1 Disampaikan pada Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan

1 Disampaikan pada Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan Tahun 2019 – Balai Diklat PUPR Wilayah II Palembang TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP Suci Ramadhona Biro Umum – Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru Jakarta Selatan, Telp/Faks. 021 7251058

DAUR HIDUP ARSIP PENYUSUTAN PENCIPTAAN PENGOLAHAN 2

DEFINISI Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip, meliputi: v. Pemindahan arsip inaktif. v. Pemusnahan arsip inaktif. v. Penyerahan arsip statis. 3

ILUSTRASI pemusnahan pemindahan penyerahan 4 Foto dari Google. com

PRINSIP PENYUSUTAN ARSIP Penyusutan arsip melibatkan: USKP v Unit Satuan Kerja Pengolah (USKP) v Unit Kerja Pengolah (setingkat Eselon III) UKO v Unit Kearsipan Organisasi (Sekretariat Ditjen/Badan/Itjen) v Unit Kearsipan Kementerian (Biro Umum) BIRO UMUM 5

6 PERATURAN DI PUPR • Jadwal Retensi Arsip, Peraturan Menteri PU Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip PERATURAN DI PUPR • Peraturan Menteri PUPR Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Dinamis Kementerian PUPR, Pasal 50. UNDANG-UNDANG & PERATURAN PEMERINTAH • Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 47. • Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 52. DASAR HUKUM

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PEMINDAHAN Pemindahan dilakukan dengan memperhatikan: kaidah, bentuk, dan media arsip. 7

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PEMINDAHAN v Penyeleksian arsip aktif yang sudah masuk masa inaktif; v Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan; v Pembuatan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan akan 8

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PEMINDAHAN v Harus berdasarkan JRA, kecuali ada kondisi mendesak sehingga arsip harus segera dipindahkan. v Harus ada Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif. v Harus melampirkan Daftar Arsip Inaktif. 9

Contoh Daftar Arsip Inaktif 10

Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif 11

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PEMUSNAHAN DILAKUKAN TERHADAP ARSIP: v Tidak memiliki nilai guna primer maupun sekunder. v Telah habis masa retensi dan berketerangan “dimusnahkan” berdasarkan JRA. v Tidak ada peraturan perundangan yang melarang. v Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. 12

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PEMUSNAHAN q Pembentukan panitia penilai; q Penyeleksian arsip sesuai JRA; q Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah; q Penilaian oleh panitia penilai; q Permintaan persetujuan dari pimpinan instansi ke Kepala ANRI; q Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; q Pelaksanaan pemusnahan. 13

Contoh Surat Keputusan Menteri Pembentukan Tim Penilai Penyusutan Arsip 14

Suasana Rapat Tim Penyusutan Arsip Biro Keuangan Tim dari Direktorat Akuisisi – Arsip Nasional RI Tim dari Kementerian PUPR – Biro Keuangan dan Biro Umum 15

Contoh Surat Pertimbangan Pemusnahan Arsip 16

Contoh Daftar Arsip Usul Musnah 17

Contoh Surat Permohonan Persetujuan Kepala ANRI untuk Pemusnahan Arsip 18

Contoh Surat Persetujuan Kepala ANRI untuk Pemusnahan Arsip 19

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PEMUSNAHAN PENCACAHAN Menggunakan mesin pencacah kertas (paper shredder) sehingga informasi dalam arsip tidak dapat dikenali/dipahami lagi. 20 Foto dari Google. com

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PEMUSNAHAN PEMBAKARAN Menggunakan api sehingga fisik dan informasi arsip tidak dapat dikenali dan memerlukan lokasi yang lapang; biasa dilakukan untuk arsip dalam volume yang banyak. 21 Foto dari Google. com

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PENYERAHAN bernilai guna kesejarahan habis masa retensi Berketerangan “PERMANEN” sesuai JRA 22

Jadwal Retensi Arsip JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM NO J E N I S A R S I P 1 2 I H U K U M Hal: 1 JANGKA WAKTU PENYIMPANAN ( R E T E N S I ) IN AKTIF DI SATMINAR DI PUSIMPAR 3 4 5 KETERANGAN 6 1 Rancangan Undang-undang atau Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang di bidang Pekerjaan Umum, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum. 2 Rancangan Peraturan Pemerintah di bidang Pekerjaan Umum, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum. 3 Rancangan Peraturan/Keputusan/Instruksi Presiden di bidang Pekerjaan Umum, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum. 4 Peraturan / Keputusan / Instruksi / Surat Edaran / Surat Perintah Menteri, termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum 5 Keputusan / Surat Edaran / Instruksi / Surat Perintah / Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal dan Kepala Badan, termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum. 6 Standar / Pedoman / Prosedur Kerja / Petunjuk Pelaksanaan / Petunjuk Teknis di bidang Pekerjaan Umum termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir. 1 tahun setelah diperbaharui 3 tahun 2 tahun 1 tahun setelah diperbaharui 3 tahun 2 tahun Permanen 2 tahun 3 tahun 1 tahun setelah diperbaharui Permanen 1 tahun setelah diperbaharui Permanen Dinilai Kembali 2 tahun Permanen 23

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PENYERAHAN Pertimbangan melakukan Penyerahan Arsip: q Nilai informasi arsip; q Keamanan dan keselamatan arsip; q Aksesibilitas arsip statis; q Kearifan lokal; q Peraturan perundangan. 24 Foto dari Google. com

PENYUSUTAN DENGAN CARA: PENYERAHAN q Pembentukan panitia penilai; q Penyeleksian arsip sesuai JRA; q Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah; q Penilaian oleh panitia penilai; q Verifikasi oleh ANRI; q Penetapan arsip yang akan diserahkan; q Pelaksanaan penyerahan. 25 Foto dari Google. com

G N A D I B A N I B A G R A M Arsip Hasil Pembangunan Jalan, Jalan Tol, Jembatan; Pemeliharaan Jalan, Jembatan 26 Foto dari Google. com

G A N Y A D DA I B R E B M U S R I A Arsip Pembangunan Bendungan, Bendung, Saluran Irigasi, Pengaman Pantai, dsb; termasuk arsip pemeliharaaannya 27 Foto dari Biro Komunikasi Publik

28 Foto dari Google. com