1 Revisin por la Direccin 2011 Dependencia Oficina

1 Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Oficina Asesora Jurídica Responsable: Hans Wagner Jaramillo Fecha: 13 -07 -2011 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

2 Enfoque funcional 1. Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. 2. Estructura Organizacional de la Oficina Asesora Jurídica. Enfoque de procesos 3. Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. 4. Procesos en que participa la Oficina Asesora Jurídica. Tercero (Procesos) Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 5. Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Oficina Asesora Jurídica. P H V http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Tercero (Funcional) 7. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. 8. Estado de las PQRS. Autoevaluación 6. Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Oficina Asesora Jurídica. Percepción del cliente Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 3 V 9. Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia. 10. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 4 Toma de decisiones 11. Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. 12. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Oficina Asesora Jurídica: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. A 13. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. 14. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 5 15. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: • Cambios en la normatividad aplicable. • Cambios en la estructura de la dependencia. • Cambios en los planes aplicables a la dependencia. 16. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. 17. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

6 Notas aclaratorias • La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. • La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estructura organizacional de la Administración Central Municipal 7 DESPACHO DEL ALCALDE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA JURÍDICA EVALUACIÓN MEDIO BIENESTAR E SERVICIOS AMBIENTE Y INFRAESTRUCTURA GOBIERNO HACIENDA INTEGRACIÓN PLANEACIÓN ADMINISTRATIVOS DESARROLLO Y VIVIENDA SOCIAL RURAL EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES CONTROL Y REGULACIÓN OFICINA TÉCNICO LEGAL DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA VIVIENDA JUZGADO EJECUCIONES FISCALES LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD SISBEN RENTAS CULTURA PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL TRANSITO Y DEPORTES Y GENERAL TRANSPORTE RECREACIÓN TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS SUBSECRETARÍAS JUZGADO OFICINAS 14 11 1 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de 2010. v 03 Decreto Municipal 0166 de 2011. v 04 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello Decreto Municipal 0 xxx de 2011. v 05

Estructura organizacional de la Oficina Asesora Jurídica 8 DESPACHO DEL ALCALDE OFICINA ASESORA JURÍDICA http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal 9 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTIÓN SOCIAL GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS COMUNIDAD - SATISFECHA PROCESOS DE EVALUACIÓN COMUNICACIONES PR OC E S OS MI S I O N A L E S COMUNIDAD - NECESIDADES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Retroalimentación en dos vías MEJORAMIENTO CONTINUO Retroalimentación en dos vías GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS PROCESOS DE APOYO http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

10 Procesos en que participa la Oficina Asesora Jurídica PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESOS DE EVALUACIÓN GESTIÓN SOCIAL GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS COMUNIDAD - SATISFECHA MEJORAMIENTO CONTINUO COMUNICACIONES PR OC E S OS MI S I O N A L E S COMUNIDAD - NECESIDADES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS PROCESOS DE APOYO http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Oficina Asesora Jurídica 11 NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Jurídica Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Oficina Asesora Jurídica 12 NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Jurídica http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones 13 La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8. 2. 1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D: calidadSIGprocesos1. estratégicodocumentos externos estratégicosdireccionamiento http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

14 Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS Recibidas / Atendidas 2010 250 201 Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas 200 150 78 100 50 6 4 1 2 0 Peticiones Quejas Total PQRS recibidas Reclamos 2 0 Sugerencias Total PQRS atendidas (con respuesta) Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Oficina Asesora Jurídica/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

15 Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de Atención de PQRS 2010 60% 50% Porcentaje de atención promedio: 38% 37% 40% 30% 20% 17% 10% 0% 0% Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Fuente: Análisis de PQRS 2010 Acumulado del año http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

16 Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS Atendidas Oportunamente 2010 90 Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente 78 80 70 60 50 40 23 30 20 10 1 2 0 Peticiones Quejas Total PQRS atendidas (con respuesta) Reclamos 0 0 Sugerencias PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias 17 Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 120% 100% Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% 80% 60% 29% 40% 20% 0% Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Acumulado del año Fuente: Análisis de PQRS 2010 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

18 Evaluación de la Atención de PQRS 2010 Parámetros de evaluación: PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias No. de encuestas: 48, es decir el 59% 4. 5 4. 0 3. 5 3. 0 3. 1 2. 8 2. 5 4. 0 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Según 3. 4 la evaluación de la comunidad, estamos en el 3. 1 intervalo entre 3. 0 regular y bueno, 2. 7 tendencia 2. 7 con a regular Evaluación promedio 3. 2 2. 0 No. de encuestas Ene 11 Feb 2 Mar 5 Abr 11 May 5 Jun 8 Jul 3 PQRS - evaluación promedio Ago 1 Media Sep 2 Oct Nov Dic No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

19 Análisis PQRS 2010 Oficina Asesora Jurídica PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias La fuente de información no registra datos de esta Oficina Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con la Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

