Digitaalne arhiveerimine 1 Ingmar Pappel Interinx O Loengu

Digitaalne arhiveerimine 1 Ingmar Pappel Interinx OÜ

Loengu sisu Mõningaid digitaalse arhiveerimise mõisteid Dokument Toimik ja Asi Arhivaal Digiteerimine Failivormingud Metaandmed ja registrid Universaalne arhiivimoodul UAM Valdkonda reguleerivad dokumendid

Dokument Legaaldefinitsioon: "Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. " (Arhiiviseadus § 4). Inglise keeles kaks mõistet – “record”, “document” – mõlema tõlge eesti keelde “dokument” Sellest tulenevalt omab “dokument” mitmeid erinevaid tähendusi

Mis see dokument siis ikkagi on Dokumendi all mõistame kogumit, milles sisalduvad failid ja metaandmed, mille allikas ja algupära on tuvastatavad ning mis on usaldusväärne Fail ilma metaandmeteta ei ole dokument ja metaandmed ilma failita ei ole dokument Digitaalselt allkirjastatud dokumendi puhul allkirjastatakse failid, enamasti jäävad metaandmed (kahjuks) allkirjastamata

Toimik omab mitmeid erinevaid tähendusi Ühte liigitusüksusesse (sarja) ühe asjaajamisperioodi jooksul registreeritud samaliigilised dokumendid Ühe juhtumiga seotud dokumentide kogum (projekt, hange jt) Ühe sündmusega seotud dokumentide kogum (omandireformitoimik) Isiku või objektiga seotud dokumentide kogum (kohtutoimik, personalitoimik, ehitisetoimik)

Toimiku arhiveerimine Eesti asjaajamises käsitletakse toimikuna valdavalt sama säilitustähtajaga üheliigiliste dokumentide kogumit ühes sarjas Arhiveerimise seisukohast on tegemist lihtsa lahendusega – toimikul on üks säilitustähtaeg, hävitatakse kõik dokumendid korraga Kasutamise seisukohast on tegemist nonsensiga - sama objekti või sündmusega seotud dokumendid asuvad kõik erinevates toimikutes – kasutatakse massiliselt ärakirjade ja väljavõtete tegemist

Asi, Objektitoimik, Isikutoimik Asi on üksikküsimus asutuse asjaajamises Asjatoimikuks võib nimetada sellist toimikut, mis sisaldab ühe asja lahendamisega seotud dokumente – kiri ja vastuskirjad, kohtutoimik, projektitoimik jt. Asjatoimikus sisalduvad erineva säilitustähtajaga ja eriliigilised dokumendid Paberasjaajamises ärakirjad ja väljavõtted, digitaalses toimikus originaalid Asjatoimiku säilitamise määrab selles toimikus olev kõige pikema säilitustähtajaga dokument

Arhivaal Arhivaalina mõistetakse toimikut (vahel ka dokumenti), mida säilitatakse selle väärtuse tõttu ühiskonnale või omanikule ning millele on omistatud säilitustähtaeg Jällegi tegemist kahetähendusliku sõnaga Digitaalne arhivaal ehk digiarhivaal on digitaalsel kujul säilitatav toimik

Arhiveerimine Arhiveerimise all võib mõista tegevusi, mille käigus dokumendid ja toimikud korrastatakse ning paigutatakse säilitamiseks, samuti koostatakse arhiivikirjeldus, nimistu, arhivaalide loetelu Enne arhiveerimist on võimalik dokumente muuta – metaandmeid lisada, skaneerimisega lisada digitaalseid koopiaid Pärast arhiveerimist dokumente ega toimikuid ei muudeta

Metaandmed ja registrid Metaandmeteks nimetatakse andmeid andmete kohta EDHS-is on metaandmed objektide oluline osa - kirjeldavad dokumente Register sisaldab metaandmeid ning registreid peetakse elektrooniliselt Arhivaalide hävitamisel hävitatakse failid (või paberdokumendid) kuid metaandmed säilitatakse registrina

Faili arhiivivorming Avatud – failiformaadi kirjeldus on tasuta kõigile kättesaadav laialdaselt toetatud – erinevate tarkvaratootjate tarkvara avab ja salvestab Suure kasutajaskonnaga Vaatamiseks on olemas tasuta tarkvara Standardiseeritud – ISO või muu standardiorganisatsioon on heaks kiitnud

Näiteid . doc – laialdaselt kasutatav, kuid ei ole avatud ega standardiseeritud, kindlasti ei tohi kasutada arhiveerimiseks. odt – avatud ja standardiseeritud, kuid väga vähe kasutatav (veel). docx – vähe kasutatav, standardiseerimata, kirjeldus küll kättesaadav, kuid ääretult mahukas ja vigane. pdf – laialdaselt kasutatav, standardiseeritud, avatud, sobilik arhiveerimiseks

Arhiivivormingute loetelu - tekst Standard Generalized Markup Language (SGML), sealhulgas World Wide Web Consortium’i (W 3 C) soovitustele vastav Extensible Markup Language (XML); Portable Document File Format (PDF); lihttekst, mis kasutab 8 -bitiseid märgikoode Latin-1 ISO 8859 -1 või Latin-9 ISO 8859 -15. Mitte-eestikeelsete tekstide puhul on lubatud kasutada UTF-8 (Unicode) ISO 10646 märgikoodi; Tagged Image File Format (TIFF); Portable Networks Graphics (PNG).

