Riunioni consiliari e collegiali nelle societ di capitali

Riunioni consiliari e collegiali nelle società di capitali Dott Marco Morolli Commissione Diritto dell’Impresa Roma 15 Marzo 2021

• L’art 106 del DL 17. 3. 2020 n. 181, convertito nella L. 27 del 24 aprile 2020 , rubricato "Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società", ha previsto che nell'ottica dell'emergenza sanitaria del COVID-19, tutte le assemblee di società di capitali in merito all'approvazione del bilancio possano essere tenute entro il termine di 180 giorni e svolte attraverso mezzi di telecomunicazione. • Le disposizioni emergenziali dell'art. 106, si applicano, come si legge nel comma 7, alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020. Prorogato al 31. 03. 21 • Obiettivo limitare lo spostamento delle persone fisiche all'interno di tutto il territorio nazionale. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

L’assemblea in audio e videoconferenza è uno strumento introdotto con la riforma del diritto societario, espressamente disciplinata, per le spa, dall’art 2370 co. 4 c. c. e dall‘art. 2538 co. 5 c. c. per le cooperative. Tale modalità è ammessa anche nelle srl, purché si rispettino le disposizioni dell‘art 2479 bis co. 4 c. c. (riunione presieduta da un presidente che ne verifichi la regolarità della costituzione, la legittimazione dei partecipanti, la regolarità del suo svolgimento ed i risultati delle votazioni). Le società, potranno, ammettere per i soci un'unica modalità di partecipazione o diverse modalità. Risulta, altresì, ammissibile prevedere modalità di partecipazione all'assemblea diverse per i soci rispetto ai membri del Cd. A e del Collegio sindacale (di norma già chiamati a partecipare in audio o videoconferenza). L‘art 106 co. 3 del DL 18/2020, prevede che le srl possano consentire, anche in deroga a quanto previsto dal comma 4 dell‘art 2479 c. c. ed anche in assenza di specifiche previsioni dell'atto costitutivo o statuto, che l'espressione del voto possa avvenire secondo consultazione scritta o per consenso espresso per scritto. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

L’art 106 ha stabilito che « con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”. L‘art 106 è stato preceduto di qualche giorno dalla Massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano secondo cui “L'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell'avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Laddove il legislatore ha previsto la possibilità di una riunione collegiale mediante mezzi di telecomunicazione (Assemblea, Consiglio di Amministrazione, Collegio sindacale) ha richiesto che esista una previa indicazione statutaria che la consenta. Lo statuto non deve "autorizzare" quanto "disciplinare" attraverso la clausola statutaria lo svolgimento dell'assemblea con mezzi di telecomunicazione. Anche in mancanza di previsione statutaria autorizzativa si potrà ugualmente tenere una riunione con mezzi di telecomunicazione che sia compatibile con l'essenza "piena" del metodo collegiale, c. d. a "collegialità piena" e non a "collegialità anomala o spuria" sistemi che, in quanto riduttivi della "c. d. collegialità piena", richiedono una autorizzazione statutaria dell'intervento e del voto a distanza del socio. Sarebbe cioè una facoltà ulteriore che si offre al socio, e non gli si può imporre, come accadrebbe se lo statuto indicasse (e non lo può fare) l'intervento virtuale come strumento esclusivo di intervento e manifestazione del voto. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Collegialità piena Realizzata mediante l'ausilio delle nuove tecnologie nel limite in cui ai soci intervenuti per mezzo degli strumenti di telecomunicazione sia garantita la possibilità di partecipare al dibattito e di votare in tempo reale su di un piano di parità rispetto ai soci presenti fisicamente alla riunione. L'identificazione dei partecipanti, l'accertamento delle loro dichiarazioni e l'espressione del voto riguardano la percezione di quanto accade da parte del presidente dell'assemblea e da parte del soggetto verbalizzante, i quali si assumono la responsabilità dei relativi accertamenti e ne rispondono. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Costituiscono riunioni a collegialità piena: 1. la riunione che si tenga mediante collegamenti solo audio o telefonici (c. d. conference call); 2. la videoconferenza o teleconferenza bilaterali (ossia con possibilità di vedere o sentire contemporaneamente i due o più poli), nelle quali ogni partecipante può trovarsi in un luogo diverso, collegato "con mezzi propri", e quindi non collegato dalla società garantendo mediante la propria organizzazione e di conseguenza senza alcuna responsabilità della società circa l'efficienza del collegamento. La c. d. (conference call) sembra si possa qualificare come riunione a collegialità piena. Ciò sembra motivabile, in virtù del fatto che il legislatore della riforma ha fatto riferimento alla possibilità di intervento in sede assembleare o consiliare attraverso "mezzi di telecomunicazione", con ciò aprendo ad un'interpretazione che ritenga ammissibile anche un intervento mediante sistemi di teleconferenza, purchè l'intervenuto sia in grado di interloquire con gli altri o il notaio. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Non sembrano costituire ipotesi di riunione a collegialità piena 1. la riunione mediante collegamenti audio-video passivi (dove il socio può seguire la riunione nella sede principale, ma non interagire con gli altri soci collegati da luoghi diversi) accompagnati dalla possibilità di intervenire e votare in via telematica attraverso internet e appositi software; 2. la riunione che si tenga esclusivamente a mezzo di videoscrittura in tempo reale (chat line) ove il socio collegato interagisce con lo svolgimento dell'assemblea a mezzo chat line. Tali collegamenti sono definibili a collegialità anomala o minore o spuria. Nel primo caso, il collegamento passivo non consentirebbe ai soci collegati di interagire tra di loro, potendo discutere solo con quelli fisicamente presenti nella sede principale non con tutti. Nel secondo oltre a non poter percepire determinati comportamenti, la partecipazione è limitata alla "freddezza della videoscrittura che non consentirà una partecipazione consapevole e paritaria da parte del lettore". Anche qui si configura una riunione a collegialità non piena Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Nelle società per azioni, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l'intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale Nelle Spa è previsto, nell’art 2370, anche il voto per corrispondenza che deve essere inserito nello statuto e regolamentato. Le proposte di deliberazione che verranno sottoposte al voto devono essere formulate e trasmesse dalla società in modo che il votante possa esprimere il voto prima che l’assemblea si svolga. Modalità sviluppata e regolamentata per le società quotate con un grande dettaglio di indicazioni sulle modalità. Il voto decade se nell’assemblea ci sono integrazioni o modifiche alle proposte di delibera su cui si è già inviato il voto Non è estensibile alle srl. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Le riunioni con mezzi di telecomunicazione devono rispettare la continuità del collegamento audio-video per tutta la durata della riunione assembleare. Qualora nell'ora prevista per l'inizio dell'assemblea non fosse possibile tecnicamente il collegamento con una filiale, organizzata dalla società, l'assemblea non potrebbe validamente tenersi e dovrebbe essere riconvocata per una data successiva. Nel caso in cui, in corso di assemblea, per motivi tecnici, venisse meno il collegamento con una filiale, l'incaricato dell'ufficio di presidenza dovrebbe segnalare tempestivamente al presidente la disfunzione del collegamento; la riunione dovrebbe immediatamente dichiararsi sospesa dal presidente dell'assemblea generale e sarebbero considerate valide le deliberazioni adottate sino al momento della sospensione Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

E’ indispensabile che il notaio (o il segretario) si trovi nello stesso luogo in cui si trova il presidente? Tale orientamento come anche la recente massima del notariato, trascura però che il presidente può essere nominato dagli stessi intervenuti, a norma dell‘art 2371 c. c. . Affermare che il presidente debba essere scelto tra i soli soggetti presenti nella sede in cui è localizzato il notaio o il segretario vorrebbe dire menomare gravemente la libertà di scelta dei soci che si vedrebbero preclusa la possibilità di votare come presidente un soggetto a loro gradito, ma dislocato altrove e collegato in videoconferenza sembra ormai pacifico che non sia indispensabile la sottoscrizione del verbale pubblico da parte del presidente e che sia possibile la redazione di un verbale non contestuale Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