20 Indicadores identificados por proceso Indicadores por Proceso 80 75 180 en total 70 60 Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita 50 40 30 20 10 10 13 8 7 11 7 5 6 DT FC 6 2 2 4 4 GJ GI 6 6 GR MC 8 0 DE PA PC Estratégicos 93 GS GT AA Misionales 40 VC GH AR GC Apoyo 33 EI Evaluación 14 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia 21 Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades La Oficina Asesora Jurídica no participó con proyectos de inversión en el plan de desarrollo 2008 - 2011 Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia 22 Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto La Oficina Asesora Jurídica no participó con proyectos de inversión en el plan de desarrollo 2008 - 2011 Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia 23 Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia La Oficina Asesora Jurídica no participó con proyectos de inversión en el plan de desarrollo 2008 - 2011 Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

24 Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GT Atención de la demanda de trámites Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

25 Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GT Oportunidad en la atención de los trámites Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Abr 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Mar 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Feb 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Ene 0. 0 80. 0 95. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

26 Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GT Confiabilidad de los trámites Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Abr 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Mar 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Feb 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Ene 0. 0 80. 0 95. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GT 27 Evaluación del Trámite Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Abr 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Mar 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Feb 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Ene 0. 0 4. 5 5. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso DT 28 Eficacia del proyecto en productos La Oficina Asesora Jurídica no participó en el plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso DT 29 Eficacia del proyecto en recursos La Oficina Asesora Jurídica no participó en el plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso DT 30 Eficiencia del proyecto La Oficina Asesora Jurídica no participó en el plan de desarrollo. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GC 31 Atención de solicitudes de Gestión Contratación Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GC 32 Oportunidad en la atención de solicitudes Gestión contratación Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Abr 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Mar 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Feb 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Ene 0. 0 80. 0 95. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GC 33 Confiabilidad de las solicitudes de Gestión Contratación Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GC 34 Evaluación de las solicitudes Gestión contratación Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Abr 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Mar 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Feb 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Ene 0. 0 4. 5 5. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GJ 35 Atención de solicitudes de Gestión Jurídica Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GJ 36 Oportunidad en la atención de solicitudes jurídicas Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GJ 37 Confiabilidad de los servicios jurídicos Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Oficina Asesora Jurídica por proceso y dependencia Proceso GJ 38 Evaluación de los servicios de asesoría jurídica Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Abr 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Mar 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Feb 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Ene 0. 0 4. 5 5. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Revisión de la Política del SIG 39 “Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzohttp: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v 03

Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG 40 Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

41 Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac La estadística de los viernes del SIG se debe tomar de la Secretaría General ya que la Oficina Asesora Jurídica participa conjuntamente con ella Plan de Mejoramiento Apt Apv Am Abierta Cerrada Comité Primario 0 0 0 0 Comité Técnico 0 0 0 0 Viernes del SIG 0 0 0 0 Comite de Convivencia Laboral 0 0 0 0 Total 0 0 0 0 Fuente: Estadística RXD Jurídica Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestiónprocesos1. estratégicosdireccionamiento estratégicoregistrosrevisión por la direcciónjuridica Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento Riesgos por Proceso 12 42 115 en total 12 10 10 9 8 8 8 7 6 7 7 GR MC 6 6 5 4 4 3 2 0 DE PA PC Estratégicos 25 GS GT AA DT Misionales 41 FC VC GH AR GC GJ Apoyo 33 GI EI Evaluación 16 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Oficina Asesora Jurídica : Acciones tomadas, abiertas y cerradas 43 Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Plan de Mejoramiento Apv Apt Am Abierta Cerrada Riesgos DE 16 0 5 0 0 0 Riesgos GT 3 0 0 0 1 0 Riesgos DT 1 0 5 0 0 0 Riesgos GC 3 0 9 0 1 0 0 0 Riesgos GJ 0 0 6 0 0 0 Riesgos MC 5 0 11 0 0 0 Total 39 0 178 0 2 0 4 0 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de estratégicosdireccionamiento estratégicoregistrosrevisión por la dirección gestiónprocesos1. Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas 44 Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Correcci ón Plan de Mejoramiento Ac Apv Apt Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 0 0 0 Auditoría GT 19 1 11 1 2 0 0 0 Auditoría DT 15 0 6 1 1 0 0 0 Auditoría GC 8 1 4 0 0 0 Auditoría GJ 4 1 2 0 0 0 Auditoría MC 8 0 2 0 1 0 0 0 191 6 91 2 27 0 0 0 Total Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestiónprocesos1. estratégicosdireccionamiento estratégicoregistrosrevisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestiónprocesos4. evaluaciónevaluación independienteregistrosauditoriasinternas al SIG2011planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: 45 • Cambios en la normatividad aplicable: Articular en el SIG, en especial en el normograma la nueva normatividad aplicable. • Cambios en la estructura de la Oficina Asesora Jurídica: No se identifican cambios en el corto plazo. • Cambios en los planes aplicables a la Oficina Asesora Jurídica: Se articulará esta dependencia en el próximo plan de desarrollo. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

46 Recomendaciones para la mejora del SIG En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Conclusiones de la revisión por la dirección 47 CONVENIENCIA El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: • • La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo 2008 -2011: Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5. 5 por una Administración con Calidad. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Conclusiones de la revisión por la dirección 48 ADECUACIÓN El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Conclusiones de la revisión por la dirección 49 EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan. EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello