ECM Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund

ECM – Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente 2009 / 1. Auflage Kapitel 3 / Manage - Dokumentenmanagement © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Gliederung • • Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Definition - Dokumente sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente werden gruppiert und gemäß ihres Inhaltes kategorisiert, z. B. nach Rechnungen, Verträgen etc. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Daten - Merkmale © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Vorteile papiergestützter Dokumente • • © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags vertrautes Medium portabel Verfügbarkeit technologische Unabhängigkeit inhaltliche Flexibilität Verständlichkeit und Klarheit einmalige Dokumente (Sicherheit) Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nachteile papiergestützter Dokumente • • Papier hemmt die Automatisierung und bedingt viele Medienbrüche Papier – geht verloren – ist unvollständig – ist im Umlauf – wird falsch abgelegt – wird langsam transportiert © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nachteile papiergestützter Dokumente Papier heißt • unvollständige und redundante Information • Entscheidungshistorie (-prozess) schlecht dokumentiert • (Gründe für) Entscheidungen nur über Notizen dokumentiert • keine standardisierte Terminologie • keine Sicht für kooperative Dokumentation © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nachteile papiergestützter Dokumente • • • fragmentierte Information nicht geordnet bezüglich Relevanz verschiedene Strukturierungsmöglichkeiten • chronologisch • problemorientiert • nach Autoren • nach Prozessen teure Suche Lesbarkeit von Handschriften © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nachteile papiergestützter Dokumente § § § § passives Medium keine Plausibilitätskontrolle keine Warnungen keine Erinnerungen/Wiedervorlage keine Links zu externer Information keine Kontrolle auf Vollständigkeit keine Vorschriften bezüglich Struktur und Einträgen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Elektronische Dokumente Verwaltung : § in Dateisystemen § durch Imaging § in Dokumentenmanagementsystemen § durch COLD-Verfahren § in volltextindizierte Systeme § über elektronische Formulare § über Workflows © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenformate § § § § § © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Bilder (. tif, . bmp, . jpg, . gif) Office-Dokumente (. doc, . ppt, . xls) E-Mails CAD-Zeichnungen Video-Clips Audiodateien (. wav) Electronic Data Interchange (EDI) Computer Output to Laser Disk (COLD) Internet-Dokumente (HTML, DHTML, XML) Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Strukturierte vs. unstrukturierte Dokumente Quelle : SAP © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Informationsform - CI CI-Information (coded information): Informationen, die bereits in einem EDV-Format vorliegen, sei es, dass sie auf Datenträgern verfügbar sind oder durch die eigene EDV produziert wurden. Die Übernahme von CI-Dokumenten erfolgt daher ohne Medienbrüche; manuelles Sortieren oder Scanvorbereitungen entfallen, die Indexierung kann automatisiert werden und Ressourcen in Form von Speicherkapazität und Rechnerleistung werden sparsam genutzt. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Informationsform - NCI-Information (Non-coded information): Informationen, die nur bildlich in Form von Pixel-/Rastergraphik vorliegen und sich per EDV inhaltlich nicht erschließen lassen. Hierbei handelt es sich um Geschäftsbriefe, Kaufverträge u. ä. , die das Unternehmen verlassen, oder über den Posteingang erreichen. Eine anschließende Konvertierung der Dokumente per OCR erfolgt zwar in der Mehrzahl der Fälle fehlerfrei, in der Praxis dürften aber allenfalls 5 – 10 % der Schriftstücke per OCR bearbeitet werden. Dazu gehören Korrespondenz und Prospekte, aber nicht Eingangsrechnungen oder Lieferscheine. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenperspektive • Geschäftsprozessperspektive – Dokumente als Ergebnis von Geschäftsprozessen – Dokumente repräsentieren Geschäftsprozesse – Schwerpunkt: automatisierte Geschäftsprozess und Arbeitsabläufe unterstützt durch effizienten Dokumententransfer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenperspektive cont. • Kommunikationsperspektive – Dokumente als Medium (schriftlicher) Kommunikation – Dokumente zur Koordination und Kooperation – Schwerpunkt: effektiver Austausch von Kommunikationsakten mit einem bestimmten Ziel • Wissensverwaltungsperspektive – Dokumente repräsentieren Wissen – Dokumente zum Wissensaustausch – Schwerpunkt: Wissenstransfer zwischen Beteiligten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenperspektive cont. • Informationsperspektive – Dokumente als Informationsmedium – Dokumente als Datenbehälter – Ablage von Dokumenten – Zugriff auf Dokumente – Dokumente zur Datenverarbeitung – Schwerpunkt: effiziente Speicherungs- und Zugriffsstrukturen von Daten und Informationen für verschiedene Anwendungen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Gliederung • • Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenmanagement - Notwendigkeit © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenmanagement - Probleme • • Speicherung, Zugriff und Verwaltung von Papierdokumenten ist problematisch Papiergebundene bzw. manuelle Vorgänge sind langsam, kostenintensiv und fehleranfällig Informationssilos erzeugen Konformitätsrisiken Veraltete Bildaufbereitungsverfahren erfüllen nicht mehr die heutigen Geschäftsanforderungen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenmanagement - Einzeltätigkeiten Quelle: Consultec © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Rechnungsbearbeitung - Kosten Quelle: banking service nord © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenmanagement - Lösungsansätze Quelle: EMC © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenmanagement - Definition Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenmanagement - Inhalt Die Verwaltung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus umfasst : § Erstellung § Änderung § Zugriffsrechte § Publikation § Verteilung § Löschung © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenmanagement - Kernaufgaben Erfassung • digitaler Dokumente • Scannen von „Papieren“ Ablage Verwaltung • Sicherung • Archivierung • Versionierung • Wiederherstellung • Nutzerrechte • Metainformationen • Ablagestruktur Suche • Detaillierte Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen • Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen • Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten • Berücksichtigung der Zugriffskontrolle © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Gliederung • • Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenfluss - heute © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenbearbeitung - heute Anpassung an Organisationsstruktur • Vielfalt von Hilfsmitteln und Arbeitsteilung Papiergebundene Sachbearbeitung • hohe Liegezeiten • lang andauernde Recherchen Medienbrüche • durch die Verarbeitung elektronischer Informationen und verfügbarer Informationen in Papierdokumenten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktionen - Überblick • • • Erfassung von Dokumenten/Informationen und ihre Aufbereitung in eine geeignete elektronische Form. Ablage und Speicherung Suchmöglichkeiten Zugriffskontrolle Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleitung von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren (Fax, e. Mail, …) Verteilung von Dokumenten Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente (Workflow) Administration der Dokumente und der Ablagestruktur Mechanismen zur Sicherung der Dokumentenbestände Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen des Unternehmens © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktionen - abstrakt Durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) werden veränderliche, dynamische Informationen flexibel gehandhabt. Die Möglichkeiten und Funktionen werden durch die sieben „V“s umschrieben: Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht Quelle: DMS-Fibel, Windream © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktionen - Übersicht § § § § © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Erstellung Ablage Öffnen und Ansehen Indexierung Suchkriterienvergabe Suche Check in/out Versionskontrolle/Historie Weiterleitung/Wiedervorlage Zugriffskontrolle Notizen Stempelfunktion COLD Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktionen - klassifiziert Input • Erfassen – Scannen, Importieren • Konvertieren, Komprimieren • Indexieren, Klassifizieren Output • Darstellen, Visualisieren • Weiterleiten, Verteilen • Ausgabe DMS Management • Recherche • Versions- und Statusverwaltung • Workflow • Zugriffssteuerung • Ablage-, Aktenplan- und Speichermanagement © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktionen - präzise • • • Ermöglicht Erzeugen, Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Anzeigen und Archivieren aller Arten von Dokumenten Bindet Verteilung und Verwaltung der Dokumente in den unternehmensweiten Informationsfluss ein Gewährleistet bedarfsgerechte Bereitstellung von Dokumenten an allen Arbeitsplätzen mit den abgestuften Zugriffsrechten der Mitarbeiter © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktionen – präzise cont. • • Gestattet Zugriff auf das aktuelle Dokument für alle Berechtigten Erlaubt schnelles Dokumentenretrieval durch leistungsstarke Suchalgorithmen Ermöglicht einfache Zuordnung der Dokumente zu beliebigen Objekten wie Bestellung, Kreditor, Auftrag, . . . Gewährleistet Verwaltung einer Dokumentenhistorie © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Dokumentenzugriff - Zeitverlauf Zugriffshäufigkeit Vorgang A Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Zugriffshäufigkeit Vorgang B Bearbeitungszeitraum Jahresabschluss Revision Zeit Reproduktionspflicht 7 -10 Jahre © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - Indizierung • • • Jedes Dokument in einem DMS besteht aus – Nutzdaten (Dokumenteninhalt) – beschreibenden Metadaten – Attribute zur Beschreibung des Dokuments – ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von Dokumenten Indizierung – Festlegung der Metadaten zu einem Dokument © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Indizierung - Beispiele Bericht Angebot Quelle: K. Hinkelmann © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Indizierung - Formen – Manuelle Indizierung: Eingabemaske – Automatische Indizierung • bei strukturierten Informationen