Zasady pracy z komputerem PRAWIDOWA POSTAWA wyprostowana sylwetka

  • Slides: 49
Download presentation
Zasady pracy z komputerem PRAWIDŁOWA POSTAWA -wyprostowana sylwetka, tułów i uda powinny tworzyć kąt

Zasady pracy z komputerem PRAWIDŁOWA POSTAWA -wyprostowana sylwetka, tułów i uda powinny tworzyć kąt prosty, stopy leżeć na podłodze -dłonie powinny być lekko uniesione, nie wolno ich opierać o blat biurka

Zasady pracy z komputerem ZASADY ERGONOMII � � � � odległość krawędzi stolika od

Zasady pracy z komputerem ZASADY ERGONOMII � � � � odległość krawędzi stolika od klawiatury powinna wynosić 10 cm głowa powinna znajdować się w odległości 40 -75 cm od monitora górna linia tekstu na monitorze powinna przypadać poniżej poziomu oczu blat biurka powinien znajdować się 75 cm nad podłogą łokcie powinny być zgięte pod kątem 900 odległość kolan od klawiatury powinna być jak najmniejsza po każdej godzinie pracy przed włączonym monitorem należy robić 5 minut przerwy

Informacja w pracy biurowej Informacja to wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlającą procesy i zdarzenia zachodzące

Informacja w pracy biurowej Informacja to wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlającą procesy i zdarzenia zachodzące w otoczeniu � � � Aby informacja spełniała swoją role musi być: dostarczona szybko i terminowo jasna, zwięzła i wyczerpująca dokładna i rzetelna kompletna odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana

Rola informacji w procesie decyzyjnym informacja kontrola działanie decyzja polecenie

Rola informacji w procesie decyzyjnym informacja kontrola działanie decyzja polecenie

Kierunki przepływu informacji kierownik Pionowo w dół – polecenia, instrukcje, wytyczne Pionowo w górę

Kierunki przepływu informacji kierownik Pionowo w dół – polecenia, instrukcje, wytyczne Pionowo w górę – sprawozdania, raporty, notatki wykonawca

Selekcja i agregacja informacji Selekcja polega na wybieraniu tylko potrzebnych informacji i jednoczesnym eliminowaniu

Selekcja i agregacja informacji Selekcja polega na wybieraniu tylko potrzebnych informacji i jednoczesnym eliminowaniu zbędnych Agregacja polega na łączeniu informacji pojedynczych w zbiorcze

Zasady obiegu pism � � Obieg pisma – to jego droga od momentu wpływu

Zasady obiegu pism � � Obieg pisma – to jego droga od momentu wpływu do danej jednostki do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi Punkty zatrzymania – komórki organizacyjne, które wykonują czynności organizacyjne /np. kancelaria ogólna, sekretariat, szef jednostki/

Systemy kancelaryjne � � Czynności kancelaryjne – czynności związane z obiegiem pism – przyjmowanie,

Systemy kancelaryjne � � Czynności kancelaryjne – czynności związane z obiegiem pism – przyjmowanie, rozdzielanie, doręczanie, rejestrowanie, znakowanie, aprobata… Instrukcja kancelaryjna – zbiór przepisów wewnętrznych regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych

Systemy kancelaryjne � System dziennikowy � System bezdziennikowy � System mieszany

Systemy kancelaryjne � System dziennikowy � System bezdziennikowy � System mieszany

Rzeczowy wykaz akt powstaje w jednostce organizacyjnej, akta dzieli się na klasy według rodzaju

Rzeczowy wykaz akt powstaje w jednostce organizacyjnej, akta dzieli się na klasy według rodzaju załatwianych spraw. Zagadnienia określa się za pomocą haseł i symboli klasyfikacyjnych

Przyjmowanie pism według systemu bezdziennikowego � porządkowanie i grupowanie � otwieranie i sprawdzanie �

Przyjmowanie pism według systemu bezdziennikowego � porządkowanie i grupowanie � otwieranie i sprawdzanie � sprawdzanie załączników � przystawianie pieczęci wpływu

Pieczęć wpływu Powiatowy Urząd Pracy w Kępnie Wpłynęło dnia …………………. . Termin załatwienia sprawy…….

Pieczęć wpływu Powiatowy Urząd Pracy w Kępnie Wpłynęło dnia …………………. . Termin załatwienia sprawy……. Kierowano do………… Podpis……………….

