Rozdzia 16 Rozdzia 16 Funkcjonowanie biura w dziaalnoci

Rozdział 16

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Pojęcie biura Biuro, a w zasadzie jego praca, jest procesem wspierającym całość prac usługowych oferowanych przez obiekt hotelarski. W rzeczywistości bardzo często rolę właściwego biura w hotelu pełni recepcja.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Pojęcie biura Jedynie w dużych, wielozadaniowych kompleksach możemy wyodrębnić samodzielną jednostkę pełniącą rolę biura. Bardzo często jest to dział prac sekretariatu prezesa lub dyrektora kompleksu ewentualnie mniejsze sekretariaty np. : działu marketingu lub zaopatrzenia.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Pojęcie biura Coraz częściej jednak odchodzi się od tego modelu na rzecz wspomnianej wcześniej recepcji. Dla rozróżnienia prac związanych z bezpośrednią obsługą gości obiektu hotelarskiego od prac związanych z funkcjonowaniem obiektu użyjemy dwóch określeń. � Biuro oznaczać będzie miejsce, gdzie prace te są wykonywane. � Prace biurowe zaś - jako szereg różnorodnych czynności, których celem jest sporządzenie informacji niezbędnych do prawidłowego zarządzania obiektem.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Pojęcie biura w obiekcie hotelarskim nie występuje jako samodzielna komórka organizacyjna. Najczęściej określa się nim siedzibę/miejsce poszczególnych pracowników lub grup pracowników. Oto cztery przykładowe biura:

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Sekretariat/Kancelaria to szczególne miejsca firmy czy instytucji, przez które przechodzi większość informacji i które stanowią o pierwszym wrażeniu, jakie klient wynosi z obcowania z daną organizacją. Sekretariat stanowi wizytówkę firmy, jest bowiem miejscem, w którym najczęściej następuje pierwszy kontakt z klientem lub interesantem.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Sekretariat/Kancelaria Sekretariat jest centrum informacyjnym każdej jednostki organizacyjnej. Tutaj napływają informacje z różnych źródeł (zarówno znajdujących się wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy), tj. z innych komórek organizacyjnych firmy lub z innych instytucji: � przysłane pocztą tradycyjną i elektroniczną, faksem, teleksem, telefonogramem, � uzyskane z internetu, � przyniesione przez interesantów i gości, � przekazane przez dyrektora i współpracowników.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Sekretariat/Kancelaria Nie wszystkie napływające informacje są wartościowe w rozumieniu firmy i dlatego poddawane są serii czynności, np. : � selekcji informacji, czyli wyboru tych, które są dla firmy najbardziej użyteczne, ich systematyzacji, czyli ustaleniu kryteriów, według których będą wykorzystywane, � przetworzeniu informacji, które nie są użyteczne w takiej postaci, w jakiej wpłynęły do sekretariatu, � zestawieniu lub porównaniu informacji otrzymanych z różnych źródeł, � wysłaniu lub przechowaniu informacji, aby można je było wykorzystać w stosownej chwili.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Sekretariat/Kancelaria

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest bowiem niezbędna do wykonywania pracy w sekretariacie, często określanym jako centrum informacji. Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub przechowywaniem informacji.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Informacja Aby informacje powstające w biurze mogły być użyteczne, powinny one być: � rzetelne i dokładne, � wyczerpujące, jasno i zrozumiale przedstawione, � szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy, � dostępne.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Informacja Kierunki przepływu informacji mogą być następujące: � w górę - od wykonawców do kierownika, � w dół - od kierownika do wykonawców, � poziomo - między wykonawcami.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Informacja Struktura informacji obejmuje: � treść informacji, � nośnik informacji, � symbol lub nazwę za pomocą której informacja jest utrwalana, � sposób przenoszenia.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie działy obiektu hotelarskiego czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Instrukcja kancelaryjna Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich: � ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w obiekcie, � przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego, � opracowanie wykazu akt.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Instrukcja kancelaryjna � � � � � Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia: zasady obiegu pism, zasady przyjętego systemu kancelaryjnego, czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism, tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa, tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, tryb rejestracji i znakowania pism, dopuszczalne formy załatwiania spraw, zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw, zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy. Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej System kancelaryjny to sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną. Można wyróżnić dwa systemy kancelaryjne: � dziennikowy, � bezdziennikowy.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej System kancelaryjny System dziennikowy, obecnie powszechnie stosowany, opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym: � sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono), � po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki, � pismo przekazywane jest dalej do załatwienia sprawy pracownikowi działu, który rejestruje w dzienniku działu, � komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata, � sekretariat rejestruje wysyłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwianej korespondencji).

