Realizacja projektw w konkursie Human Smart Cities Inteligentne

Realizacja projektów w konkursie Human Smart Cities. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców Najważniejsze zagadnienia Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju Departament Programów Pomocowych Kraków, 1 kwietnia 2019 r.

Plan prezentacji 1. Informacje o wynikach konkursu 2. Ogólne zasady wdrażania projektu 3. Zmiany projektu 4. Wsparcie doradcze w projektach 5. Finansowa realizacja projektu 6. Sprawozdanie z realizacji projektu 7. Kwalifikowalność wydatków 8. Kontrole w projekcie 9. Pytania i odpowiedzi 10. Pytania z sali

Projekty – miasta dofinansowane • 2 miasta duże: Kielce, Lublin • 15 miast średnich: Krosno, Mińsk Mazowiecki, Tomaszów Mazowiecki, Kołobrzeg, Kłodzko, Przemyśl, Ełk, Nowa Ruda, Nakło nad Notecią, Ostróda, Rawicz, Pleszew, Sierpc, Zduńska Wola, Siemianowice Śląskie • 8 miast małych: Żuromin, Siechnice, Kępice, Krynica Zdrój, Zakliczyn, Boguchwała, Podkowa Leśna, Sędziszów

Projekty – miasta dofinansowane

Projekty dofinansowane w podziale na województwa Mazowieckie 4 Dolnośląskie 3 Podkarpackie 3 Łódzkie 2 Wielkopolskie 2 Świętokrzyskie 2 Małopolskie 2 Warmińsko-Mazurskie 2 Pomorskie 1 Zachodniopomorskie 1 Lubelskie 1 Kujawsko-Pomorskie 1 Śląskie 1 0 0, 5 1 1, 5 2 2, 5 3 3, 5 4

Projekty dofinansowane w podziale na obszary tematyczne 6. Internet rzeczy 9 3. Innowacyjne rozwiązania na rzecz wsparcia partycypacji społecznej 5 4. Inteligentne rozwiązania w zakresie zrównoważonej mobilności 3 7. Ekotechnologie i ekorozwiązania 2 5. Inteligentne sieci (smart grids) 2 9. Audyt miejski 2 2. Zrównoważone osiedla mieszkaniowe (smart districts) 1 8. Efektywne i innowacyjne wykorzystanie danych 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Wnioski z konkursu (1) duże zainteresowanie miast konkursem/tematyką smart city; rosnąca świadomość i właściwe rozumienie idei smart city (choć wąskie - głównie jako „typowe” technologie); potencjał do nauki, rozwoju i adaptacji do światowych trendów zarządzania miastem; potencjał do wypracowania rozwiązań modelowych; coraz większe rozumienie kluczowej roli użytkowników miast w procesie ich kształtowania/ współtworzenia; problem z realnym uwzględnieniem wymiaru HUMAN – włączeniem społeczności lokalnej w prace projektowe od najwcześniejszego etapu (głównie bierne, podstawowe narzędzia partycypacyjne, zamiast zaawansowanych, inkluzywnych);

Wnioski z konkursu (2) różnorodna tematyka składanych wniosków i rozproszenie geograficzne projektów; niewiele działań w zakresie społecznych aspektów smart (społeczne innowacje mieszkaniowe, gospodarka cyrkularna); rozproszone, niezintegrowane działania w projekcie; niepełne rozumienie pilotażowego charakteru Konkursu – elementu demonstracyjnego, testowego; niski stopień wykorzystania narzędzi podnoszących kwalifikacje urzędników; problem ze wskazanych zaawansowanych narzędzi, kanałów i oferty dzielenia się wiedzą i doświadczeniami z podmiotami zewnętrznymi w stosunku do miasta.

Ogólne zasady wdrażania projektów • umowa ws. dotacji podpisywana w oparciu o wniosek i budżet zatwierdzony przez Komisję Konkursową (wyjątki: rekomendacje ekspertów/ decyzja KK); • Cel: Wypracowanie dobrych praktyk, wzorcowych rozwiązań do upowszechnienia (współpraca z MIi. R i doradcami), obowiązkowy podręcznik; • możliwe uzasadnione modyfikacje w trakcie trwania projektów (koszty zarządzania nie mogą wzrosnąć) – elastyczne podejście; • Prawa autorskie – zgoda na wykorzystanie produktów projektu przez MIi. R i inne zainteresowane podmioty (zapisy do umów partnerskich); • trwałość projektu i jego rezultatów - 5 lat od daty przyjęcia sprawozdania końcowego z realizacji projektu.