Rozdzielanie i załatwianie pism Dekretowanie – czynności rozdzielania pism i nanoszenia na nie informacji

Rozdzielanie i załatwianie pism Dekretowanie – czynności rozdzielania pism i nanoszenia na nie informacji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy Referent Jan Kowalski Załatwić w porozumieniu z kierownikiem działu kadr W terminie do 20. 11. 2010 roku 05. 11. 2010 Jan Nowak

Merytoryczne /uzależnione od faktycznego stanu/ i formalne /zgodne z przepisami/ załatwienie sprawy

Merytoryczne /uzależnione od faktycznego stanu/ i formalne /zgodne z przepisami/ załatwienie sprawy

Prekluzyjne /po upływie, których dokonana czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych/ i porządkowe /wszystkie

Prekluzyjne /po upływie, których dokonana czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych/ i porządkowe /wszystkie pozostałe/ terminy załatwiania spraw

Znak pisma System dziennikowy Nasz znak: NA-IV-4/68/365/2010 System bezdziennikowy Nasz znak: NA-4. 3. 1

Znak pisma System dziennikowy Nasz znak: NA-IV-4/68/365/2010 System bezdziennikowy Nasz znak: NA-4. 3. 1 -45/2010

Wysyłanie pism według systemu bezdziennikowego � � Sprawdzenie poprawności formalnej pisma Odciśnięcie na kopii

Wysyłanie pism według systemu bezdziennikowego � � Sprawdzenie poprawności formalnej pisma Odciśnięcie na kopii stempla z datą wysłania Wpisanie pism wartościowych, poleconych do pocztowej książki nadawczej Zaadresowanie koperty

ARCHIWUM BIURO Akta kategorii A Akta kategorii B /B 1, B 12, B 20/

ARCHIWUM BIURO Akta kategorii A Akta kategorii B /B 1, B 12, B 20/ Akta o symbolu BE /BE 1, E 2/ Akta kategorii BC

Ogólne zasady redagowania pism Skuteczność pisma zależy od: � formy pisma � uprzejmego i

Ogólne zasady redagowania pism Skuteczność pisma zależy od: � formy pisma � uprzejmego i pozytywnego tonu � języka pisma � logiki i uporządkowania treści

dedukcja i indukcja � „W tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałam średnie wykształcenie

dedukcja i indukcja � „W tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałam średnie wykształcenie oraz tytuł technika ekonomisty. W szkole bardzo dobrze poznałem rachunkowość i finanse…… mogę więc śmiało stwierdzić, że jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa” � „Jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa, gdyż w tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałem tytuł technika ekonomisty. Bardzo dobrze znam rachunkowość i finanse…. . ”

Ogólne zasady redagowania pism � � � � � przejrzystość kompletność sugestywność zwięzłość uprzejmość

Ogólne zasady redagowania pism � � � � � przejrzystość kompletność sugestywność zwięzłość uprzejmość zrozumiałość używanie skrótów jedna sprawa jedno pismo wyróżnianie fragmentów zwracanie się do adresata

skróty � tytuły zawodowe, powtarzające się często wyrazy potoczne � miary i nazwy jednostek

skróty � tytuły zawodowe, powtarzające się często wyrazy potoczne � miary i nazwy jednostek metrycznych � połączenia wielowyrazowe � nazwy własne

Elementy składowe pism Pole nagłówkowe Zespół Szkół Ekonomicznych nr 1 w Kępnie ul. Sienkiewicza

Elementy składowe pism Pole nagłówkowe Zespół Szkół Ekonomicznych nr 1 w Kępnie ul. Sienkiewicza 8 63 -600 Kępno 062 -767 -54 -66 062666 -44 -35

Elementy składowe pism � Pole adresata Szanowny Pan mgr Zbigniew Janas Dyrektor Zespół Szkół

Elementy składowe pism � Pole adresata Szanowny Pan mgr Zbigniew Janas Dyrektor Zespół Szkół Zawodowych nr 7 ul. Widokowa 77 63 -600 Kępno

Elementy składowe pism Zwroty grzecznościowe Do premiera, ambasadora, prezydenta – 3 osoba, bez tytułów

Elementy składowe pism Zwroty grzecznościowe Do premiera, ambasadora, prezydenta – 3 osoba, bez tytułów naukowych Jego Ekscelencja Jego Do rektora wyższej uczelni Jego Magnificencja Ekscelencja Jego Magnificencja

Elementy składowe pism Osoby duchowne Ksiądz Papież wikariusz Wielebny kanonik, proboszcz Przewielebny biskup Jego

Elementy składowe pism Osoby duchowne Ksiądz Papież wikariusz Wielebny kanonik, proboszcz Przewielebny biskup Jego Ekscelencja kardynał Jego Eminencja Jego Świątobliwość

Elementy składowe pism Zwrot pleno titulo /P. T. / Szanowni P. T. Państwo… P.

Elementy składowe pism Zwrot pleno titulo /P. T. / Szanowni P. T. Państwo… P. T. Joanna i Marian Niklewiczowie Uprzejmie informujemy P. T. Klientów, że…

Elementy składowe pism Pole znaków powoławczych Wasze pismo z dnia: 31. 03. 2010 Wasz

Elementy składowe pism Pole znaków powoławczych Wasze pismo z dnia: 31. 03. 2010 Wasz znak: TK-II/344/2010 Nasz znak: Data: NA-V/2/56/2010. 04. 12

Elementy składowe pism Miejsce i data sporządzenia pisma 9. 11. 2010 09. 11. 2010

Elementy składowe pism Miejsce i data sporządzenia pisma 9. 11. 2010 09. 11. 2010 rok 09. 11. 2010 r. 2010 -11 -09 2010 -11 -9 2010 -XI-09 Gorlice, dnia 09. 11. 2010 roku Gorlice, dnia 09 listopada 2010 roku

