La Conservazione Digitale Conservazione digitale E una procedura
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La Conservazione Digitale
Conservazione digitale § E’ una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo validità legale e opponibilità a terzi di un documento informatico La Conservazione Digitale www. edok. it
Conservazione digitale § La conservazione digitale dei documenti è l’unica modalità per gestire nel tempo e a norma di legge tutti i documenti e i file nativamente informatici, ossia i documenti analogici dematerializzati § Il non corretto rispetto dei principi normativi e tecnici che informano un sistema di conservazione produce la conseguenza che il documento informatico non può essere utilizzato con piena validità giuridica nei confronti di terzi La Conservazione Digitale www. edok. it
Quadro normativo § DMEF 23 gennaio 2004 - conservazione digitale documenti fiscali, oggi DMEF 17 giugno 2014 § D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 - fatturazione elettronica § Circolare Ad. E n. 45/E del 19/10/2005 § Circolare Ad. E n. 36/E del 06/12/2006 § Direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010 (Legge n. 228/2012) fatturazione elettronica § DPCM 22 febbraio 2013 - Nuove Regole tecniche firme elettroniche § Circolare Ad. E n. 12/E del 3 maggio 2013 § DPCM 03 dicembre 2013 - Nuove Regole Tecniche sistema di conservazione e protocollo informatico § Regolamento UE n. 910/2014 - Regolamento Ei. DAS sull’identità digitale La Conservazione Digitale www. edok. it
Quadro normativo: lo scopo Garantire al Documento Informatico Amministrativo, Contabile e Fiscale: § PATERNITA’ - Firma Digitale o altri sistemi di identificazione § INTEGRITA’ - Firma Digitale, Firma Elettronica Qualificata e Fea § TRASMISSIBILITA’ INFORMATICA - PEC, SPC, SDI, EDI, etc. § CORRETTA GESTIONE E MEMORIZZAZIONE – archiviazione elettronica e gestione documentale § CONSERVAZIONE NEL TEMPO - Firma Digitale, Marca Temporale e Procedure di Sicurezza SISTEMA DI CONSERVAZIONE DIGITALE La Conservazione Digitale www. edok. it
I documenti dematerializzabili DOCUMENTI FISCALI E TRIBUTARI § Fatture e bollette § Fatture elettroniche B 2 B e verso la PA § Distinte meccanografiche e registri (corrispettivi e registri fatture emesse) § Libro giornale e il libro degli inventari § Scritture ausiliarie § Registro dei beni ammortizzabili § Bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa § Registri prescritti ai fini IVA (es. registro acquisti, registro corrispettivi, registro fatture emesse, etc. ) § Dichiarazioni fiscali, modulistica relativa a pagamenti (es. modelli F 23 ed F 24), fatture e documenti simili § Libri sociali e libri delle adunanze e delle deliberazioni § … La Conservazione Digitale www. edok. it
I documenti dematerializzabili DOCUMENTI INFORMATICI IN GENERE § Documenti amministrativi e dichiarativi § Posta elettronica certificata PEC § Contratti § Documenti sanitari e amministrativi § Nota spese dipendenti e schede carburante § Libro Unico del lavoro - LUL § Registri assicurativi § Corrispondenza / lettere § Protocolli e fascicoli PA § Documenti sottoscritti con firme elettroniche § Log di sistema § … La Conservazione Digitale www. edok. it
Il sistema di conservazione - SDC § Il sistema di conservazione assicura la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità: § i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici § i fascicoli informatici § Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione; § Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. La Conservazione Digitale www. edok. it
Requisiti SDC La Conservazione Digitale www. edok. it
Pacchetti informativi § Pacchetto di versamento il pacchetto informativo inviato dal Produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione. § Pacchetto di archiviazione il pacchetto informativo conservato in un sistema di conservazione. È derivato dalla trasformazione di uno o più Pacchetti di versamento a scopo di conservazione. § Pacchetto di distribuzione il pacchetto inviato ad un Utente dal sistema di conservazione in risposta ad una sua specifica richiesta La Conservazione Digitale www. edok. it
Rapporto di versamento § Documento Informatico che viene rilasciato dal sistema di conservazione, anche in automatico, successivamente alla presa in carico e alla verifica del pacchetto di versamento inviato dal produttore. § Viene univocamente identificato e conservato dal sistema di conservazione. § Contiene un riferimento temporale e una o più impronte del pacchetto di versamento. § Può essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione La Conservazione Digitale www. edok. it
Ruoli e responsabilità La Conservazione Digitale www. edok. it
Il produttore La Conservazione Digitale www. edok. it
Il responsabile della conservazione a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto La Conservazione Digitale previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite; k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. www. edok. it
Il responsabile della conservazione La Conservazione Digitale www. edok. it
Il Manuale della Conservazione § Illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. § È un documento informatico. § E’ obbligatorio. La Conservazione Digitale www. edok. it
Il processo di Conservazione La Conservazione Digitale www. edok. it
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Conservazione: le soluzioni Edok ON-PREMISES IN CLOUD FULL OUTSOURCING La Conservazione Digitale www. edok. it
In house Vs. Outsourcing § IN HOUSE § il processo/sistema di conservazione è realizzato all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici; § IN OUTSOURCING § il Responsabile della Conservazione può affidare il processo/sistema di conservazione, in modo totale o parziale, a soggetti terzi pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. La Conservazione Digitale www. edok. it
Hyper Dok La Conservazione Digitale www. edok. it
Hyper Cloud > SAAS HYPERDOK § Utilizzo piattaforma Hyper. Dok in modalità Software As A Service § Accesso ai documenti tramite web (https), vpn o web services § Servizi di manutenzione aggiornamento inclusi § Numero utenti: da 2 a illimitati § Numero documenti gestibili: illimitati § Numero processi gestibili: illimitati § Servizio attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno § HOSTING E SERVIZI § Macchine virtuali windows server tipologia Platinum, Gold o Silver § Servizio di backup e disaster recovery § Spazio disco illimitato § Servizi di manutenzione aggiornamento inclusi § Servizio attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno La Conservazione Digitale www. edok. it
Outsourcing documentale > SERVIZIO CLOUD § Servizio online in full outsourcing con hosting hardware e software fornito da Edok § Servizio di Aggiornamento evolutivo e normativo incluso § Accesso web > SERVIZIO CERTIFICATO § > CANONE MESE § > OBBLIGHI E RESPONSABILITA’ § Conservatore accreditato Ag. ID e certificazioni UNI EN ISO 9001 e ISO/IEC 27001 > LAVORAZIONI PERIODICHE § Attività effettuata da personale specializzato in base alle tempistiche di legge § Servizio di helpdesk e operatore dedicato § Possibilità di definire il SLA per lavorazioni personalizzate La Conservazione Digitale Canone mensile omnicoprensivo basato sui volumi, le tipologie documentali, il numero di società e le funzionalità attivate Incarichi e deleghe ad Edok tramite contratto servizi outsourcing § Responsabile esterno della conservazione § Generazione PDV § Firma fatture elettroniche § … § Redazione e tenuta manuale della conservazione § Polizze assicurative di responsabilità professionale § Tenuta nel tempo dei documenti conservati (5 anni, 10 anni, 20 anni, etc. ) www. edok. it
Outsourcing documentale > STRUTTURA § § § N. 2 data center sul territorio nazionale Infrastrutture tecnologiche progettate per garantire performance, sicurezza e continuità operativa Uptime del 99, 9% su base annuale Alta connetività Reparto interno con personale specializzato Digitalizzazioni, indicizzazioni e stoccaggio materiale cartaceo > CERTIFICAZIONI La Conservazione Digitale www. edok. it
Software e servizi certificati § Sistema di gestione qualità conforme UNI EN ISO 9001: 2008 per i seguenti campi di attività: § progettazione, sviluppo e distribuzione di software e servizi informatici § Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni conforme ISO/IEC 27001: 2013 per i seguenti campi di attività: § progettazione, sviluppo e distribuzione di software e servizi informatici § erogazione servizi di conservazione digitale e di gestione elettronica di documenti per privati e enti pubblici § erogazione servizi di spedizione multicanale La Conservazione Digitale www. edok. it
Conservatore accreditato Ag. ID § Edok è accreditata come conservatore presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (Ag. ID). § L’accreditamento è obbligatorio per i conservatori che operano con le PA. § L’accreditamento certifica il rispetto dei più elevati standard in termini di qualità e sicurezza in ambito di conservazione digitale. La Conservazione Digitale www. edok. it
ANORC § Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione § Associazione senza scopo di lucro con obiettivo di promuovere e diffondere la normativa e la cultura del digitale § Presidente dell’associazione Avv. Andrea Lisi - Studio legale Lisi § Edok è associata ad ANORC dal 2007 ed è Sede Territoriale per Brescia dal 2011 § Stretta collaborazione tra Edok/ANORC/Studio Lisi La Conservazione Digitale www. edok. it
ANORC Professioni § L’elenco istituito da ANORC Professioni consente di riconoscere la professionalità dei RDC. § Il Dott. Fabio Zanni, Responsabile e coordinatore dell’area Conservazione Digitale di Edok, è iscritto all’elenco di Anorc Professioni – tessera n. 1 - in qualità di Responsabile della Conservazione livello Expert (livello più alto). La Conservazione Digitale www. edok. it
Soluzioni e servizi § Attività e consulenza tecnica § Attività e consulenza normativa § Help desk – assistenza tecnica § Formazione § Workshop e eventi di settore La Conservazione Digitale www. edok. it
Referenze La Conservazione Digitale www. edok. it
Grazie per l’attenzione Contatti commerciali: Andrea Pizzoni apizzoni@edok. it Emanuele Bonelli ebonelli@edok. it Edok Srl Marco Mazzacani mmazzacani@edok. it La Conservazione Digitale Marco Carosso mcarosso@edok. it Via dei Traversi, 25 25079 Vobarno – Bs Tel. : 0365. 6900. 19 Fax. : 0365. 6900. 23 info@edok. it edokpec@actaliscertymail. it www. edok. it
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