Arhiivivormingud – audio ja video Waveform Audio File Format (WAVE, . wav); Moving Pictures Experts Group (MPEG-1 layer 3, MPEG-2, video jaoks MPEG-4); Arhiivieeskiri RT I 2003, 26, 162, punkt 703, 704

Digitaalne koopia ja paberdokumentide digiteerimine Digitaalse koopiana mõistame paberkandjal dokumendi skaneeritud kujutist arvutis Tõestatud digikoopia on digiallkirjaga kinnitatud skaneeritud koopia Tõestatud digikoopiat kasutatakse laialdaselt paberdokumentide digitaalsel edastamisel Digiteerimine on paberdokumentide viimine digitaalsele kujule – näiteks digiarhiivi moodustamisel

Andmekandjad Digiarhivaalide säilitamiseks kasutame järgmiseid mooduseid: Arhiivitarkvara Online kettamassiiv CD ja DVD lint Pilvepõhised salvestuslahendused (Amazon Simple Storage Service ja paljud teised

Andmekandjatest lähemalt - CD Isekirjutatud CD ja DVD eluiga on väga lühike – paar aastat Seetõttu tuleb kirjutada vähemalt kaks koopiat ning neid säilitada erinevates füüsilistes asukohtades Igal aastal tuleb kontrollida andmete olemasolu ning soovitavalt ümber kirjutada

Andmekandjad - kettamassiiv Kõvaketaste hindade languse ja mahtude suurenemisega on online ketamassiivid saanud enimlevinud lahenduseks andmete hoidmisel Kõvaketaste eluiga – min. 5 aastat, massiiv tähendab, et kettad on dubleeritud Tuleb tähelepanu pöörata füüsilisele turvalisusele ja keskkonnale – vargus, tulekahju, vesi jt. Väline kõvaketas seifis?

Andmekandjad - lint Väga kaua on magnetlint olnud ainsaks pikaajalise säilitamise vahendiks Käesoleval ajal on magnetlindi tähtsus vähenemas ning järjest enam toimub talletamine online kettamassiivides + koopiad CD või DVD peal

Pilvepõhised salvestuslahendused Pilvepõhise lahenduse (cloud storage) korral on tegemist kolmanda osapoolega, kellel on erinevates asukohtades online kettamassiividega andmekeskused Käesoleval hetkel pole selline salvestuslahendus Eestis veel laialt levinud, samas 2009 aasta jooksul on tekkinud klientrakendused ning tulnud mitmeid uusi lahendusepakkujaid Suuremad teenusepakkujad maailmas – Amazon, Symantec, Google

Universaalne arhiivimoodul UAM Universaalne arhiveerimismoodul (UAM) on rahvusarhiivi poolt loodud tarkvaraline abivahend elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest (EDHS) eraldatud digitaaldokumentide arhiveerimise ettevalmistamiseks ja avalikku arhiivi edastamiseks. UAMi kasutamine eeldab, et asutuse EDHS on võimeline dokumente ja nende metaandmeid XML kujul eksportima.

UAM – võimalused 1 koostada manuaalselt arhiivi kirjeldushierarhiat ja seda korduvalt kasutada; importida elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist arhiveerimiseks eraldatud andmeid; kasutada imporditud andmeid nii manuaalseks kui ka automaatseks arhiivi kirjeldushierarhia ülesehitamiseks; töödelda kirjeldustasemeid ja -hierarhiat;

UAM võimalused 2 automatiseerida metaandmete kogumist (nt failide metainfo, alamate piirdaatumite pärimine); automaatselt kontrollida kohustuslike metaandmete olemasolu; automaatselt koostada erinevaid aruandeid (nt nimistu, olemikontroll); valideerida arhiiviskeemi reeglipärasust; kontrollida failide vorminguid;

UAM võimalused 3 luua dokumendikapsleid vastavalt rahvusarhiivi kehtestatud nõuetele; edastada loodud dokumendikapsleid Dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu teisele asutusele (nt rahvusarhiivile); salvestada loodud dokumendikapsleid kasutaja poolt valitud andmekandjale.

Valdkonda reguleerivad dokumendid ja lisamaterjalid Arhiiviseadus Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Rahvusarhiiv - Digitaalarhiivinduse strateegia 2005 -2010 Rahvusarhiiv – Digitaaldokumentide arhiveerimise juhend www. ra. ee/digiaken

Aitäh! Küsimused? Edasi läheme praktilise arhiveerimise juurde ->