Q 6 Travail individuel et en quipe Survol

Q 6 - Travail individuel et en équipe

Survol de la présentation o o o o o Introduction Pourquoi le travail en équipe? Pertinence du travail en équipe pour l’ingénieur Caractéristiques d’une bonne équipe de travail Démarrage de l’équipe Participation des membres Communication dans l’équipe Excercice#1: Mise en situation Excercice#2: Mise en situation Conclusion INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 2

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Introduction … o Le travail en équipe implique une structure de travail permettant de bénéficier des compétences de personnes différentes o L’activité travail en équipe est influencée par une multitude de facettes basée sur le concept de compétences “KSA (Knowledge Skill Ability) Framework” par l’intermédiaire du moyen de communication performant INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 4

… Introduction o Le travail d'équipe est essentiel. En cas d'erreur, ça permet d'accuser quelqu'un d'autre. [Bernard Menez] o Le travail en équipe, c'est le parfait contraire de la bonne gestion du temps. [Scott Adams] source: evene. fr INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 5

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Pourquoi le travail en équipe? o Essentiel pour toute tâche: n Complexe n Avec un échéancier fini dans le temps n Nécessitant des connaissances ou des expériences variées o Peut permettre d’accomplir plus de travail et de meilleure qualité o Exploite la synergie entre les individus: 1 + 1 = 3 o La société et l’industrie valorisent le travail en équipe INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 7

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Pertinence du travail en équipe pour l’ingénieur o Part intégrale du travail de l’ingénieur o Les ingénieurs peuvent être membres ou leaders d’équipes o Vos talents pour le travail en équipe augmenteront vos chances de vous trouver un emploi INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 9

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Caractéristiques d’une bonne équipe de travail o Perception et valorisation d’une cible commune n L’équipe sera d’autant plus efficace si tous les membres ont une perception claire et unanime de la tâche à accomplir o Création de relations interpersonnelles fortes et confiantes n L’équipe sera d’autant plus efficace si les membres se manifestent du respect, de la compréhension et de la sympathie malgré les différences de personnalité et les divergences d’opinions o Habileté à atténuer et dissiper les effets des obstacles n Rencontrer des obstacles est normal, mais les bonnes équipes réussissent à les surpasser o Engagement de tous les membres n Maximise l’effort total à la tâche et contribue à créer un bon esprit d’équipe INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 11

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Démarrage de l’équipe … o Premier contact o Perceptions de la cible commune o Partage des rôles INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 13

… Démarrage de l’équipe … o Premier contact n n Se présenter Échanger ses coordonnées Communiquer ses heures de disponibilité Partager ses ressources et talents à apporter à l’équipe INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 14

… Démarrage de l’équipe … o Perceptions de la cible n n n L’expérience prouve qu’il existe des variations importantes dans les perceptions de la cible commune Les membres doivent s’entendre sur la cible à long terme ainsi que sur les objectifs à court terme (comme le but d’une réunion) Questions utiles à poser lors d’une réunion: o Chacun a-t-il une idée claire du but de la réunion d’aujourd’hui? o Quelqu’un pourrait-il formuler l’objectif de la rencontre? o Est-ce que chacun voit la nécessité de la réunion d’aujourd’hui? INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 15

… Démarrage de l’équipe o Partage des rôles n Pour un fonctionnement ordonné et efficace du groupe, il est important de s’entendre sur le partage des rôles n Qui modère les discussions? (toujours la même personne, ou une rotation) n Qui note les décisions et les actions à prendre? n Qui est responsable des questions à étudier? INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 16

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Participation des membres … o Qui parle? (mobilité émetteur-récepteur) o Participation positive o Partage du leadership INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 18

… Participation des membres … o Mobilité émetteur-récepteur n Une seule personne parle à la fois n La participation des membres (parle ou écoute) varie avec le temps n Il faut veiller à ce que tous puissent contribuer, ce qui maximise l’énergie disponible au groupe INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 19

