perubahan 1. Perubahan struktur organisasi - Firma harus menyusun semula struktur pentadbirannya 2/3 tahun sekali supaya pelbagai masalah yang wujud dapat di atasi dengan berkesan. - Segala perubahan boleh di jalankan dengan menyediakan garis panduan kerja dengan jelas dan mudah. - Mendorong kepuasan kerja dan meningkatkan pengeluaran serta memberi peluang berinteraksi antara pekerja.

2. Perubahan pekerja - Salah satu perkara yang sukar di ubah. - Pihak pengurusan perlu mengubah sikap untuk kebaikan individu dan organisasi. - Tumpuan utama di tujukan untuk mengubah pekerja yang sering membawa kesukaran kepada organisasi. 3. Perubahan teknologi - Teknologi yang canggih telah menghasilkan perhubungan dan produktiviti yang lebih baik di dalam organisasi.

4. Perubahan Budaya Organisasi - Menyebabkan tugas perlu diubah. - Mengikut kelazimannya, pekerja menjalankan tugas mengikut apa yang biasa dilakukan tiap-tiap hari, tetapi setelah terdapat perubahan dalam organisasi dari segi pendekatan, objektif, kepercayaan autoriti, tugas dan sebagainya telah memaksa mengubah cara mereka bekerja. - Proses ini turut melibatkan perubahan kelakuan yang tidak mudah dilakukan melainkan mereka telah diyakinkan tentang hidup mati syarikat mereka bekerja. - Dalam proses ini, pengurus harus yakin bahawa budaya baru yang ditampilkan benar-benar perlu dan jika tidak mereka mungkin menghadapi rintangan yang lebih merumitkan.

5. Perubahan Proses Pengurusan - Merupakan tumpuan kepada perubahan. - Perubahan boleh dibuat pada matlamat organisasi, rancangan organisasi atau kawalan. - Fungsi mengarah dan penyeliaan juga boleh berubah. - Perubahan dan aktiviti proses pengurusan boleh dibuat dalam berbagai bentuk.

6. Perubahan Dalam Proses Membuat Keputusan - Perubahan rancangan selalunya menitikberatkan kepada rasional dan ini perlu diarah kepada satu keputusan yang ideal. - Proses membuat keputusan yang praktikal mungkin boleh dicapai melalui latihan yang diperolehi atau melalui penyampaian yang baik. - Pembuat keputusan yang berkesan adalah mustahak dalam menentukan pencapaian matlamat dalam masa yang ditentukan.

PERSPEKTIF KEPADA PROSES PERUBAHAN l l Perubahan organisasi boleh dipengaruhi oleh perubahan manusia, teknologi, struktur organisasi, proses atau keadaan. Perubahan perlu dirujuk daripada salah satu sistem perubahan kerana perubahan salah satu faktor tersebut akan melibatkan perubahan yang lain. Peringkat Pencairan KURT LEWIN Perubahan Baru Pembekuan Semula

Peringkat Pencairan l l Bagi memupuk pembaharuan, nilai-nilai lama terlebih dahulu perlu dibuang untuk memberi peluang kepada pembaharuan. Pencairan merupakan langkah pertama terhadap perubahan status quo supaya menyokong dan merasakan bahawa perubahan adalah perlu dalam organisasi. Mengubah status quo bukanlah satu usaha yang mudah bahkan akan mendapat tentangan atau tekanan dari individu dan kumpulan. Output akan menurun tetapi ia boleh dikurangkan dengan menggunakan insentif yang positif bagi menggalakkan penerimaan perubahan.

Perubahan Baru l l l Peringkat perubahan sebenar yang dijalankan dalam organisasi. Masyarakat atau individu didapati bersedia untuk menerima kelakuan baru. Peringkat mencuba dari kesilapan. Usaha biasa yang memerlukan panduan teliti dan bersungguh. Mustahil mengubah sepenuhnya kelakuan lama setelah proses pencairan, jadi dalam hal ini pembelajaran adalah penting untuk memupuk kemahiran baru dan juga perspektif yang melibatkan psikologi. Ia memerlukan masa yang panjang untuk mengubah psikologi dan kegagalan melaksanakan perubahan di peringkat ini boleh menimbulkan ketidakyakinan dan kejatuhan moral pekerja dan pengurus sendiri.

l l Pada peringkat ini seorang pengurus akan cuba menunjukkan sikap optimistik tentang kejayaan pembaharuan untuk memupuk keyakinan di kalangan pekerja. Kemahiran yang luas amat perlu bagi pelaksanaan secara menyeluruh dan memilih antara : Strategi kuasa - Menimbulkan publisiti ugutan, pemberhentian kerja, mogok, kerja ikut masa atau keganasan kerana pendekatan ini agak autokratik. - Sesuai digunakan apabila tumpuan perubahan tidak bersedia untuk berubah sedangkan keadaan firma begitu kritikal dan kedudukan kuasa tidak seimbang. Strategi Kerjasama - Melibatkan usaha kerjasama berlandaskan kepercayaan dan persetujuan bersama. - Lebih sesuai apabila tumpuan perubahan semasa pencairan dan tidak semata-mata unutk perubahan baru.

