Il Codice dellAmministrazione digitale dlgs 8205 e aggiornamenti

Il Codice dell’Amministrazione digitale dlgs 82/05 e aggiornamenti alla normativa

Aggiornamenti alla normativa/1 • Norme relative all’amministrazione digitale si trovano principalmente nel CAD, ma anche sparse in varie leggi e decreti fuori dal codice, introdotte nel sistema legislativo italiano dal 2005 ad oggi di fatto rendono meno coerente, esaustivo e stabile il CAD i cui articoli sono già stati più volte modificati, vedi anche DL 5/2012 e altre modificazioni: - finanziare, normative omnibus e particolare fino a tutto il 2015; • La normativa di settore è molto vasta e non sempre perfettamente coordinata, soprattutto per quanto riguarda il riferimento ai rapporti che legano le diverse attività: acquisizione e produzione dei documenti, gestione e uso, selezione e scarto, conservazione di lungo termine. a cura di Mauro Livraga

Aggiornamenti alla normativa/2 • Dlgs 85/05 CAD. • Dlgs 235/10 ha portato a una vera e propria rivisitazione del CAD. • Successive modificazioni e integrazioni. • Dlgs 179/16 entrato in vigore il 14/09/16, 66 articoli. a cura di Mauro Livraga

Aggiornamenti alla normativa/3 • Dlgs 217/2017 entrato in vigore a gennaio 2018 67 artt. , che ha modificato il Dlgs 179/16 entrato in vigore il 14/09/16, 66 articoli. • Ennesima riforma del CAD input per la definitiva svolta dalla PA verso il digitale. Nonostante le varie modifica apportate prima del 2017 la digitalizzazione della PA è rimasta al palo. a cura di Mauro Livraga

Aggiornamenti alla normativa/4 • Il Codice si ripropone di essere un punto di riferimento in materia. • Vengono sostituiti i regolamenti con delle linee guida da emanarsi dell'Agenzia dell'Italia digitale al fine di stare al passo con l'evoluzione tecnologica. • Linee guida non ancora emanate. • Rafforzamento del valore di carta di cittadinanza digitale a cura di Mauro Livraga

Aggiornamenti alla normativa/5 • Semplificazione del concetto di domicilio digitale (art. 1 comma 1, lett. n. ter) sono obbligati tutti i soggetti gà obbligati alla PEC, compresa la PA di cui all'articolo 2. Abolizione dal 01/0119 art. 48. • Chiunque può eleggere domicilio digitale. • Appositi elenchi pubblici. a cura di Mauro Livraga

Aggiornamenti alla normativa/6 • Integrazione e interoperatibilità tra i servizi pubblici. a cura di Mauro Livraga

Struttura del CAD Capo I. Principi generali (1 -19) Sezione 1. Definizioni, finalità, ambiti Sezione 2. Diritti dei cittadini e delle imprese Sezione 3. Organizzazione e rapporti Stato, enti locali e regioni Capo II. Il documento informatico (20 -39) Sezione 1. Documento informatico Sezione 2. Firme elettroniche e certificatori Sezione 3. Trasferimento di fondi, libri e scritture Capo III. Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (40 -44) Capo IV. Trasmissione informatica dei documenti (45 -49) Capo V. Dati delle pp. aa e servizi in rete (50 -66) Sezione 1. Dati della pp. aa. Sezione 2. Fruibilità dei dati Sezione 3. Servizi in rete Sezione 4. Carte elettroniche Capo VI. Sviluppo, acquisizione e riuso dei sistemi informatici delle pp. aa. (67 -70) Capo VII. Regole tecniche (71 -87) Sezione 1. Definizioni relative al sistema p. di connettività Sezione 2. Sistema pubblico di connettività SPC Sezione 3. Rete internazionale della p. a. e compito del Digit. PA Capo VIII. Disposizioni transitorie e abrogazioni (88 -92)111 a cura di Mauro Livraga

Finalità e caratteristiche del codice (dlgs 82/2005 e successive modificazioni) • Costituisce il tentativo ambizioso di riordinare l’intero e complesso sistema normativo promuovendo l’innovazione tecnologica nei sistemi informativi e documentari e distinguendo le norme in base al loro livello di applicazione (in opposizione alle finalità del testo unico). • Rispetto alla normativa precedente segue una logica di separazione, individuando esclusivamente le norme relative allo sviluppo di sistemi informativi e documentari digitali. • Tentativo di completare la digitalizzazione della pubblica amministrazione. • Tentativo di rendere “aperto e trasparente” il rapporto PA cittadino/imprese. a cura di Mauro Livraga

