Valtakunnallisten palveluiden ohjausjrjestelmn arviointi Kristiina HormiaPoutanen Palvelujohtaja Kansalliskirjasto

Valtakunnallisten palveluiden ohjausjärjestelmän arviointi Kristiina Hormia-Poutanen Palvelujohtaja, Kansalliskirjasto

Tausta ja toteutus • Kansalliskirjaston tuottaa kirjastoille, arkistoille ja museoille keskitettyjä palveluita • Palveluiden ohjausjärjestelmä on palveluiden asiakasohjauksen kanava, jonka kautta asiakasorganisaatiot ja osallistuvat palveluiden toiminnan linjaamiseen • Ohjausjärjestelmää on uudistettu vuosina 2010 -2011 ja 2014 -2015 • Vuonna 2020 arviointi koskee Fin. ELibiä, Finnaa, Fintoa ja tiedonhallinnan ohjausryhmää • Arviointi kohdennetaan ensisijaisesti palveluiden ohjausryhmille • Arvioinnin toteutti Kansalliskirjaston toimeksiannosta Wit. Mill Oy • Verkkokyselyssä arvioitiin mm. nykyisen toimintamallin toimivuutta, tuloksellisuutta, vaikuttavuutta ja kehittämistarpeita • Dokumenttianalyysin pohjalta arvioitiin palveluiden ohjausmallia • Rakenteet: Ryhmät, niiden kirkastetut keskinäiset roolit ja vastuualueet • Johtaminen: Päätöksenteko ja johtamismalli, ohjauksen toimivuuden arviointi • Toiminta: Toimintamallit, toiminnan sisällöt, toimintaa ohjaavat dokumentit, toiminnan dokumentointi ja arviointi • Viestintä: Viestintä ryhmien sisällä, suhteessa jäsenorganisaatioihin ja ryhmien välillä

Tausta ja toteutus

Yhteenveto kyselytuloksista 1/4 • Verkkokyselyyn saatiin 92 vastausta, joista 58 oli valmista vastausta • Yliopistojen näkemykset painottuivat kyselyssä – vastaajista • 20 yliopistoista ja 11 ammattikorkeakouluista • 9 erikoiskirjastoista tai tutkimuslaitoksista • 8 yleisistä kirjastoista • 3 muista julkisorganisaatioista, 2 museoista ja 2 arkistoista ja 3 edusti jotain muuta vastaajaryhmää • 14 vastaajista kuului Fin. ELibin ohjausryhmään ja suurin osa vastauksista kohdentui Fin. ELibiin • 21 vastaajista vastasi Finnan osalta kysymyksiin • 10 vastausta koski Fintoa • 13 vastausta koski tiedonhallinnan ohjausryhmää

Yhteenveto kyselytuloksista 2/4 • Asteikko 1 -5 • 1= Erittäin paljon eri mieltä / Toimii erittäin huonosti • 2= Melko paljon eri mieltä / Toimii melko huonosti • 3= En osaa sanoa • 4= Melko paljon samaa mieltä / Toimii melko hyvin • 5= Erittäin paljon samaa mieltä / Toimii erittäin hyvin • Arviot eri ryhmien toimivuudesta vaihtelivat 3 ”en osaa sanoa” ja 4 ”toimii melko hyvin” välillä

Yhteenveto kyselytuloksista 3/4 • Väittämissä • Ohjausryhmän tavoitteet ja tehtävät ovat selkeitä • Ohjausryhmätoiminta on viime vuosina onnistunut kokonaisuutena hyvin • Saan tarpeeksi tietoa sektorini organisaatioilta voidakseni tuoda sektorin näkemyksiä esille ollaan keskimäärin neutraalille tasolla, • Väittämästä ” Ohjausryhmä saa tarpeeksi tietoa palvelun tilanteesta” ollaan keskimäärin samaa mieltä • Eroja on palvelujen välillä- Finna saa jossain väittämissä korkeampia arvioita • ”Ohjausryhmätoiminta on viime vuosina onnistunut kokonaisuutena hyvin” • Finnan osalta ollaan keskimäärin melko paljon samaa mieltä • muiden osalta ollaan melko paljon eri mieltä