Zmiany w trakcie realizacji projektu • Dotacjobiorca jest zobowiązany na bieżąco informować MIi. R o wszystkich zmianach dotyczących Dotacjobiorcy oraz przedmiotów zakupionych lub wykonanych za środki pochodzące z dotacji, w szczególności o: • zamierzonej zmianie rachunku bankowego w terminie umożliwiającym podpisanie przed tą zmianą aneksu do umowy; • wszelkich zmianach: adresu, numerów telefonicznych i faksów, osób upoważnionych do reprezentacji, itp. ; • wszelkich roszczeniach skierowanych przez osoby trzecie w związku z dotacją lub przedmiotami zakupionymi lub wykonanymi w ramach realizacji Umowy. • Wszelkie zmiany dotyczące projektu, w tym skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w załącznikach do Umowy, mogą być dokonywane pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej. Akceptacja tych zmian będzie dokonywana w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do Umowy, o ile zmiany te nie wpływają na treść Umowy.

Relacje lider - partner • Lider – główna odpowiedzialność za realizację działań i całego projektu; nadzór nad prawidłowością działań partnera i jego wydatków; • Partnerzy – realizacja zadań zgodnie z wnioskiem, budżetem i umową partnerską; udział merytoryczny (ew. finansowy) na każdym etapie realizacji projektu (nie wykonawca!)

Zasady informacji i promocji Dotacjobiorca zobowiązuje się do poinformowania odbiorców, że projekt jest realizowany przy współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014 -2020. • Dotacjobiorca zobowiązuje się do stosowania zasad informacji i promocji opisanych w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014 -2020 oraz Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014 -2020 w zakresie informacji i promocji • Szczegółowe informacje na temat zasad informacji i promocji można pozyskać tu: https: //www. popt. gov. pl/strony/oprogramie/promocja-programu/zasady-promocji-ioznakowania-projektow-w-programie/zasadypromocji-i-oznakowania-projektow-w-programieumowy-podpisane-od-1 -stycznia-2018 -roku/ •

Zadania doradców w projektach (1) na każdy projekt przypada do 300 godzin zegarowych współpracy z doradcą – ekspertem; ustalenie zakresu merytorycznego wsparcia = przydział stałych doradców w zależności od potrzeb miast; doraźna pomoc ekspercka w przypadku zapotrzebowania i specjalistycznego problemu; rola doradców: nadzór nad utrzymaniem głównego kierunku merytorycznego projektu, wspomaganie prawidłowej realizacji i nadzór nad jakością działań, wsparcie w zakresie wiedzy specjalistycznej, interwencje w sytuacjach problemowych, itp. ; brak odpowiedzialności doradców za postępowania przetargowe i ich wynik (ew. wkład merytoryczny w OPZ); odpowiedzialność miasta i doradcy za jakość produktów projektu (weryfikacja przez MIi. R) – miasto/ partner – autor dokumentu/opracowania;

Zadania doradców w projektach (2) sposób współpracy: początkowo ok. raz w miesiącu wsparcie na miejscu realizacji projektu, z możliwością rzadszych spotkań zależnie od wdrażania projektu; stały kontakt telefoniczny i on-line. poza doradcami dla każdego projektu przydzielony jest opiekun MIi. R (bieżący kontakt z doradcą i miastem); wsparcie miasta w zakresie realizacji celów konkursu i zasad wdrażania projektów, pomoc w sytuacjach problemowych; przynajmniej raz w trakcie realizacji projektu przewiduje się przeprowadzenie wizyty monitorującej na miejscu, w której uczestniczyć będzie również opiekun miasta. Wizyta taka obejmowałaby spotkanie z włodarzami miasta, spotkanie z Zespołem Projektu oraz wizję lokalną.

Opiekunowie MIi. R Dotacjobiorca Mińsk Mazowiecki Kielce/ Siemianowice Śląskie/ Krosno/ Kępice/ Kołobrzeg/ Rawicz/ Siechnice/ Podkowa Leśna/ Sędziszów/ Przemyśl Ełk/ Nakło n. Notecią/ Ostróda/ Pleszew/ Sierpc Kłodzko/ Tomaszów Mazowiecki/ Nowa Ruda Boguchwała Lublin Zduńska Wola Żuromin Krynica Zdrój Zakliczyn Opiekun MIi. R Aleksanda Kułaczkowska kleksandra. kulaczkowska@miir. gov. pl 022 273 76 17 Kamil Wieder Kamil. wieder@miir. gov. pl 022 273 78 05 Marcin Bogusz Marcin. bogusz@miir. gov. pl 022 273 77 91 663 665 535 Katarzyna Grzyb Katarzyna. grzyb@miir. gov. pl 022 273 78 28

