Elektroonilised dokumendihaldusssteemid Ingmar Pappel Interinx O Tnapevase EDHS

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid? Ingmar Pappel Interinx OÜ

Tänapäevase EDHS omadused �Dokumendihaldus �Repositoorium ehk keskne hoidla �Grupitöö ja äriprotsesside juhtimine �Digitaalne arhiiv �Teabe avalikustamine ehk publitseerimine �Arendusplatvorm

Dokumendihaldus �Hõlmamine ja registreerimine, �Versioonimine �Digiallkirjastamine �Otsingud ja indekseerimine �Liidesed kontoritarkvaradega �Skaneerimine ja konverteerimine

Repositoorium ehk hoidla �Teabele juurdepääsu kontroll �Teabe jagamine �Teabe edastamine �Erinevate teabehulkade omavaheline linkimine �Turvaline säilitamine

Grupitöö ja äriprotsesside juhtimine �Ärireeglitele vastavad töövood �Menetlused, delegeerimine �Ülesannete andmine ja aktsepteerimine �Teostamise juhtimine ja jälgimine �Kooskõlastamine �E-post ja e-kirjade haldus �Kalender ja ajahaldus

Digitaalne arhiiv �Organisatsiooni jaoks vajaliku aktiivsest kasutusest väljunud teabe nõuetekohane säilitamine �Teabe hävitamisega seonduva dokumentatsiooni koostamine �Vajadusel edastamine Rahvusarhiivi või eraarhiivi �Konverteerimine arhiivipüsivasse formaati

Teabe publitseerimine ja edastamine �Avalikus veebis vastavalt Avaliku teabe seadusele �Siseveebis ehk intranetis �Partneritega jagatavas ekstranetis �Järgitakse juurdepääsupiiranguid – AK märge

Arendusplatvorm �Luuakse uusi süsteeme vastavalt asutuse vajadustele �Võib olla kõige väärtuslikum EDHS omadus üleüldse

Lepingute register �Tähtajad, osapooled �Teavitused lepingu lõppemise või pikendamise vajadusest �Vahetoimingute teostamise märguanded �Paberkandjal lepingud skaneeritakse

Kohalik omavalitsus ehk KOV valitsuse ja volikogu süsteemid – �Eelnõu loomine ja kooskõlastamine �Istungi päevakorra moodustamine �Istungil ettekandmine �Protokolli genereerimine �Eelnõude vormistamine ja digiallkirjastamine �Tulemuseks e-omavalitsus

Veel KOV süsteeme Õigusaktide infosüsteem �redaktsioonide haldus, seostamine, otsingud, muudatuste haldus Valla- või linnasekretäri notariaaltoimingute register – �notariaaltoimingute registreerimine

Kirjavahetus ja allsüsteemid Kirjavahetuse halduse protsess: � Majja saabub kiri kas e-kirjaga, paberil või DVK kaudu � Paberkandjal saabunud skaneeritakse � Kõik saabuvad kirjad registreeritakse, määratakse vastutaja ja suunatakse täitmiseks � Täitja koostab vastuskirja, � Asutuse juht allkirjastab digitaalselt ja saadab välja või allkirjastab paberkandjal ning � Kiri saadetakse kantselei poolt välja Seda kõike tehakse digitaalselt

Kliendikaebuste käsitlemise süsteem �Kodulehel veebivorm �Saabunud kaebus (e-kiri) registreeritakse �Suunatakse täitmiseks �Täitja koostab vastuse �Saadab e-kirjaga välja �Osakonnajuhataja jälgib, et saaks vastatud

E-arvete haldus � E-arve on XML kujul ja Eesti Pangaliidu earve standardile vastav elektrooniline arve. � Riigi Infosüsteemide Arenduskeskuse tellimusel arendati (osa EDHSe alles arendavad) kõikidesse enamlevinud EDHSidesse e-arvete menetlemise ja kinnidtamise võimalused selleks, et ette valmistada üleminekut täielikult digitaalsele arvete vahetamisele

Digitaalsete koosolekute läbiviimise süsteem � Osalejad ei pea viibima ühes ruumis � Päevakord ja päevakorrapunktid � Piiratud osalejate ring, kindel algus ja lõpp � Veebipõhine arutelu � Hääletamine � Protokolli genereerimine ja allkirjastamine � Protokolli edastamime

? Mis siis on elektrooniline dokumendihaldussüsteem?

Tänan kuulamast! Küsimused? ingmar@interinx. com