LA COMUNICACION Msc Lic Mirian Vega 1 INTRODUCCION

LA COMUNICACION Msc. Lic. Mirian Vega 1

INTRODUCCION • La comunicación es el intercambio de información entre dos interlocutores. Uno de ellos envía el mensaje o la información, y es el emisor y el otro lo recibe el receptor. Msc. Lic. Mirian Vega 2

LA COMUNICACIÓN SIGNIFICA IDA Y VUELTA. 1. La respuesta es el Feed – Back; es la retroalimentación o la alimentación de vuelta de la comunicación. 2. Si la respuesta no está organizada, si no funciona, sólo hay información pero no hay comunicación. 3. La voluntad de comunicar existe a veces, pero es insuficiente. No llega a obtener un resultado por falta de rigor y método. Msc. Lic. Mirian Vega 3

OBSERVACIONES IMPORTANTES 1. Es importante no confundir información comunicación. 2. La instauración de la verdadera comunicación es más compleja y delicada que la puesta en marcha de sistemas de información, la comunicación no puede confundirse con sus medios. Msc. Lic. Mirian Vega 4

3. La voluntad de comunicar no reemplaza el dominio de las técnicas de comunicación. Querer no es una garantía de éxito, hay que ser capaz de comunicar, hay que haberse provisto de los medios indispensables. 4. La comunicación no es simplemente una información recíproca; necesita de intercambios reales. 5. El modo de funcionamiento de las estructuras en la empresa no es recíproco en los dos sentidos de la comunicación. Msc. Lic. Mirian Vega 5

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN EMISION EMISOR PRIMERA INFORMACION RECEPTOR RESPUESTA Msc. Lic. Mirian Vega 6

CAUSAS QUE PUEDEN AFECTAR EL PROCESO EN CADENA. 1. El temor de hacer el ridículo. 2. La retención consciente de informaciones. 3. La falta de voluntad- la falta de ganas, la incompetencia – la falta de formación. 4. La falta de organización (el pretexto de la falta de tiempo). 5. La inconsciencia de la importancia. Msc. Lic. Mirian Vega 7

6. La falta de motivación. 7. La ausencias de dominio de las técnicas de comunicación. 8. Estructuras inadaptadas. 9. Las diferencias culturales. Msc. Lic. Mirian Vega 8

PROCESO DE COMUNICACIÓN COMPLETO Msc. Lic. Mirian Vega 9

LOS EMISORES • El emisor normalmente se paraliza en en función de emitir, cuando en realidad es a la vez emisor y receptor, para lograr el intercambio. • En un proceso de intercambio, el emisor es el que empieza, es quien lanza el tema, o la preocupación que dará lugar al intercambio de la comunicación. Msc. Lic. Mirian Vega 10

Codificación • Cuando el emisor traduce en símbolos la información y trata de establecer correspondencia en los significados, con el receptor al seleccionar los símbolos en palabras o gestos Msc. Lic. Mirian Vega 11

Mensajes • Es la forma física en el cual el emisor codifica la información, puede ser captada o entendida por uno o mas receptores, el habla puede oírse, las palabras se pueden leer y los gestos pueden verse o sentirse. Msc. Lic. Mirian Vega 12

Canal • Es el método de trasmisión del mensaje de una persona a otra es inseparable del mensaje, el canal debe ser adecuado para el mensaje Msc. Lic. Mirian Vega 13

Receptor. • Es la persona cuyos sentidos perciben el mensaje y debe elaborase teniendo en cuenta las características del receptor. • Si el mensaje no ha llegado al receptor la comunicación no ha tenido lugar. Msc. Lic. Mirian Vega 14

Descodificación • Es el proceso donde el receptor interpreta el mensaje y lo traduce en información significativa. • La descodificación recibe el influjo de la experiencia del receptor, evaluaciones personales de los símbolos y gestos y el significado mutuo con el emisor. Msc. Lic. Mirian Vega 15

Retroalimentación. • Es el proceso inverso de la comunicación, el receptor se convierte en emisor, puede ser directa o indirecta. Msc. Lic. Mirian Vega 16

EL ESQUEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA En la empresa existen tres modos de comunicación o al menos de fluir la información: INFORMACION DESCENDENTE INFORMACION ASCENDENTE Msc. Lic. Mirian Vega INFORMACION LATERAL 17

