Optimiertes Prozessmanagement in der Logistik am Beispiel der

„Optimiertes Prozessmanagement in der Logistik“ am Beispiel der GW St. Pölten Integrative Betriebe Gmb. H Josef Müller, Leiter Geschäftsprozess- & Lean Management 1

Inhaltsverzeichnis 1. Warum das Thema Prozessmanagement? 2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW - Ausgangssituation 2008 - Problemstellung - Lösungsansatz - Herausforderungen - Erfolgsfaktoren 3. Zusammenfassung, Nutzen 2

Inhaltsverzeichnis 1. Warum das Thema Prozessmanagement? 2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW - Ausgangssituation 2008 - Problemstellung - Lösungsansatz - Herausforderungen - Erfolgsfaktoren 3. Zusammenfassung, Nutzen 3

1. Warum das Thema Prozessmanagement? Auftrag an die Logistik • die richtigen Güter und Dienstleistungen • in der richtigen Menge • in der richtigen Qualität • zum richtigen Preis mit den richtigen Ressourcen • zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben Die Erfüllung dieses Auftrages erfolgt mit Prozessen Kundenaufträge bearbeiten Beschaffung durchführen Produktion planen Lager bewirtschaften Produkte und DL liefern u. fakturieren Hauptprozesse der Logistik in der GW St. Pölten IB Gmb. H Die Durchführung der Prozessschritte erfolgt mit (geeigneten) Ressourcen • Der Prozess definiert das Wissen, die Fähigkeiten, die Skills die zur Umsetzung benötigt werden 4

Inhaltsverzeichnis 1. Warum das Thema Prozessmanagement? 2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW - Ausgangssituation 2008 - Problemstellung - Lösungsansatz - Herausforderungen - Erfolgsfaktoren 3. Zusammenfassung, Nutzen 5

2. Erfahrungen: Ausganssituation 2008 1981 - ab 2008 starkes Wachstum große Stückzahlen kein Wachstum GW St. Pölten sinkende Stückzahlen kaum Akquise notw. dringend Akquise notw. lange P-Lebenszyklen kurze P-Lebenszyklen einfache Aufträge/Teile komplexe Teile hohe Umsätze Umsatzeinbrüche Großkunden im Inland Großkunden im Ausland hohe Deckungsbeiträge jährliche Gewinne sinkende Deckungsbeiträge jährliche Verluste 6

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2. Erfahrungen: Problemstellung Kostendruck GW St. Pölten Problem: Kosten sind trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge nicht gesunken 8

2. Erfahrungen: Problemstellung Ursache: trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge • steigende Auftragspositionen • viele neue kleine Aufträge Komplexitätstreiber • komplexere Anforderungen • viele neue Informationen massive Verbesserung erwartet mit der Einführung eines… neuen ERP-Systems 9

2. Erfahrungen: Problemstellung ? Frage: wo gibt es mögliche Einsparungspotenziale Unsicherheit fehlende Daten, Fakten Frustration fehlendes Vertrauen 10

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2. Erfahrungen: Lösungsansatz Prozesse analysieren, Komplexität sichtbar machen Personalkapazitäten - Sicht (Skills & Ressources) Prozesskosten - Sicht IT/IS Unterstützungsgrad - Sicht Prozessdurchlaufzeit - Sicht Mathera-Matrix-Methode Messbarkeit der prozessrelevanten Dimensionen 12

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2. Erfahrungen: Herausforderungen Zeit für Verbesserungen Einbindung / Akzeptanz der Mitarbeiter 14

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2. Erfahrungen: Erfolgsfaktoren Veränderungsbereitschaft d. Mitarbeiter + FK* Einbindung der Mitarbeiter Methodenkompetenz der Führungskräfte Erfolgsfaktoren Top-Management Commitment akzeptierte Methode schlüssiges Prozessmanagement-Konzept im Unternehmen *FK…Führungskräfte 16

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3. Zusammenfassung Wir haben bei der „echten“ Auseinandersetzung mit Prozessmanagement den Nutzen erkannt… „vorher“ Thema Durchlaufzeit (in Tagen) Bearbeitungszeit (in Stunden) Anzahl Prozessschritte verschwendende Pz-Schritte IT-Unterstützung DMS Nutzung Papier im Einkauf „nachher“ vorher 3, 8 2, 2 21 9 10% gar nicht sehr viel nachher 2, 6 0, 8 10 0 90% 95% kaum mehr Differenz 1, 2 1, 5 11 9 80% 95% 18

3. Zusammenfassung Fazit Mit Prozessmanagement kann die Effektivität und die Effizienz von (Logistik)Prozessen erheblich verbessert werden. Daher stellt aus Sicht der GW St. Pölten Prozessmanagement auch im Experten-Netzwerk NÖ für Einkauf, Beschaffung und Logistik ein hochinteressantes Themengebiet dar. 19