Projekt wspfinansowany ze rodkw Unii Europejskiej i budetu

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej i budżetu państwa Wyniki badań społecznych Szymon Więsław Instytut Badań w Oświacie Partnerzy projektu:

Program wystąpienia Cele badania i jego metodologia Sposób przygotowania danych w szkołach i placówkach oświatowych Scalanie i weryfikacja danych w organach prowadzących i organach nadzoru pedagogicznego Potrzeby analityczne organów prowadzących i nadzorujących szkoły

METODOLOGIA I OPIS BADANIA

Cele badawcze rozpoznanie potrzeb analitycznych organów prowadzących i nadzorujących szkoły opisanie procesu gromadzenia danych w celu znalezienia metod podniesienia jakości danych wprowadzanie danych w jednostkach sprawozdawczych scalanie i weryfikacja danych w organach prowadzących i nadzorujących szkoły

Przebieg badania Część jakościowa Pilotaż (wywiady, robocze posiedzenia komisji edukacji ZMP) Analiza próśb o dane rozsyłanych do szkół o dane (120 dokumentów od 16 podmiotów) Porównanie danych SIO ze stanem faktycznym (8 jednostek) Część ilościowa – ankiety internetowe dla jednostek sprawozdawczych (szkół i placówek oświatowych; 2361 ankiet) dla organów gromadzących i weryfikujących dane (samorządy, kuratoria, ministerstwa; 362 ankiety)

PRZYGOTOWANIE DANYCH W SZKOŁACH I PLACÓWKACH OŚWIATOWYCH

Zakres badań Kto przygotowuje dane? Ile czasu zajmuje przygotowanie sprawozdania? Skąd pochodzą dane do sprawozdań? Jak odbywa się weryfikacja danych w jednostkach sprawozdawczych?

Dane do sprawozdań SIO przygotowują pracownicy administracji Średni nakład pracy: pracowników sekretariatów: 1 – 2 dni kadrowych i płacowych: 2 – 6 godzin informatyków szkolnych: 1 godzina Średni sumaryczny nakład pracy w jednej jednostce mieści się w granicach od 16, 7 do 35, 4 godzin/sprawozdanie. Dolna granica przedziału to opinia dyrektorów, górna innych pracowników.

Dyrektorzy jednostek nie interesują się sprawozdaniami Zerowy wkład pracy: dyrektora zadeklarowało 51% badanych wicedyrektora zadeklarowało 80% badanych dyrektora i wicedyrektora – 44% badanych. Tylko 24% badanych zadeklarowało, że sprawozdanie zajęło kadrze kierowniczej więcej niż 1 dzień pracy.

Sposób napełniania sprawozdań

Źródła danych Średni odsetek danych wg źródła ich pochodzenia Rodzaj danych z systemów informatycznych z dokumentacji papierowej szacunkowe o uczniach 10% 89% 1% o nauczycielach 32% 67% 1% o wynagrodzeniach 28% 70% 2% o obowiązkach 21% 78% 1% o kosztach 25% 73% 2%

Wyniki porównania danych ze sprawozdań ze stanem faktycznym Najpoważniejsze wykryte błędy: 1 jednostka nie oddała sprawozdania (placówka doskonalenia nauczycieli) 1 zespół szkół sztucznie podzielił sprawozdanie dla zespołu na dwa sprawozdania dla szkół

Zauważone błędy można podzielić na: świadome – wynikające z uznania wpisywanych informacji za bardzo kłopotliwe w pozyskaniu lub małoistotne (np. wyposażenie, wypoczynek, dożywianie, kwalifikacje i dokształcanie nauczycieli) wynikające z niewiedzy, niezrozumienia (np. specjalne potrzeby edukacyjne, obowiązki nauczycieli) wynikające z nieprecyzyjnych uregulowań prawnych (np. obowiązek szkolny i obowiązek nauki, dowożenie) wynikające z braku mechanizmów kontrolnych (głównie w zakresie liczb uczniów w poszczególnych kategoriach, dziewcząt, zajęć, języków obcych, absolwentów etc. ) wynikające z braku weryfikacji w organach scalających (np. brak sprawozdania lub podział jednego sprawozdania na dwa)

Czy dyrektor lub zastępca osobiście weryfikował wprowadzone informacje?

Przygotowanie danych Główną rolę w tym procesie pełni zwykle pracownik sekretariatu. Rola dyrektora jest niejasna – deklaruje aktywny udział w pracach, ale: krzyżowa kontrola pytań pokazała na liczne sprzeczności w deklaracjach, które mogą wskazywać na chęć autoprezentacji lub ukrycia braku zaangażowania w zbieranie i weryfikację danych. Innymi osobami zaangażowanymi w gromadzenie danych są: zastępcy dyrektora (ok. 25 proc. czasu) pracownicy kadr i płac (15 proc. czasu). Zaangażowanie informatyków szkolnych ogranicza się najprawdopodobniej do zainstalowania programu i przesłania danych.