Kolejne kroki 1. Podpisanie umów dla 25 projektów – kwiecień br. 2. Przydzielenie ekspertów - doradców dla poszczególnych projektów 3. Szkolenia w zakresie dostępności 4. Realizacja – ścisła współpraca z doradcami i opiekunami MIi. R w miastach 5. Spotkania, warsztaty, szkolenia dla dotacjobiorców z różnych aspektów smart city

Finansowa realizacja projektu ü Dotacja zostanie przekazana w transzach. Ilość transz ustalona dla każdego projektu indywidualnie w załączniku nr 4 do umowy. ü Pierwsza transza zostanie przekazana w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy. ü Kolejne transze dotacji zostaną wypłacone w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdań: rocznego, okresowego bądź końcowego. ü Warunkiem wypłaty kolejnej transzy jest rozliczenie wykorzystania co najmniej 80% dotychczas otrzymanych środków. ü Wartość ostatniej transzy nie może być mniejsza niż 10% wartości przyznanej dotacji (refundacja).

Finansowa realizacja projektu Źródła finansowania projektu : ü środki dotacji celowej - maksymalnie 90% kosztów kwalifikowalnych projektu ü wkład własny dotacjobiorcy – co najmniej 10% kosztów kwalifikowalnych projektu ü podatek od towarów i usług stanowi wydatek niekwalifikowalny i nie może być rozliczany jako wkład własny

Finansowa realizacja projektu Dotacja współfinansowana jest w 85% przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014 -2020 oraz w 15% z budżetu państwa.

Finansowa realizacja projektu Rachunki bankowe ü Środki dotacji będą przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy wskazany w umowie dotacji. Istnieje możliwość wskazania dwóch rachunków w umowie dotacji – dochodowego i wydatkowego – jeżeli Dotacjobiorca zgłosi taką potrzebę. ü Dopuszczalne jest posiadanie jednego rachunku, dotacjabiorca decyduje o liczbie rachunków. ü Nie jest wymagane posiadanie wyodrębnionego rachunku bankowego dla wydatków realizowanych jako wkład własny. Na etapie rozliczenia należy jednak pamiętać o przekazaniu na wezwanie MIi. R wyciągów bankowych za operacje rozliczane w ramach wkładu własnego. ü Płatność za pojedynczy wydatek może być realizowana z więcej niż jednego rachunku.

Finansowa realizacja projektu Ewidencja księgowa ü środki otrzymanej dotacji • Dotacjobiorca jest zobowiązany, zgodnie z § 2 ust. 16 umowy, prowadzić wyodrębnioną ewidencję finansowoksięgową dla wydatków ponoszonych ze środków otrzymanej dotacji pozwalającą na identyfikację wszystkich operacji księgowych związanych z projektem. • Zapewnienie zgodności wydatków ujętych w sprawozdaniach z realizacji projektu z ewidencją księgową oraz zachowanie prawidłowego śladu rewizyjnego poniesionych wydatków jest podstawowym warunkiem właściwej realizacji projektu.

Finansowa realizacja projektu Ewidencja księgowa ü wkład własny dotacjobiorcy Wydatki realizowane jako wkład własny powinny być możliwe do zidentyfikowania w systemie księgowym oraz rachunku bankowym dotacjobiorcy. W praktyce najbardziej przejrzystym sposobem jest ewidencjonowanie wkładu własnego analogicznie jak wydatków z dotacji – nie jest to jednak obligatoryjne.

Finansowa realizacja projektu Dokumenty księgowe ü Opis dokumentu księgowego powinien jednoznacznie wskazywać wartość wydatków kwalifikowalnych oraz źródło ich finansowania (środki dotacji, wkład własny). ü Opis dokumentu księgowego może być sporządzony w formie załącznika do dokumentu, wówczas bezpośrednio na dokumencie powinien znajdować się znak/numer, który jednoznacznie określi źródło finansowania wydatku np. numer projektu, w ramach którego wydatek zostanie rozliczony oraz informacja o finansowaniu wydatku ze środków POPT 2014 -2020. ü W opisie dokumentu księgowego powinien znaleźć się numer umowy dotacji oraz numer działania wynikający z budżetu.