… Participation des membres … o Participation positive n n n Leader o Modère la discussion o S’assure de la contribution de tous Pacificateur o Calme les esprits o Réduit les tensions si nécessaire Orienteur o Écourte les digressions o Rappelle l’objectif commun Clarificateur o Pose des questions que personne n’ose formuler Motivateur o Montre à chacun comment son apport est précieux INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 20

… Participation des membres … o Participation négative n n n Critiqueur o Conteste tout ce qui se dit et se fait o Ralentit le groupe en affichant des attitudes rigides Pessimiste o Contribue de l’énergie négative o Croit que le problème ne pourra être résolu Indifférent, silencieux o Est-il là? Prétentieux o Surestime ses capacité o S’attribue le mérite du succès du groupe Manipulateur o Poursuit des objectifs secrets au détriment de l’objectif commun INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 21

… Participation des membres o Partage du leadership n n Les leaders naturels exercent de fortes influences dans un groupe Le/la leader n’est pas « plus fort(e) » ou « supérieur(e) » aux autres Idéalement, chaque membre du groupe se partage le leadership Un leadership efficace intègre la diversité de la force d’attraction de chaque membre sur ses pairs INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 22

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Communication dans l’équipe … o Manifestation d’attention o Partage des sentiments o Ouverture sur le groupe plutôt que sur un seul individu INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 24

… Communication dans l’équipe … o Manifestation d’attention n n Écouter la personne qui parle (!) Encourager chacun à s’exprimer Valoriser ce qui est dit Entretenir la solidarité des membres Féliciter les contributions positives INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 25

… Communication dans l’équipe … o Partage des sentiments n Utile, voir nécessaire, que chaque membre puisse exprimer un sentiment qui l’empêche de bien fonctionner INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 26

… Communication dans l’équipe … o Dans toute situation de communication interpersonnelle, l’information est transmise à: n 7% par la sémantique(sens des mots) n 38% par le paralangage (intonation, rythme, puissance de la voix, etc. ) n 55% par le non-verbal (regard, mimique, gestuelle, postures, etc. ) INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 27

… Communication dans l’équipe … o Communication efficace: n Au plan des attitudes… o Écouter avec empathie o Être authentique o Toujours respecter ses collègues en tant que o personne n Au plan des techniques… o Savoir questionner adéquatement o Savoir reformuler o Savoir gérer les silences o Savoir observer le paralangage et le non-verbal INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 28

… Communication dans l’équipe o Ouverture sur tout le groupe n n Quand on parle, s’adresser à tout le groupe S’adresser toujours à la même personne (par déférence, par flatterie, etc. ) ébranle la solidarité et la cohésion du groupe INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 29

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Excercice#1: Mise en situation … o La création d’une équipe de travail … n n n Luce est responsable d’une équipe de travail de six personnes nouvellement créée. Les travaux ont débuté quatre semaines plus tôt. La première semaine, une rencontre de démarrage a eu lieu, et chacun s’est présenté brièvement : trois membres sont des ingénieurs d’expérience qui travaillent depuis 10 ans pour la compagnie; un membre, considéré comme ingénieur junior, possède un an de service; les deux autres ingénieurs sont prêtés par deux entreprises à titre de contractuels pour apporter au projet une expertise plus pointue. Une fois l’échéancier du projet établi à cette même première rencontre, Luce a précisé qu’il y aura deux rencontres par semaine et demandé à chacun de préparer un plan de travail individuel pour préciser leur contribution au projet. http: //gpp. oiq. qc. ca/gestion_d_une_equipe_et_droit_du_travail. htm INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 31