LOS OBJETIVOS: LA FINALIDAD DE LA EMPRESA VISION Y MISION POLITICAS VOCACION PRESIDENCIA DIRECTORIO ESTRATEGIA Y ELECCIONES DIRECTORIO COORDINADO-RES TACTICA Y UNA ORGANIZACION COORDINADORES ACCIONES OPERARIOS Msc. Lic. Mirian Vega 18

• La empresa tiene una finalidad y, a todos sus niveles un sentido de evolución a largo plazo. • Tiene objetivos de progreso: para tratar problemas. • Tiene objetivos de comunicación: que sirven de trampolín para la finalidad. • Los objetivos de comunicación deben ser bien definidos y comunes a todos aquellos a quienes concierne. Msc. Lic. Mirian Vega 19

DIRECCIÓN DE LA COMUNICACIÓN • La comunicación puede fluir vertical o lateralmente. La dimensión vertical puede subdividirse en descendente y ascendente. • Descendente. La comunicación que fluye de un nivel de un grupo u organización a un nivel inferior, es una comunicación descendente Msc. Lic. Mirian Vega 20

• Cuando pensamos en los directivos que se comunican con sus subordinados, generalmente la hacemos en el patrón descendente. Los líderes de grupo y administradores lo utilizan para asignar metas, dar instrucciones de trabajo, informar a sus subordinados de políticas y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca Msc. Lic. Mirian Vega 21

• Ascendente. La comunicación ascendente fluye a un nivel superior en el grupo o la organización. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los superiores, informarles del progreso hacia las metas e informar de problemas actuales. Esta comunicación permite que los directivos de nivel superior se mantengan actualizados acerca de la forma como piensan los empleados. Msc. Lic. Mirian Vega 22

• Lateral. Cuando la comunicación tiene lugar entre miembros del mismo grupo de trabajo, entre miembros de grupos de trabajo del mismo nivel, entre directivos del mismo nivel o entre cualquier persona del nivel horizontal equivalente, la describimos como una comunicación lateral. • Esta comunicación frecuentemente es necesaria porque ahorra tiempo y facilita la coordinación. En algunos casos, estas relaciones laterales se establecen formalmente, aunque con frecuencia se crean informalmente para hacer circuitos más cortos que los de la jerarquía vertical y facilitar la acción. Msc. Lic. Mirian Vega 23

• De esta manera, las comunicaciones laterales, desde el punto de vista de la administración, pueden ser buenas o malas. Puesto que una estricta adhesión a la estructura vertical formal para todas las comunicaciones puede impedir • La transferencia eficaz y precisa de información, las comunicaciones laterales pueden ser benéficas. En tales casos, ocurren con el conocimiento y apoyo de los superiores. Msc. Lic. Mirian Vega 24

• Pero también pueden crear conflictos disfuncionales cuando se rompen los canales verticales formales, cuando los miembros brincan o prescinden de sus superiores para conseguir que se hagan las cosas o cuando los jefes se dan cuenta de que se han tomado decisiones o acciones Msc. Lic. Mirian Vega 25

LAS REDES DE COMUNICACIÓN • Las redes de comunicación definen los canales por los cuales fluye la información, estos canales son formales o informales. • Las redes formales suelen ser verticales, siguen la línea de mando y están limitadas a comunicaciones relacionadas con las tareas. En contraste, la red informal está libre para moverse en cualquier dirección, saltar los niveles de autoridad y es probable que satisfaga las necesidades sociales de los miembros del grupo y que al mismo tiempo facilite la realización de tareas. Msc. Lic. Mirian Vega 26

• Las redes formales pueden ser de cadena, de rueda o todo canal. La cadena sigue rígidamente las líneas formales de mando. La rueda confía en que el líder actúe como el conducto central para todas las comunicaciones del grupo. La red todo canal permite que los miembros del grupo se comuniquen activamente entre sí. • La eficacia de cada red depende de la variable dependiente con la que estemos trabajando. La estructura de rueda facilita el surgimiento de un líder, la red todo canal es mejor si uno está preocupado por lograr mayor satisfacción de los miembros y la línea es mejor si la precisión es lo más importante. Msc. Lic. Mirian Vega 27

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• El rumor tiene tres características principales: 1. No está controlado por la administración. • 2. La mayoría de los empleados lo perciben como más creíble y confiable que los comunicados formales emitidos por la administración superior. • 3. Se utilizan en gran parte para servir los intereses personales de algunos integrantes dentro del mismo sistema. Msc. Lic. Mirian Vega 29