Finansowa realizacja projektu Klasyfikacja wydatków ü Środki dotacji na realizacje wydatków bieżących są przekazywane z paragrafów klasyfikacji budżetowej numer: • 2008 – 85% wartości otrzymanej dotacji (finansowanie) • 2009 – 15% wartości otrzymanej dotacji (współfinansowanie) ü Środki dotacji na realizację wydatków majątkowych są przekazywane z paragrafów klasyfikacji budżetowej numer: • 6208 – 85% wartości otrzymanej dotacji (finansowanie) • 6209 – 15% wartości otrzymanej dotacji (współfinansowanie) ü W ewidencji księgowej dotacjobiorcy otrzymane środki dotacji również należy ująć na paragrafach klasyfikacji budżetowej z ostatnią cyfrą 8 i 9

Sprawozdanie z realizacji projektu • Sprawozdanie przygotowywane jest na wzorze MIIR. • Do sprawozdań należy dołączyć zestawienie dokumentów księgowych oraz protokół z kontroli przeprowadzonej przez biegłego rewidenta. • Zestawienie dokumentów księgowych stanowiące załącznik nr 1 do sprawozdania powinno być potwierdzone przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości Dotacjobiorcy (np. przez skarbnika lub głównego księgowego). • Ponieważ sprawozdania wraz z zestawieniem dokumentów księgowych będą zweryfikowane i zatwierdzone przez niezależnego biegłego rewidenta do sprawozdania nie należy załączać żadnych dokumentów źródłowych (faktury, potwierdzenia przelewów, umowy z wykonawcami, protokoły odbioru). • MIIR może wezwać do dostarczenia skanów dokumentów źródłowych dotyczących konkretnych pozycji zestawienia.

Sprawozdanie z realizacji projektu ü Dotacjobiorca jest zobowiązany do przygotowania i złożenia, w terminie 21 dni od zakończenia roku kalendarzowego sprawozdania rocznego za miniony rok kalendarzowy zawierającego rozliczenie wykorzystania środków dotacji otrzymanych w danym roku. ü Dotacjobiorca składa sprawozdanie okresowe po zrealizowaniu zakresu finansowo-rzeczowego projektu umożliwiającego wystąpienie o kolejną transzę dotacji – wydatkowanie 80% dotychczas otrzymanych środków. ü Dotacjobiorca jest zobowiązany do przygotowania i złożenia, w terminie 21 dni od dnia upływu terminu zakończenia realizacji projektu sprawozdania końcowego z wykonania projektu.

Kwalifikowalność wydatków Wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny, jeżeli spełnia warunki zawarte w: ü regulaminie konkursu dotacji; üwniosku o udzielenie dotacji; ü umowie dotacji. Dodatkowo zasady dotyczące kwalifikowalności określone są w: üWytycznych Ministra w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 -2020.

Kwalifikowalność wydatków Za kwalifikowalne uznane zostaną jedynie wydatki spełniające łącznie następujące warunki: • są niezbędne do realizacji projektu; • dokonywane są przy zachowaniu zasady efektywności kosztowej, czyli zapewniające realizację zadań na wysokim poziomie merytorycznym przy optymalnym wykorzystaniu zasobów finansowych; • poniesione zostaną przez Wnioskodawcę w terminie realizacji projektu wynikającym z umowy dotacji; • wykazane będą w dokumentacji księgowej wnioskodawcy, w sposób umożliwiający ich zidentyfikowanie i weryfikację; • zostaną potwierdzone oryginałami stosownych dokumentów.

Kwalifikowalność wydatków Za obligatoryjne koszty kwalifikowalne w projekcie należy uznać koszt wynagrodzenie biegłego rewidenta przeprowadzającego kontrole projektu, zgodnie z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji.

Kwalifikowalność wydatków Kosztami kwalifikowalnymi nie są: • amortyzacja środków trwałych; • finansowanie działalności niezwiązanej z projektem i poza okresem kwalifikowalności; • wydatki zrefundowane w innym projekcie, współfinansowanym ze środków publicznych; • zakup i leasing środków trwałych (z wyłączeniem kosztów niewielkich inwestycji wskazanych w pkt. 6. 2 Regulaminu konkursu; • zakup środków transportu;

Kwalifikowalność wydatków Kosztami kwalifikowalnymi nie są: • koszty stałe utrzymania biura (m. in. czynsz, koszty energii, wywozu nieczystości, ogrzewania, wody i ścieków); • wyposażenie biura, materiały biurowe i eksploatacyjne; • koszty budowy, przebudowy, rozbudowy, remontu (z wyjątkiem kosztów wynikających z punktu 6. 2 Regulaminu konkursu); • podatek od towarów i usług (VAT), zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm. ).

