Digitaalsele asjaajamisele leminek omavalitsustes Ingmar Pappel Amphora arendaja

Digitaalsele asjaajamisele üleminek omavalitsustes Ingmar Pappel Amphora arendaja TTÜ doktorant

Millest räägin täna • • • Eesmärgid e. Raplamaa 2 etapp Mida teha dok. loeteludega Organisatsiooni kultuur ja muutmine E-teenused Tegevussuunad järgnevateks aastateks

Eesmärgid • Kodanike ja ettevõtjate asjade kiire ja kvaliteetne lahendamine • Elanikkonna rahulolu omavalitsuse tegevusega • Ametnike rahulolu

e. Raplamaa 2. etapp • • • Asjaajamiskordade ühtlustamine Töövoogide ja suunamiste käivitamine Eelnõude sisestamine ja avalikustamine Volikogude ja allasutuste kaasamine Digitaalse dokumendivahetuse käivitamine Juurutamine, juurutamine ja veelkord juurutamine

Dokumentide loetelu • • Avalike teenuste seadus puudub Maa-arhiividega keeruline asju ajada Riigi poolt abi ja nõu puudub täielikult Riigikantselei kodulehel olev näidisloetelu on vananenud ning kasutamiseks kõlbmatu • Funktsioonid on muutunud

Mida teha dok. loeteluga? • Lihtsustada, lihtsustada ja veelkord lihtsustada • Eemaldada sarjad, mille nimetuses on “register” • Vaadata üle omandireformiga seotud liigitusüksused • Arvestada digitaalse dokumendihalduse võimalustega

Organisatsiooni kultuur ja muutmine • • • Kohvi ja küpsiste sündroom Kes tegelikult juhib ja otsustab Autoritaarne vs. demokraatlik Muutmine sõnavara abil Muutmine uute töötajate abil Väliste jõudude kaasamine

E-teenused • • • E-teenuse mõiste ja olemus Avaliku halduse teenus ja e-teenus E-teenuste loomise vahendid Palju maksab e-teenuse loomine Näiteid Eestis ja mujalt

Teenus ja e-teenus • • Subjekt, objekt, hüve Määramata või määratud sihtgrupp Avalike teenuste seadus? E-teenuste liigitus: – 1. tase – infoteenus – 2. tase – blanketiteenus – 3. tase – e-vormid – 4. tase – registrite teenused

E-teenuste loomise vahendid • • Kodanikuportaali e-vormide rakendus Dokumendihaldussüsteem X-tee keskkond Riiklikud registrid ja andmekogud

Palju maksab ja aega kulub • 3. taseme e-teenuse loomisele kulub paar tundi kuni mõni päev • Maksumus 3000 – 15000. • Võimalik koolitada oma IT spetsialiste • Kõik võimalused selleks ammu olemas!

Näiteid meilt ja mujalt • Kodanikuportaal www. eesti. ee • www. wakefield. gov. uk • www. direct. gov. uk

Tegevussuunad • Juhtimise tõhustamine • Avaliku halduse teenuste kvaliteet ja kättesaadavus • E-demokraatia rakendamine • Asutustevaheline suhtlus • Tagasiside süsteem

Avaliku halduse teenuste kättesaadavus • Avalike teenuste kirjeldamine – mis on minu omavalitsuse ülesanded? • Kõikide ülesannete (avaliku halduse teenuste) kohta kodulehele kasutamisvõimalused ja teenuse kirjeldus • Võimalikult palju blankette digitaliseerida evormideks • Mõelda ka neile, kellel pole internetti • Universaalsed teeninduspunktid?

Asutusesisesed tegevused • • • Digitaalne juhtimissüsteem käivitada Kvaliteedijuhtimine toimima Ametnike koolitamine ja valik Arvutustehnika valik ja soetamine Asutus ja allasutused toimima tervikuna

E-demokraatia suund • • • Volikogu on rahvaesindajate kogu Volikogu liikmete kaasamine otsustustesse Volikogu eelnõud avalikuks Eelnõud foorumites kommenteeritavaks Kontrollitud juurdepääsuga foorumid Foorumist laekuvate ettepanekute majasisene menetlus • Vastutajad foorumite teemadele

Asutustevaheline suhtlus • Asutustevahelised menetlused ja kooskõlastused • Dokumentide vahetamine • Telefoni teel kooskõlastusele õiguslik jõud • Emaili teel kooskõlastusele õiguslik jõud • Lõpetada kodanike jooksutamine asutuste vahel

Tagasiside süsteem • Rahulolu küsitlused • Avalike teenuste kvaliteedi uuringud • Üleriigiline teenuste rahulolu portaal ja statistika • Teenuse kasutamisele peab järgnema võimalus anda tagasisidet! • Avalike teenuste paremaks muutmine vastavalt tagasisidele

Aitäh! Küsimused? Ingmar Pappel ingmar@interinx. com 5094046