Activitile funcionale desfurate la nivelul hotelului Tema IX

Activitățile funcționale desfășurate la nivelul hotelului Tema IX

Introducere Activităţile funcţionale desfăşurate în cadrul unui hotel sunt denumite şi activităţi de sprijin şi sunt acele activităţi care nu se concretizează în prestarea de servicii dar care sunt indispensabile bunei funcţionări a hotelului.

Departamentele funcţionale în hotel • Resursele umane – Industriile intensiv consumatoare de forță de muncă necesită resurse umane progresive – Responsabilitățile includ susținerea departamentelor din toate activitățile H / R (legate de angajare și recrutare, instruire, personal, etc. ) • Inginerie / Engineering – Supraveghează încălzirea, răcirea apei, iluminatul, telecomunicațiile, managementul energiei, electrice, altele

Departamentul administrativ și financiar v. Serviciul personal – asigură aplicarea politicii de personal a întreprinderii hoteliere (recutarea şi selecţia personalului, formarea profesională, etc. ). v. Serviciul aprovizionare – atribuţiile ce revin acestuia au în vedere comenzile transmise furnizorilor şi gestiunea stocurilor. Cu cât dimensiunile hotelului cresc, cu atât sarcinile legate de aprovizionare devin mai complexe. Serviciul de aprovizionare pregăteşte selecţia furnizorilor, însă decizia finală aparţine directorului hotelului, asistat de către contabilul-şef şi şeful departamentului căruia îi este destinat produsul.

Departamentul administrativ și financiar Stocurile de la nivelul hotelului se constituie în primul rând pentru produse alimentare. În funcţie de natura materiilor prime şi mărfurilor aprovizionate, stocarea se realizează în principal în trei categorii de spaţii specializate: üEconomatul – cuprinde spaţii de stocare pentru produsele alimentare (de băcănie), altele decât băuturile şi alimentele perisabile, ultimele fiind livrate direct sectorului de producţie. Responsabilul economatului este economul. üMagazia de băuturi; üMagazia generală – destinată stocării produselor nealimentare.

Serviciul contabilitate este condus de contabilul șef şi regrupează următoarele compartimene: üCasă facturare – înregistrează toate prestaţiile furnizate clientului şi asigură întocmirea şi încasarea notei de plată sau transmiterea ei la compartimentul debitori. üControlul încasărilor – garantează corectitudinea înregistrării vânzărilor. üCasieria generală – primeşte încasările zilnice de la compartimentul casă-facturare şi de la celelalte puncte de vânzare din hotel, le depune la bancă, procură monedă divizionară şi asigură gestiunea generală a caselor din întregul hotel.

Serviciul contabilitate üTrezoreria – este responsabilă de controlul şi înregistrarea operaţiunilor bancare şi de casă. Ea verifică depunerile la bancă ale casieriei generale şi asigură virarea sumelor datorate furnizorilor, precum şi plata personalului. üDebitori – efectuează înregistrarea contabilă a creanţelor constituite pe seama clienţilor care nu achită serviciile la părăsirea hotelului şi asigură urmărirea lor. üFurnizori – controlează şi înregistrează operaţiunile de aprovizionare şi dispune efecuarea plăţilor pe adresa furnizorilor.

Serviciul contabilitate Controlul intern – însumează toate procedurile și metodele de control, care permit măsurarea, evaluarea şi asigurarea eficacităţii şi a corectitudinii informaţiilor contabile. Activitatea de control intern are la bază realizarea de controale intermitente prin sondaj şi controale reciproce şi este structurată în: üControlul mişcării banilor ce implică atât controlul încasărilor cât şi controlul plăţilor; üControlul alimentelor şi a băuturilor.

Departamentului marketing-vânzări În cadrul departamentului de marketing – vânzări se desfăşoară următoarele activităţi: üProspectarea pieţei; üAnaliza segmentelor de piaţă; üIdentificarea caracteristicilor segmentelor de clientelă; üNegocierea şi încheierea de contracte; üUrmărirea plăţilor (derularea contractelor); üOrganizarea de acţiuni promoţionale.

Departamentului marketing-vânzări Funcţia departamentului de marketing-vânzări este aceea de asigurare a unei rate a ocupării optime, la un tarif mediu real cât mai ridicat, precum şi asigurarea vânzării celorlalte servicii ale hotelului. Bugetul destinat activităţilor de marketing-vânzări ar trebui să reprezinte 4 -6% din cifra de afaceri ce se doreşte a fi realizată în viitor.

Departamentul întreţinere (tehnic) asigură aprovizionarea cu utilităţi (electricitate, apă, gaz, Internet) şi controlul consumurilor, funcţionarea, întreţinerea şi reparaţiile instalaţiilor, echipamentelor şi a mobilierului, executând toate lucrările de tâmplărie, tapiţerie, mici lucrări de zidărie, întreţinerea instalaţiilor tehnico-sanitare şi a altor lucrări, atât în interiorul cât şi în exteriorul hotelului, precum şi funcţia de securitate (supravegherea sediului hotelului, monitorizarea echipamentelor de supraveghere, etc).