Kwalifikowalność wydatków- koszty osobowe • Kwalifikowalne są następujące składniki wynagrodzeń pracowników: • płaca zasadnicza, • dodatki: funkcyjny, stażowy, specjalny/zadaniowy • składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, płacona przez pracodawcę składka na Fundusz Pracy, • składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, • wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę. • W przypadku gdy pracownik nie będzie mógł wykonywać zadań w związku z dłuższą nieobecnością, np. zwolnieniem lekarskim lub urlopem macierzyńskim, dotacjobiorca powinien zapewnić ciągłość realizacji zadań.

Kwalifikowalność wydatków- koszty osobowe Wydatki niekwalifikowalne: • odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych; • składki na PFRON; • odprawy i nagrody jubileuszowe; • zasiłek chorobowy; • zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny); • zasiłki finansowane ze środków ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy oraz wyrównawczy); • wynagrodzenie płacone w okresie wypowiedzenia bez obowiązku świadczenia pracy; • świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; • dodatkowe wynagrodzenie roczne.

Kontrole w projekcie • Kontrola może być przeprowadzona w trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu. • W ramach kontroli upoważnieni pracownicy MIIR oraz inne osoby upoważnione przez Ministra mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości projektu i rozliczenia środków dotacji oraz żądać ustnej lub pisemnej informacji dotyczącej realizacji projektu. • Dotacjobiorca na żądanie Ministra jest zobowiązany do poddania się kontroli, a w szczególności udostępnienia dokumentacji związanej z realizacją projektu oraz udzielenia wyjaśnień dotyczących realizacji projektu w terminie określonym przez Ministra, a także udostępnienia na potrzeby kontroli pomieszczeń i sprzętu. • Prawo kontroli przysługuje także innym instytucjom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów (np. KAS, NIK, itp. ). • Jeżeli projekt został poddany kontroli przez inny niż Minister podmiot uprawniony do jej przeprowadzenia, Dotacjobiorca niezwłocznie informuje o tym Ministra. Dotacjobiorca przekazuje Ministrowi kopię protokołu z kontroli, lub innych równoważnych dokumentów otrzymanych po przeprowadzonej kontroli (w formie papierowej lub elektronicznej), w terminie 7 dni od ich otrzymania.

Pytania i odpowiedzi 1) Zawieranie umów partnerskich/ funkcjonowanie Partnerstwa a) Brak możliwości podpisania umowy dotacji bez otrzymania przez MIi. R umowy partnerskiej; • przekazanie do MIi. R - najpóźniej przed podpisaniem umowy dotacji (w wersji oryginalnej jako trzeci egzemplarz lub jako kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę do tego upoważnioną u wnioskodawcy; b) w przypadku ponoszenia wydatków z projektu przez partnera powinien on prowadzić oddzielny rachunek dla dotacji i wyobrębnioną ewidencję księgową;

Pytania i odpowiedzi Zawieranie umów partnerskich/ funkcjonowanie Partnerstwa c) finansowanie działań projektowych partnera powinno się odbywać na zasadzie refundacji przez dotacjobiorcę kosztów poniesionych przez partnera. Partner powinien wystawiać noty obciążeniowe lub przekazywać dokumenty finansowe (typu faktury, rachunki) od wykonawców wystawione na niego; • wypłata dotacji partnerowi w formie zaliczki nie jest faktycznie poniesionym wydatkiem, gdyż mogą pojawić się zwroty niewykorzystanych środków, co wpłynie na wartość wydatku przedstawianego w sprawozdaniu; • w przypadku partnerstw z NGOs, dla których prefinansowanie wydatków z własnych środków jest niemożliwe albo może stanowić obciążenie uniemożliwiające realizację zadania dopuszczalne są płatności zaliczkowe. Takie rozwiązanie musi być uzgodnione z MIIR przed zawarciem umowy partnerstwa; • zastosowanie takiego rozwiązania rodzi pewne implikacje takie jak konieczność rozliczenia przez NGO zaliczek do niego przekazanych w tym samym roku, w którym zostały mu one wypłacone.

Pytania i odpowiedzi Zawieranie umów partnerskich/ funkcjonowanie Partnerstwa e) wydatki partnera, jak i dotacjobiorcy, czyli wszystkie projektowe, muszą być zweryfikowane (przez zatrudnionego do projektu biegłego rewidenta) przed ich ujęciem w sprawozdaniu składanym do MIi. R; f) partnerzy realizują zadania w projekcie zgodnie z budżetem przedstawionym we wniosku. Zlecanie dodatkowych zadań partnerom – potencjalnie uzasadnione w toku realizacji projektu, w ramach kosztów, zaakceptowane przez MIi. R; g) wycofanie się partnera z realizacji projektu – zamiana na innego o podobnych profilu i równoważnej wartości dodanej (po uzgodnieniu z MIi. R); h) osoba pracująca u dwóch partnerów może wykonywać prace w ramach projektu z ramienia każdego z partnerów, jeśli nie ma kolizji zakresu obowiązków i zapewniono efektywność wykonywania zadań projektowych.

