Att starta planera och driva projekt Nstan vetenskap

Att starta, planera och driva projekt Nästan vetenskap eller bara sunt förnuft?

Dagens program • • Projektarbete som arbetsform Projektorganisation, små och större projekt Projektbeskrivning Projektplanering Praktiskt arbete • Kort om projektgenomförande problemlösning och kreativitet • Framgångsfaktorer • Lite Nacka-formalia

Projektarbete som arbetsform

Projektarbete - definition ”Projektarbete innebär att en grupp självständigt löser en avgränsad arbetsuppgift under en bestämd tid med en given budget. Projektet avslutas med skriftlig och muntlig rapport. ”

Ett projekt • • är tidsbegränsat med tydligt slutdatum genomförs av en avgränsad grupp personer har en avgränsad arbetsuppgift och budget är fristående från den ordinarie organisationen är av engångskaraktär ska leda till förbättringar avslutas med skriftlig/muntlig rapport

Projektets faser Projektarbete Idé B e s l u t Utvärdering A v s l u t

Projektorganisation

Projektorganisation Beställare Styrgrupp Referensgrupp Projektgrupp

Projektorganisation: Projektledare Man väljer normalt inte en person som: • Är chef till någon av projektmedlemmarna • Är djupt specialiserad inom området Vem väljer man, då? ? ?

Vad kännetecknar en bra projektledare? Analytisk förmåga Organisatörsegenskaper Inköpserfarenhet Säljarbegåvning Lagledarbegåvning Diplomatisk läggning Företagsamhet Kunna coacha Strategisk blick

Projektorganisation: Projektgrupp • Ska tillsammans ha de kunskaper, erfarenheter och personliga egenskaper som behövs för att lösa uppgiften • Ska ha en god förmåga att arbeta tillsammans Om gruppstorleken:

Projektorganisation: Beställare • Utser projektledare • Ger direktiv • Mål • Tid • Budget • Har löpande kontakt med projektet • I stora projekt: en styrgrupp tillsätts som fattar större formella beslut

Projektorganisation: Referensgrupp • Fungerar som bollplank • Deltar inte aktivt i projektgruppen • Personer med • Stor allmänkunskap • Specialistkunskap • Representanter för ”slutanvändare” • Fackliga uppdrag • I små projekt: referenspersoner

Projektorganisation: Inre intressenter • • Beställaren Styrgruppen Projektgruppen Referensgruppen

Projektorganisation: Yttre intressenter • • • Chefer till projektmedlemmar Arbetskamrater Andra anställda Blivande användare Ledningsgrupp Leverantörer

Projektorganisation: Förankring • Viktigt att informera • Varje intressent ska (helst) se positivt på projektet • Vilka är intressenter i ditt projekt?

Projektbeskrivning

Projektbeskrivning

Projektbeskrivning Del Beslutas av Innebär Bakgrundsbeskrivning Beställaren Varför vi ska genomföra projektet (=vad är problemet? ) Målbeskrivning Beställaren Vad vi ska uppnå Avgränsning Beställaren Vad vi bara ska uppnå och göra/vad vi inte ska uppnå och göra

Projektbeskrivning Del Beslutas av Innebär Arbetsuppgift Projektgruppen Vad vi ska göra Metod Projektgruppen Hur vi ska göra Tidplan Beställaren och projektgruppen Delmål och tid för avslut Ekonomiska förutsättningar Beställaren Tilldelade resurser (tid och pengar) Avrapportering Beställaren När och hur

Projektplanering

Projektplanering • Tid- och aktivitetsplan (vad ska vi göra? , när? ) • Resursplan (vilka resurser ska vi använda? )

Projektplanering - budget • Kostnader ska specificeras • resor • utbildning • material • Kom ihåg att tiden är en kostnad (lönekostnad för antal timmar som läggs ner)

Projektbeskrivning • Gör en risk-/konsekvensanalys Risk K S R Åtgärdsplan Bilen trasig 5 1 5 Kolla tågtider Dåligt väder 5 3 15 Köpa regnkläder • K = konsekvens • S = sannolikhet • R = riskvärde

Projekt Problemlösning och kreativitet…

Olika metoder för problemlösning • • Frågemetoder Idéskapande metoder Beskrivande och sorterande metoder Ta det lugnt-metoder

Frågemetoder Till exempel enkäter

Idéskapande metoder Till exempel tankekarta (mind map)…

människor gruppdiskussioner projektarbete omväxling platser utveckling LEDARSKAPSAKADEMIN föredrag nätverk arbetssätt i andra kommuner inom kommunen arbetsuppgifter jobbigt

Idéskapande metoder …och spånande (brainstorm) Nätverk Projektteknik Erfarenhet Metoder Kunskaper Andra kommuner Omvärldskunskap Roligt Kritiskt tänkande

Beskrivande och sorterande metoder Till exempel SWOT • • S = strengths (styrkor) W = weaknesses (svagheter) O = opportunities (möjligheter) T = threats (hot)

Beskrivande och sorterande metoder SWOT-analys Styrkor Möjligheter Svagheter Hot

Ta det lugnt-metoder Till exempel avslappning och promenader

Framgångsfaktorer Vad är det som gör ett projekt framgångsrikt?

Framgångsfaktorer – fyra • Kommunikation • Avgränsning • Struktur • …och en nypa galenskap!

Projektets mål • Ska vara tydliga • Ska vara realistiska • Ska vara väl förankrade

Mål och avgränsning • Målet ska vara klart och tydligt avgränsat

Mål och delmål • Delmål kan underlätta genomförandet • Varje delmål ska följas upp

Avlastning • Projektmedlemmarna behöver stöd och avlastning – får du hjälp med dina ordinarie arbetsuppgifter?

Våga vara lite galen!

Projekt …och till sist

Projekt: lite Nacka-formalia • Se till att dina dokument följer Nackastandard • Kontakta registrator