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwienia sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne. Prowadzi się rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie tego dokumentu. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia. System ten jest zazwyczaj stosowany w małych instytucjach.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej System kancelaryjny Kolejność wykonywania czynności jest następująca: � sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje dokument do komórki organizacyjnej, � kierownik działu organizacyjnego przydziela pismo pracownikowi w celu załatwienia sprawy, � pracownik rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol działu organizacyjnego, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, do kogo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia. Pracownik po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej System kancelaryjny Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje pracownik. System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. Nie prowadzi się dziennika rejestrującego pisma wpływające i wychodzące, tylko na podstawie wykazu akt nadaje się pismom znak liczbowy i kieruje do danego działu. Pisma rejestruje się na druku „spis spraw”. Nowoczesną metodą rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Stosowanie tego rodzaju rejestracji upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne. Zostają zarejestrowane komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Później wpisuje się informacje o tym, kiedy i w jaki sposób sprawa zostanie załatwiona.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Korespondecja Korespondencja polega na wymianie informacji między ludźmi w postaci tekstu na papierze lub elektronicznie. Prowadzenie korespondencji jest jednym z ważniejszych zadań wchodzących w zakres obowiązków sekretariatu. Zajęcie to wymaga nie tylko znajomości poruszanej problematyki i technologii, ale i odpowiedniej formy pisma, szaty graficznej oraz zasad savoir-vivre.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Korespondencja Korespondencję biurową można podzielić na: � wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa), � zewnętrzną (stanowiącą więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem; wpływająca i wychodząca).

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Korespondencja � � � W zależności od sposobu redagowania pisma można podzielić na: przewodnie - krótka informacja dołączana do trudno zrozumiałych dokumentów, listy grzecznościowe - mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje, itp. , informacyjne - zaliczamy do nich: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki, sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje, transakcyjne - pociągają za sobą określone skutki prawne, np. zamówienie, manipulacyjne - np. z obietnicami o wygranej. W korespondencji biurowej najczęściej korzysta się z blankietów określonych Polską Normą PN-76/HP-55315. Norma ta obecnie jest tylko zalecana, nie jest już obowiązkowa. Powszechne użycie komputerów spowodowało pewne modyfikacje w zalecanych układach blankietów.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Redagowanie pism � � � � Pisma w kancelarii redagować w stylu polskim, posiadającym stałe elementy w określonych miejscach. A - Nagłówek B - Miejsce na adnotacje o wpływie C - Adres odbiorcy D - Data pisma korespondenta E - Znak pisma korespondenta F - Znak pisma nadawcy G - Data H - Sprawa I - Treść pisma J - Formuła zakończenia K - Podpis L - Załączniki M - Do wiadomości

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Redagowanie pism Redagując list w stylu zachodnioeuropejskim, musimy zmienić układ stałych elementów, pisać go w układzie a’linea ze zwiększonym odstępem wierszowym. Główny ciężar formalny przesunięty jest na lewą stronę. � A - Nagłówek � B - Numer pisma wychodzącego � C - Data � D - Adres odbiorcy � E - Temat sprawy � F - Zwrot grzecznościowy rozpoczynający list � G - Zasadnicza treść � H - Zwrot grzecznościowy � I - Nazwa firmy � J - Podpis � K - Nazwisko osoby � L - Załączniki � M - Do wiadomości