A chi si rivolge il CAD/1 • Art. 2 c. 2 : tutta la pubblica amministrazione italiana: Stato, scuole (tutte), regioni, provincie, comunità m. e loro consorzi e associazioni, iacp, camere c. e loro associazioni, enti pubblici non economici (stato regioni comuni), servizio sanitario (enti aziende amministrazioni), società a controllo pubblico ecc. ). • Non vale più il principio: non ho le risorse rimando la digitalizzazione. • Si deve digitalizzare. • Se il cittadino chiede l’uso dello strumento digitale per comunicare, non si può più rispondere che non si è ancora provveduto alla digitalizzazione, non ho il regolamento ecc. la PP. AA deve accettare l’istanza. • In generale vige l’obbligo di adeguamento della PP. AA al CAD. a cura di Mauro Livraga

A chi si rivolge il CAD/2 • Digitalizzazione: per lo Stato è previsto un ruolo di coordinamento informatico, senza competenze di disciplinare l’organizzazione locale. • La Corte costituzionale ha garantito l’intervento dello Stato nella digitalizzazione della PP: AA tramite il principio della sussidiarietà ascensionale: sentenze 17/04, 31/05, 133/0815/10 e 369/10. • Sussidiarietà ascensionale: lo Stato interviene anche quando non ha competenze se dimostra che in accordo con gli altri enti il suo intervento è necessario. a cura di Mauro Livraga

Il diritto all’uso delle tecnologie/1 • Art. 3: “I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nei rapporti con le pubbliche amministrazioni centrali e con i gestori di pubblici servizi statali nei limiti di quanto previsto nel presente decreto”. • Gestione procedimenti amministrativi e verifica da parte del cittadino degli stessi con mezzi telematici; responsabile del procedimento. • Diritto all’identità digitale. a cura di Mauro Livraga

Il diritto all’uso delle tecnologie/3 Modifiche articolo 5 • Le pubbliche amministrazioni: • consentono l'effettuazione dei pagamenti ad esse spettanti, a qualsiasi titolo dovuti, con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione; • possono avvalersi di prestatori di servizi di pagamento per consentire ai privati di effettuare i versamenti in loro favore attraverso l’utilizzo di carte di debito, di credito o prepagate e di ogni altro strumento di pagamento elettronico disponibile. • Micro pagamenti, anche con credito telefonico. a cura di Mauro Livraga

Art 9 modifiche all’articolo 8 • Favorire la diffusione della cultura digitale tra i cittadini. • Utilizzo banda anche dagli utenti autenticati SPID CIE. • Implicazioni sociali. a cura di Mauro Livraga

Modifiche agli articoli 20 -24 Artt 17 - 22 dlgs 179/16 Viene ripresa e in parte riformulata la complessa materia degli originali e delle copie sia analogici sia informatici. a cura di Mauro Livraga

Modifiche agli articoli 20 -24 Artt 17 - 22 dlgs 179/16 Maggiore certezza giuridica ai documenti prodotti e ricevuti dalla PA non corredati da firma digitale. I documenti sottoscritti con firme elettroniche differenti, soddisferanno la forma scritta ex art. 2702 c. c. Qualora prodotti secondo le linee guida AGID (da emanare) a cura di Mauro Livraga

Riproduzione e conservazione (art. 43) Art 35 dlgs 179/16 – Si mantiene la validità delle riproduzioni sostitutive predisposte secondo regole tecniche precedenti (che pur non avevano finora garantito il fine della conservazione), ora cambiata dalle nuove regole. – Si stabilisce per legge il principio di una duplicazione non significativa dei documenti: “I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali”. – Si mantiene fermo il principio dei poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pp. aa. e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. – Se il documento informatico è conservato per legge dalla PA non deve più essere conservato da cittadini e imprese. PROBLEMATICHE a cura di Mauro Livraga

Conservazione (art. 44) art 36 dlgs 179/16 – Si affermano principi generali sul sistema di gestione conservazione dei documenti informatici (ora integrati dalle nuove regole): • identificazione certa del soggetto che ha formato il documento o che lo ha acquisito; • Sicurezza e integrità del sistema e dei documenti; • Protocollazione; • leggibilità e agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative inclusi i dati di registrazione e classificazione originari, ne consegue che le pp. aa. devono produrre documenti classificati e protocollati nell’ambito dei rispettivi piani di classificazione e fascicolazione; • rispetto delle misure di sicurezza: costruzione dei sistemi informativi a norma di legge e aggiornati alla tecnologia corrente. • Accesso anche remoto. a cura di Mauro Livraga

Il FOIA italiano Dlgs 97/16 a cura di Mauro Livraga

FOIA/1 • “Una nuova forma di accesso civico ai dati e documenti pubblici equivalente a quella che nel sistema anglosassone è definita Freedom of information Act (FOIA)”. a cura di Mauro Livraga

FOIA/2 • Il richiedente non è più obbligato a motivare la richiesta – Accesso civico. • Rimane in vigore la legge 241/90. a cura di Mauro Livraga

FOIA/3 • Accesso anche ai dati della PA. • Accesso gratuito, solo le spese per la riproduzione documentate. • Esclusione vedi 241/90. a cura di Mauro Livraga

FOIA/4 • Favorire un cambiamento culturale nella PA. • Le informazioni, i dati e i documenti della PA appartengono ai cittadini, che hanno tutto il diritto di accedervi, salvo ben delimitate eccezioni (Barrera). • Problematiche: costo zero; funzionari; responsabile anticorruzione; efficienza archivi correnti; strumenti digitali. a cura di Mauro Livraga

GDPR NUOVO REGOLAMENTO SULLA PRIVACY • Si applicherà dal 25 maggio 2018. • Obbiettivo del legislatore: adempimenti più complesso, sanzioni più pesanti, maggiori tutele nel trattamento dei dati personali. a cura di Mauro Livraga

Per saperne di più • Internet, voci di riferimento. • L 241/90; Dlgs 85/05, 87/16, 179/16, 217/17 in http: //www. gazzettaufficiale. it a cura di Mauro Livraga

Il protocollo informatico Il sistema di protocollo informatico non è la riproduzione informatizzata del registro cartaceo, ma un insieme integrato e coordinato di azioni relative alla produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici e cartacei di un ente pubblico/organizzazione. Il solo registro di protocollo informatico non è sufficiente per creare un sistema di gestione, che deve essere integrato con un gestionale documentale. a cura di Mauro Livraga

Linee generali Il sistema comporta la “totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti”, art. 51, comma 2, d. PR 445/00. Allo stato attuale si configura come un sistema ibrido. 01/01/2004 - (? ). È ultimamente normato anche dal CAD e da altre norme. a cura di Mauro Livraga

I Responsabili Responsabile gestione documentale o responsabile servizio protocollo informatico e archivi e il suo vicario – obbligo nomina per ogni AA. OO. Coordinatore della gestione documentale dove ci sono più AA. OO. Responsabile conservazione. Responsabile del trattamento dei dati. Responsabile della sicurezza. Responsabile della transizione digitale art. 17 CAD entro 31/12/2016. Difensore civico per il digitale. a cura di Mauro Livraga

Prevede Gestione automatizzate dei procedimenti amministrativi. Progressiva riorganizzazione delle procedure amministrative. Gestione di lavorazione del flusso dei documenti (ricevuti, spediti, interno ecc. ) e la loro registrazione comprensiva di tutte le tipologie di documenti informatici e del residuo di quelli analogici. Eliminazione dei protocolli di settore, di reparto, di protocolli multipli, di protocolli di telefax e di tutti quelli diversi dal protocollo informatico. La storicizzazione dei dati e delle variazioni e i criteri per il rilascio delle abilitazioni all’accesso al sistema. a cura di Mauro Livraga

Organizzare il sistema Il sistema deve essere unico e interoperativo. Deve prevedere un piano di sviluppo e aggiornamento. Gli applicativi software sviluppati da terzi devono avere opportuna certificazione di conformità alle specifiche di legge. Regole. Sicurezza informatica. Privacy. Accessibilità. Consultabilità. Trasparenza e pubblicità dei dati e documenti. Continuità operativa e D. R. Conservazione a norma. Varie responsabilità/responsabilità diffuse. a cura di Mauro Livraga

Organizzare il sistema Il sistema deve essere unico e interoperativo. Deve prevedere un piano di sviluppo e aggiornamento. Gli applicativi software sviluppati da terzi devono avere opportuna certificazione di conformità alle specifiche di legge. Regole. Sicurezza informatica. Privacy. Accessibilità. Consultabilità. Trasparenza e pubblicità dei dati e documenti. Continuità operativa e D. R. Conservazione a norma. Varie responsabilità/responsabilità diffuse. a cura di Mauro Livraga

Organizzare il sistema Prima di implementare il sistema occorre prevedere alcuni strumenti archivistici e organizzare il servizio anche (personale), verificare l’applicazione delle misure per la privacy e predisporre le regole di gestione. a cura di Mauro Livraga

Organizzare il sistema Compete al Responsabile della gestione documentale organizzare il sistema (come? ). a cura di Mauro Livraga

Organizzare il sistema “La gestione informatica dei documenti richiede l’implementazione di un complesso tecnologico con caratteristiche tali da assicurare la loro custodia e di ridurre al minimo i rischi di cancellazione, distruzione, modifica per cause naturali o intenzionali, accesso non autorizzato o non consentito […]” (Pigliapoco). a cura di Mauro Livraga

Funzionalità Registrazione dei documenti: Tutti i documenti. Il registro di protocollo è dettagliatamente normato nell’art. 53 del DPR 445/00. “L’operazione di registrazione […] è prevista anche per i documenti informatici già soggetti all’obbligo di annotazione su altri registri […]. Per questi, è sufficiente specificare il codice che identifica il tipo di registro nel quale devono essere annotati per attribuigli automaticamente, ad opera del sistema SGI, un numero progressivo univoco e una data di registrazione” (Pigiapoco). Quali implicazioni organizzative? a cura di Mauro Livraga

Funzionalità Classificazione: Attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati e non, secondo uno schema di voci (titolario o quadro/piano di classificazione) Costituisce un sistema integrato di informazioni basato sull’ordinamento funzionale dei documenti La classificazione è un’attività basilare per la gestione dei documenti in una pubblica amministrazione La sua obbligatorietà è ribadita dal Dpr 445/00 artt. 50 e 56 Lo strumento di cui avvalersi per organizzare e classificare i documenti è il piano di classificazione (titolario) Chi classifica? Classificazione automatica? a cura di Mauro Livraga

Funzionalità Fascicoli e aggregazioni documentarie informatiche: “- secondo la definizione tradizionale- è l’insieme ordinato di documenti, riferiti in modo stabile a uno stesso affare/procedimento amministrativo, a una stessa materia, a una stessa tipologia, che si forma sempre nel corso delle attività amministrative del soggetto, allo scopo di riunire a fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività” (Guercio). Nel fascicolo sono inseriti in ordine cronologico documenti diversificati per forma, natura, contenuto ecc. a cura di Mauro Livraga

Funzionalità Fascicoli e aggregazioni documentarie informatiche: Tipologie di fascicolo: 1) per oggetto/soggetto 2) per affare/procedimento amministrativo 3) per attività 4) per tipologia di documento Chi fascicola? Fascicolazione automatica? Il Piano di classificazione? a cura di Mauro Livraga

Funzionalità Documenti ricevuti per posta elettronica: Nello SGID devono confluire tutte le email anche quelle ricevute da caselle non ufficiali. Le email devono essere registrate prima della loro trattazione da parte degli uffici competenti. Per evitare dispersione sugli hard disk sarà necessario introdurre metodologie automatiche di controllo e gestione delle email intercettate automaticamente all'arrivo. Gestione dei file allegati, loro individuazione e descrizione autonoma. Problematiche? a cura di Mauro Livraga

Funzionalità Documenti ricevuti modulistica elettronica via WEB: Documenti ricevuti per via telematica con procedure guidate e identificazione tramite SPID. Problematiche? a cura di Mauro Livraga

Funzionalità • Documenti ricevuti su supporto cartaceo/analogico: – – – Possibilità/necessità di ricevere documenti analogici. Registrazione, classificazione e fascicolazione. Digitalizzazione dei documenti cartacei singolarmente o massiva. Consegna dell'originale cartaceo al responsabile del procedimento/processo. È possibile ricevere documenti informatici manualmente? – Problematiche? a cura di Mauro Livraga

Funzionalità Documenti prodotti con applicativi di office automation: I documenti devono confluire nel SGID e archivio. Registrazione, classificazione e fascicolazione. a cura di Mauro Livraga