Kamuda kontrol Sistemi kontrol Standartlar niversitemiz Uyum Eylem

Kamuda İç kontrol Sistemi İç kontrol Standartları Üniversitemiz Uyum Eylem Planı EKİM 2019

KAMUDA İÇ KONTROL SİSTEMİ

KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ İç kontrol sistemi 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Beşinci Kısmında düzenlenmiştir. 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde; İç kontrol, "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak Ø faaliyetlerin etkili, Ø ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, Ø varlık ve kaynakların korunmasını, Ø muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, Ø malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan v organizasyon, v yöntem ve süreçle v iç denetimi kapsayan v malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır.

KAMU İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI Kanunun 56 ncı maddesinde; İç kontrolün amaçları; • Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, • Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, • Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, • Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, • Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir.

KAMU İÇ KONTROLÜN KAPSAMI iç kontrol sisteminin izlenmesi ve değerlendirilmesine ilişkin yürütülecek tüm işlemleri kapsar.

KAMU İÇ KONTROL BİRİMLERİ Kanunun 57 nci maddesinde ise; Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiştir.

YETERLİ VE ETKİLİ İÇ KONTROL SİSTEMİ Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; • Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, • Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, • Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, • Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, • Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile Ø Uygun bir çalışma ortamının ve Ø saydamlığın sağlanması, gerekir

İÇ KONTROL SİSTEMİNDE SORUMLULUK Kanunun 11 inci maddesinde, üst yöneticilerin, ü mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin ü gözetilmesi, izlenmesi ve Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumlu oldukları ve ü bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirecekleri hükme bağlanmıştır.

İÇ KONTROL SİSTEMİNDE SORUMLULUK Buna göre üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemelerin yapılması, harcama yetkililerine ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu verilmiştir.

İÇ KONTROL SİSTEMİNDE SORUMLULUK Kanunun 60, 61, 63 ve 64 üncü maddelerinde, mali hizmetler birimleri, muhasebe yetkilileri ve iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumluluklarına yer verilmiştir. Buna göre; mali hizmetler birimleri, idarenin iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten, muhasebe yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından, iç denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar. Personel iç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. İç kontrol yalnızca birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir. İç kontrol faaliyetlerin içine yerleşmiş bir süreç olduğundan personele ilave bir görev değildir.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARININ AMACI idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME 4 Dört Standart 26 Şart 2 Standart 9 Şart 6 Standart 17 Şart 4 Standart 20 Şart 2 Standart 7 Şart Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Hiyerarşik Kontroller Görevler Ayrılığı Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 1 - KONTROL ORTAMI: Genel olarak kurumun iç kontrol bilinci, değerleri, iş görme biçimi ve prosedürlerini, çalışanların yöneticiler ile ilişkileri gibi hususları içeren kurum kültürünü ifade etmektedir.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 1 - KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Etik değerler ve dürüstlük Misyon organizasyon ve görevler Personelin yeterliliği ve performansı Yetki devri