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Adresowanie koperty Poprawne adresowanie koperty wielu osobom sprawia problem. Fakt ten wiąże się m. in. z tym, iż w ostatnich latach częściej niż drogą listowną wiadomości wysyłamy pocztą elektroniczną - przez e-mail albo komunikatory internetowe. E-maile możemy bowiem wysyłać zarówno w sprawach osobistych, jak i służbowych. Istnieje jednak szereg instytucji, które wciąż wymagają wysłania konkretnego pisma pocztą tradycyjną, oraz sytuacji, kiedy nie wypada wysyłać e-maila. Właśnie wtedy przydaje się umiejętność poprawnego adresowania koperty.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Adresowanie koperty Z prawej strony koperty należy czytelnie napisać adres odbiorcy w następującej kolejności: � imię, nazwisko - nazwa firmy, � ulica, numer domu i mieszkania, � kod pocztowy i miejscowość. W lewym górnym rogu należy umieścić godność oraz adres nadawcy w kolejności podanej wyżej.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Adresowanie koperty Poniżej przedstawiono wskazówki, które warto uwzględnić przy adresowaniu koperty - zwiększą one bowiem czytelność adresu i zagwarantują, że dostanie on dostarczony pod prawidłowy adres: � Adres musi być napisany czytelnie. � Kod i miejscowość najlepiej napisać drukowanymi literami. � Nie należy podkreślać adresu lub jego części. � Kolumna utworzona z pierwszych liter poszczególnych linii adresu musi być równa. � Pod kodem pocztowym nie należy umieszczać żadnych napisów, rysunków, naklejek etc. � Koperty należy adresować niebieskim bądź czarnym tuszem, albowiem maszyny nie są w stanie odczytać koloru czerwonego i jego pochodnych.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Adresowanie koperty � Istotną informacją jest to, że powinno unikać się adresowania kopert przy użyciu drukarek igłowych, ponieważ nanoszone przez nie znaki są nieczytelne dla maszyny sortującej korespondencję. � Minimalna wysokość czcionki, jaką powinniśmy adresować kopertę, to 2, 5 mm, maksymalna natomiast jest równa 4, 7 mm. � Wszelkie loga, znaki drukarskie oraz napisy reklamowe powinny być umieszczone z lewej strony bloku adresowego. � Do koperty nie można wkładać żadnych twardych przedmiotów, albowiem niszczą one urządzenia sortujące. � Nie należy zamykać koperty zszywkami ani zaklejać taśmą. � Koperty nie powinny być grubsze niż 5 mm.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej E-mail - elektroniczna forma listu E-mail to usługa internetowa, w nomenklaturze prawnej określana zwrotem świadczenie usług drogą elektroniczną, służąca do przesyłania wiadomości tekstowych, tzw. listów elektronicznych - stąd zwyczajowa nazwa tej usługi. Tak jak klasyczna korespondencja kieruje się zasadami ogólnie przyjętych standardów, tak profesjonalna wiadomość wysyłana pocztą elektroniczną powinna uwzględniać przynajmniej kilka zasad dotyczących formy.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej E-mail - elektroniczna forma listu � Pole „Nadawca” powinno zawierać imię i nazwisko nadawcy napisane z wielkich liter (można także dodać nazwę zakładu pracy np. Jan Nowak – Hotel Iskra). � Pole „Temat” należy wykorzystywać zgodnie z przeznaczeniem. Nigdy nie zostawimy tego pola pustego. Umieszczamy tu konkretną informację. Np. zamiast pisać lakonicznego tematu „prośba”, lepiej w kilku słowach określić, czego ona dotyczy, np. : „Prośba o udostępnienie informacji na temat płatności”. � Wiadomość rozpoczynamy od nagłówka kierowanego do konkretnej osoby, np. „Witam Pani Mario”. Mail jest mniej formalnym narzędziem niż tradycyjny list, niewielu użytkowników używa typowych nagłówków z imieniem, nazwiskiem, adresem itp. Zwykle dobrze sprawdza się użycie imienia. Jeżeli jednak mamy co do tego wątpliwości (na przykład wtedy, gdy adresat jest dużo starszy od nadawcy lub nie jesteśmy pewni, jak odmienia się jego imię), możemy wykorzystać wiedzę o zajmowanym przez niego stanowisku np. „Szanowny Panie Prezesie”.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej E-mail - elektroniczna forma listu � Ekran jest zwykle poziomy, co może powodować pewne problemy w czytaniu. Aby ułatwić odbiorcy przeczytanie i zrozumienie naszej wiadomości, zadbajmy, by wiersze nie były napisane zbyt małą czcionką i nie były zbyt długie (maksymalnie 60– 80 znaków). � Mail powinien być możliwie krótką i zwartą treścią. Należy używać krótkich zdań i krótkich akapitów, najlepiej oddzielonych od siebie jednym pustym wierszem. Jeżeli musimy wypunktować pewne informacje, należy użyć znaków wypunktowania. � Błędy ortograficzne są niedopuszczalne, dlatego obowiązkiem jest włączenie opcji „sprawdzanie pisowni”. Unikniemy w ten sposób większości literówek, które sprawiają wrażenie niechlujstwa.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej E-mail - elektroniczna forma listu � Załączniki należy tylko dodawać wtedy, gdy jest to naprawdę uzasadnione. Gdy odbiorca oczekuje jedynie kilku zdań, nie wysyła się ich w pliku. doc.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej E-mail - elektroniczna forma listu � Nie wysyłamy mailem dużych plików, jeżeli druga strona wyraźnie wskaże, że właśnie w ten sposób chce je otrzymać. Zamiast tego lepiej umieścić je na jednym z dostępnych serwerów i wysłać link umożliwiający ich pobranie. � Gdy korespondencja prowadzona jest z klientem, zawsze trzeba zachęcić go do dalszego kontaktu i zadawania pytań. Lepiej przecież, gdy skontaktuje się z nami, niż gdyby miał rozwiewać swoje wątpliwości u konkurencji.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej E-mail - elektroniczna forma listu � Stopka maila, czyli miejsce na podpis, powinna dostarczać informacji o tym, jak się z nami skontaktować. Warto zatem umieścić tam: swoje imię i nazwisko, numer telefonu (stacjonarnego, komórkowego, najlepiej obydwa), nazwę i adres pocztowy firmy oraz link do strony internetowej. Można dołączyć małe logo firmy, ale mając świadomość, że obrazek zostanie zablokowany przez niektóre programy pocztowe. Nasz adres e–mail nie jest niezbędny, bo znajduje się już w polu „Nadawca” (chyba, że wysyłamy mail z innego konta). Jeżeli w pracy korzystamy z komunikatora GG lub Skype’a, możesz podać swój identyfikator. Tak skonstruowana wiadomość podnosi wiarygodność naszą i firmy, w której pracujemy. � Jeżeli w firmie stosuje się podpis elektroniczny, mail na końcu można podpisać takim podpisem w celu jego autoryzacji. Działanie takie często niezbędne jest w korespondencji z instytucjami i urzędami państwowymi, np. : ZUSem. Urzędem Skarbowym itp.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Podpis elektroniczny to narzędzie identyfikujące uczestników wymiany dokumentów drogą elektroniczną. Podpis elektroniczny został zdefiniowany w ustawie o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 roku. Podpisem elektronicznym są dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Podpis elektroniczny W polskim prawie istnieje także pojęcie bezpiecznego podpisu elektronicznego, spełniającego dodatkowe trzy warunki: � jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, � jest sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, � jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Podpis elektroniczny Narzędzia służące do składania podpisu elektronicznego powinny zapewnić przede wszystkim: � autentyczność - jednoznaczną identyfikację nadawcy dokumentu � integralność - uniemożliwienie zmiany dokumentu przez osoby trzecie lub wykrycie i powiadomienie odbiorcy ingerencji � niezaprzeczalność - autor dokumentu nie może się wyprzeć stworzenia i podpisania dokumentu

