FUNDUSZ BEZPIECZESTWA WEWNTRZNEGO REALIZACJA PROJEKTW ZMIANY ANEKSY DO

FUNDUSZ BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO REALIZACJA PROJEKTÓW (ZMIANY, ANEKSY DO POROZUMIEŃ FINANSOWYCH) Warszawa, 18 grudnia 2019 r.

Zmiany nie wpływające na istotę projektu - procedura Uzasadnione zmiany Wniosku o przyznanie dofinansowania, które nie zmieniają: 1. celu/celów Projektu, 2. wskaźników, 3. zakresu realizowanych działań, 4. kwoty dofinansowania, 5. czasu realizacji projektu, 6. a których skutek finansowy ogranicza się do przesunięć pomiędzy pozycjami bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych możliwych do pokrycia ze środków udostępnionych przez Fundusz oraz budżet państwa i nie przekraczających 10% budżetu kosztów bezpośrednich (np. zmiany dot. harmonogramu realizacji działań), wymagają tylko i wyłącznie wykazania ich w aktualnym raporcie z realizacji Projektu.

Zmiany wpływające na istotę projektu (zmiana Wniosku Aplikacyjnego) procedura Uzasadnione zmiany Wniosku o przyznanie dofinansowania, które zmieniają: 1. cel/cele projektu, 2. wskaźniki, 3. zakres realizowanych działań, 4. kwotę dofinansowania, 5. czas realizacji projektu 6. oraz/lub których skutek finansowy powoduje przesunięcie pomiędzy pozycjami bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych możliwych do pokrycia ze środków udostępnionych przez Fundusz oraz budżet państwa i przekraczających 10% budżetu kosztów bezpośrednich, wymagają zmiany Wniosku Aplikacyjnego i pisemnej zgody Organu Delegowanego.

Zmiany wpływające na istotę projektu (zmiana Wniosku Aplikacyjnego) – procedura cd. W celu zmiany Wniosku o przyznanie dofinansowania, Beneficjent składa do Organu Delegowanego Wniosek o zmianę Wniosku o przyznanie dofinansowania, którego wzór jest załącznikiem do Podręcznika dla Beneficjenta. Zmiany Wniosku o przyznanie dofinansowania przekraczające 50% całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu oraz znacznie wpływające na cele Projektu, wymagają akceptacji Komitetu Monitorującego – Międzyresortowego Zespołu ds. Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych. Beneficjent jest informowany na piśmie o akceptacji albo o odrzuceniu zaproponowanych zmian do Wniosku o przyznanie dofinansowanie. Po uzyskaniu akceptacji zmian w projekcie, Beneficjent przekazuje OD odpowiednio zmieniony wniosek o przyznanie dofinansowania. 4

5

Zmiana Wniosku o dofinansowanie Komendanta Oddziału Straży Granicznej - procedura bez aneksu do Porozumienia Finansowego OSG – przygotowanie (w uzgodnieniu z COPE MSWi. A) Wniosku o zmianę Wniosku o dofinansowanie COPE MSWi. A – w przypadku akceptacji OSG - przygotowanie (w uzgodnieniu z COPE MSWi. A) zmienionego Wniosku o dofinansowanie COPE MSWi. A (w uzgodnieniu z DFE MSWi. A) – w przypadku akceptacji, dw. KG SG, DFE MSWi. A OSG 6

Zmiana Wniosku o dofinansowanie Komendanta Oddziału Straży Granicznej – procedura z aneksem do Porozumienia Finansowego Wniosek o zmianę Wniosku o dofinansowanie – jak w poprzednim slajdzie OSG – przygotowanie (w uzgodnieniu z COPE MSWi. A) zmienionego Wniosku o dofinansowanie COPE MSWi. A – w przypadku akceptacji DFE COPE MSWi. A - w przypadku akceptacji Komitet Monitorujący – w przypadku akceptacji DFE MSWi. A – informacja o decyzji KM COPE MSWi. A – (w przypadku akceptacji) przygotowanie aneksu do PF (w uzgodnieniu z OSG) DFE MSWi. A – podpisanie aneksu COPE MSWi. A OSG – podpisanie aneksu COPE MSWi. A – podpisanie aneksu KG SG – odnotowanie dokumentu OSG 7