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 2 - RİSK DEĞERLENDİRME –Risk yönetimi RİSK; Amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini olumsuz etkileyebileceği değerlendirilen olay veya durumlar risk, FIRSAT; Amaç ve hedefler üzerinde olumlu etkide bulunabileceği değerlendirilen olay veya durumlar ise fırsat olarak tanımlanır. RİSK YÖNETİMİ; Gerçekleşme olasılığı olan ve gerçekleştiğinde idarenin amaç ve hedeflerine ulaşmasını etkileyebileceği değerlendirilen olay yada durumların tanımlanması, değerlendirilmesi ve bunlara uygun cevapların verilmesi ile bu temelde yürütülen tüm faaliyetler Risk Yönetiminin konusunu oluşturur.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 2 - RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Planlama ve Programlama Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 3 - KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen bir riskin etki ve/veya olasılığını azaltmayı ve böylece idarenin amaç ve hedeflerine ulaşma olasılığını artırmayı amaçlayan eylemlerdir. Kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi tamamlanmasına bağlıdır. risk değerlendirmesinin Yönetim, görevlerin ve hedeflerin gerçekleştirileceğine dair makul güvence elde etmek için risk yönetimini esas almak suretiyle kontrol faaliyetlerini planlamalı, bunları organize etmeli ve yönlendirmelidir. Mali ve mali olmayan kontrolleri kapsamakta olup idarenin tüm faaliyetleri için bir bütün olarak tasarlanıp uygulanmalıdır.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 3 - KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM Amaç; idarelerin, faaliyetlerini hedefleri doğrultusunda yerine getirebilmeleri ve hesap verebilirliğin sağlanması için kamu iç kontrol standartları çerçevesinde bilgi ve iletişim mekanizmalarının kullanımına ilişkin yapı ve uygulamalar hakkında bilgi vermek; raporlama, kayıt ve dosyalama sistemi, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesine ilişkin izlenebilecek yöntemler konusunda kullanıcılara rehberlik sağlamaktır.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM İletişim; bilginin, gerek idare içinde yatay ve dikey olarak gerekse idare dışında uygun mekanizmalarla ilgili kişi, idare ve mercilere iletilmesini ve dönüşümünü ifade eder. İdareler tarafından yöneticilerin, çalışanların ve kamuoyunun ihtiyaç duyabileceği bilgiye karşı etkili biçimde yönetilen ve iyi koordine edilmiş bir iletişim sisteminin kurulması amaçlanmalıdır. Bilgi iletişim sistemleri gerektiği gibi işlemediği takdirde yöneticiler ve personel, zamanında ve doğru karar alamama, bunları uygulayamama ve nihayetinde hedeflere istenildiği şekilde ulaşamama gibi riskler ile karşıya kalabilirler. Bu bakımdan bilgi, ulaşılabilir, faydalı, zamanlı, doğru, tam ve güncel olmalıdır.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bilgi ve iletişim Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimi

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI 5 - İZLEME idarenin amaç ve hedeflerine ulaşma konusunda iç kontrol sisteminin beklenen katkıyı sağlayıp sağlamadığının, iç kontrol standartlarına uyum çerçevesinde değerlendirilmesi ve sistemin iyileştirmeye açık alanlarına yönelik eylemlerin belirlenmesidir. İzleme ile idarenin faaliyetlerinin misyon doğrultusunda, hedeflerle uyumlu olarak yürütülüp yürütülmediği, risk yönetimi esasları çerçevesinde gerekli kontrollerin öngörülüp öngörülmediği, söz konusu kontrollerin uygulanıp uygulanmadığı, iletişimin açık ve yeterli olup olmadığı gibi hususlar tespit edilip değerlendirilmektedir.

ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI

ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI Üniversitemizin İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, İç Kontrol ve Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Kamu İç Kontrol Rehberi dikkate alınarak hazırlanmıştır.

ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI ÖRNEKLERİ 1 - KONTROL ORTAMI Stand art Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı KOS 1 Mevcut Durum Eylem Kod No Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1. 1. 1 KOS 1. 1 Öngörülen Eylem veya Eylemler İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Üniversitemizde İç Kontrol Sisteminin çalışmalarına ilişkin, Üniversitemiz yönetici ve personeline gerekli bilgilendirmeler yapılmaktadır. KOS 1. 1. 2 Revize edilen bu eylem planı tüm birimlerimize duyurulacak ve internet sayfamızda yayınlanacaktır. İç kontrol sistemi ve işleyişi ile ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında birim yöneticileri ve diğer personele bilgilendirme faaliyetleri (toplantı, eğitim, seminer, idarenin web sayfasında bilgilendirme vs. ) yapılacaktır. İç Kontrol İzleme Yönlendirme Kurulu, Tüm birimler Bilgilendirm e yazışmaları, Duyuru dokümanlar ı 2019 Tüm birimler Toplantı ve Eğitim onayı ve yazışmaları, Bilgilendirm e yazışmaları Sürekli Strateji Geliştirme Daire Başk. İç Kontrol İzleme Yönlendirme Kurulu Strateji Geliştirme Daire Başk. Açıklama

ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI ÖRNEKLERİ KOS 2. 1 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Üniversitemiz Misyon ve Vizyonu paydaşların katılımıyla belirlenmiştir. 2018 -2022 yılları arası Stratejik Planda ve Faaliyet Raporlarında yer verilmiş olup; web sayfasında yayınlanmak suretiyle tüm birimler ile ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına duyurulmuştur. Makul güvence sağlandığından eylem öngörülmemiştir.

RDS 6 ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI ÖRNEKLERİ Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6. 1. 1 RDS 6. 1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Üniversitemiz, yıllık amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlememiştir. Risk Strateji Belgesi hazırlanmamıştır. Bütün birimler her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirleyecektir. Tüm Birimler RDS 6. 1. 2 Üniversitemiz Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesinde kurulan Stratejik Strateji Planlama ve İç Kontrol Birimince idaremizin Geliştirm e Daire risklere karşı izlenecek yol ve risk yönetim sürecine ilişkin çerçeveyi oluşturacak risk Başkanlı strateji belgesi hazırlanarak üst yönetici ğı onayına sunulacaktır. RDS 6. 1. 3 Strateji Geliştirm Tüm birimlerden yetkin ve gerekli sayıda e Daire personelden oluşan Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu oluşturulacaktır. Başkanlı ğı Risk Değerlendirme Komisyonu kurulmamıştır. Yıllık Risklerin Strateji Geliştirme belirlendiği Daire ne dair, Başkanlığı risk tabloları Sürekli Tüm Birimler Risk Strateji Belgesi 2019 Tüm Birimler Risk Değerlendi rme Komisyon u 2019

KFS 8. 1 ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI ÖRNEKLERİ Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Birimlerin idari faaliyetleri ile mali işlemlerine ilişkin karar ve işlem süreçleri; görevli birim ve alt birimleri, görevli personeli, ilgili mevzuatı, işin KFS 8. 1. 1 tamamlanması süresini, önem Mali işlemlere yönelik düzeyini, gerekli doküman, belge ve genel prosedürler ile açıklamaları ile risk ve kontrollerini Üniversitemizin Ön Mali içerecek şekilde iş akış şemaları ile Kontrol İşlemleri tanımlanacaktır. Yönergesi bulunmakla birlikte diğer faaliyetlerine ilişkin düzenlemelere ihtiyaç Birimler, Hizmet Standartlarını duyulmaktadır. güncellemeli ve tüm paydaşların KFS 8. 1. 2 görebileceği yerlerde ilan etmeli ve web sayfasında yayınlanmasını sağlamalıdır. Tüm birimler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İş akış şemaları 2019 prosedürle r Tüm birimler Strateji Hizmet Geliştirme standartlar Sürekli Daire ı Başkanlığı Güncellendikçe işlem tekrar edilecektir.

ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI ÖRNEKLERİ 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM Standar Kamu İç Kontrol Standardı t Kod ve Genel Şartı No BİS 13 Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamam lanma Tarihi Açıklama Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi BİS 13. 1 kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine BİS 13. 2 getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. 1 - Üniversitemizde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan web sitesi, ebys, e-posta ve sms araçlarıyla etkili ve sürekli bilgi ve iletişim sağlanmaktadır. 2 - Birimlerde yönetim ve yönetişim süreçlerinde dikey iletişim yolları geliştirilmeye ihtiyaç duyulmaktadır. Yöneticiler ve personel, ebys üniversitemiz ve birimlerine ait web sitesi, sms e-posta ve diğer otomasyon sistemleri ile KYS dokümanları, Arşivler, Kurum faaliyet raporları ile gerekli ve yeterli bilgiye erişimi sağlanmaktadır. BİS 13. 1. 1 Birimlerde yönetim ve yönetişim süreçlerinde dikey iletişim yollarını geliştirilmesi için birim içi toplantılar yapılacaktır. Tüm Birimler Toplantılar, değerlendirm eler Sürekli Makul güvence sağlandığından eylem öngörülmemiştir.

ÜNİVERİTEMİZ UYUM EYLEM PLANI ÖRNEKLERİ İS 17. 2 İS 17. 3 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ile ilgili süreç ve yöntemler belirlenmemiştir. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlama çalışması devam etmektedir. Üniversitemizde iç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, İS bildirilmesi ve gerekli 17. 2. 1 önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntemler belirlenerek yazılı doküman haline getirilecek ve duyurulacaktır. İS 17. 3. 1 Üniversitemizde iç kontrolün değerlendirilmesine ilişkin yapılacak çalışmalarda tüm birimlerin katılımı sağlanacaktır. İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi amacıyla birimlerin belirlenecek takvim dahilinde çalışmaları yapılacaktır. Strateji Geliştirme Tüm Daire Birimler Başkanlığı İç kontrol değerlendir Sürekli me süreçleri İç Kontrol İzleme ve Tüm Yönlendirm Birimler e Kurulu Birimlerin iç kontrol değerlendirm e raporları Sürekli

TEŞEKKÜRLER