z. B. EDIFACT • bei eindeutiger Kodierung, z. B. Barcode © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - Suche – – – Kategorisierung auf der Basis von Metadaten Suche mit boolschen Operatoren Sortierung der Ergebnisse nach Kriterien, Indizierung verschiedener Datenquellen Ranking der Ergebnisse nach Bedeutung Berücksichtigung von Zugriffsberechtigungen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Suche - Gegenstand – Metadaten: Effizienter Zugriff für die Suche • Metadaten werden in einer Datenbank verwaltet • Für das eigentliche Dokument wird nur der Speicherort in der Datenbank abgelegt – Nutzdaten: Verwaltung großer Datenmengen. • Die eigentlichen Dokumente liegen z. B. auf optischen Speichermedien (z. B. Jukebox) © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Suchformen • • Strukturierte Suche – Suche über Metadaten – Da unterschiedliche Dokumenttypen verschiedene Attribute enthalten, gibt es für jeden Dokumenttyp separate Recherchemaske – Im Idealfall ist die Recherchemaske je Dokumenttyp und Anwender(gruppe) frei wählbar Volltextsuche – Suche kann gleichzeitig über mehrere Dokumenttypen erfolgen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - Zugriffsrechte • Zugriffsrechte – Check-In, Check-Out – Speicherung und Rollback von Dokumentenversionen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - Versionierung Dokument Anwendung, mit der Dokument erstellt wurde/wird Version 1. 0 1. 1 Anhänge 2. 0 Aussehen Layout Bild © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Text Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - Versionierung • • • Viele Dokumente werden ständig weiterverarbeitet, z. B. • Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) • Lizenzvertrag: Der Standardvertrag ändert sich im Laufe der Zeit • Produktdokumentation: Wird an die Weiterentwicklungen eines Produkts angepasst Anforderungen: – Entwicklungszustände müssen zeitbezogen protokolliert werden – Zugriff auf frühere Versionen ist gezielt möglich, z. B. AGB vom 30. 6. 1998 Versionsverwaltung – Speicherung eines geänderten Dokuments unter Beibehaltung der vorherigen Version(en) © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Person 2 Nur Lesezugriff Lese- und Schreibzugriff Version 1 Version 2 Check-Out Version 1 Archiv Check-In Version 2 Person 1 Schreibzugriff (z. B. : in WORD ) © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - Check-In/Check-Out • • Check-In – Eingehende Dokumente werden entsprechend ihrer Indizierung abgelegt – Index wird in einer speziellen Meta-Datenbank verwaltet, er enthält eine Referenz auf das Dokument – Wichtig: Nur auf diesem Weg kommen Dokumente in die Ablage Check-Out – Zur Weiterverarbeitung muss das Dokument für gleichzeitige Änderungen durch andere Benutzer gesperrt werden (vgl. Datenbank-Transaktionen) © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

DMS-Funktion - COLD/READ • Archivierung von Druckdaten (Spooldaten) – Import beim Druck entstehender Spooldaten – Automatisches Herausfiltern der Suchbegriffe zur Ablage in Archiven – Dokumente werden im platzsparenden ANSI-Format gespeichert – Hinterlegen des Briefbogens oder Formular bei Anzeige und Druck/Fax © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Gliederung • • Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nutzendefizite • Zeitverschwendung im Dokumentenmanagement ohne Rechnerunterstützung : – Dokumente sind schwer zu verteilen – Dokumente zu veröffentlichen ist aufwändig – Dokumente sind schwer zu finden – Dokumentenerstellung ist ein Ad-Hoc-Vorgang – Papierbasierte Archivierung ist teuer und ineffizient © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nutzen - allgemein • • • Beschleunigte und sichere Weiterleitung von Dokumenten Recherche und Suche über verteilte Standorte Gleichzeitige Recherche mehrerer Nutzer in den Dokumentenbeständen Gezielte Steuerung der Lebenszeit der Dokumente Ordnung nach einer Vielzahl von Kriterien Verkürzung der Durchlaufzeit von auf Dokumenten basierenden Prozessen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nutzen - konkret Quantitative Nutzenpotentiale • Reduzierung von Transport-, Ablage- und Zugriffszeiten • Reduzierung der Sachmittel • Reduzierung der Personalkosten Qualitative Nutzenpotentiale • Erhöhung der Prozesseffizienz • Erhöhung der Ressourceneffizienz • Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Servicequalität © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Nutzen - Quantifizierung • Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform : – Ablagekosten pro Dokument zwischen 0. 30 und 1. 00 € – Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0. 35 und 20. 00 € • Tätigkeit – Schnellere Ablage und Recherche – Reduzierung der Archivfläche – Verkürzung der Durchlaufzeit – Reduzierung von Routinearbeiten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Einsparung 25% - 40% 50% - 80% 30% - 90% 30% - 40% Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de

Literatur und Demos Info-CD windream Demo-Version : http: //www. windream. de Info-CD ELO-Office Informationen : www. elo-digital. de Alfresco als VMware-Image http: //wiki. computerwoche. de/doku. php/virtualisierung/virtual-appliances © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vieweg+Teubner. PLUS Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www. viewegteubner. de