CHANGE MANAGEMENT KERJA SAMA POLRI FIA UI SESI

CHANGE MANAGEMENT KERJA SAMA POLRI – FIA UI SESI 1 Disiapkan Oleh: RUSFI YUNAIRI Jakarta, 16 Oktober 2019 1

Apa itu Change Management Agenda Mengapa perlu? Melaksanakan Perubahan Perencanaan Change Management Pelaksanaan Pengendalian CM 2

Metode Input Konseptual . Kerja Individu Kerja Kelompok Pengaplikasian Tool Assessment T Persiapan dan Penyampaian Presentasi Analisis Kelompok dan Umpan Balik 3

APA ? Change management is the discipline that guides how we prepare, equip and support individuals to successfully adopt change in order to drive organizational success and outcomes. (Jeff Hiatt - Prosci founder) Kondisi Sekaran g Transisi Change Management Kondisi Masa Depan Change Management adalah sebuah proses terstruktur dan direncanakan untuk membantu transisi individu, tim kerja, ataupun organisasi dari sebuah kondisi ke arah tujuan perubahan yang diinginkan Tujuan Perubahan untuk memperbaiki kemampuan Organisasi menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan disisi lain mengupayakan perubahan perilaku karyawan (Robbins) 4

Change Management terjadi pada 3 level Individu: memberikan dukungan dan membuat individu sukses dalam menjalankan perubahan Proyek: meningkatkan hasil dan kinerja melalui pengendalian atas adaptasi perubahan Organisasi: melaksanakan strategi, mengantisipasi kegagalan dan meningkatkan kemampuan Organisasi Proyek Individu Elemen manusia merupakan bagian yang memiliki resistensi (penolakan) paling besar. 5

Mengapa ? 6

Global Megatrends 2045 Badan Perencanaan Pembangunan Nasioal (BAPPENAS) merilis 10 (sepuluh) kecenderungan global atau Global Megatrend 2045 yang perlu diantisipasi Butterfly effect !!! Kepakan sayap kupu-kupu di Brasil menyulut angin ribut di Texas ( Edward Norton Lorenz) Sumber: BAPPENAS 7

Tahapan Revolusi Industri 8

PERMENPANRB NO 11/2015 TENTANG ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI 20152019. 9

Manfaat Change Management Excellent CM membuat personil: • Mengadaptasi perubahan lebih cepat, komprehensif dan cakap; • Tetap tinggal di organisasi selama terjadi disrupsi (“gangguan”) perubahan • Paham mengapa perubahan trejadi 6 x Lebih berhasil mencapai tujuan Porsci/ Mc Kinsey 10

Melaksanakan Perubahan 11

Melaksanakan Perubahan Kurt Lewin’s Model – tiga fase perubahan Unfreeze • Apa yang perlu diubah • Memastikan dukungan manajemen • Memahami penolakan ataupun dukungan Change/ Move • Komunikasi efektif • Menghilangkan rumor • Penguatan aksi • Pelibatan personil dalam proses Refreeze • Internaliasi perubahan kedalam budaya kerja • Kembangkan cara untuk keberlangsungan perubahan • Konsolidasi dukungan • Selebrasi kesuksesan 12

PROSES PERUBAHAN New equilibrium Resistance Inhibiting Forces Support Monitor Backsliding? Action Plan Start Monitor Discontinuation? Driving Forces Persiapan · · · Melaksanakan Asesmen Identifikasi ‘kekuatan’ dukungan dan penolakan Buat Rencana Kerja Implementasi · · · Melaksanakan Proyek Perubahan Steering implementation Monev perkembangan Konsolidasi · Konsolidasi pencapaian · Cegah backsliding · Koreksi kesalahan AMI Asian Management Institute Ltd. 13

Mc. Kinsey: 7 -S Model Nilai-nilai inti (shared values) melandasi 6 S lainnya dan tak bisa sebaliknya Prinsip-prinsip yang melandasi tindakan setiap individu dalam organisasi dan prilaku organisasi dalam komunitas yang lebih luas 14

Tujuh “S” yang saling terkait Hard Elements Strategi Struktur Sistem Tujuan bisnis dan cara organisasi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif Pemisahan aktivitas; mekanisme integrase dan koordinasi Prosedur formal untuk pengukuran, penghargaan, dan pengalokasian sumber daya Nilai bersama Soft Elements Keyakinan, konsep, dan prinsip fundamental yang eksplisit atau implisit yang mendasari budaya organisasi Keterampilan Kompetensi inti dan kemampuan khas organisasi Staf Sumber daya manusia organisasi, demografis, karakteristik pendidikan dan sikap Gaya Pola perilaku kelompok utama, seperti manajer, dan profesional lainnya

SWOT Analysis 16

Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) Strength merupakan situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan yang dimiliki instansi atau organisasi yang bisa memberikan pengaruh positif pada saat ini atau pun di masa yang akan datang. Weakness merupakan situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan yang dimiliki oleh instansi atau organisasi yang bisa memberikan pengaruh negatif pada saat ini atau pun di masa yang akan datang. Kelebihan apa yang dimiliki oleh instansi? Apa yang membuat instasni atau organisasi kita lebih baik dari organisasi lainnya? Keunikan apa yang dimiliki oleh organisasi kita? Apa yang dilihat atau dirasakan oleh stakeholder kita sebagai suatu kelebihan? Apa yang dapat kita tingkatkan? Apa saja yang harus dihindari oleh organisasi kita? Apa yang dilihat atau dirasakan oleh stakeholder sebagai suatu kelemahan organisasi kita? Apa yang dilakukan oleh pesaing sehingga mereka dapat lebih baik dari instansi kita? Threats (Ancaman) Opportunities (Peluang) Threats merupakan ancaman-ancaman apa saja yang mungkin akan dihadapi oleh instansi atau organisasi yang bisa menghambat laju perkembangan organisasi opportunities merupakan situasi atau kondisi yang merupakan peluang atau kesempatan di luar instansi atau organisasi yang bisa memberikan peluang untuk berkembang di kemudian hari. Hambatan apa yang sedang kita hadapi sekarang? Kesempatan apa yang dapat kita lihat? Perkembangan teknologi apa yang menyebabkan ancaman Perkembangan tren apa yang sejalan dengan organisasi kita? bagi organisasi kita? Adakah perubahan peraturan pemerintah yang akan mengancam organisasi kita? 17

Q+Q – ANALYSIS – „BIRD‘S VIEW“ 18

Bird View: Q + Q Analysis Identifikasi fakta atau konsensus dengan karakter kuantitatif dan kualitatif ORGANIZATI ON Quantifiable Characteristics Misal: jumlah staff, SOP, fasilitas, IT Qualitative Characteristics Misal: Kepemimpinan, etos kerja, pandangan stakeholder, sikap, dll 19

√ ORGANIZATION √ √ negative‘, bagian perubahan √ positive‘, bukan bagian perubahan 20

FORCE FIELD ANALYSIS 21

Force Field Analysis ■ Identifikasi “driving forces” dan “opposing forces” terhadap proyek perubahan ■ Menimbang atau membandingkan antara “driving forces” dan “opposing forces” ■ Bagaimana driving force diperkuat dan opposing forces diperlemah atau dinetralkan. 22

Force Analysis Worksheet Field Analysis The Change Desired: Supporting Forces And Their Arguments + ++ +++ Parties (Individuals/ Groups/ Organisations/ Units etc. involved) Intensity / Importance of Force Opposing Forces And Their Arguments ___ __ _ Totals 23

PROYEK PERUBAHAN CMT “Change Management Team” Change Project CP I Pokja ‘MPD By-Law’/ Vision and Mission Job Descriptions Organisational Manual Change Project CP III Change Project CP IV Pokja MIS Managem ent Info. System Planning and Co-ordin. System Milestone 1 End of 200 x Personnel Plan HRD Plan Staff Motivation and Incentive Scheme Milestone 2 End of 200 y Assessm. of Leadership and Dec. Making Style Team. Management and Team Organisation Team Managem. Code of Conduct Milestone 3 End of 200 z 24

Komunikasikan Perubahan Aspek teknis Gunakan COMMON LANGUAGE Jaga Keberlangsungan COMMON LANGUAGE • Identifikasi beragam audiens yang perlu dikomunikasikan • Siapa penyampai pesan yang ideal • Identifikasi saluran komunikasi paling efektif • Mekanisme komunikasi dua arah • Pelatihan dengan partisipasi luas dan beragam • Perankan top manajemen dan pimpinan untuk berbicara perubahan • Sebarkan melalui aplikasi-aplikasi proyek • Tampakkan dukungan pimpinan • Gunakan secara konsisten dan luas • Integrasikan dengan project management. 25

Komunikasi untuk Perubahan yang Sukses Komunikasi Berstruktur Perencanaan sistem komunikasi formal bukan ad hoc Gambaran rinci terhadap aspek perubahan dan solusi Key messeges yang jelas Target komunikasi meliputi semua level Mulai segera Komunikasi yang disegerakan dapat memitigasi konsekuensi negative yang timbul dari perubahan, menghindari rumor atau salah informasi Meningkatkan keterlibatan personil dalam pelaksanaan perubahan Komunikasikan berulang-ulang Komuniksi adalah proses Penerimaan mengikuti pola: mendengarkan, internalisasi, paham, terlibat Pesan kunci harus dikomunikasikan 5 sampai 7 kali supaya efektif (Porsci research) Jawab pertanyaan yang muncul Pertanyaan yang sering muncul bukan apa rincian perubahan tetapi sesuatu berkaitan dengan individu seperti: • Mengapa kita berubah? • Apa resiko jika tidak berubah? • Bagaimana dampak perubahan terhadap saya/ tim? 26

Siapa komunikator terbaik? Best Practices in Change Management 2018 benchmarking study on preferred senders of messages. 27

12 tips dalam transisi 1. Pegawai jangan dikontrol – tapi dilibatkan 2. Buat model perilaku yang diinginkan 3. Pemimpin yang visible 4. Buat batasan yang jelas antara yang baru dengan yang lama 5. Beri kebebasan – tetapi tetap dalam kendali– para pionir 6. Masukan darah segar 7. Hilangkan rasa takut – tetapi jangan tolerir resistensi 8. Siarkan keberhasilan 9. Komunikasikan 10. Jembatani berbagai lini tanggung jawab dalam organisasi 11. Ubah sistem administrasi yang memperkuat budaya baru 12. Berkomitmen untuk tujuan jangka panjang 28

MONEV 29

Level Perubahan Tingkat kesulitan Societal Behaviour tinggi Organizational Behaviour Group Behaviour Individual Behaviour Attitude rendah Knowledge Waktu singkat AMI Asian Management Institute Ltd. lama 30

Level Perubahan pada Individu . A D • AWARENESS = terhadap kebutuhan perubahan • DESIRE = terlibat dan mendukung perubahan K • KNOWLEDGE = bagaimana melakukan perubahan A • ABILITY = menampilkan keahlian dan prilaku baru R • REINFORCEMENT = keberlangsungan perubahan Prosci Model 31

Anda mungkin tahu kisah mengenai gajah-gajah yang diikatkan pada tonggak yang sangat kecil. Seorang pendatang bertanya mengapa gajah-gajah tersebut tidak mencabut tonggak tersebut dan pergi. Penduduk setempat menjawab bahwa ketika gajah-gajah tersebut masih bayi, mereka diikat pada tonggak dan merasa bahwa mereka tidak bisa melepaskan tonggak tersebut. Ketika mereka tumbuh besar dan sangat kuat, mereka tetap tidak mau pergi. Mereka tidak mau pergi karena menurut mereka, mereka tidak bisa pergi. (Otto Broderick, a Canadian) 32

33