Osnove financijskih pravila Sedmog okvirnog programa mr sc

Osnove financijskih pravila Sedmog okvirnog programa mr. sc. Hrvoje Mataković Sveučilište u Zagrebu Ured za istraživanje 11. ožujka 2010.

Terminologija Budget – ukupna vrijednost projekta Grant - iznos koji pokriva Europska Komisija - kao % dozvoljenih troškova Funding regime – troškovni modeli - način na koji se obračunavaju indirektni troškovi - određeni posebno za svaku instituciju Prihvatljivi troškovi = direktni troškovi + indirektni troškovi Izvor: www. projekti. hr 2

Prihvatljivi troškovi (eligible costs) Prihvatljivi troškovi moraju biti: • stvarni • napravljeni od strane ugovaratelja • napravljeni tijekom trajanja projekta (izuzetak: završni izvještaj i završna revizija) • napravljeni u svrhu postizanja projektnih ciljeva • napravljeni u skladu sa standardnim računovodstvenim pravilima koje primjenjuje ugovaratelj • sačuvani u računovodstvenim arhivama ugovaratelja 3

Neprihvatljivi troškovi (non-eligible costs) • indirektni porezi uključujući PDV (postupak oslobođenja od plaćanja PDV – zamolba MZOŠ-u – http: //www. hit. hr/internet/index. php? option=com_content &task=view&id=92&Itemid=110) • kamate • provizije • gubitci na tečaju • troškovi nastali u vezi sa drugim projektom koji je financiran od EU • dugovi ili usluge servisiranja dugova 4

DIREKTNI troškovi • • • Osoblje Oprema Materijali - potrošni Putovanja Podugovaranje (subcontracting) – samo za aktivnosti koje ne možete sami provesti: revizija, tiskanje, izrada mrežnih stranica. . . • . . . 5

INDIREKTNI troškovi (Overheads) Troškovi koji se ne mogu direktno povezati sa projektom → infrastruktura, režije, zajednička oprema, telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribor, mjesečne pretplate, lokalni porezi, knjige za knjižnicu… Ne trebaju se pravdati računima! – raspodjela različita po institucijama – sastavnica/ zavod/ istraživač Ne obračunavaju se na podugovaranje! Kod Coordination/Support Actions – 7% 6

Obračun indirektnih troškova 1. Standardna fiksna stopa - “flat rate” - stvarni direktni troškovi - fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 20% direktnih troškova; - industrija 2. Posebna prijelazna fiksna stopa - “flat rate” - stvarni direktni troškovi - fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 60% direktnih troškova; - javne institucije - trebala se nakon 31. prosinca 2009. smanjiti na 40% direktnih troškova - odustalo se od toga 3. Obračun stvarnih indirektnih troškova – “full cost model” - stvarni direktni i indirektni troškovi - koriste sve institucije koje mogu identificirati i dokazati indirektne troškove – za sada RIJETKO! (Nizozemska, Švedska, V. Britanija) → mogućnost dobivanja više indirektnih troškova! Jednom odabran način obračuna indirektnih troškova kasnije se ne može mijenjati. 7

Koncept sufinanciranja Ideja sufinanciranja: - U većini europskih programa (npr. CARDS, TEMPUS, IPA. . . ) - Partnerima je EU projekt prioritetni projekt u kojem žele sudjelovati bez obzira na potencijalne troškove - Svaki partner bi trebao biti sposoban osigurati sufinanciranje - Ukupan iznos financijskih sredstava = kontribucija EU + kontribucija partnera (sudionika) Financijski doprinos Europske komisije u FP 7 je određen: • Tipovima aktivnosti (RTD, demonstration, projektni menadžment, ostale aktivnosti) • Kategorijom sudionika. 8

Aktivnosti 1. 2. RTD – istraživanje i tehnološki razvoj Demonstration activities – dokaz komercijalne ostvarivosti novih tehnologija – npr. testiranje prototipa koji će se uskoro plasirati na tržište 3. Management activities – Vođenje administrativnih, financijskih, pravnih i etičkih aspekata projekta – na razini konzorcija – Troškovi revizije – Znanstveno-tehnička koordinacija projekta obično se klasificira kao RTD aktivnost 4. Other activities – Training – Networking – Diseminacijske aktivnosti (uključujući publikacije) 9

Maksimalne stope sufinanciranja prema kategoriji sudionika i aktivnostima Javne institucije – povlašten položaj → također i kod obračuna indirektnih troškova 10

