36 e Congrs annuel de la Corporation des

36 e Congrès annuel de la Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec Séduire et fidéliser Stratégies et finalités 18 au 20 mai 2005 Hôtel des Seigneurs, St-Hyacinthe © My Loan Duong , MLS 2005, 36 e Congrès CBPQ 1

Atelier 13 Gestion du savoir à l’ère de l’électronique et Le développement de la collection à la Bibliothèque de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Ude. M Conférencière : My Loan Duong, BBSI, Ude. M 2005, 36 e Congrès CBPQ 2

La gestion du savoir à l’ère du numérique : Les politiques de choix, de développement et de gestion de collections « Le grand inconvénient des livres nouveaux est de nous empêcher de lire les anciens » ( Joseph Joubert, écrivain français, 1754 -1824) 2005, 36 e Congrès CBPQ 3

1 e partie : La gestion du savoir et les Politiques de développement de collections 2005, 36 e Congrès CBPQ 4

Historique Ø 1è version : 1988 • • Plusieurs mises à jour en fonction des réformes et des ajouts de programmes de l’EBSI 1995 : nouveau programme de maîtrise 1997 : programme de doctorat 1998 : refonte du programme de maîtrise 1999: implantation du certificat de GIN Ø Dernière version 2004: Révision du mandat de la BBSI par la bibliothécaire, révision complète des thématiques et des niveaux de développement et ajout des critères de développement de la collection numérique et électronique 2005, 36 e Congrès CBPQ 5

Révision du mandat de la BBSI 2005, 36 e Congrès CBPQ 6

La bibliothèque de BSI Ø En raison des domaines disciplinaires qu’elle dessert, la bibliothèque de BSI doit être partenaire de l’École: - par son rôle de soutien à l’enseignement et la recherche de l’EBSI - comme « laboratoire » et lieu de formation pour les étudiants de l’EBSI - comme « milieu » de recherche et champ d’étude 2005, 36 e Congrès CBPQ 7

Responsable de développement de la collection dans le nouvel environnement documentaire: Ø Un nouveau positionnement et une augmentation des qualifications et des responsabilités du bibliothécaire de référence: • Spécialiste de disciplines et responsable du développement des ressources informationnelles • Conseiller pour l’utilisation des ressources et des outils technologiqu • Conseiller en formation pour l’utilisation et l’exploitation des ressources informationnelles 2005, 36 e Congrès CBPQ 8

Le bibliothécaire dans le nouvel environnement documentaire üUn rôle accru: • Due à la gestion simultanée des techniques nouvelles et anciennes de la bibliothèque • Comme agent d’information sur les politiques, les fonctionnements et l’utilisation des ressources • Par son savoir-faire technique et ses compétences bibliothéconomiques qui le placent en amont de la chaîne éditoriale • Et par son implication de plus en plus importante dans le processus éditorial 2005, 36 e Congrès CBPQ 9

Développement des collections : acteurs, actions et interactions Responsable du développement des ressources informationnelles et éducatives Élabore les politiques de développement et de gestion de la collection Intervenants et communauté de pratique: comité de la bibliothèque Sélectionne, diffuse et organise les ressources Champs d’expertise et de pratique : EBSI et BBSI Contrôle, administre et négocie le budget d’acquisition Coordonne, supervise les activités de la bibliothèque ou du centre d’information , gère et organise les ressources matérielles et informationnelles 10

Développement, sélection et acquisition Ø 3 étapes: • • • planification : développement des collections, niveaux de développement des ressources sélection : inclusion et exclusion acquisition : choix des fournisseurs, négociations Ø 3 niveaux ou modèles de décision : • liberté de décision totale • liberté de décision moyenne ou collégiale • liberté de décision restreinte En général: niveau de décision 2 L’aval est demandé au delà d’un certain montant 2005, 36 e Congrès CBPQ 11

Processus de sélection et d’acquisition Ø Les étapes : - perception ou identification des besoins - diagnostic - recherche - accès au produit - choix du fournisseur - évaluation et décision - autorisation d’achat 2005, 36 e Congrès CBPQ 12

Contexte décisionnel et critères d’évaluation • Contexte • Critères – la collection de la bibliothèque – le programme de cours – les besoins des utilisateurs – le contexte thématique et institutionnel – le sujet ou contenu intellectuel – l’utilisation potentielle – la réputation de la maison d’édition – le type de publication et le format – la langue de publication 2005, 36 e Congrès CBPQ 13

Les ressources documentaires de la BBSI 2005, 36 e Congrès CBPQ 14

Budget d’acquisition de bibliothèque 2005, 36 e Congrès CBPQ 15

Ressources électroniques dans les bibliothèques de l’Ude. M 2005, 36 e Congrès CBPQ 16

Ressources documentaires des bibliothèques de l’Ude. M 2005, 36 e Congrès CBPQ 17

Fonds documentaire d’une bibliothèque d’étude et de recherche Caractéristiques: Ø Présenter une image de cohérence et d’équilibre à travers le temps Ø Dégager des principes directeurs permettant d’assurer la continuité avec le « bâti » original de la collection Ø S’articuler sur les intérêts d’étude et de recherche Ø Offrir un éventail de ressources internationales Ø Posséder (ou offrir l’accès) à une grande gamme de périodiques et de bases de données 2005, 36 e Congrès CBPQ 18

Changement de paradigme ØExplosion de l’offre documentaire ØExplosion des coûts d’abonnement des périodiques Ø Changement de paradigme au niveau : • de la pratique : Périodiques : Achat en consortium Monographies : Achats en bloc ( ou ensemble) • des problématiques : Infrastructure technologique, accès • de la philosophie de service 2005, 36 e Congrès CBPQ 19

Nouvel environnement documentaire et cohabitation des formats 1. Ressources secondaires : collection électronique/collection imprimée 2. Éditions électroniques : revues savantes , prépublications 3. Sources d’information alternatives ex. : dépôt institutionnel 4. Diversité des formats (bibliothèques hybride) 5. Nécessité de reformuler et de redéfinir les scritères d’acquisition et d’inclusion des ressources informationnelles 2005, 36 e Congrès CBPQ 20

Cohabitation des formats à la BBSI Ø Les critères d’acquisition et d’inclusion des ressources autres qu’imprimées à la BBSI: 1. toute nouvelle acquisition devra être évaluée en fonction de la pertinence et de l’utilité du mode de représentation de l’information offerte et de la capacité d’assurer la lisibilité, l’intégrité et la pérennité de cette ressource. » Duong, 2004, PCDGC, p. 8 2. l’inclusion des publications gratuites en format numérique sur le site de la page Web de la bibliothèque obéit aux mêmes critères de pertinence disciplinaire que pour la documentation imprimée. Duong, 2004, PCDGC, p. 38 2005, 36 e Congrès CBPQ 21

Pourquoi des politiques de développement de la collection ? Les années 90 : Remise en question de l’utilité des politiques de développement de collections par les bibliothécaires (Ross Atkinson , 1996) Causes multiples: ü ü Internet Restrictions budgétaires Coût de l’imprimé Lourdeurs administratives 2005, 36 e Congrès CBPQ 22

Changement de modes opératoires Ø Est-il encore possible dans le contexte obligé d’achats en blocs, en ensembles, en consortium, d’assurer la meilleure adéquation entre les besoins des usagers, les programmes de cours et les orientations de recherche , les impératifs budgétaires, les infrastructures technologiques disponibles? Ø Face au flux considérable d’informations dématérialisées, comment concilier la satisfaction de la demande à court terme et des besoins à long terme ? 2005, 36 e Congrès CBPQ 23

Choix et acquisition (Duong, 2004. PCDG, p. 43 2005, 36 e Congrès CBPQ 24

Gestion et organisation de collections / Développement de collections ou plutôt de gestion de ressources ? Ø la mise en commun des ressources via les sites WEB Ø la collecte et la mise en disponibilité des ressources informationnelles numériques en accès libre ou payant Ø l’intégration de ressources électroniques et numériques dans les fonds de la bibliothèque est devenue une activité vitale dans la gestion des fonds d’une bibliothèque www. bib. umontreal. ca/BE (Duong, 2004 , PCDGC , p. 40) 2005, 36 e Congrès CBPQ 25

Raisons de publier une politique de développement de collections dans une BU Ø Mettre en valeur les ressources spécifiques de la bibliothèque et de l’Université Ø Définir les principes qui servent à la fois de guides et de garde -fous (subjectivités locales ou personnelles) pour la communauté Ø Identifier les lignes directrices pour les développements futurs des collections et des tendances de recherche et d’enseignement Ø Servir à la communication interne et à la formation du personnel 2005, 36 e Congrès CBPQ 26

Raisons de publier et d’adopter une politique de développement de collections (suite) Ø Permettre d’établir des indicateurs susceptibles d’évaluer et de préserver les acquis Ø Mettre en valeur les particularités * ou la richesse des fonds Ø Fournir un outil de gestion et d’évaluation des ressources * La BBSI détient l’exhaustivité des normes ISO en documentation et sciences de l’information 2005, 36 e Congrès CBPQ 27

Politiques de développement de collection Ø • • • Doivent être: Dynamiques Actualisées Articulées Cohérentes Flexibles Ø • • • Et non Réactives Statiques Verbales Disparates Rigides 2005, 36 e Congrès CBPQ 28

Politiques de développement de collection Ø Elles doivent: • Être définies en termes d’objectifs à atteindre • Être élaborées en liaison étroite avec les autorités de la collectivité • S’inscrire dans un cadre budgétaire qui fixe les limites et détermine les priorités Ø Contenir des critères qui permettent de préserver l’identité et l’essence de la collection Et, condition essentielle, elles doivent être écrites et sanctionnées 2005, 36 e Congrès CBPQ 29

Évaluation des collections § Distinction entre évaluation des collections constituées et évaluation des acquisitions Ø Évaluation des collections signifie vérifier l’adéquation de l’ensemble documentaire aux objectifs globaux Ø Évaluation des acquisitions signifie vérifier si les effets souhaités sur les usages de la collection sont atteints 2005, 36 e Congrès CBPQ 30

Évaluation des collections (suite) 1. Approche quantitative : 2. taille globale de la collection : selon chacune des catégories identifiées dans les politiques (thématiques, langues, périodes, supports), l’âge ou la fraîcheur 3. accroissement moyen de la collection par an 4. taille par rapport aux variables comme le nombre d’usagers, d’exemplaires etc. 5. budget attribué à cet effet comparé au budget total 2005, 36 e Congrès CBPQ 31

Évaluation des collections (suite) Ø Approche qualitative: • éventail et profondeur des ressources offertes par thèmes de sélection et niveaux choix • nombre d’acquisitions réelles des ressources pour chaque domaine d’usage identifié par support et format • usage et exploitation des ressources disponibles (PEB)* 2005, 36 e Congrès CBPQ 32

Évaluation des collections (suite) Ø Analyse de l’usage des fonds : le taux de rotation R= (H+I ): S X 100 R= taux de rotation du fonds considéré H= nombre de prêts effectués sur ce fonds I = nombre de consultations sur place de ce fonds S = nombre total de documents de ce fonds 2005, 36 e Congrès CBPQ 33

Pourquoi publier les Politiques de développement des collections ? Ø Pour les besoins d’ accréditation et d’évaluation interne ou externe d’un département, d’une faculté Ø Pour les demandes de subvention ou de ressources Ø Pour des raisons de visibilité ou de rayonnement Ø Pour établir des partenariats et des collaborations Ø Pour évaluer les politiques de développement de la collection 2005, 36 e Congrès CBPQ 34

2 e partie : Les Politiques de choix, de développement et de gestion de la collection de la BBSI La version 2004 : Ø *Redéfinition de l’environnement documentaire et et du mandat de la bibliothèque (Chapitre 1) Ø Présentation du contexte budgétaire général et des ressources physiques et matérielles * (Chapitre 2) * (les ressources matérielles , l’infrastructure technologique permettant la consultation, l’accès et l’exploitation de la documentation (postes de travail, accès sans fil, etc…) 2005, 36 e Congrès CBPQ 35

2 e partie : Les Politiques de choix, de développement et de gestion de la collection de la BBSI (suite) Repositionnement dans le nouvel contexte disciplinaire Ø Présentation des programmes de cours de l’EBSI (Chapitre 3) Ø Définition des thématiques, présentation des intérêts interdisciplinaires (Chapitre 4) Ø Redéfinition des niveaux de développement: niveaux souhaités et *niveaux atteints ( *à venir) (Chapitre 4) Ø Mise à jour et redéfinition des politiques d’acquisition de la collection électronique et imprimée (Chapitre 5) 2005, 36 e Congrès CBPQ 36

2 e partie : Les Politiques de choix, de développement et de gestion de la collection de la Bibliothèque de bibliothéconomie et des sciences de l’information (suite) Intégration des ressources en ligne et imprimées dans la même politique de gestion et de conservation Ø Définition des modes de conservation et de sélection de la documentation électronique (Chapitre 6) Ø Présentation des ressources documentaires de la bibliothèque regroupées par thèmes et sujets et présentation des outils de de référence et des sources de sélection (Chapitre 7) 2005, 36 e Congrès CBPQ 37

2 e partie : Les Politiques de choix, de développement et de gestion de la collection de la BBSI (suite) Ø Annexe: (Chapitre 8) : • Liste des périodiques électroniques en archivistique, bibliothéconomie et sciences de l’information en ligne disponibles en accès libre ou payant Liste des abonnements courants à la Bibliothèque Liste des titres reçus en don Liste des titres reçus avec la cotisation de membre institutionnel à la Bibliothèque Listes des normes ISO en bibliothéconomie et en sciences de l’information disponibles à la Bibliothèque • • Ø Bibliographie: (Chapitre 9) 2005, 36 e Congrès CBPQ 38

Merci de votre attention ☻ • « Collection development and management are the meat and potatoes of libraries » (Johnson, 2004, Fundamentals of collection development and management) my. loan. duong www. bib. umontreal. ca/Be 2005, 36 e Congrès CBPQ 39