Sidosryhmseminaari 3 12 2015 Kati Kettunen palvelujohtaja Opetus

Sidosryhmäseminaari 3. 12. 2015 Kati Kettunen, palvelujohtaja Opetus- ja opintopalvelut Helsingin yliopisto OTM johtoryhmän puheenjohtaja OTM HANKE OTM-hankkeen eteneminen ja jatkotyön yhteistyömalli

Hankkeen eteneminen • Roadshow esittelykierros meneillään • Aloitettu niistä korkeakouluista, joilla sama ”vanha järjestelmä” • Keräämme viiteryhmäpalautetta • Kerromme valitusta yhteistyömallista - inhouse yhtiö • Hanke siirtyy toimimaan perustettavassa yhtiössä vuoden 2016 alussa • Käyttöönotot käynnistyvät kehittäjäyliopistoissa 2017 OTM-HANKE • Toteutusvaihe kiivaimmillaan • Vauhti tuplattu • Katse on kohti maalia, joka näkyy jo kartalla

• Yhtiön perustamisasiakirjat ovat valmiit • Sovittu etenemisestä, jossa HY ja Aalto perustavat yhtiön vuoden loppuun mennessä ja Ta. Y ja JY liittyvät mukaan suunnatulla osakeannilla • Kaikki järjestelmäpalvelun hankinnasta kiinnostuneet ovat tervetulleita mukaan yhtiön kautta • Osakkaana • Useamman toimijan ”hankintayhtiön” kautta • Omistusosuus FTE osuuden mukaan • Yhtiön toimitusjohtaja ottaa vastuun uusien osakkaiden liittymisneuvottelusta ja valmistelusta OTM-HANKE Yhteistyömalli – inhouse yhtiö

• Vakaa omassa ohjauksessa oleva palvelutuottaja pitkälle tulevaisuuteen, joka tuntee yliopistomaailman • Tehokas päätöksenteko, selkeä toimivalta (osakeyhtiölaki) ja vähemmän hallintoa (vert. useat konsortiot) • Vahvat vaikutusmahdollisuudet tuotekehitykseen (vert. kaupalliset tuotteet) • Palvelut in house -asemassa ilman kilpailutuskustannuksia • Laajempien kokonaisuuksien kilpailutuksella hankintojen volyymihyötyjä • Ammattijohtaminen ja monipuolisen myös ulkoisen osaamisen hyödyntäminen (TJ, hallitus) • Keskeisen osaamisen varmistaminen yliopistojen ydintoiminnan tuessa OTM-HANKE Yhteistyömalli – inhouse-yhtiö hyödyt

• Toimitus kattavana palvelupakettina yliopistoille (Saas sis. versionhallinta ja palvelin) kehityksessä ja tukipalveluissa järjestelmän eheys varmistaen • Teknologia- ja kehitysvelan ehkäisy • Tuottaa kokonaiskuvan yhteisistä järjestelmäpalveluista • Uudella hinnoittelumallilla investointipaineiden vähennys yliopistojen budjetteihin ja ennakoitavat kustannukset • Parantunut kyvykkyys reagoida uusiin yhteisten palveluiden kehitystarpeisiin • Strategisesti johdettu ja kaikille osakkaille läpinäkyvä kehityspanosten suunnittelu OTM-HANKE Yhteistyömalli – inhouse-yhtiö hyödyt

OTM-palvelut yrityksestä • Kehityspalvelut • Yhteistyö asiakkaiden kanssa uusien tarpeiden tunnistamiseksi • Viranomaisvaatimusten seuranta ja huomioiminen • Sovelluksen uudet piirteet (määrittely, toteutus, testaus, tuotantoon • • siirto) Järjestelmän teknisen eheyden varmistaminen Teknologiapäivitykset Dokumentaation ylläpito Asiakaskohtaiset lisäosat (? ) OTM-HANKE • Käyttöpalvelut • Sovellus Saas-palveluna • Tuotanto-, testi-, demo- ja kehitysympäristöjen hallinta ja valvonta • Käytettävyys (24/7)

OTM-palvelut yrityksestä • Ylläpitopalvelut • Vikatilanteiden kirjaus ja selvitys sekä mahdollinen ohjeistus • Ohjelmisto- ja tietokantapäivitykset • Tukipalvelut • Sovelluksen käytön neuvonta pääkäyttäjille • Sovelluksen käytön neuvonta loppukäyttäjille (? ) • Koulutuspalvelut • Käyttöönoton tukipalvelut • Ad-hoc -raportointi ja kyselyt • Käyttöohjeet ja niiden ylläpito • Versiotiedotteet • Järjestelmän käytön konsultoiva tuki OTM-HANKE • Asiakaspalvelu kattaen eri organisaatiotasot ja -tarpeet

• Perustajayliopistot pääomittavat yritystä siirtämällä sen omaisuudeksi jo tehdyn kehitystyön ja pääomittamalla yritystä lopun kehitysvaiheen tarvitsemalla rahoituksella. • Käyttöönoton yhteydessä omistajayliopistot tulevat yhtiön asiakkaiksi ja ryhtyvät maksamaan käyttöpalvelumaksuja • Käyttöpalvelumaksut sisältävät • ylläpitokulut • ylläpitokehityksen • kehitysinvestoinnin poistot 8 -10 v. poistoajalla OTM-HANKE Inhouse yrityksen taloudellinen toimintamalli

Ylläpitopalvelun reaaliset tuotantokustannukset Kustannuksiin vaikuttaa mukana olevien yliopistojen lukumäärä (osuus FTE suhteessa) palvelun vaatima henkilömäärä vuokrat, ulkoiset palveluhinnat jne. Lopulliset ylläpitopalvelumaksut määräytyvät asiakasohjauksen kautta mm. säätämällä palvelutasoa ja henkilöstömäärä Ylläpitokehitys x % Kehitysinvestoinnin vuosipoistot OTM-HANKE Uusi hinnoittelumalli

N IÖ T YH TKO JA VES I IN INT TO VYKKY YYS K käytetty kehitysinvestointi pääoma € V 1 v 2 v 3 v 4 v 5 v 6 v 7 V 8 X milj € Pääoman palautuminen yritykseen käyttöpalveluissa laskutettujen poistojen kautta OTM-HANKE Uusi hinnoittelumalli

Uusi hinnoittelumalli rahoituspaineet yliopistojen budjetteihin vähenevät yliopistot voivat ennakoida kulukehitystään paremmin • Myös muut rahoitusinstrumentit mahdollisia (lainoitus) • Tarvittaessa yhtiöön kertynyt pääoma voidaan palauttaa Yhtiössä voidaan tehdä pitkäjänteistä, kaikille osakkaille läpinäkyvää, strategista kehitystoiminnan suunnittelua investointisuunnitelman avulla Ehkäistään teknologia- ja kehitysvelan syntymistä OTM-HANKE Investoinnit kattavassa hinnoittelumallissa • Palveluiden todelliset hinnat ovat läpinäkyviä kattaen kaikki kulut • Uudet kehityshankkeet käyntiin ilman hitaita rahoitus- ja sopimusneuvotteluja • Yhtiön investointikyky

Vaikuttaminen yhtiössä • Osakeyhtiölain mukainen toiminta • Asiakasohjaus • • • Omistajien strategiat Asiakaspaneelit Asiakaspalautteet, -tyytyväisyys Viiteryhmätyöskentely Käyttäjälähtöinen suunnittelu (käyttökokemus, käyttäjäpalaute) OTM-HANKE • Yhtiökokous • Hallitus 4 -7 max 8 jäsentä tarvittavan asiantuntemuksen perusteella, osa yliopistojen ulkopuolisia

Hyöty Keino Esim. Sujuva opiskelu 60 op /v Opetus- ja tila- ja palveluresurssien käytön tehostaminen Opiskelijan opintojen suunnittelu järjestelmäpalvelun keskiössä HOPS lukuvuosiilmoittautuessa Tilojen ja -tarjonnan ohjaus suunnitelmatiedon pohjalta Proaktiivinen tukipalvelutarjonta Joustava koulutustarjonnan kehittäminen Tukee kaikkia tutkintotasoja ja niiden yhteyksiä ja riippuvuuksia Koulutuksen suunnittelun lähtökohtana moderni uusi tietomalli, joka mahdollistaa erilaisten koulutusten rakentamisen ja niiden joustavan uudistamisen Tukee opetustarjonnan rakentamista monialaisissa korkeakouluissa ja kk: den välillä Henkilötyön merkittävä vähentäminen opintohallinnosta Vahva prosessilähtöisyys Automatisointi ja itsepalvelu Tutkintotodistukset, suoritusrekisteröinnit, ahot toiminnot, koostamiset automaattisesti Virkailija tekee vain poikkeustapauksissa OTM-HANKE Tavoiteltavat hyödyt yliopistoille / korkeakouluille

Keino Esim. Säästöt järjestelmän ylläpidossa ja jatkokehityksessä Järjestelmän eheyden varmistaminen Palvelun toimitus SAASmallilla (sisältäen palvelimet ja versiohallinnan) Yliopistokohtainen versiopäivitys ja palvelinylläpitotyö poistuu Digitaalisen palvelukokemuksen huomattava parantuminen Käyttäjälähtöinen käyttöliittymä ja prosessisuunnittelu Opiskelijat ja opettajat tyytyväisiä itsepalvelijoita Teknologian osalta moderni, modulaarinen, jatkokehitettävissä oleva ja luotettava järjestelmä Moderni ”agile” järjestelmäkehitys Systemaattinen laadunvalvonta kehitysvaiheessa Ylläpitoa tukevat tekniset toteutustavat Ei riskiä jatkokehitys vaikeuksista esim. puutteellisen dokumentaation takia Kustannustehokas ylläpito OTM-HANKE Hyöty

Keino Esim. Palveluyhteistyön parempi strateginen johtaminen Säästöt yhteistyön hallinnossa Palveluyhteistyön kokoaminen inhouseyritykseen, jossa syntyy kokonaiskuva yhteisistä palveluista Useiden konsortioiden hallintoelimiä ei tarvita. Konsortioissa ei tehdä päällekkäistä / eri suuntiin menevää työtä Tuotannon tehokas johtaminen Osaamisperustan laajentaminen ja varmistaminen Ammattijohtaminen / TJ Hallituksessa osaamista ulkopuolelta Pitkäjänteinen ja selkeä työnantaja asiantuntijoille ja tilaaja toimittajille Selkeä palvelumalli Osaamisen kumuloituminen Parempi reagointikyky uusiin yhteisiin palvelutarpeisiin Palveluiden hinnoittelumallin uudistaminen investointikyvykäs palvelutuottaja Ennustettava hintakehitys Ei suuria kertainvestointipaineita yliopistojen budjettiin kertainvestoinnin jälkeen Digiloikan vauhditus yhteistyöllä OTM-HANKE Hyöty