Yhteenveto kyselytuloksista 4/4 • Väittämissä ”Palvelun toiminnasta saa oikeaa ja riittävää tietoa”, ”Saan riittävästi tietoa palvelun ohjausryhmän linjauksista”, ”Palveluun liittyvä päätöksenteko on selkeää ja läpinäkyvää” ja ”Sektorini tarpeet tulevat huomioiduiksi palvelun toiminnassa” ollaan keskimäärin neutraalille tasolle • Väittämästä ”Tunnen riittävän hyvin palvelun ohjausjärjestelmän” ollaan keskimäärin melko paljon samaa mieltä • Palvelujen välillä on pieniä eroja, • Finnan osalta ollaan keskimäärin melko paljon samaa mieltä väittämistä ”Palvelun toiminnasta saa oikeaa ja riittävää tietoa” ja ”Saan riittävästi tietoa palvelun ohjausryhmän linjauksista” • Fin. ELibin osalta keskimäärin melko paljon eri mieltä ollaan väittämästä ”Sektorini tarpeet tulevat huomioiduiksi palvelun toiminnassa”

Yhteenveto, suositukset ja toimenpiteet

Palvelujen ohjaus Tavoiteneuvotte lu. HY + Kansalliskirjasto Seuranta ja arviointi Työ- ja asiantuntijaryhmät Palveluiden strateginen kehittäminen Ryhmien asettaminen Ryhmien sääntöjen vahvistaminen Palveluyksikkö Kansalliskirjasto n johtokunta (Fin. ELib-toimisto, Finna, Finto, Melinda -palveluyksiköt) Jäsenten esittäminen Palveluiden asiakasryhmien neuvostot ja verkostot Hallinnollinen päätöksenteko Palvelujen asiakasohjaus Palveluiden tuottaminen palvelusopimuksen mukaisesti Keskitetysti rahoitetut palvelut Tulosneuvottelu OKM +HY + Kansalliskirjasto Rahoitus- ja resurssilinjaukset palvelutuotantoon Palveluiden asiakasohjaus: konsortioryhmät, ohjausryhmät Ryhmien asettaminen ja koordinointi

Ohjausjärjestelmä OHJAUSJÄRJESTELMÄN KUVAUSTA- Ohjausryhmien nimet yhdenmukaistettu, lisätty asiakkaiden ktoimintaperiaatteet, u v a u s t a palvelusopimukset ja Konsortioiden Dokumentit ryhmien säännöt Toiminnan kehittämistä varten voidaan perustaa asiantuntijaryhmiä. Fin. ELibkonsortion ohjausryhmä Tällä hetkellä ei ole toiminnassa olevia työryhmiä. Konsortioryhmä voi nimetä erillisiä asiantuntijaryhmiä. Konsortioryhmä seuraa ryhmien työskentelyä. Asiantuntijaryhmät voivat tehdä esityksiä konsortioryhmälle. Kansalliskirjasto koordinoi ryhmien toimintaa. Ohjausryhmä * voi halutessaan asettaa asiantuntijaryhmiä. Lisäksi tarpeen mukaan Kansalliskirjasto voi kutsua kokoon asiantuntijaryhmiä. Kansalliskirjasto koordinoi asiantuntijaryhmien toimintaa. Finna-konsortion ohjausryhmä Finto-verkoston ohjausryhmä Fin. ELibkonsortio Finna-konsortio Sanastojen käyttäjät ja tuottajat Fin. ELib Finna Lisensointi- ja avoimen julkaisemisen palvelut Finto Järjestelmäalustapalvelut Kuvailun asiantuntijaryhmä t Asiantuntija- ja työryhmät Melinda-palvelun ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmä Ohjausryhmät Kirjastosektorit Melinda Metatietovarantopalvelut Asiakkaat Palvelut

Dokumenttianalyysi 1. Ulkoinen arvioitsija Ø Dokumenttien perusteella palveluiden ohjausjärjestelmä on selkeä, hyvin kuvattu ja dokumentoitu ja sisäisesti johdonmukainen • Eri ohjausryhmien tehtävät ja jäsenyydet ovat linjassa keskenään, ryhmien säännöt on kuvattu yhdenmukaisesti ja ne ovat julkisesti saatavilla • Jäsenyyden perustuminen palveluiden kohderyhmien, esim. sektoreiden, edustavuuteen vaikuttaa perustellulta ja nimeämiskäytäntö vaikuttaa vuorovaikutteiselta (esim. sektorineuvostot nimeävät itse edustajansa) • Kokousten ajankohdat, esityslistat ja pöytäkirjat ovat julkisesti saatavilla • Toimintaperiaatteet ja palvelusopimukset ovat niin ikään selkeitä, keskenään yhdenmukaisia ja julkisesti saatavilla 2. Juridinen tarkastelu – HY, OY, Arene, Tulanet, Hgin kaupunki- käynnistyy 1/2021 • Tulokset saataneen huhtikuussa

Suositus - pääkohdat Tarve edustuksellisille ryhmille Oikeita asioita Avoimuus, läpinäkyvyys, vuorovaikutuksellisuus Tehtävien fokusointi Uudelta ohjausjärjestelmältä toivotaan suurempaa läpinäkyvyyttä päätöksenteossa, avointa keskusteluyhteyttä, sektorirajat ylittävää palvelukehitystä ja Kansalliskirjaston koordinoivaa roolia Ohjausryhmien tehtävät ovat eri palveluissa yhdenmukaisia, mutta tehtävien määrä on suuri kokousten määrään verrattuna; kaikkia asioita, esim. määrärahojen käyttöön liittyviä ei käytännössä käsitellä, joten tehtävien määrää on hyvä karsia ja keskittyä strategisen tason linjauksiin palvelukehityksessä Aito päätöksenteko Kokousten vuosikello Kokouskäytännöt Viestintä ja vuorovaikutus Palveluiden ohjausjärjestelmä on selkeä, hyvin kuvattu ja dokumentoitu, mutta ohjausryhmien jäsenet eivät koe sitä sellaiseksi eivätkä näe omaa rooliaan ja tehtäviään kirkkaasti – haaste enemmän vuorovaikutuksessa ja viestinnässä kuin ehkä rakenteissa itsessään Ohjausryhmän roolia ja tehtäviä voitaisiin selventää eri palveluille yhteisellä vuosikellolla, jossa esim. seuraavan vuoden strateginen suunnittelu on ajoitettu niin (esim. puoliväliin vuotta), että siitä voidaan ottaa evästyksiä operatiivisempaan toimintasuunnitteluun. Vuosikello antaisi myös selvän kuvan, miten ohjausryhmän Vastanneet ryhmien jäsenet ja muut asiakasorganisaatioiden edustavat kokevat ohjausryhmän ja muut palveluita ohjaavat ryhmät tärkeiksi rakenteiksi, jotka pitää jatkossakin säilyttää – erityisesti edustuksellisuutta pidetään tärkeänä palvelukehitystä ohjaavissa ryhmissä Kyselypalautteen perusteella kokoukset koetaan osin raskaiksi ja tehottomiksi. Tämä varmaan voi osin johtua siitä, että painopiste on jo pitkälle valmisteltujen asioiden esittelyissä, ei keskustelussa. Jos ohjausryhmätoiminnan fokusta siirtää strategisiin linjauksiin, tulevan ennakointiin, kansainvälisiin ja sektorikohtaisiin asioihin, kuten jäsenet toivovat, niin myös heidän roolinsa ja keskustelun osuus kasvaa. Myös Pääosin ohjausryhmien koetaan käsittelevän oikeita asioita (poikkeuksena Tiedonhallinnan ohry, jossa nimi synnyttää erilaisia odotuksia) – samaan aikaan kuitenkin halutaan painopistettä siirtää pitkälle vietyjen suunnitelmien hyväksynnästä strategisempien linjausten käsittelyyn ja tulevaisuuden luotaamiseen Ohjausryhmän jäsenet haluavat korostaa päättävää rooliaan; kokoukset on hyvä keskittää niihin ja muuttaa ”kumileimasintyyppiset” muodolliset hyväksynnät esimerkiksi ennakkotehtävinä toteutettaviksi (sektoreiden muodollinen puolto esim. vuosisuunnitelmille), jos niitä tarvitaan; vastaavasti osa tiedotustyyppisistä asioista voidaan ehkä viestiä yleisemmin webinaareissa, mikä pienentäisi samalla tiedon kulun pysähtymisen riskiä Ohjausjärjestelmä ja ohjausryhmän tehtävät eivät ole jäsenille täysin kirkkaita, joten ne on hyvä käydä läpi ryhmän toimintakauden alkaessa ja vuoden alussa muistin virkistykseksi; lyhyempi tehtävälista ja kokousten vuosikello tukevat roolien selkeytystä. Osa epäselvyyden ja ”salamyhkäisyyden” kokemuksista voi syntyä siitä, että jäsenet eivät enää muista pitkissä prosesseissa, mitä aiemmin on