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Pisma handlowe dotyczą wszystkich spraw związanych z transakcją kupna - sprzedaży. Każde pismo wychodzące z firmy jest jej wizytówką. Dlatego sporządzając korespondencję, należy dołożyć wszelkich starań, wpływała ona na pozytywny wizerunek naszej firmy. Dotyczy to zarówno treści, jak i wyglądu pisma. W liście handlowym zachowujemy ton uprzejmy i bezpośredni.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Pisma handlowe � Zapytanie o ofertę ma na celu uzyskanie dokładnych danych dotyczących warunków sprzedaży towaru lub usługi. Często wysyła się zapytanie, aby mieć możność porównania ofert różnych firm. � Oferta stanowi propozycję sprzedaży towaru lub usługi. � Zamówienie to zobowiązanie do zakupu towaru przez odbiorcę na warunkach określonych w tym dokumencie. Zamówienie i potwierdzenie zamówienia prawnie traktowane jest jako umowa.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Pisma handlowe � Faktura VAT stanowi podstawę do zapłaty za towar, którą uiszcza odbiorca. Zazwyczaj wystawia się ją na gotowych drukach bądź za pomocą obsługiwanego przez firmę programu finansowo-księgowego. � Reklamacja to dokument sporządzany w przypadku, gdy towar nie odpowiada warunkom zamówienia lub został uszkodzony podczas przesyłki. W reklamacji odbiorca dokładnie przedstawia swoje zastrzeżenia i żądania. � Umowa kupna–sprzedaży jest poświadczeniem sprzedaży towaru lub usługi za określoną kwotę z zachowaniem wymaganych prawem elementów. � List intencyjny podpisuje się w przypadku większych i poważniejszych zamówień. Jest pewnym rodzajem jednostronnego oświadczenia woli. List taki sporządza strona oświadczająca wolę i kieruje go do drugiej strony. � Pełnomocnictwo jest to upoważnienie, które wydaje się na piśmie w celu stwierdzenia, że dana osoba jest upoważniona do działania w imieniu swego mocodawcy.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Wizerunek pracownika biura Wygląd zewnętrzny pracownika biura odgrywa pierwszoplanową rolę w tworzeniu wizerunku firmy. Wizerunek pracownika biurowego tworzą następujące elementy: � wygląd zewnętrzny, � ubiór, � sposób poruszania się, � sposób zachowania się, � sposób mówienia, � pozostałe elementy.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Stanowisko pracy biurowej Urządzając pomieszczenie biurowe, chcemy zapewnić sprzyjające warunki pracy oraz uwzględnić wymagania estetyczne, mające duży wpływ na dobre samopoczucie pracującego.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Stanowisko pracy biurowej Na wydajność pracy w biurze wpływ ma wyposażenie biura, na które składają się: � urządzenia łączności wewnętrznej i zewnętrznej, � meble biurowe, � odpowiednie oświetlenie, � klimatyzacja zgodnie z zasadami bhp i ppoż.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Stanowisko pracy biurowej Lokal biurowy powinien być przede wszystkim wyposażony w odpowiedni sprzęt i funkcjonalne meble. Meble biurowe mają stwarzać warunki sprzyjające racjonalnej organizacji pracy, umożliwiać odpowiednie wykorzystanie powierzchni biurowej, oferować możliwość przemeblowania. Ustawienie mebli powinno być funkcjonalne, umożliwiające łatwe przejście od pracy przy biurku do pisania na komputerze. Zapewnia to zestawienie biurka i stolika pod komputer pod kątem prostym, w kształcie litery „L”, przy czym stolik powinien być dostawiony z lewej strony.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Stanowisko pracy biurowej Podstawowe wyposażenie pomieszczenia biurowego obejmuje: � biurko z fotelem, telefonem i faksem; � stolik komputerowy z komputerem podłączonym do Internetu oraz drukarką laserową; � kserokopiarkę wyposażoną w automatyczny podajnik, duplex, sorter i stolik na materiały; � szafy biurowe na dokumenty i tablice informacyjne dla pracowników, krzesła dla interesantów i pracowników, wieszak na ubrania;