IL LUOGO OVE LA RIUNIONE DEVE INTENDERSI SVOLTA Il luogo in cui si tiene l'assemblea non è quello in cui si trova il presidente né quello in cui si trova il notaio verbalizzante, ma è quello in cui la riunione fisica dei soci è stata convocata, anche se, per assurdo, in quel luogo non si presenta fisicamente nessun socio. E’ il luogo dove si realizzerà anche la predisposizione dei collegamenti mediante telecomunicazione con gli altri soci , il luogo è quello unico, indicato nell'avviso di convocazione, ove i soci hanno l'astratta possibilità di confluire fisicamente Il soggetto che è chiamato a verbalizzare, cioè documentare lo svolgimento dei fatti e delle dichiarazioni che accadono durante la riunione, dovrà essere presente nel luogo di convocazione dell'assemblea. Esso, infatti, è chiamato a rappresentare nel documento anche il luogo di svolgimento della riunione che sarà dove il verbalizzante si trova fisicamente. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

L'ART. 106 DEL DL "CURA ITALIA La ratio dell’art 106 comma 2 del DL 18/2020 è chiara a tutti: consentire la tenuta delle assemblee pur nell'ambito di una legislazione di emergenza finalizzata ad evitare il contagio da Coronavirus; normativa caratterizzata da una forte compressione dei diritti di libera circolazione sul territorio nazionale e da penetranti divieti di assembramenti e riunioni. Con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie e straordinarie le spa, le sapa, le srl e le società cooperative e mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. La norma non si riferisce a vuoti negli statuti , ma a norme che vietano o regolano diversamente tali riunioni Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Il legislatore, in realtà, si riferisce a diverse disposizioni statutarie che: 1. escludono espressamente la possibilità di riunioni virtuali/telematiche; 2. prevedono la possibilità di interventi mediante mezzi di telecomunicazione che collegano due luoghi fisici tra loro video-collegati dalla società, previsione però che non consente di evitare assembramenti pericolosi. Gli avvisi di convocazione, in deroga alle disposizioni statutarie possono prevedere due distinti istituti entrambi previsti dall‘art 2370 co. 4 c. c. , ovvero: "l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza" e "l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione Dalla lettura dell'art. 106, emerge che il ricorso "al voto per corrispondenza o a quello elettronico" non possa costituire l'unica modalità di intervento ed espressione del diritto di voto, a differenza dell'impiego di mezzi di telecomunicazione a collegialità piena ovviamente consentito anche da solo, La società può prevedere come modalità solo quella a collegialità piena, richiamando il decreto per l'appunto l'art. 2370 c. c. , sdoganando quest'ultima soluzione come realizzabile da sola. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

La società dovrà predisporre il collegamento e tutti i soci dovranno riuscire a collegarsi e dovranno risultare sufficiente informati. Nel momento in cui il socio si sarà collegato avrà accettato la modalità della riunione telematica, ma potrà comunque interrompere la riunione qualora si dichiari non sufficientemente informato sugli argomenti oggetto di riunione. Questa modalità "telematica totalitaria" non deroga alla disciplina della convocazione (che non c'è) che richiederebbe l'indicazione del "luogo" di riunione e non costringe il notaio a indicare un luogo di riunione virtuale, visto che l’art 2375 c. c. , in tema di verbalizzazione, non richiede l'indicazione di un luogo. L'unico precetto che si potrebbe definire "eccezionale" contenuto nel decreto sembra quello ritenga che la società, anche nel caso di formale convocazione, al fine di prevenire un assembramento fisico in sede assembleare, possa rendere obbligatorio l'intervento all'assemblea esclusivamente tramite mezzi di telecomunicazione, con divieto di adunanza fisica tradizionale di persone nel luogo fisico di convocazione dell'assemblea. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Il legislatore con l'art. 106 ha indicato alle società la via migliore per tenere le assemblee nell'attuale situazione di emergenza, indicando in via interpretativa le soluzioni già proposte in dottrina e negli studi del notariato, conformi ai principi nazionali e comunitari, in certi casi addirittura meglio interpretando la normativa, ad esempio liberando il notaio dall'obbligo di recarsi in un luogo fisico quello della convocazione dove probabilmente non si recherà nessuno. L'unica norma definibile come "eccezionale" e quella che consente alla società di vietare la riunione fisica (anche nel caso di assemblea convocata) e solo detta specifica ipotesi si dovrà ritenere non più in essere alla scadenza di efficacia del decreto emergenziale. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

RIUNIONI CONSILIARI L'art. 106, e la massima 187 del notariato si riferiscono espressamente alle sole adunanze assembleari senza fare riferimento alle riunioni dell'organo consiliare o degli altri organi. A fronte del silenzio legislativo sul tema, sembrano essersi affermate diverse posizioni circa l'applicabilità (o meno) dell'art. 106, co. 2 alle riunioni consiliari. a) Le riunioni dell'organo gestorio delle società di capitali non sarebbero assoggettabili alla disciplina emergenziale perchè , norme straordinarie per cui è preclusa qualsiasi forma di applicazione analogica o estensiva. Norme eccezionali , di natura non interpretativa con un termine finale di applicazione. Pertanto non applicabili. b) l’art 106 sia applicabile in via analogica alle riunioni consiliari , quindi cda in totale audio/video conference con presidente e segretario in luoghi diversi. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Assonime (circ 18/03/2018) ha indicato che le riunioni dell'organo gestorio possano svolgersi, interamente, attraverso strumenti di audio-video conferenza, così come, allo stesso tempo, non richiedono la contemporanea presenza, nel medesimo luogo, del presidente e del segretario stante l'assenza di riferimenti (sia in forma “diretta” che in forma “indiretta”). Sarebbe precluso nelle riunioni consiliari l'espressione del voto elettronico e del voto per corrispondenza, a differenza di quanto, invece, previsto dall'art. 106, comma 2. Lo statuto dispone che il cda si svolga presso la sede della società e il presidente vi si trovi fisicamente , ma possono coesistere norme statutarie che prevedano la convocazione in luogo diverso dalla sede sociale. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Da ultimo il Consiglio Notarile di Milano ha aggiunto che le riunioni del consiglio di amministrazione potranno svolgersi, interamente, mediante mezzi di telecomunicazione anche oltre il periodo di vigenza dell'art. 106. In primis perché le norme sono finalizzate a rendere più efficiente lo svolgimento delle attività del c. d. a. e per il fatto che mentre i soci sono titolari di un diritto di partecipare alle assemblee –la loro la partecipazione è volontaria - gli amministratori sono obbligati a partecipare alle riunioni consiliari (indipendentemente dalla modalità di svolgimento) dovendo agire per la tutela del preminente interesse della società. La situazione emergenziale rappresenta una causa di forza maggiore che legittimerebbe l'organo consiliare a ricorrere ai sistemi di audio/videoconferenza anche per queste riunioni vi sarebbero le medesime esigenze di protezione e salvaguardia su cui si fonda la predetta norma. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Voto elettronico o per corrispondenza Nei consigli di amministrazione delle società per azioni si considera inammissibile l'esercizio del voto per corrispondenza; infatti tale modalità di espressione del voto costituisce una deroga eccezionale al metodo collegiale, possibile solo in presenza di una espressa disposizione normativa e per il consiglio di amministrazione delle società per azioni non vi è “una norma analoga a quella (art. 2370, comma 3, c. c. - oggi quarto comma) dettata per le assemblee. Tali principi, espressamente riferiti al voto per corrispondenza, non possono che avere rilievo anche per il voto elettronico, in quanto (a) anche tale modalità di espressione del voto costituisce una deroga eccezionale al metodo collegiale; (b) è anch'esso ricompreso, così come il voto per corrispondenza, nell'art. 2370, comma 4, c. c. senza che vi sia una analoga previsione all'interno dell'art. 2388, comma 1, c. c. in tema di consiglio di amministrazione. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Per le Srl l’art 2475 reca una disciplina scarna sul tema del cda , senza previsioni in tema di voto elettronico o per corrispondenza quindi si fa riferimento alla normativa prevista per le Spa. L’inammissibilità del voto per corrispondenza e del voto elettronico nelle riunioni consiliari delle società di capitali in condizioni “normali”, non possono che essere valevoli anche per quelle che verranno convocate nei termini dell'articolo 106. Principio generale “invalicabile” la circostanza che il procedimento decisionale degli organi gestori delle società di capitali sia (fatte salve le eccezioni previste. per le s. r. l. dall'art. 2475, comma 3, c. c. ), necessariamente collegiale; principio questo, che può essere “superato” solo in presenza di una deroga normativa espressa che nel caso in esame manca. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