Pytania i odpowiedzi Zawieranie umów partnerskich/ funkcjonowanie Partnerstwa i) Zgodnie z założeniami konkursu partnerstwo projektowe rozumiane jest jako wspólna realizacja działań projektowych. Każdy z partnerów ma merytoryczny wkład w realizację projektu i wdraża właściwe zadania (wskazane w projekcie/ budżecie). Sytuacja, kiedy partner zleca zadania do realizacji na zewnątrz jest więc wyjątkowa (w zależności od rodzaju podmiotu zobowiązany jest do stosowania PZP lub Wytycznych). Rozwiązanie preferowane - zlecenia powinien dokonywać dotacjobiorca.

Pytania i odpowiedzi 2) Czy zakres merytoryczny każdego zapytania/przetargu powinniśmy konsultować z MIIR? Nie. Za poprawność (w tym merytoryczną) prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada zamawiający, czyli dotacjobiorca. 3) Czy zamówienia poniżej 20 000 zł rozliczamy według wewnętrznych procedur? Tak. Zamówień o wartości poniżej 20 tys. zł netto należy udzielać zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce. 4) Czy wymagane jest przedstawienie uchwały budżetowej dotyczącej projektu? Nie wymagamy przedstawienia uchwały budżetowej dotyczącej zabezpieczenia środków na realizację projektu ani informacji o wpisaniu projektu do WPF. Wymagana jest jedynie kontrasygnata Skarbnika pod umową dotacji, co z naszego punktu widzenia stanowi gwarancję właściwego realizowania zadania od strony finansowej.

Pytania i odpowiedzi 5) Czy można już rozpocząć projekt (przygotowanie i ogłoszenie zapytań/przetargów, realizacja wydatków itp. ) pomimo tego, iż we wniosku okres realizacji naszego projektu rozpoczyna się dopiero 01. 08. 2019? Można prowadzić prace przygotowawcze (np. ogłaszać przetargi), ale należy pamiętać, że wydatki w projekcie są kwalifikowalne (mogą być ponoszone) od daty określonej w umowie/wniosku o udzielenie dotacji – w tym wypadku od 01. 08. 2019, a zamówienia publiczne muszą być realizowane zgodnie z zasadami określonymi w umowie. 6) Czy to będzie problem, jeśli część działań zrealizujemy szybciej niż zakładaliśmy? Nie. Przy założeniu, że zachowana jest właściwa kolejność działań oraz ich jakość. 7) Czy rozliczenia w harmonogramie płatności należy zaplanować kwartałami? Transze nie muszą być zaplanowane kwartalnie dla każdego projektu; będą ustalane indywidualnie w załączniku nr 4 do umowy.

Pytania i odpowiedzi 8) Czy można zmienić formę wynagradzania kierownika projektu i specjalisty ds. finansowych z oddelegowania (tak było wskazane w projekcie) na dodatek specjalny? Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracowników w urzędzie, dodatek specjalny może być przyznany z tytułu powierzenia zadań o wysokim stopniu złożoności lub odpowiedzialności oraz okresowego zwiększenia ilości obowiązków służbowych, m. in. z tytułu powierzenia zadań projektowych. Dodatek jest przyznawany kwotowo na czas określony. Zmiana formy rozliczania wynagrodzeń personelu projektu jest możliwa. Jednocześnie przyjęta forma musi być zgodna z zasadami określonymi w Wytycznych oraz zgodna z regulaminem wynagradzania obowiązującymi w urzędzie. 9) Czy osoby powołane do zespołu zarządzającego projektem (kierownik, koordynator, specjalista ds. finansowych) muszą być wybrane w trybie konkurencyjnym, czy wystarczy ich powołanie zarządzeniem Burmistrza spośród pracowników urzędu (otrzymają wówczas dodatek specjalny) i / lub spośród pracowników ośrodka pomocy społecznej (na umowę zlecenie). W przypadku zatrudniania na umowę cywilnoprawną pracowników z jednostek podległych gminie istnieje obowiązek przeprowadzenia procedury konkursowej, zależnie od łącznej wartości tej umowy w całym projekcie (albo w oparciu o regulacje wewnętrzne gminy albo Wytyczne).

Pytania i odpowiedzi 10) W szczegółowym budżecie, który jest załącznikiem do wniosku wkład własny wskazywaliśmy przy każdej pozycji (liczony proporcjonalnie do wysokości dofinansowania). Czy możliwa jest aktualizacja budżetu w takim zakresie, aby cały wkład własny wykazać tylko w jednej pozycji? Taka zmiana możliwa jest w każdym momencie po podpisaniu umowy. Weryfikacja wniesienia wkładu własnego we właściwej wysokości będzie się odbywać na etapie sprawozdania końcowego z realizacji projektu. 11) Czy istnieje możliwość dokonania zmian we wniosku oraz w szczegółowym budżecie projektu polegających na zmianie koordynatora projektu i wprowadzeniu asystenta koordynatora? Wynagrodzenie łączne tych 2 osób nie przekroczyłoby wynagrodzenia założonego w szczegółowym budżecie projektu. Ponadto, czy wynagrodzenie mogłoby być przyznane w formie tzw. dodatku specjalnego przyznanego pracownikowi za realizację zadań poza dotychczasowym zakresem czynności, a nie tak jak było założone w szczegółowym budżecie wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę (założona była 1/2 etatu)? Taka zamiana jest możliwa po podpisaniu umowy, przy zachowaniu kwoty zaplanowanej pierwotnie w budżecie projektu dla ww. stanowiska.

Pytania i odpowiedzi 12) Czy ze względu na termin rozstrzygnięcia konkursu oraz w celu zorganizowania zespołu projektowego w porozumieniu z Partnerami oraz wybrania wykonawców poszczególnych badań istnieje możliwość przesunięcia terminu realizacji projektu o 2 kwartały w przód, tj. : było Czas trwania projektu od 2019 -01 -02 do 2020 -12 -31 proponujemy na: Czas trwania projektu od 2019 -07 -01 do 2021 -12 -31? Jeśli nie rozpoczęto projektu w czasie wskazanym we wniosku, po uzgodnieniu z MIi. R jest możliwość jego przesunięcia (nowy termin rozpoczęcia musi być uzasadniony). Jeśli data początkowa ulegnie przesunięciu istnieje możliwość (tylko w granicach daty kwalifikowalności wydatków) przesunięcia daty zakończenia projektu, ale maksymalnie o czas przesunięcia daty jego rozpoczęcia, czyli w tym wypadku do 2021 -06 -30. 13) Zasada maksymalnego łącznego kosztu inwestycji pilotażowych w wysokości 500 tys. zł dotyczy kwoty dotacji czy całkowitego kosztu inwestycji. Kwota dotyczy wartości inwestycji, jaka może zostać rozliczona w projekcie (niezależnie czy mowa o dotacji czy wkładzie własnym).

Pytania i odpowiedzi 14) Czy jest możliwość w ramach budżetu projektu wdrożenia pilotażowego projektu inwestycyjnego nie branego pod uwagę na etapie tworzenia założeń projektowych, np. w wyniki konsultacji społecznych? Oczywiście przy zachowaniu zasady nieprzekroczenia łącznego kosztu 500 tys. zł na tego rodzaju działania. Inwestycja wskazana na etapie wniosku podlegała ocenie jako jeden z jego kluczowych elementów. Trudno zatem jednoznacznie ocenić, jaki wpływ na całokształt projektu miałaby zmiana zaproponowanej pierwotnie inwestycji na inną. Każda taka potencjalna zmiana będzie szczegółowo rozpatrywana przez MIIR na etapie realizacji projektu. 15) Jakie są możliwości przesuwania środków w ramach poszczególnych pozycji budżetowych w ramach projektu? Przesunięcia środków pomiędzy działaniami zgodnie z § 5 ust. 3 i 4 umowy dotacji są możliwe, jednak każdorazowo wymagane jest uzgodnienie takiej zmiany z opiekunem projektu w MIIR, a następnie formalne zatwierdzenie zmiany w formie pisemnej. Przesunięcie nie może być niezgodne z zasadą max. 500 tys. zł/ 40% wartości projektu na wydatki inwestycyjne.

Pytania i odpowiedzi 16) Czy zakłady komunalne, jak np. Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej (należące w 100% do miasta) mogą ponosić wydatki ujęte w budżecie projektu, uznane za koszty kwalifikowane? Dotyczy to wynagrodzenia osób zarządzających bądź zakupu instalacji pilotażowej umiejscowionej na infrastrukturze, której właścicielem jest MPGK. Jeśli tak, jak mogą wyglądać przepływy finansowe pomiędzy miastem a miejskimi zakładami komunalnymi, które będą uczestniczyć w realizacji projektu? Czy taka spółka jest partnerem? Gmina może powierzyć powołanej przez siebie spółce z o. o. zadania w następujący sposób: - na podstawie ustawy o gospodarce komunalnej - wówczas w akcie powołania/utworzenia tej spółki powinny być wymienione zadania, które gmina powierza spółce (zakładamy jednak, że w przypadku MPGK w akcie powołania nie ma mowy o wykonywaniu zadań, o których mowa we wniosku złożonym w konkursie), -na podstawie umowy, zawartej zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, np. na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 12 - jako zamówienie in-house, jeżeli są spełnione warunki, o których mowa w tym przepisie. W takim przypadku konieczne będzie wystawienie faktur przez MPGK dla miasta. -Taka spółka nie jest partnerem w projekcie; występuje w imieniu dotacjobiorcy.

Pytania i odpowiedzi 17) Czy z oszczędności można sfinansować inny wydatek? Tak, jeśli jest to uzasadnione celem i potrzebami projektu i wcześniej uzgodnione z MIi. R. Koszty zarządzania w żadnym wypadku nie mogą być zwiększone; dopuszczalne jest ich zmniejszenie z przeniesieniem na inne wydatki projektowe. 18): Czy można wydłużyć realizację projektu? Tak, w toku realizacji projektu, w uzasadnionych przypadkach, przy założeniu, że nie jest to wydłużenie poza okres kwalifikowalności projektu, czyli do końca 2021 roku. 19) Czy dopuszcza się łączenie/ dzielenie poszczególnych pozycji w budżecie? W celu zachowania przejrzystości budżetu zalecane jest dzielenie, a nie łączenie pozycji w budżecie. Zmiany takie wymagają konsultacji/ zgody MIi. R.

Pytania i odpowiedzi 20) Czy MIi. R ma wytyczne w zakresie prowadzenia działań partycypacyjnych? Nie, niemniej są dostępne dobre publikacje w tym zakresie. Można także skorzystać z Podręcznika HSC oraz konsultacji z ekspertem/ opiekunem MIi. R. 21) Czy zmiany do wniosku można wprowadzić przed podpisaniem umowy? Jeżeli z takim wnioskiem o zmiany merytoryczne nie występowało MIi. R, to nie są one możliwe przed podpisaniem umowy (jedyne możliwe korekty to oczywiste omyłki rachunkowe/językowe i uzasadniona aktualizacja harmonogramu realizacji projektu). 22) W jaki sposób następuje powołane do zespołu zarządzającego projektem? Dotacjobiorca decyduje o sposobie wyboru kadry zarządzającej do projektu. Może się to odbyć na zasadzie otwartego naboru bądź poprzez wskazanie pracowników urzędu (dodatek), którzy mają odpowiednie doświadczenie we wdrażaniu projektów.

Pytania i odpowiedzi 23) Czy w przypadku przekazania części zadań merytorycznych projektu do realizacji przez Partnera na podstawie umowy partnerskiej (np. organizacja szkoleń dla beneficjentów), obowiązywać go będą także procedury konkurencyjności wynikające z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 -2020? Zasady obowiązują wszystkich partnerów realizujących projekt, także Wytyczne powinni stosować wszyscy partnerzy.

Pytania i odpowiedzi 24) Proszę o podanie szczegółowych informacji dotyczących źródła finansowania działań realizowanych w ramach HSC. Proszę o wskazanie nazwy priorytetu i działania/ kategorii interwencji funduszy strukturalnych. Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2014 -2020 Priorytet 3 Potencjał beneficjentów funduszy europejskich Działanie 3. 1 Skuteczni beneficjenci Kategorii interwencji funduszy strukturalnych – 121

Pytania i odpowiedzi 25) Na podstawie jakich dokumentów będą rozliczane dodatki specjalne pracowników Urzędu Miasta zaangażowanych w realizację projektu? Dotacjobiorca, zgodnie z Regulaminem jednostki, w dokumencie przyznającym dodatek wymienia zadania w projekcie, jakie w ramach dodatku dana osoba realizuje, okres na jaki dodatek zadaniowy został przyznany oraz jego kwotę. Kwota przyznanego dodatku zadaniowego powinna być proporcjonalna do zakresu powierzonych zadań na rzecz projektu. Dokument przyznający dodatek będzie podstawą do jego weryfikacji przez biegłego rewidenta.

Pytania i odpowiedzi Pytania z sali

Dziękujemy za uwagę! Departament Programów Pomocowych Ministerstwo Rozwoju Pl. Trzech Krzyży 3/5 Warszawa tel. 22 273 78 00 fax 22 273 89 13 e-mail: konkursdotacji. popt@mr. gov. pl