Toimenpiteet palautteen perusteella § Kokouskäytännöt § HY: n kokouskäytänteiden ja oheistuksen käyttöönotto ohjausryhmien kokouksissa § Käyttöönottoon liittyvä tuki § Yhteinen pohja asialistoille kaikille ohjausryhmille § Kokousten vuosikello § Käyttöönotto kaikissa ohjausryhmissä § Vuosikellon sisällön valmistelu ohjausryhmissä § Tarve edustuksellisille ryhmille § Edustajat ryhmiin pyydetään tahoilta, jotka edustavat palveluja hyödyntäviä organisaatioita ja mahdollisesti keskeisiä sidos-/intressiryhmiä § Ohjausryhmien kokoonpano vahvistetaan KK-johtokunnan kokouksessa koko toimikaudelle § Viestintä ja vuorovaikutus § Ohjausryhmän jäsenten perehdytys ohjausryhmän toimialaan ryhmän toiminnan käynnistyessä. Kertaus toimikauden kuluessa. § Vuorovaikutteisten toimintatapojen käyttö ohjausryhmissä ja ohjausryhmien työpajoissa § Päättäjille ja johtajille suunnatut työpajat ja/tai webinaarit keskeisistä teemoista

Toimenpiteet palautteen perusteella § Avoimuus ja läpinäkyvyys § Fin. ELib-konsortion ohjausdokumentaation juridinen tarkistus (vertailukohtana Finna-konsortion dokumentaatio) ja sen johdosta tehdyt muutokset § Ohjausryhmän toimintaan liittyvä dokumentaatio avoimesti saatavilla § Viestintä on avointa ja ajantasaista § Johtajaviestinnän kehittäminen § Tehtävien fokusointi; Oikeita asioita; Aito päätöksenteko § Strategiset ja periaatteelliset linjaukset pääosassa ohjausryhmien agendoissa § Asioiden yhteinen käsittely niiden valmisteluvaiheessa § Taloudellisilta vaikutuksiltaan merkittävät asiat käsitellään ohjausryhmissä § Ohjausryhmien kokouksiin vietäviä asioita karsitaan- aikaa strategisille asioille § Ohjausryhmien sääntöjen yhdenmukaistaminen

Kiitos!

www. kansalliskirjasto. fi Kristiina Hormia-Poutanen Kristiina. hormia@helsinki. fi