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Ergonomia stanowiska pracy Ergonomiczne zaprojektowanie stanowiska pracy obejmuje dobór mebli i wyposażenia, a potem ich odpowiednie ustawienie i oświetlenie tak, by zapewnić pracownikom biura komfort, wydajność i bezpieczeństwo. Nowoczesne i ergonomiczne urządzenie biura buduje również korzystny wizerunek firmy.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Ergonomia stanowiska pracy Czynniki mające wpływ na właściwą ergonomię stanowiska pracy: � oświetlenie, � ustawienie fotela, � ustawienie monitora, � klawiatura, � powietrze i cisza.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Ergonomia stanowiska pracy Organizacja stanowiska pracy obejmuje aranżacje stanowiska do pracy z komputerem w taki sposób aby umożliwiać koncentrację uwagi. Stanowisko powinno się znajdować w oddzielnym pomieszczeniu lub być wyraźnie wydzielone. Na biurku powinna być wystarczająca ilość miejsca na sprzęt i akcesoria. Przedmioty i dokumenty często używane w pracy powinny być łatwo dostępne: � ustawienie monitora, � klawiatura, � powietrze i cisza.

Rozdział 16 Funkcjonowanie biura w działalności hotelarskiej Bibliografia � H. Füschel, Sekretarka - asystentka, kariera, zawód czy � � � � powołanie. POLTEXT, Warszawa 1998. W. Gierz, ABC sekretarki. ODi. DK, Gdańsk 1994. I. Kienzler, Praca biurowa i język handlowy: wzory pism, umów i innych dokumentów w języku polskim, angielskim i niemieckim. IVAX, Gdynia 1999. E. Stefaniak-Piasek, Technika pracy biurowej. Część 2. WSi. P, Warszawa 2003. K. Kinel, Technika pracy biurowej. Część 1. WSi. P, Warszawa 2003. A. Rozwadowska, Organizacja pracy biurowej, Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2005. M. Wiśniewska, Technika biurowa. e. MPi 2, Poznań 1997. J. Wiśniewska, Moja firma. WSi. P, Warszawa 1998. http: //ciop. pl, 20. 02. 2013. http: //pl. wikipedia. org, 20. 02. 2013.