• Entre los propósitos esenciales del rumor se encuentran: estructurar y reducir la ansiedad; dar sentido a la información limitada o fragmentada; servir de vehículo para organizar a los miembros del grupo. • Las investigaciones demuestran que los rumores surgen como respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde hay ambigüedad y en condiciones que despiertan ansiedad. • El secreto y la competencia que pueden prevalecer en las organizaciones – como el nombramiento de nuevos jefes, la reubicación de oficinas, la redistribución de asignaciones de trabajo – originan condiciones que estimulan y sostiene los rumores en el canal. Msc. Lic. Mirian Vega 30

• El rumor como fenómeno, no puede evitarse, pero es importante minimizar su impacto negativo en la organización, hablando abiertamente a los trabajadores de las decisiones que se toman, ofreciendo explicaciones, dando a conocer los planes futuros con sus elementos positivos y negativos, así como con otras estrategias que disminuyan el nivel de ansiedad y proporcionen información completa. Msc. Lic. Mirian Vega 31

• Un aspecto importante dentro del proceso de comunicación lo constituye la comunicación no verbal, que incluye los movimientos corporales, el tono o énfasis que le damos a las palabras, las expresiones faciales y la distancia física entre el emisor y el receptor. • El lenguaje corporal a menudo complica la comunicación por la multitud de significados que pueda tener cuando se une al lenguaje hablado. • Una cara fruncida dice algo diferente de una sonrisa. Las expresiones faciales, junto con el tono, pueden demostrar arrogancia, temor, agresividad, timidez. • La forma en que los individuos se separan entre sí en términos de distancia física también tiene significado. Lo que se considera un espacio correcto depende en gran medida de las normas Msc. Lic. Mirian Vega 32 culturales. .

FACTORES QUE INFLUYEN DE MANERA SIGNIFICATIVA EN LA EFICACIA DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES. 1. Canales formales de comunicación. Influyen de dos maneras. Primero abarcan una distancia siempre creciente a medida que una empresa crece y se desarrolla. 2. Segundo, los canales formales de comunicación inhiben el flujo libre de información entre los niveles organizacionales. Msc. Lic. Mirian Vega 33

• Un trabajador de línea generalmente comunicará sus inquietudes al supervisor inmediato y no al gerente de la Empresa. Esta resulta ser una situación aceptada si tenemos en cuenta que evita los directivos de alto nivel se vean abrumados por un sinnúmero de problemas, sin embargo, evita que esté informado de aspectos que necesita manejar para ejercer las funciones de dirección. Msc. Lic. Mirian Vega 34

2. Estructura de autoridad. Ejerce una influencia semejante a los canales formales de comunicación. Las diferencias de status y de poder en la organización ayudan a determinar quiénes podrán comunicarse cómodamente entre sí. 3. El contenido y la precisión de la comunicación también se verán afectados por las diferencias de autoridad entre los individuos. Msc. Lic. Mirian Vega 35

3. Especialización del trabajo. Por lo regular facilita la comunicación dentro de grupos diferenciados. Los miembros de un mismo grupo tienden a compartir una “jerga” común, los horizontes del tiempo, las metas, las actividades y los estilos personales. Sin embargo, la comunicación entre grupos sumamente diferenciados suele quedar inhibida. Msc. Lic. Mirian Vega 36

4. Propiedad de la información. Este término significa que los individuos poseen información y conocimientos exclusivos sobre su puesto. ; 5. El administrador de un departamento puede tener un método particularmente eficaz de manejar el conflicto entre sus subordinado. Tal información es una forma de poder para quienes la tienen, y éstos son capaces de cumplir mejor sus obligaciones que sus colegas. Muchas personas dotadas de estas habilidades y conocimientos no quieren compartir esa información con otros, Msc. Lic. Mirian Vega 37

BARRERAS PARA LOGRAR UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA • Percepciones diferentes. Las personas que tienen diferentes conocimientos y experiencias con frecuencia perciben un mismo fenómeno desde distintas perspectivas. • Diferencias de lenguaje. Estas se hallan estrechamente relacionadas con las percepciones individuales. Para que un mensaje sea comunicado correctamente, las palabras utilizadas deben significar lo mismo tanto para el emisor como para el receptor. Msc. Lic. Mirian Vega 38