Rolul Deparamentului Tehnic / Engineering & Maintenance Scopurile departamentului tehnic Protejarea și creșterea valorii financiare a construcției pentru proprietarii hotelului Sprijinirea eforturilor tuturor celorlalte departamente de hotel atenţionndu-i la timp despre nevoile lor referitoare la DT Controlul costurilor de întreținere și reparații Controlarea consumul de energie Asigurarea de siguranței angajaţilor şi oaspeţilor hotelului

Rolul Deparamentului Tehnic : Engineering Inginerie: Proiectarea și funcționarea clădirii pentru a asigura o atmosferă în condiții de siguranță și confort Scopurile departamentului tehnic Echipament de putere scăzută (sau mare) Creșterea deteriorării construcției Consumul de energie excesiv Costuri de funcționare mai mari decât este necesar

Rolul Deparamentului Tehnic : Maintenance Întreţinere: activități necesare pentru a menține o clădire (proprietate fizică) și conținutul său, în stare bună. Întreținerea eficace în hotel trebuie să fie : Planificată Implementată Înregistrată

Rolul Deparamentului Tehnic : Design & Renovation Designul clădirii originale, mărime și facilități Calitate utilizată în construcția clădirii Finisaje şi dotari specificate pentru instalare Afectează Costurile aferente funcționării și întreținerii proprietăţii

Rolul Deparamentului Tehnic : Design & Renovation (cont. ) Vârsta clădirii Building characteristics and requirements 1 -3 ani Costuri reduse de întreținere 3 -6 ani Costuri de întreținere în creștere 6 -8 ani Necesitatea de renovare; costuri medii de intretinere 8 -15 ani Necesitatea de renovare, retehnologizare şi schimbarea mobilierului mică 15 -22 ani Necesitatea de renovare, retehnologizare şi schimbarea mobilierului majoră 22+ ani Restaurare necesară; Costuri mari de întreținere

Rolul Deparamentului Tehnic : Design & Renovation (cont. ) Restaurare: returnarea unui hotel la starea lui originală (sau mai bună decât originalul) Facte: Restaurării și renovări minore sunt permanent desfășurare în cele mai multe hoteluri Lucrări importante de renovare ar trebui să apară o dată de la șase până la zece ani Restaurarea este la fiecare 25 la 50 de ani, de obicei, Restaurare nu este efectuată atunci când este nevoie, potențial fiscal al hotelului va scădea considerabil

Gestionarea Mentenanţei : Mentenanţa de rutină Întreținerea zilnică exterioară și interioară a clădirilor Exteriorul Ingrijirea gazonului, amenajarea teritoriului, îndepărtarea frunzelor și zăpezii, curăţarea geamurilor și picturilor Menținerea exterioară a hotelului şi protejarea de atacuri externe, costurile de operare, care, în final, reduc valoarea imobilului Interiorul Plantele de interior, interior fereastrelor, curăţarea etajelor şi covoarelor Camerele și elemente legate de spații publice

Gestionarea Mentenanţei : Mentenanţa de rutină (cont. ) Căi de implementare “Schimbarea la necesitate” Schimarea totală sistematică

Gestionarea Mentenanţei : Mentenanţa peventivă Poate reduce: Costurile de reparație pe termen lung, prin prelungirea duratei echipamentului Costurile pieselor de schimb, achizițiile acestora pot fi planificate Costurile forței de muncă Rambursările din cauza nemulțumirii oaspeţilor Costurile de reparații de urgență, prin reducerea la minimum a producerii lor

Gestionarea Mentenanţei : Mentenanţa urgentă Emergency maintenance este neașteptată amenință să aibă un impact negativ asupra veniturilor hotelului necesită atenție imediată pentru a minimiza deteriorarea necesită manoperă și piese care ar trebui achiziționate în primul rând

Departamentul de animaţie Obiectivul principal al unui program de animaţie este de a propune clienţilor o serie de activităţi, de care aceştia să fie conştienţi că există şi la a căror desfăşurare să participe activ sau, din contra, să aleagă o viaţă sedentară, fără să fie preocupaţi de respectivele activităţi.

Detartamentul evenimentelor Meetings, Conventions / Exhibitions and Event Management

for Tipuri de Reuniuni clinică

Tipuri de Reuniuni Atelier / workshop simpozion seminar

Surse primare de venituri • • Taxe de înregistrare a participanţilor Închirieri de spații pentru expoziții Taxe de sponsorizare Taxe de publicitate a programului conferinței

Expoziţii sau Târguri • Conceput pentru a reuni furnizori de produse, echipamente și servicii într-un mediu în care să poată prezenta produsele și serviciile lor participanților la convenție sau târg

Convenţii • Reuniuni combinate cu expozitii • Întâlniri, în general, mai mari cu includerea unei anumite forme de spectacol comercial

Planificări în cadrul sălilor de conferință • Pre-activităţi – Planificarea agendei – Stabilirea bugetului – Negocierea contractelor • Activităţi pe durata evenimentului • Post activităţi

Event Management • Convențiile mari sunt planificate cu ani înainte • Manager pe rezervări este esențial pentru succesul desfăşurării eventului • Contractul este cheia succesului • Punctualitatea este importantă la convenție

Event Management

Opţiuni de configurare la reuniuni