In conclusione si ritiene che l’art 106 sia applicabile ai cda relativamente a : - partecipazione in audio video conferenza anche se lo statuto non lo prevede. - tutti i partecipanti possono intervenire con mezzi di audio tele comunicazione. - il presidente ed il segretario non debbano trovarsi nello stesso luogo. Criticità invece sulla parte relativa al voto per corrispondenza o elettronico. Anche per i cda ( come per i collegi sindacali ) : - tutti i partecipanti devono poter essere identificati con verbalizzazione ; - che sia consentito seguire la discussione e intervenire in tempo reale nella trattazione; - che sia permesso ai singoli amministratori /sindaci , di scambiarsi tempestivamente la documentazione oggetto di analisi. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

COLLEGIO SINDACALE Le norme di comportamento rinnovate con informativa del CNDCEC nr 159/2020 del 18/12/2020 valevoli dal 01 gennaio 2021 II presidente, oltre ad esercitare una funzione di impulso all'organizzazione del Collegio è tenuto a coordinare le riunioni collegiali pur rimanendo un primus inter pares. Con la convocazione (novità della nuova norma) provvede a trasmettere agli altri membri del Collegio "un elenco di massima dei temi da trattare, temi che gli altri componenti del collegio possono chiedere di emendare ed integrare In merito alle verbalizzazioni, viene chiarito, nella Norma 2. 3, che il Presidente è il responsabile del Verbale. Esso può designare anche un altro membro del Collegio o un terzo per la trascrizione dei verbali ma, tale scelta dovrà sempre essere approvata dall'organo collegiale. Sul contenuto il sindaco dissenziente, rispetto a quanto deciso dalla maggioranza dei componenti dell'organo, può pretendere, eventualmente, di inserire le proprie osservazioni a titolo personale. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

La nuova Norma 2. 1 regolamenta anche le riunioni svolte tramite mezzi di telecomunicazione, modalità a cui fa riferimento l‘art 2404 c. c. indicando le seguenti modalità : - audioconferenza (nella quale gli interlocutori si parlano, ma non si vedono), - videoconferenza (con la quale tutti gli interlocutori si vedono e si parlano) - videoscrittura (nella quale gli interlocutori interagiscono attraverso videoscritture online) Ogni modalità deve però rispettare le regole basiche delle riunioni a distanza e cioè che: 1)tutti i partecipanti possano essere identificati e di tale identificazione si dia atto nel relativo verbale; 2) sia consentito a tutti i partecipanti di seguire la discussione, rendendo possibile intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti affrontati; 3) sia consentito ai singoli componenti del Collegio di scambiarsi tempestivamente la documentazione oggetto di analisi. Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.

Ai sensi dell'art. 2404 c. c. non appare necessario indicare il luogo in cui fisicamente il Collegio si riunisce ed è quindi sufficiente indicare nel verbale che la riunione si è integralmente svolta fra i vari membri del Collegio attraverso mezzi di video o telecomunicazione per le verifiche risulti necessario acquisire della documentazione, sia preferibile (ma non obbligatorio) che il presidente o, in alternativa, almeno un membro del Collegio sindacale, sia fisicamente presente nella sede della società, unitamente al soggetto responsabile di fornire la documentazione oggetto di verifiche in alcune situazioni (ad esempio per verbali finalizzati ad analizzare esiti di contenziosi, o contrasti fra le parti), che nessuno dei sindaci sia fisicamente presente nella sede aziendale, a condizione che i sindaci siano in possesso dei documenti da esaminare Il verbale, redatto da un componente, dovrà essere approvato da tutti i membri del Collegio e potrà essere sottoscritto (transitoriamente) anche dal solo presidente previa delega scritta, nel verbale stesso, a tale sottoscrizione. Ovviamente il verbale dovrà essere poi trascritto nel libro del Collegio e sottoscritto da tutti i sindaci Roma, 15 Marzo 2021 Marco Morolli Le riunioni collegiali e consiliari.