SCALANIE I WERYFIKACJA DANYCH W ORGANACH PROWADZĄCYCH I ORGANACH NADZORU PEDAGOGICZNEGO

Zakres badań Liczba osób zaangażowanych w scalanie i weryfikację danych Rzeczywisty nakład pracy Zakres dokonywanej weryfikacji Napotykane trudności

Liczba osób zaangażowanych w gromadzenie i weryfikację danych Typ organu kuratorium urząd miasta na prawach powiatu starostwo powiatowe urząd gminy Średnia liczba osób zaangażowanych w gromadzenie i weryfikację danych 1, 89 2, 06 1, 42 2, 17 2, 01

Nakład pracy w organach scalających Czas potrzebny na scalenie i weryfikację danych jest wystarczający Procent 77% 1 tydzień 1% 2 tygodnie 5% 3 tygodnie 2% 4 tygodnie 2% nie wiem 13% Suma 100% 9%

Zaangażowanie w SIO w miastach na prawach powiatu Miasta na prawach powiatu deklarujące Średnie liczba osób zaangażowanych w weryfikację danych wystarczającą ilość czasu 2, 3 konieczność wydłużenia czasu 1, 75

Niemal 80 proc. organów scalających dane deklaruje, że czas potrzebny na scalenie danych jest wystarczający. Wśród deklarujących niedostateczną ilość czasu są wyłącznie największe organy – urzędy gmin i miast na prawach powiatów. Przedstawiciele miast na prawach powiatów, zdaniem których brakuje czasu na scalenie danych, angażują do weryfikacji danych statystycznie mniejszą liczbę pracowników (o ponad pół etatu). Niemal 60 proc. przedstawicieli kuratoriów oświaty (w tym całe kierownictwo) nie wie ile czasu potrzeba na scalenie danych, z czego można wyciągnąć wniosek, że w tym nie uczestniczą.

Zakres weryfikacji Czy kiedykolwiek zwrócili Państwo dane podległym jednostkom celem ich poprawienia? Procent nie 28% tak 52% nie wiem / nie należy to do moich obowiązków 20% Czy zdarzyło się, by jednostka podrzędna zapomniała o przesłaniu danych? Procent nie 71% tak 20% nie wiem / nie należy to do moich obowiązków 9%

Co trzeci organ scalający dane nie zwrócił do poprawy żadnego sprawozdania. Pozostałe 2/3 organów zwróciło średnio co siódmy plik (15 proc. ). Najwięcej sprawozdań (23 proc. ) oddają do poprawki urzędy dużych miast, w pozostałych typach organów liczba ta jest niemal dwukrotnie mniejsza. Tylko 20 proc. przedstawicieli organów zauważyło brak jakiegoś sprawozdania. Wśród tych, którzy to zauważyli przeważały kuratoria (68 proc. wszystkich) i urzędy miast na prawach powiatów (58 proc wszystkich).

Największe trudności związane ze scalaniem i weryfikowaniem sprawozdań SIO Problem Liczba Procent 186 51% 158 44% 139 38% Zbyt szeroki zakres danych 77 21% Czas na przygotowanie sprawozdania 68 19% Brak możliwości nałożenia sankcji na jednostki podrzędne 62 17% 49 14% 47 13% Spiętrzenie innych prac w tym samym czasie Kłopoty z weryfikacją danych wynikające z braku dostępu do informacji źródłowych Kłopoty z weryfikacją danych wynikające z braku programu do ich analizowania Brak motywacji pracowników nie widzących sensu przygotowywania takich sprawozdań Kłopoty z weryfikacją danych wynikające z braku właściwie wyszkolonych pracowników

Podsumowanie Poziom weryfikacji danych w jednostkach samorządu terytorialnego i kuratoriach ogranicza się najprawdopodobniej do fizycznego scalenia plików. Weryfikacja, jeśli gdzieś się odbywa, to najczęściej w powiatach grodzkich. Wynikający z ustawy czas jest wystarczający dla znaczącej większości podmiotów. Na jego brak narzekają głównie największe organizacje samorządowe. W kuratoriach danymi SIO zajmują się pracownicy niskiego szczebla, a kierownictwo raczej nie interesuje się jej postępami.

Podsumowanie Dane w jednostkach sprawozdawczych wprowadzają szeregowi pracownicy nie rozumiejący wielu pojęć używanych w formularzu. Dyrektorzy szkół tylko deklarują kontrolę danych. Samorządy jedynie scalają dane. Skutek: Obraz oświaty wyłaniający się z danych jest taki jak wiedza sekretarek szkolnych.

POTRZEBY ANALITYCZNE ORGANÓW PROWADZĄCYCH I NADZORUJĄCYCH SZKOŁY

Analiza próśb o dane i przygotowywanych zestawień Przesłane dokumenty można podzielić na grupy: zestawienia zarządcze – ogólne zestawienia zarządcze – finansowe zastawienia zarządcze – nadzorczo-kontrolne informacje marketingowe dane do projektów ogólnopolskich zbiory danych.

