Einfhrung in das Prozessmanagement S 5 A 1

Einführung in das Prozessmanagement S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 1

Einführung in das Prozessmanagement Grundlagen verstehen Prozesse -Steckbrief, -Aufnahme, -Ziele, -Kennzahlen Prozesse optimieren Prozesse vernetzen S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 2

Grundlagen verstehen S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 3

Was ist ein Geschäftsprozess? Input Aktivität 1 2 3 Kunde Output Kunde Der Durchlauf des Prozesses verbraucht Zeit und Ressourcen. S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 4

Funktionale versus prozessorientierte Sichtweise funktional prozessorientiert • • • fachorientiert teiloptimiert viele Funktionsverantwortliche lange Durchlaufzeiten viele Schnittstellen • • • produktorientiert gesamtoptimiert ein Prozessverantwortlicher kurze Durchlaufzeiten Schnittstellen abgestimmt Alle ziehen an einem Strang, damit die vom Kunden angestoßenen Abläufe transparent und effizient ablaufen! S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 5

Prozessmanagement umfasst die zielorientierte Gestaltung, Steuerung und Durchführung aller Prozesse eines Unternehmens. Das bedeutet: Identifikation und Strukturierung der Prozesse Gestaltung der Prozesse Führung und Anwendung des Prozesses Überprüfung und Verbesserung der Prozesse S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 6

Vorteile durch Prozessorientierung • • Ausrichtung an realen Unternehmensabläufen Klare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen Transparenz für jeden Mitarbeiter Gesteigerte Akzeptanz bei den Beschäftigten Stärkere Eigenverantwortung durch Identifikation mit den eigenen Tätigkeiten Kontinuierlicher Verbesserungsprozess setzt direkt an den Abläufen an Gesamtsicht schafft Basis für verbesserte Wertschöpfung S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 7

Prozess – Steckbrief Prozess – Aufnahme Prozess – Ziele und Kennzahlen S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 8

Der Prozess-Steckbrief S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 9

Entgegennahme Kundenauftrag von Verkauf Kunde/n Prozesseigner; -team Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung Ware ausgeliefert; Rechnung bezahlt Externer Kunde Herr Müller Kurzbeschreibung / Zweck: Kostenoptimale Erfüllung des Kundenwunsches laut Kunden, oder Fertigungsauftrag. Prozessziele: • Einhaltung des Liefertermins zu 95% • Reduktion der Auftragskosten um 3% jährlich • Senkung der Reklamationsquote unter 2% • Erzeugung von Zusatzverkäufen bei 10% der Auftragskunden Prozesskenngrößen: • Relation Liefertermin laut Auftrag und tatsächlicher Liefertermin • auftragsbezogene Kosten / Kostenstellen: Material, Personal, Nebenkosten • Anzahl Reklamationen; Kundenzufriedenheitsquote • Auftrags-/Verkaufswerte der Zusatzverkäufe S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Lieferanten / Nahtstellen (bzgl. Input): • Produktion: Ware • Qualitätsmanagement: Prüfungen • Vertrieb/Verkauf: Kundenvorgaben, Auftrag Empfänger / Nahtstellen (bzgl. Ergebnis / Output): • Produktion: Fertigungsauftrag • Logistik: Versandauftrag 10

Entgegennahme Kundenauftrag von Verkauf Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung Tätigkeiten: Hauptaufgaben • Entgegennahme des Kundenauftrags • Erstellen eines Fertigungsauftrags; Einplanung in die Produktion • „Überwachung“ des Produktionsstatus • Erstellung der Versandunterlagen • Erstellen der Rechnung; Überprüfung des Zahlungseingangs Ware Ausgeliefert; Rechnung bezahlt Aktuelle Störgrößen / Verbesserungspotenziale / Verbesserungsmaßnahmen: • Vertretungsregeln nicht geregelt • Schnittstellen nicht eindeutig definiert • Absprache mit Prozess Produktion nicht organisiert Parallele Aufgaben: • Personalbedarf planen; neue Mitarbeiter auswählen, beurteilen u. integrieren • Mitarbeiterurlaube planen, steuern u. regeln • Ermitteln des Weiterbildungsbedarfs u. Bewerten der Maßnahmen Anforderungen / Ressourcen: • EDV-Programme Eigenständige Sub-Prozesse: • Je nach Größe des Unternehmens S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 11

Darstellung des Prozessablaufes Input Aktivitäten Output Verantwortlich Definierter Start Teamleiter XY Abt. leiter EM Herr Huber Definiertes Ende S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 12

Prozessaufnahme an der Pinnwand S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 13

Empfehlungen für die Prozessaufnahme • • • Start- und Endpunkt bestimmen, bevor die einzelnen Prozessschritte beschrieben werden. Prozessbeteiligte in die Prozessaufnahme mit einbinden. Sie haben die besten Kenntnisse über die tatsächlichen Abläufe und mögliche Verbesserungen. Auf die Erfüllung der Kundenanforderungen fokussieren. Nicht in die Erstellung der perfekten Flussdiagramme verzetteln, in denen jede Tätigkeit bis ins kleinste beschrieben ist Prozessbeschreibungen nicht „überfrachten“ S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 14

Wann ist Prozessaufnahme sinnvoll? Einzelfall Projektfall Einfachheit der Aufgaben sehr niedrig Strukturierbarkeit sehr niedrig hoch sehr hoch Gleichartigkeit sehr selten, sehr gering selten, gering häufig, hoch sehr, häufig sehr hoch Wiederholungsgrad sehr niedrig hoch sehr hoch Nutzen einer detaillierten Prozessaufnahme gering S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Regelfall hoch Routinefall sehr hoch 15

Prozess-Optimierung S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 16

Worauf können sich Ziele beziehen? Effektivität des Prozesses Effizienz des Prozesses Stabilität des Prozesses Die richtigen Dinge tun Die Dinge richtig tun Die Dinge immer richtig tun Entspricht Güte der Prozessdurchführung Entspricht der Prozess das Ergebnis des Prozesses zur Erbringung des Ergebnisses bei der Durchführung des Prozesses den gestellten Anforderungen? die gewünschten Ergebnisse der erforderliche Prozess die erlaubten Abweichungen werden klar definiert wird klar definiert werden klar definiert Güte des Prozessergebnisses S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Güte der Prozessqualität Entspricht die Qualität 17

Ableitung von Zielen für den Sollprozess Einfachheit Zeit Entwicklungszeit Durchlaufzeit Antwortzeit Termintreue Produktvielfalt Projektvielfalt Dokumentenvielfalt Toolvielfalt Wechselwirkung der Kategorien bei Zielableitung Qualität Ausbeute Ausschuss Anzahl Retouren Anzahl Änderungen S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Kosten Auslastung Material Maschinen Personal Sicherheit Zufriedenheit Kunden Mitarbeiter Partner Beschwerdehäufigkeit Arbeitsunfälle Schwachstellen Datenverluste Verfügbarkeit 18

Wie formuliere ich Ziele? SMARTe Ziele S Spezifisch die Ziele sind klar definiert und verständlich beschrieben M Messbar die Erreichung der formulierten Ziele und Vorgaben ist messbar, d. h. es gibt geeignete Kenngrößen A Abgestimmt die Ziele sind mit übergeordneten Zielen abgestimmt R Realistisch das Ziel ist mit den bereitgestellten Kompetenzen und Ressourcen erreichbar T Terminiert es ist ein Termin für die Zielerreichung festgelegt S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 19

Stufen von Verbesserungsansätzen • Analyse der Durchlaufzeiten: – Identifikation und Reduktion von Transport- und Lieferzeiten • Prozessorientierte Wertanalyse: – Kernaktivitäten; Unterstützende Aktivitäten; Steuernde Aktivitäten; Korrigierende Aktivitäten • Ablauforganisatorische Maßnahmen: – Reihenfolge ändern; Zusammenfassen; Parallelisieren; Automatisieren; Wahrnehmung und Wechsel der Verantwortung • Kundenbedürfnisse: – Erwartungen und Bedürfnisse richtig verstanden und umgesetzt? ; die richtigen Ziele gesetzt • Qualität; Kosten: – Qualitätsrelevante Erfolgsfaktoren identifizieren; Qualitätskosten aufzeigen; Einsparmöglichkeiten identifizieren S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 20

Prozessorientierte Wertanalyse S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 21

Was sind die richtigen Ziele? (Das Unternehmen und seine Interessengruppen) Netzwerke Zukünftige Generation Kunden und Verbraucher Partnerunternehmen Mitarbeiter. Innen Lieferanten NGOs Das Unternehmen Verbände Medien Behörden Öffentlichkeit S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Investoren Gewerkschaften Aktionsgruppen Politik / Regierungen 22

Prozesse vernetzen S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 23

Einteilung von Geschäftsprozessen Managementprozesse Kernprozesse Unterstützungsprozesse S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Führungsprozesse: z. B. Zielsetzung oder Personalentwicklung wertschöpfende Prozesse: z. B. Produktherstellung oder Autolackierung wertsichernde Prozesse: z. B. Abfallmanagement oder Instandhaltung 24

Führungsprozesse Mitarbeiterentwicklung, Finanzen, Unternehmensplanung- u. steuerung, Krisen- u. Risikomanagement, Controlling Kernprozesse (wertschöpfende Prozesse) • Verkauf • Innovation und Produktentwicklung • Produktion • Auftragsabwicklung Unterstützungsprozesse Einkauf/Beschaffung, Logistik, Wartung/Instandhaltung, EDV / IT, Reklamationsbearbeitung, Marketing und PR S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 25

Schnittstelle zum externen Kunde Unternehmen Kunde Führungsprozesse Strategie, Ziele Produktmanagement Kunde Beschaffungsprozess Kunde Anforderungen Pläne, Updates & Reviews Marketing / Vertrieb / Kundenservice Produktplanung, Kundenanforderung Nachfrage Lieferschein Auftragsabwicklung Entwicklungskooperation Entwicklung S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Supportinformationen Beschaffungsprozess Kunde Terminwarnung Produktinformationen Entwicklungsprozess Kunde Forecast Fertigungsauftrag Produktdaten Produktionsdaten Produktfertigung Rechnung Waren Produkte, Terminwarnung Buchhaltungsprozesse Kunde Produktionsprozess Kunde 26

Von den Zielen zu den Ergebnissen S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 27

Verwendete Quellen EFQM/DGQ (Hrsg. ) (2003): Das EFQM-Modell für Excellence. Version für Unternehmen. EFQM Brussels Representative Office, Deutsche Gesellschaft für Qualität e. V. (DGQ). future e. V. (Hrsg. ) (2005): Auf be. stem Weg. Prozessorientiert – nachhaltig – excellent. Kalender für das Jahr 2006. Westermann, U. ; Merten, T. ; Baur, A. (2003): Nachhaltige Prozessbewertung mittels des Sustainable Excellence Ansatzes. In: Linne, G. ; Schwarz, M. (Hrsg. ) (2003): Handbuch Nachhaltige Entwicklung. Wie ist nachhaltiges Wirtschaften machbar? Leske + Budrich: Opladen. Zu Arbeitsmaterialien aus dem be. st-Projekt: www. sustainable-benchmarking. de S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 28

Modellversuch » Entwicklung und Erprobung eines Weiterbildungskonzeptes zu nachhaltigem Wirtschaften als Zukunftschance für das Handwerk «. Gefördert durch das Bundesinstitut für Berufsbildung mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Modellversuchsschwerpunkt » Berufsbildung für eine nachhaltige Entwicklung «. Laufzeit: 01. 09. 2004 -31. 08. 2007 Ansprechpartner Klaus Novy Institut e. V. Dr. Herbert Klemisch 0221/931207 -15 herbert. klemisch@kni. de www. kni. de Ansprechpartner Westdeutscher Handwerkskammertag e. V. Ingo Rauhut 0211/3007 -722 ingo. rauhut@handwerk-nrw. de www. bibb. de/nachhaltigkeit S 5 -A 1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) Ansprechpartner Wuppertal Institut für Klima, Umwelt, Energie Gmb. H Holger Rohn / Thomas Lemken 0202/2492 -245 /-179 holger. rohn@wupperinst. org www. handwerk-agenda 21 plus. de 29