Elementy składowe pism Określenie sprawy Sprawa: podanie o pracę Sprawa: zamówienie Sprawa: reklamacja

Elementy składowe pism Określenie sprawy Sprawa: podanie o pracę Sprawa: zamówienie Sprawa: reklamacja

Elementy składowe pism Treść pisma wyjustowana � z włączoną opcją dzielenia wyrazów � z

Elementy składowe pism Treść pisma wyjustowana � z włączoną opcją dzielenia wyrazów � z wyeliminowanymi pojedynczymi znakami twz. twardą spacją �

Elementy składowe pism Układ treści pisma Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Elementy składowe pism Układ treści pisma Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Elementy składowe pism Układ treści pisma xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Elementy składowe pism Układ treści pisma xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Elementy składowe pism Przenoszenie części pisma na następną stronę . /.

Elementy składowe pism Przenoszenie części pisma na następną stronę . /.

Elementy składowe pism Podpisy Dyrektor mgr Tomasz Waz Księgowy Dyrektor mgr Anna Nowak mgr

Elementy składowe pism Podpisy Dyrektor mgr Tomasz Waz Księgowy Dyrektor mgr Anna Nowak mgr Tomasz Waz

Elementy składowe pism Informacje dodatkowe � załączniki � „do wiadomości” � rozdzielnik

Elementy składowe pism Informacje dodatkowe � załączniki � „do wiadomości” � rozdzielnik

Elementy składowe pism Jeśli o załącznikach informujemy w treści pisma w polu informacji dodatkowych

Elementy składowe pism Jeśli o załącznikach informujemy w treści pisma w polu informacji dodatkowych piszemy tylko ich ilość Załączniki: 3 W przeciwnym razie wymieniamy je: Załączniki: 1. Plan miasta 1) plan miasta 2. Budżet 2) budżet Jeśli załączników jest więcej niż 5: Załączników: plik

Elementy składowe pism W podaniach o załącznikach informujemy zwrotem Do podania załączam: 1. Kwestionariusz

Elementy składowe pism W podaniach o załącznikach informujemy zwrotem Do podania załączam: 1. Kwestionariusz 2. Świadectwo

Elementy składowe pism Jeśli pismo oprócz adresata, wysyła się do wiadomości innych odbiorców, informacje

Elementy składowe pism Jeśli pismo oprócz adresata, wysyła się do wiadomości innych odbiorców, informacje te umieszcza się w polu informacji dodatkowych Do wiadomości: 1. Liceum Ogólnokształcące 2. Zespół Szkół Zawodowych

Elementy składowe pism Jeśli identyczne pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu informacji

Elementy składowe pism Jeśli identyczne pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu informacji dodatkowych umieszcza się informację Wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych Rozdzielnik: 1. Liceum Ogólnokształcąca 2. Zespół Szkół Zawodowych

Pisma z pismami niejawnymi � � Tajemnica państwowa to informacja, której ujawnienie osobom nieupoważnionym

Pisma z pismami niejawnymi � � Tajemnica państwowa to informacja, której ujawnienie osobom nieupoważnionym może spowodować istotne zagrożenie dla interesów Rzeczypospolitej Polskiej albo narazić te interesy na znaczną szkodę /niepodległość, bezpieczeństwo, obronność/ Tajemnica służbowa to informacja, której ujawnienie może narazić na szkodę interes publiczne, interes obywateli lub konkretnej jednostki organizacyjnej. Z wiadomością tą zapoznaje się pracownik w związku z wykonywaniem swoich zadań zawodowych.

Pisma z pismami niejawnymi Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnice państwową oznacza się klauzulą „ŚCIŚLE

Pisma z pismami niejawnymi Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnice państwową oznacza się klauzulą „ŚCIŚLE TAJNE” LUB „TAJNE” Zawierające tajemnice służbową klauzulą „POUFNE” lub „ZASTRZEŻONE” Zachowanie tajemnicy jest obowiązkiem każdego pracownika

Pisma z pismami niejawnymi � � � W jednostkach, w których występują wiadomości objęte

Pisma z pismami niejawnymi � � � W jednostkach, w których występują wiadomości objęte tajemnicą państwową, tworzona jest kancelaria tajna lub wyodrębnione stanowisko. Dostęp to informacji mają osoby posiadające pisemne upoważnienie kierownictwa. Pisma te rejestrowane są w dzienniku przeznaczonym wyłącznie dla przesyłek poufnych /także wtedy gdy stosowany jest system bezdziennikowy/

Struktura organizacyjna � � � Struktura organizacyjna to uporządkowany układ stanowisk pracy i komórek

Struktura organizacyjna � � � Struktura organizacyjna to uporządkowany układ stanowisk pracy i komórek organizacyjnych z istniejącymi między nimi zależnościami. Struktura określa zatem miejsce i rolę w firmie każdego pracownika i zespołu. Wyróżnia się : Struktury liniowe Struktury liniowo-sztabowe Struktury funkcjonalne

Bezwzrokowa metoda pisania na komputerze

Bezwzrokowa metoda pisania na komputerze

Pisma typowe

Pisma typowe