Zestawienia zarządcze – ogólne Typowe przykłady: Liczba i opis projektowanych oddziałów i zainteresowanie nimi Liczba zatrudnionych sprzątaczek w porównaniu do powierzchni budynków Dynamika zatrudnienia administracji w kolejnych latach Działające w jednostkach kluby europejskie itp.

zestawienia zarządcze – finansowe koszty przeprowadzenia matur koszt wynagrodzeń nauczycieli przed i po podwyżce prognoza liczby awansów zawodowych zestawienie wydatków rzeczowych w jednostkach koszty doskonalenia zawodowego nauczycieli (obejmujące koszt delegacji) średnie wydatki (w różnych grupach) na ucznia/oddział/szkołę BHP oraz skutki wypadków i chorób zawodowych nauczycieli i pracowników (absencja, koszty: odszkodowań, badań profilaktycznych, szkoleń bhp, ekwiwalentów za używanie własnej odzieży roboczej, itd. ) środki pozyskane na inwestycje ze źródeł innych niż budżet JST

zastawienia zarządcze – nadzorczo-kontrolne liczba dzieci przyjętych do przedszkoli liczba maturzystów szkołami lista oddziałów integracyjnych w szkołach liczby nauczycieli i uczniów w szkołach na wsi wykaz nauczycieli, którzy w danym roku szkolnym złożą wnioski o postępowanie egzaminacyjne lub kwalifikacyjne liczby godzin nauczycieli nietablicowych (wg stanowisk)

informacje marketingowe dane adresowe szkoły, profile lub kierunki kształcenia, nauczane języki, oferta dodatkowa, sukcesy z ostatnich lat, zasady rekrutacji, minimalna, maksymalna i średnia liczba punktów uczniów, który zostali przyjęci do szkoły, pięć argumentów dlaczego warto przyjść do szkoły, itd. inne ograniczały się do danych teleadresowych i swobodnej wypowiedzi.

dane do projektów ogólnopolskich Oddziały klasy pierwszej włączone do projektu nauczania języka angielskiego od pierwszej klasy, Dofinansowanie podręczników i jednolitego stroju (liczby uczniów, którym przysługuje pomoc).

Zbiory danych przekrojowe listy uczniów i dzieci zestawienia nauczycieli wg dat urodzenia, stopnia awansu, posiadanych kwalifikacji wykazy szkół nauczających określonych zawodów, posiadających klasy sportowe i wiele innych.

Wyniki badań jakościowych wskazują na większą przydatność SIO dla kuratoriów niż dla jednostek samorządu terytorialnego. Pierwszy z organów uzyska bowiem z niego niemal wszystkie potrzebne dane, drugi tylko te związane z uczniami i procesem dydaktycznym. Optymalnym rozwiązaniem dla samorządu jest powiązanie w jedną bazę informacji pochodzących z różnych źródeł: systemu informacji oświatowej, gminnych systemów finansowo-księgowych, systemów kadrowo-płacowych, arkuszy organizacyjnych, powiatowych systemów naboru, a także wyników egzaminów. Dopiero taki system pozwoliłby samorządom na tworzenie wszystkich potrzebnych zestawień i korelowanie różnych informacji. Badania pokazały problem prezentowania danych z systemów naboru i wyników egzaminów. Zagadnienia te ujawniały się przy wielu okazjach. I choć metodologia badania nie pozwala na dokonywanie uogólnień, to jednak wydaje się, że problem połączenia w całość tych trzech, dziś zdecydowanie odrębnych fragmentów staje się problemem jednostek samorządu terytorialnego.

Potrzeby analityczne organów prowadzących i nadzorujących szkoły – badania ilościowe Przytłaczająca większość informacji poszukiwanych przez organy prowadzące i nadzorujące oświatę to proste informacje bieżące. Obu typom organów potrzebne są dziesiątki różnych, zestawień pozwalających na przeglądanie informacji o uczniach, nauczycielach i nauczanych przedmiotach w licznych przekrojach Poziom szczegółowości tych danych jest jednak różny. Większość potrzeb kuratoriów zaspokajają przekroje i wyciągi danych gromadzonych w SIO. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego często potrzebne są dane bardziej szczegółowe.

Pracownicy nadzoru wkładają dużo wysiłku w tworzenie własnych baz danych (czerpią z nich większość potrzebnych wiadomości). Takie zbiory danych zaspakajają potrzeby wizytatorów, ale już kierownictwo kuratoriów nie jest nimi usatysfakcjonowane i dlatego deklaruje stały brak dostępu do danych. Duże jednostki samorządu terytorialnego opierają większość swoich działań na systemach elektronicznego przetwarzania danych z arkuszy organizacyjnych. Zbieranie informacji o nauczycielach i ich obowiązkach nie jest więc dla nich problemem. Kłopotliwe jest zdobycie tych informacji, które nie znajdują się w tych dokumentach – tj. danych o uczniach i majątku. Mniejsze jednostki samorządu terytorialnego zarządzają szkołami raczej za pomocą dobrej pamięci pracowników urzędu. Najtrudniejsze do zdobycia i przetworzenia są informacje mocno rozproszone, których nie da się uzyskać zadając przez telefon pytania, a więc te dotyczące uczniów i nauczycieli.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej i budżetu państwa Dziękuję za uwagę Szymon Więsław szymon. wieslaw@ibo. edu. pl Partnerzy projektu: