ZARZDZANIE PROJEKTAMI i finansowanie ich ze rodkw europejskich

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI i finansowanie ich ze środków europejskich PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI Prof. dr hab. PAWEŁ CHURSKI Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu Wydział Geografii Społeczno-Ekonomicznej i Gospodarki Przestrzennej Zakład Studiów Regionalnych i Lokalnych e-mail: chur@amu. edu. pl http: //www. churski. pl

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI REALIZACJA – MONITOROWANIE – STEROWANIE - ZAMKNIĘCIE Źródło: M. Kapusta, 2013. Zarządzanie projektami. Krok po kroku. Wydawnictwo Samo-Sedno. Edgard. Warszawa.

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU REALIZACJA PROJEKTU Realizacja projektu zależy od wielu uwarunkowań. Według The Standish Group International najważniejszymi czynnikami sukcesu są: ü zaangażowanie użytkowników – 15, 9% ü zaangażowanie kierownictwa – 13, 9% ü jasne cele biznesowe – 13, 0% ü odpowiednie planowanie - 9, 6% Wśród najczęstszych problemów związanych z projektami, na podstawie The Concours Group „silence fails” wymienić można: ü oderwanie od rzeczywistości na etapie formułowania celów (w tym dla Kierownika) ü brak zaangażowania sponsora i wsparcia z jego strony w pokonywaniu przeszkód ü manipulacja priorytetami przez poszczególne komórki realizujące projekt (tym większa im większa organizacja) ü „tchórz projektowy” – powstrzymywanie się przed raportowaniem faktycznych postępów ü znikające zasoby, których dostępność okazuje się inna niż deklarowana na etapie planowania (np. brak dostępu do sprzętu) Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU REALIZACJA PROJEKTU Kluczowe dla skutecznej realizacji projektu są relacje KIEROWNIKA PROJEKTU I SPONSORA. W przypadku jednej i drugiej osoby możemy wskazać na najczęściej występujące „grzechy”, którym należy przeciwdziałać. KIEROWNIK PROJEKTU SPONSOR GRZECHY • Jeżeli nie wiesz dokąd chcesz iść to nigdzie nie dojdziesz - brak precyzyjnie określonych celów • Mój projket to cały świat - projektocentryzm i projektodeterminizm • Make love – not war – unikanie konfliktów • To jest naprawdę skomplikowane - szum informacyjny • Czas to pieniądz - brak dbałości o optymalizacje czasu • Miałem to gdzieś tutaj - brak organizacji i koordynacji • Nie mów fałszywego świadectwa - nieuczciwość GRZECHY • Kto się tym zajmie - brak umocowania projektu w organizacji • Witamy na pokładzie. Daj znać gdy skończycie - brak zaangażowanie w realizację projektu • Nie kombinuj, tylko wiosłuj - brak decyzyjności KIEROWNIKA PROJEKTU • Jakoś się dogadacie – brak jednoznacznie takwskazanego KIEROWNIKA PROJEKTU • Tak, , co mówiłeś – brak skutecznego obiegu informacji • Jak nam idzie – niedostateczne lub nadmierne raportowanie • Jak nam poszło – brak nagradzania efektów DZIAŁANIA Przemyślana KARTA PROJEKTU Angażowanie INTERESARIUSZY Analiza ZAGROŻEŃ i KONFLIKTÓW Utrzymanie relacji ze SPONSOREM Dbałość o obieg informacji Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU MONITOROWANIE PROJEKTU Monitorowanie projektu obejmuje zarówno działania formalne, jak i nieformalne polegające na gromadzeniu informacji na temat realizacji projektu. Skuteczne monitorowanie wymaga od KIEROWNIKA PROJEKTU: ü odporności psychicznej ü asertywności ü dyscypliny ü wyczucia atmosfery i jej właściwego kształtowania dla skutecznego osiągania celów Przedmiotem monitoringu powinny być przede wszystkim: ü cele projektu – stopień ich realizacji ü plan projektu – analiza postępów prac ü współpraca ZESPOŁU – atmosfera dla realizacji działań Podstawą właściwego monitorowania projektu jest zaplanowanie właściwej komunikacji. Planując komunikację należy odpowiedzieć na następujące pytania: > Jakie informacje przekazać? > Komu przekazać informacje ? > Jak często przekazać informacje ? > W jakiej formie przekazać informacje ? Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU MONITOROWANIE PROJEKTU Podstawową formą monitorowanie projektu jest RAPORT. Raport, zgodnie z metodyka SCRUM powinien dotyczyć: ü POSTĘPU, czyli wskazania co zostało wykonane od ostatniego raportu ü PLANU , czyli wskazania co zamierzamy zrobić w najbliższym czasie ü PROBLEMÓW, czyli wskazania trudności jakie można napotkać, wraz z zaproponowaniem działań zmniejszających ich wpływ na przebieg procesu realizacji projektu Raportując należy zwrócić uwagę na wykorzystanie kluczowych mierników sukcesu określających zgodność postępu procesu z zaplanowanym czasem, zakresem i kosztem. Informacje składające się na raport można przekazać w różnej formie: > SPOTKANIE > E-MAIL > FORMULARZ OPROGRAMOWANIA > INNE UZGODNIONE FORMY: SMS, TABLICA, etc. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU STEROWANIE PROJEKTU Sterowaniem projektem sprowadza się do oddziaływania na proces realizacji projektu. O ile monitorowanie jest pasywną formą zbierania informacji to sterowanie wiąże się z podejmowaniem konkretnych działań, które mają: SKRACAĆ CZAS TRWANIA PROJEKTU: ü • • • dodanie zasobów zwiększanie liczby zadań równoległych ograniczanie zakresu ROZWIĄZYWAĆ PROBLEMY: ü • • oceniać pojawiające się ryzyka koncentrowania uwagi na zadaniach krytycznych W rozwiązywaniu problemów na etapie sterowania projektem wykorzystuje się różne techniki: > BURZA MÓZGÓW > DIAGRAM ISIKAWY > SZEŚĆ KAPELUSZY MYŚLOWYCH > COACHING – model GROW Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU STEROWANIE PROJEKTU – TECHNIKI ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW BURZA MÓZGÓW – technika polegająca na zebraniu pomysłów i ich krytycznej ocenie. Składa się z dwóch faz: zielonej – związanej z formułowaniem problemów oraz czerwonej – związanej z ich krytyczną oceną poprzez dyskusję, która prowadzi do selekcji. DIAGRAM ISIKAWY – technika zwana też diagramem rybiej ości lub diagramem przyczyn i skutków, ułatwiająca wskazanie źródeł problemu i kreatywnego ich rozwiązywania. Przyczyn problemu poszukujemy w człowieku, materiale , sprzęcie, stosowanej metodzie, sposobie zarządzania oraz otoczeniu. W każdym z tych obszarów stosujemy technikę burzy mózgów. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU STEROWANIE PROJEKTU – TECHNIKI ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW SZEŚĆ KAPELUSZY – technika opisana przez Edwarda de Bono. Zakłada spojrzenie na problem z kilku perspektyw, w celu uzyskanie maksymalnej kompleksowości. Rozwiązywanie problemów przy wykorzystaniu tej techniki wymaga zwrócenia uwagi na: 1. Fakty , dane, informacje – co wiemy o problemie. 2. Emocje i intuicję – co podpowiada przeczucie i z jakimi to wiąże się emocjami. 3. Pesymizm – co jest najsłabsze w zakładanym planie rozwiązania problemu. 4. Optymizm – co jest najlepsze w zakładanym planie rozwiązania problemu. 5. Kreatywność – jakie są alternatywne możliwości rozwiązania problemu. 6. Metajęzyk – kompleksowe horyzontalne spojrzenie na problem i jego uwarunkowania. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU STEROWANIE PROJEKTU – TECHNIKI ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW COACHING – to tworzenie relacji, która pozwala osobie coachowanej dostrzec i zrozumieć wydarzenie występujące w organizacji oraz pozna nią i zareagować na nie w celu poprawy sytuacji określonej jako problem. Jednym z najpopularniejszych modeli coachingu jest model GROW to: ü ü GOAL – cel, czyli co chcesz osiągnąć. REALITY – rzeczywistość, czyli jak wygląda sytuacja. OPTIONS – możliwości, czyli co możesz zrobić. WAY OUT – sposób rozwiązani, czyli co zrobisz. Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI – CYKL ŻYCIA PROJEKTU ZAMYKANIE PROJEKTU Zamknięcie projektu to okres a nie punkt. Zamknięcie dotyczy nie tylko całości projektu, ale każdego z jego etapów. Po zakończeniu każdego z etapów należy ocenić go pod względem trzech kryteriów: Ø Ø Ø realizacja założonych celów biznesowych, miary projektu: zakres, czas, koszty, jakość miary sposobu realizacji projektu: sposób zarządzania oraz ocena współpracy Podsumowanie etapu projektu powinno odbyć się w miarę możliwości w obecności wszystkich INTERESARIUSZY. Jeżeli nie jest to możliwe należy skonsultować się z nimi indywidualnie. Zakres konsultacji powinien prowadzić do odpowiedzi na następujące pytania: > Co warto zrobić tak jak do tej pory? > Co można zacząć robić? > Co można robić więcej? > Co można przestać robić? > Co robić inaczej niż do tej pory? ABY PROJEKT OSIĄGNĄŁ DOBRE WYNIKI ? Problem wspierany e-learningiem – wykorzystaj materiały do PRACY WŁASNEJ

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI i finansowanie ich ze środków europejskich Dziękuję za uwagę ! PODSTAWY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI Prof. dr hab. PAWEŁ CHURSKI Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu Wydział Geografii Społeczno-Ekonomicznej i Gospodarki Przestrzennej Zakład Studiów Regionalnych i Lokalnych e-mail: chur@amu. edu. pl http: //www. churski. pl