• Ruido. El ruido es cualquier factor que perturba, confunde o entorpece de alguna manera la comunicación. • Es escasa la comunicación que se realiza en ambientes totalmente libres de ruidos. Las personas aprenden a excluir muchos de los mensajes irrelevantes que recibe; pero en ocasiones también queda excluida información importante. Msc. Lic. Mirian Vega 39

• Emotividad. Las reacciones emocionales (ira, temor, defensa, amor, miedo, celos, odio, vergüenza), influyen en la manera de entender el mensaje de otros y también en cómo influimos en los demás con nuestros mensajes. • Inconsistencia entre la comunicación verbal y no verbal. Además de la palabra, los mensajes que enviamos y recibimos tienen una profunda influencia de ciertos factores no verbales, como los movimientos corporales, la distancia que guardamos del interlocutor, la ropa, nuestra postura, la expresión facial, los movimientos oculares, el tono de la voz. Aún cuando el mensaje sea un simple saludo de “Buenos Días” se pueden transmitir intenciones diferentes a través de las señales no verbales. Msc. Lic. Mirian Vega 40

• Desconfianza. La credibilidad de un mensaje es, en gran medida, una función de la credibilidad del emisor en la mente del receptor. A la vez la credibilidad del emisor depende de varios factores. En algunos casos , el hecho de que un mensaje proceda de un administrador, aumentará su credibilidad, aunque también puede proporcionar el efecto contrario. Msc. Lic. Mirian Vega 41

ALGUNAS FORMAS PARA LOGRAR UNA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL REALMENTE EFECTIVA. • Percepciones Diferentes • Para superarlas el mensaje ha de explicarse de modo que lo entiendan los que tienen distintos puntos de vista y experiencias. Cuando sea posible debemos de conocer los antecedentes de aquellos con quienes nos comunicaremos. Se reduce la ambigüedad de los mensajes si aceptamos y vemos la situación desde la perspectiva del interlocutor, y si posponemos nuestras reacciones hasta haber valorado la información pertinente. Cuando el tema está claro, es indispensable hacer preguntas. Msc. Lic. Mirian Vega 42

• Las diferencias del lenguaje • Conviene explicar los significados de los términos técnicos o poco usuales. Se recomienda utilizar un lenguaje directo y espontáneo, escoger bien las palabras y estructura los mensajes de forma comprensible. • El Ruido • La mejor manera es eliminándolo. Si el ruido proveniente de una máquina dificulta la conversación, se apaga la máquina o se ubica en otro lugar. Si nos damos cuenta de que el receptor no está escuchando, tratamos de recuperar su atención. Deben evitarse ambientes que distraigan y cuando el ruido sea inevitable, debe aumentarse la claridad y fuerza del mensaje. Msc. Lic. Mirian Vega 43

• Las reacciones emocionales • Aceptarlas como parte del proceso de comunicación y entenderlas cuando ocasionan problemas. Si los subordinados están comportándose de manera agresiva, es bueno pedirles que hablen de sus preocupaciones y prestarles atención. • Ante las crisis es saludable adelantarse a las reacciones de los subordinados y preparase para enfrentarlas. • Asimismo se deben analizar los estados de ánimo propios y la manera en que éstos pueden influir en los demás. Msc. Lic. Mirian Vega 44

• Inconsistencia entre comunicación verbal y no verbal • Percatarse de estas inconsistencias es la mejor manera de eliminarlas. Los gestos, la ropa, la postura, la expresión facial deben concordar con el mensaje. • La desconfianza • Crear confianza. La credibilidad es el resultado de un proceso a largo plazo en que la honestidad, firmeza y buenas intenciones de un individuo son reconocidas por los demás. No existen muchos métodos fáciles para crear una atmósfera de confianza; un buen contacto personal con quienes uno se comunica se adquiere sólo mediante una actuación coherente. Msc. Lic. Mirian Vega 45

• Escuchar activamente. • Escuchar es una búsqueda activa de significados, exige un esfuerzo intelectual, una concentración total. • Esta habilidad se desarrolla mediante el proceso de empatía del emisor, es decir, colocarse en la posición del emisor. El reto para el escucha activo es captar lo que se está diciendo y refrenar los juicios sobre el contenido hasta tanto el orador termine. Msc. Lic. Mirian Vega 46