… Excercice#1: Mise en situation … o … La création d’une équipe de travail … n Quatre semaines plus tard, à la septième et dernière rencontre, elle constate que les équipiers semblent soit trop utilisés, soit sous-utilisés. Globalement, Luce a la conviction que le démarrage des travaux n’est pas satisfaisant. Préoccupée par la situation, elle se tourne vers Claude, ingénieur d’expérience, collaborateur et ami, pour lui expliquer sa vision de la situation. Elle lui mentionne qu’elle a réuni une très bonne équipe, composée d’ingénieurs d’expérience et de plus jeunes provenant de milieux différents, et tous axés sur le domaine dont elle a besoin. Mais la majorité ne semble pas savoir quoi faire. Elle lui demande comment agir INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 32

… Excercice#1: Mise en situation … o … La création d’une équipe de travail n n n Claude lui précise qu’il ne peut pas se mettre à sa place, mais qu’il peut l’aider en lui proposant quelques points de réflexion qu’il considère essentiels à la création d’une équipe de travail (avec de nouveaux ou d’anciens coéquipiers). Par exemple, la responsable doit prendre le temps de : Connaître le profil professionnel de chaque personne, notamment en fonction des tâches à accomplir ensemble Comprendre ce que chacun a comme perception du travail d’équipe Valider sa perception du profil de chacun Expliquer individuellement aux membres dans quel rôle ils seront les plus efficaces pour ce travail d’équipe Claude lui fait part aussi de l’importance de mettre l’accent sur les relations interpersonnelles quand la maturité personnelle est élevée, mais uniquement sur la tâche à accomplir quand la maturité est faible INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 33

… Excercice#1: Mise en situation … o Les constats de Luce après une analyse plus serrée de son équipe: n n n n Elle a en main les ingrédients nécessaires pour travailler avec une équipe hétérogène Les coéquipiers sont soit surutilisés, soit sous-utilisés! Elle doit tenir compte de la présence d’un ingénieur junior et de deux ingénieurs extérieurs à l’entreprise qui peuvent avoir une culture institutionnelle différente Elle n’est pas sûre que son rôle de responsable soit bien connu par rapport au rôle de ses employés Elle ne connaît pas suffisamment les capacités individuelles de chacun et leur niveau de maturité pour utiliser une supervision plus ou moins directive Elle ne sait pas quel coéquipier a besoin de se sentir autonome et quel autre a besoin de directives précises pour se sentir sécurisé Elle se demande pourquoi le démarrage ne respecte pas l’échéancier prévu et quels sont les écarts INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 34

… Excercice#1: Mise en situation … o Un temps de réflexion pour trouver la meilleure solution o L’analyse de cette situation doit être balisée par les questions suivantes : n n Quelles sont les données nécessaires pour bien connaître la maturité personnelle et professionnelle de chaque membre de l’équipe? Que peut-il se produire si le responsable d’équipe procède à une évaluation incorrecte du niveau de maturité professionnelle et personnelle d’un membre de l’équipe? Quelles sont les qualités d’un bon démarrage d’une nouvelle équipe de travail? Quelle est sa raison d’être en tant que responsable de l’équipe et quelle est l’importance de ce rôle dans l’atteinte des résultats de l’équipe? INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 35

… Excercice#1: Mise en situation … o Des éléments de réponses … n n En connaissant le niveau de maturité de chaque membre de l’équipe, il est plus facile de gérer chacun en adoptant un style directif ou relationnel. Le style directif oblige à expliquer les tâches à accomplir. Le style relationnel incite à demander à chaque membre de choisir sa façon de faire pour atteindre des résultats Le résultat d’une évaluation incorrecte va produire les phénomènes visibles suivants : o un membre immature recevant des directives imprécises se sentira anxieux devant les tâches à accomplir et ne saura pas par où commencer o un membre mature recevant des directives précises pour des tâches à accomplir se sentira étouffé et surveillé dans un contexte de non-confiance à son égard INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 36

… Excercice#1: Mise en situation o … Des éléments de réponses n n Pour assurer un bon démarrage, l’équipe nouvellement créée doit: o Croire à sa raison d’être et à son utilité réelle o Participer à la mise en place des règles de travail de l’équipe o Prendre conscience du rôle de chacun o Connaître les outils de travail disponibles o Valider, pour les différents mandats, la marge de manœuvre de chacun en matière de prise de décision Le rôle du responsable de l’équipe est d’assurer un leadership approprié à la situation et d’assumer la responsabilité complète de la qualité des résultats globaux de l’équipe INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 37

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Excercice#2: Mise en situation-La survie dans le désert … o La situation n n n Votre groupe prenait place à bord d’un petit avion nolisé Vous venez de vous écraser dans une région désertique de l’Amérique du Nord L’avion a brûlé, le pilote est mort Avant l’écrasement, le pilote vous a dit que vous aviez dévié d’au moins 100 km du plan de vol initial Le pilote a aussi indiqué que vous trouviez à environ 80 km au sud d’un campement minier Le pilote a lancé des appels de détresse, mais vous ne savez pas s’ils ont été reçus. Le pilote avait fait enregistrer son plan de vol avant le décollage Il est environ 10 h du matin, et c’est la mi-août INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 39

Excercice#2: Mise en situation-La survie dans le désert … o Votre environnement n Par miracle, personne de votre groupe n’est blessé. Cependant, vous souffrez tous plus ou moins de choc émotionnel n Vous portez des vêtements légers n Il fait chaud, environ 45 °C, et la température au niveau du sol devrait monter à 55 °C en après-midi n L’humidité relative est inférieure à 25% n Le terrain est plat mais rocailleux, et parsemé de différentes sortes de cactus INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 40

… Excercice#2: Mise en situation-La survie dans le désert … o Votre inventaire n n n n n 1 torche électrique à 4 piles D 1 couteau suisse 1 carte aérienne de la région 1 imperméable de plastique 1 boussole 1 trousse de premiers soins 1 pistolet chargé 1 parachute rouge et blanc 1 paquet de 500 g de comprimés de sel INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique n n n 1 litre d’eau par personne 1 livre « les animaux comestibles du désert » 1 paire de lunettes de soleil par personne 2 bouteilles de 750 ml de vodka 1 manteau par personne 1 miroir de maquillage 41

… Excercice#2: Mise en situation-La survie dans le désert … o Votre tâche: étape 1 n Individuellement, placer les objets en ordre d’importance pour votre survie o 1 pour le plus important o 15 pour le moins important INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 42

… Excercice#2: Mise en situation-La survie dans le désert … o Votre tâche: étape 2 n En équipe, placer les objets en ordre d’importance pour votre survie o 1 pour le plus important o 15 pour le moins important n Une seule réponse pour toute l’équipe! INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 43

… Excercice#2: Mise en situation-La survie dans le désert o Votre tâche: étape 3 n entrer l’ordre d’importance selon les experts en survie n calculer la somme des erreurs absolues de votre score individuel n calculer la somme des erreurs absolues de votre score d’équipe n comparer … INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 44

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Conclusion o Pour être profitable, le travail d’équipe : n n n Demande de la rigueur Une bonne dose de méthode Des habiletés de communication Une attitude positive De la confiance en soi De l’expérience INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 46

Quelques références o o o o Ordre des ingénieurs du Québec (www. oiq. qc. ca) http: //gpp. oiq. qc. ca/gestion_d_une_equipe_et_droit_du_travai l. htm The Knowledge, Skill, and Ability Requirements for Teamwork: Revisiting the Teamwork-KSA Test's validity (pages 36– 52)Thomas A. O'Neill, Richard D. Goffin and Ian R. Gellatly, Vol. 2, no 1, pp 36 -52, 2012 Ingénieurs Canada (http: //www. ingenieurscanada. ca/) R. Vinet, D. Chassé et R. Prégent, Méthodologie des projets d’ingénierie et travail en équipe. Montréal : École Polytechnique de Montréal, 1998. 111 p. cliparts: office. microsoft. com Human Synergistics, www. hscar. com INF 1040: introduction au génie informatique Département de génie informatique 47