Primjer proračuna Overhead rate 60% Costs in € RTD DEM Personnel Costs 118. 800 9. 000 Subcontracting 20. 000 Other Direct Costs Travel 10. 000 Consumables 20. 000 Durable Equipment 5. 000 Other Management TOTAL 127. 800 20. 000 15. 000 3. 000 10. 000 28. 000 30. 000 500 28. 000 28. 500 Audits 0 Total direct costs 174. 300 19. 000 43. 000 239. 300 Indirect Costs 92. 580 11. 400 25. 800 131. 580 Total budget 266. 880 30. 400 68. 800 4. 800 370. 880 Requested EC contribution 200. 160 15. 200 68. 800 4. 800 288. 960 11

Sufinanciranje – primjer za 75% sufinanciranja (aktivnost RTD) Direktni troškovi projekta = Indirektni troškovi 60% = UKUPNI TROŠAK = 1. 000 € 600. 000 € 1. 600. 000 € 75% od tog iznosa = 1. 200. 000 € “Staro” pravilo za FP 6 projekte – 100% direktnih troškova + 20% indirektnih = 1. 200. 000 € (načelno isti iznos) 12

3 oblika sufinanciranja 1. 2. 3. Povrat dozvoljenih troškova (reimbursement of eligible costs) - najčešći Fiksne stope indirektnih troškova (flat rate) Jednokratne isplate (lump sum) – manji troškovi, do 5. 000 eura + kombinacija nabrojanog (najčešće!) Flat rate i lump sum ne zahtijevaju dokaz o stvarno nastalim troškovima i potvrde revizije. 13

Predfinanciranje • U roku od 45 dana od potpisivanja ugovora • Projekt s 1 ili 2 izvještajna razdoblja: predfinanciranje = 60 do 80% od ukupnog proračuna • Projekt s više od 2 izvještajna razdoblja: predfinanciranje = 160% od prosječnog financiranja po razdoblju 14

Garancijski fond • • Služi za pokrivanje financijskih rizika 5% vrijednosti projekta Uzima se od prve tranše predfinanciranja Kamate generirane od sredstava u Fondu poslužiti će za pokrivanje financijskih rizika • Iznos će se vratiti partnerima na kraju projekta • PROBLEM: trebaju se obaviti projektne aktivnosti, ali se novac dobiva tek nakon kraja projekta – poseban problem kod velikih projekata • Moguće rješenje – pozajmica od države; isplata plaće voditelju tek nakon završetka projekta. 15

Vremenik (timesheet) • Služi za prikazivanje aktivnosti • Vremenik je potrebno voditi za 8 -satni radni dan • Vremenik obuhvaća sve poslove/projekte koje ta osoba obavlja: a) rad na osnovnim djelatnostima – nastava i priprema za nastavu, ispiti i priprema ispita, rad sa studentima, projekti MZOŠ-a, . . . ; b) (europski) projekti; c) ostale djelatnosti. • Program za timesheet – hrvoje. matakovic@unizg. hr

Timesheet - primjer

Plaće zaposlenika • Novo u FP 7 – u FP 6 nije bilo moguće • Nije definirano u RH – trenutno se izrađuje rješenje – radna skupina: preporuka Sveučilišta u Zagrebu • Osobe koje se zapošljavaju na FP 7 projektu i 100% su plaćene s projekta - ugovor o radu. • Refund sredstava instituciji – na poseban račun → zatim isplata (na temelju zahtjeva voditelja + potpisani vremenici) • VAŽNO: sav posao se obavlja u okviru 8 radnih sati – izbjegavati prekovremeni rad! 18

Obveze vezane uz financije tijekom trajanja projekta 1. Izvješćivanje a) periodično izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana od kraja perioda (18 mjeseci) – Form C b) završno izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana nakon završetka projekta - Europska komisija u roku od 105 dana treba izvršiti evaluaciju i isplatu. 2. Revizija - obvezna kad financiranje partnera dosegne 375. 000 € - osim ukoliko projekt traje do 2 godine → onda na kraju projekta 19

Informacije o financijskim pitanjima: Vodič za financije: ftp: //ftp. cordis. europa. eu/pub/fp 7/docs/financialguide_en. pd f Financije – RH: http: //www. hit. hr/FP 7/? id=256&l=hr Općenite informacije o financijama u FP 7: http: //www. finance-helpdesk. org http: //www. efpconsulting. com 20