Pembekuan Semula l l l l Melibatkan perspektif baru yang sesuai dengan kelakuan baru. Menstabilkan perubahan. Proses ini bertujuan untuk memperkukuhkan dan membiasakan dengan perubahan. Perubahan baru sudah menjadi satu status quo. Penghargaan diberi kepada mereka yang dapat menyesuaikan diri dengan perubahan dan maklumat. Proses pembekuan semula boleh mengurangkan tekanan hasil daripada perubahan baru, tetapi proses ini tidak harus ditamatkan di situ sahaja. Individu dan kumpulan telah memperolehi penghargaan intrinsik dan ekstrinsik dan meningkatkan keyakinan pada diri mereka. Pembekuan semula mungkin akan menimbulkan konsep persendirian baru. Tapi kejayaannya akan terbukti sehingga perlaksanaan kelakuan dan kerja yang baru dapat menimbulkan hasil yang baru

Model Perubahan Autokratik Penyertaan Orientasikan Kawalan Sama Taraf Berasaskan Logik Penerimaan Bersama Pendapat Proses Penilaian Analitikal

Proses Penilaian Pendapat Keputusan yang kritikal dibuat berasaskan intuisi atau pengalaman Analitikal Semua maklumat dianalisis bagi mengurangkan sebarang ketidakmungkinan wujud

Model Perubahan Autokratik Gaya Perubahan Kawalan Gaya Panduan Logik

1) Gaya Perubahan Kawalan l Cara pengurusan autokratik dan pengurusan pendapat menghasilkan perubahan berorientasikan kawalan l Pihak pengurusan bertanggungjawab memberi panduan kepada subordinat terutamanya sistem pengukuran prestasi l Subordinat diberi autoriti selagi tindakan mereka selaras dengan komitmen mereka. l Diamalkan dalam organisasi berasakan keuntungan l Perancangan strategik yang lemah dan tidak digunakan

2) Gaya Perubahan Logik l Mengatasi kesan negatif ketegangan antara perancangan strategik dan proses kawalan l Kesan jangka pendek dan jangka panjang disertakan dalam analisis strategi l Penilaian keputusan jangka pendek membolehkan perubahan dilaksanakan l Cara ini membolehkan keperluan perubahan dikenalpasti bagi memperolehi alternatif perubahan yang sesuai

Model Perubahan Penyertaan Gaya Sama Taraf Gaya Penerimaan Bersama

1) Gaya Sama Taraf l Terdapat hubungan kuat di antara unit dalam organisasi l Melibatkan pendekatan pendapat bersama dalam membuat keputusan l Kelemahannya ialah ahli-ahli tidak memberi pendapat yang tepat kerana takut menjejaskan unit mereka l Mengikut amalan, kakitangan dari jabatan yang berkonflik akan memberi penyelesaian bagi membuat keputusan yang berkesan

2) Gaya Penerimaan Bersama l Melibatkan perubahan tentang logik dan keperluan kerjasama dalam perlaksanaan l Ketidaksetujuan sering berlaku di peringkat analisis kerana setiap individu akan menghasilkan pendapat yang berlainan l Individu yang gagal mempertahankan logiknya terpaksa menerima keputusan yang telah dibuat l Lain-lain pembolehubah seperti kebolehan kepimpinan individu mampu mempengaruhi bentuk struktur organisasi

Model Proses Perubahan Rangka Berstrategik Rangka Organisasi Diagnosis Pembentukan Perlaksanaan Keperluan Untuk Perubahan Analisis Alternatif Menterjemah kepada program Model sebab berkaitan Kenalpasti halangan kepada perubahan Mengatasi halangan

Model Perkembangan Untuk Perubahan Yang Terancang Kuasa luaran atau kuasa dalaman mendesak perubahan Mengenalpasti kawasan masalah dan punca masalah Agen Perhubungan bertanggungjawab menjalankan program perubahan Penilaian dihubungkan dengan matlamat Perlaksanaan masa, tempat, secara mendalam Diagnosis matlamat program Mengenalpasti Pemilihan Pendekatan Mengenalpasti konstren, sumber struktur, teknologi manusia

Jenis Agen Orang Luar Agen Perubahan Perhubun gan Manusia Organis asi Analisis Daripada Pengurus Atasan

i. Agen Orang Luar l Terdiri daripada orang ramai yang mendemonstrasikan perubahan l Dan pengguna yang mendesak perubahan oleh organisasi l Desakan berkait dengan dasar yang ada hubungannya dengan menyekat atau kesejahteraan pengguna keseluruhannya

ii. Agen Perubahan Manusia l Ahli organisasi yang memerlukan perubahan sikap atau tanggapan dalam organisasi l Pendekatan kaunseling dianggap paling sesuai untuk mengubah sikap dan tanggapan individu atau kumpulan dalam organisasi

iii. Agen Perhubungan Organisasi l Menumpukan perhatian terhadap aktiviti organisasi untuk menyelesaikan masalah l Termasuk perkara yang berhubung dengan dasar kumpulan dan kumpulan berpasukan

iv. Analisis Daripada Pengurus Atasan l Pengurus atasan yang terlibat dalam pembentukkan dasar atau cara bagi menjalankan penyediaan operasi organisasi l Analisis dan penilaian berdasarkan pengalaman dan tindakan mereka yang sebenar

Terdapat tiga perkara yang perlu diubah oleh pengurus , iaitu : 1. Pengurusan perubahan manusia 2. Pengurusan perubahan struktur organisasi 3. Pengurusan perubahan teknologi

1. Pengurusan perubahan manusia l Perubahan ini dimaksudkan kepada perubahan sikap pekerja, kemahiran, jangkaan, tanggapan dan kelakuan manusia. l Antara teknik untuk mengubah dan memandu individu dan kumpulan di dalam organisasi, adalah : a) latihan sensitiviti b) penyelidikan maklumbalas c) proses perundingan d) kumpulan berpasukan e) perkembangan antara-kumpulan

a) Latihan sensitiviti l Satu kaedah perubahan kelakuan melalui interaksi kumpulan tak berstruktur seperti pakar saintis dalam kelakuan manusia dan sebilangan peserta. l Dalam latihan ini tiada agenda tertentu yang disediakan. l Matlamat latihan ini ialah untuk meningkatkan kesedaran kelakuan peserta sendiri dan memahami bagaimana orang lain membuat tanggapan. l Hasil keberkesanan latihan sensitiviti sebagai satu teknik perubahan pada umumnya adalah satu keputusan yang berbagai.

b) Penyelidikan maklumbalas l Satu teknik untuk mengenalpasti dan seterusnya menilai sikap ahli organisasi bagi menyelesaikan sebarang perbezaan dengan menggunakan maklumat penyelidikan dalam maklumbalas kumpulan. l Setiap ahli perlu menyediakan soalan dan menyoal dalam berbagai bidang untuk mengetahui tanggapan dan sikap mereka.

c) Proses perundingan l Latihan ini bergantung kepada perunding luar untuk menolong pengurus membuat tanggapan, memahami dan bertindak ke atas proses peristiwa yang perlu bertindak seperti perjalanan kerja, hubungan secara informal antara ahli-ahli dan saluran komunikasi yang formal. l Kedatangan perunding bukanlah untuk menyelesaikan masalah pengurus tetapi bertindak sebagai petunjuk untuk menolong pengurus mencari resolusi ke arah kebaikan.

d) Kumpulan berpasukan l Kumpulan ini terdiri daripada ahli kumpulan kerja yang berinteraksi di antara satu sama lain dalam mempelajari bagaimana ahli lain dalam kumpulan itu berfikir dan bekerja. l Aktiviti program ini ialah dengan mengadakan matlamat kumpulan, membina hubungan mesra di kalangan ahli, analisa peranan untuk menentukan tugas dan tanggungjawab ahli-ahli. l Hasilnya, ahli kumpulan dapat belajar membina peningkatan kepercayaan dan berfikiran luas.

e) Perkembangan antara-kumpulan l Biasanya, dua kumpulan yang berbeza akan menghadapi kesulitan dalam melakukan sesuatu pekerjaan bersama. l Maka, teknik ini digunakan antara kumpulan-kumpulan secara bebas dalam membina senarai tanggapan mereka dan tanggapan kumpulan lain serta mereka percaya bagaimana kumpulan lain membuat tanggapan terhadap mereka. l Kumpulan-kumpalan ini akan berkongsi senarai dan berbincang ciri persamaan dan perbezaan antara mereka. l Mereka ini akan cuba mencari sebab mengapa perbezaan antara mereka boleh berlaku dan berusaha membina satu resolusi yang boleh merapatkan hubungan antara kumpulan.

2. Pengurusan perubahan struktur organisasi l Perubahan ini akan dilakukan oleh pengurus organisasi apabila keadaan organisasi sudah tidak berfungsi secara normal. l Perubahan struktur termasuklah perubahan hubungan pihak yang berkuasa, penyatuan mekanisme, darjah pemusatan, merekabentuk semula tugas atau struktur pembolehubah yang serupa.

3. Pengurusan perubahan teknologi l Perubahan teknologi dapat menolong memproses input untuk mengeluarkan output. l Perubahan teknologi yang utama ialah dengan memperkenalkan peralatan yang baru, serba automatik atau berkomputer. l Penggunaan peralatan moden yang sofistikated akan menghasilkan pengeluaran yang efisien serta dapat meminimakan kos dan masa.

Terdapat tujuh faktor yang menghalang kepada perubahan, iaitu : l Pengurangan kuasa dan tanggungjawab l Menambah beban-kerja l Kehilangan sumber ekonomi l Ketidakselesaan l Kewangan yang terlibat l Tidak yakin dengan kejayaan l Faktor ugama, sosio-ekonomi dan politik

Taktik yang boleh digunakan bagi mengatasi halangan perubahan l Pendidikan dan komunikasi l Penglibatan l Kemudahan dan peralatan l Perundingan l Manipulasi l Kuasa