Zmiany w projekcie - podsumowanie • Drobne zmiany (np. niewielkie przesunięcia między pozycjami w budżecie, opóźnienia w realizacji projektu) – informacje w raporcie kwartalnym • Poważniejsze zmiany (np. wydłużenie czasu realizacji projektu, większe przesunięcia między pozycjami w budżecie) – wymagana zmiana Wniosku o dofinansowanie i akceptacja COPE MSWi. A • Kluczowe zmiany (np. zwiększenie budżetu, dodanie nowych działań) - wymagana zmiana Wniosku o dofinansowanie i akceptacja COPE MSWi. A, DFE MSWi. A, Komitetu Monitorującego – konieczny aneks do Porozumienia Finansowego 8

Zmiany Wniosku Aplikacyjnego z inicjatywy Organu Odpowiedzialnego/Organu Delegowanego OO/OD może wezwać Beneficjenta do zmiany Porozumienia Finansowego, w tym Wniosku o przyznanie dofinansowania. W takim przypadku Beneficjent przedkłada OD Wniosek o zmianę Wniosku o przyznanie dofinansowania w ciągu 10 dni roboczych, po otrzymaniu takiego wezwania. Wezwanie OO/OD zawiera uzasadnienie zmiany Porozumienia Finansowego.

Realizacja projektów FBW do 19 grudnia 2019 r. 75 podpisanych Porozumień Finansowych na 527 mln zł (dofinansowanie FBW) • 35 w komponencie „policyjnym” na 108 mln zł (56%) • 40 w komponencie „granicznym” na 419 mln zł (89%) 14 projektów zakończono. 2 Porozumienia Finansowe rozwiązano. Zatwierdzono zmiany w 51 projektach (podpisując aneks lub tylko zmieniając Wniosek o dofinansowanie). W 24 projektach podpisano aneksy do Porozumień Finansowych (18 projektów SG, 6 innych), czasami kilka w jednym projekcie. Zmiany dotyczyły: okresu realizacji projektu, zwiększenia/zmniejszenia kwoty dofinansowania, zakresu rzeczowego lub finansowego projektu. COPE MSWi. A sprawdziło 120 postępowań przetargowych, wymierzyło 4 korekty finansowe (żadne nie dotyczyło SG) za udzielenie zamówień niezgodnie z PZP. 10

Pytanie SG na szkolenie w związku z wystąpieniem oszczędności na realizację działania w ramach kosztów bezpośrednich (umowa z wykonawcą opiewająca na kwotę niższą niż ta występująca w budżecie) omówić algorytm postępowania beneficjenta (kiedy i w jakiej formie wystąpić do COPE MSWi. A z informacją, wnioskiem o zmiany we wniosku o dofinansowanie projektu) – na przykładzie projektu Barcian, gdzie oszczędność na robotach budowlanych wynosi prawie 4 mln zł, a stopień zaawansowania w inwestycję jest jeszcze na tyle wczesny, żeby ocenić, czy oszacowane w kosztorysach wartości są wystarczające i czy określone w momencie podpisania umowy oszczędności nie zmienią swojej wysokości 11

12

W II kwartale br. zmieniono 12 projektów SG (zwiększenie/zmniejszenie budżetów), podpisując aneksy do Porozumień Finansowych. Praktycznie te same projekty będą zmieniane obecnie, z tego samego powodu (zwiększenie/zmniejszenie budżetów). Wprowadzenie tak istotnych zmian jest czasochłonne, wymaga zaangażowania wielu osób: u Beneficjenta, w COPE MSWi. A, w DFE MSWi. A, a na koniec akceptacji Komitetu Monitorującego – Międzyresortowego Zespołu ds. Europejskich Funduszy Spraw Wewnętrznych oraz podpisania aneksów do Porozumień Finansowych. Bardzo prosimy o staranne szacowanie wartości zamówienia! Prosimy też o kierowanie korespondencji dot. realizacji projektów do COPE MSWi. A. 13

Dziękuję za uwagę Jan Krzesiński Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji www. copemswia. gov. pl 14