Zarzdzanie instytucj w sieci zarzdzanie projektami i zespoem

Zarządzanie instytucją w sieci, zarządzanie projektami i zespołem. warsztaty Dominik Pokornowski, haipaa. com

Agenda 1. abc zarządzania projektami i kooperacji 2. przegląd programów i aplikacji 3. ćwiczenia na wybranych programach

co to jest projekt? projekt - to zbiór aktywności charakteryzujący się następującymi cechami: / są ze sobą powiązane w złożony sposób / zmierzają do osiągnięcia celu / często poprzez wytworzenie unikatowego produktu, usługi lub rezultatu / posiadają zaplanowany z góry początek i koniec

co to jest projekt? cechy projektu: / cel / czas / niepowtarzalność / złożoność / ryzyko niepowodzenia

co to jest projekt? Niepowtarzalne przedsięwzięcie określone w czasie zmierzające do określonego celu. cel projektu musi być: / niepowtarzalny i jednostkowy / unikatowy / złożony / efektem końcowym jest zmiana

co to jest projekt? projekt to czasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi PMBOK

co to jest projekt? projekt to unikalne zestawienie skoordynowanych działań, ze zdefiniowanym początkiem i końcem, przedsięwziętych przez osobę lub organizację, aby osiągnąć określone cele w obrębie zdefiniowanego harmonogramu, kosztu i parametrów wykonania IPMA

podstawowy model projektu INICJACJA DEFINIOWANIE PLANOWANIE REALIZACJA ZAKOŃCZENIE

rozszerzony model projektu INICJOWANIE PLANOWANIE, PROJEKTOWANIE, BUDŻETOWANIE REALIZACJA MONITORING, KONTROLOWANIE, ANALIZA ZAMYKANIE, RAPORT

inicjowanie projektu / pomysł, idea, potrzeba / analiza projektu z właścicielami projektu, sponsorami / pierwszy ogólny plan - podstawowe założenia projektu Project Brief / tło projektu / cele / zakres / ograniczenia, ryzyka / formuła realizacji / struktura organizacyjna / zasoby / komunikacja / przygotowanie projektu, przygotowanie do startu

planowanie, projektowanie projektu

planowanie / analiza projektu / zdefiniowanie celów / dokładne projektowanie / plan projektu / Dokument Inicjujący Projekt

planowanie cele projektu utożsamiany z dotarciem do punktu, potrzebą zmiany istniejącego stanu; kryterium sukcesu jest jasnym i dokładnym zdefiniowaniem stanu docelowego, który realizujący ma osiągnąć; zasada SMART to określenia celów: cel jest przemyślany, ale również prosty i zrozumiały dla odbiorcy / Specific - cel musi być jednoznaczny i odpowiednio szczegółowy / Measurable - efekty można zmierzyć (kryteria ilości, jakości lub kosztów) / Ambitious - cel musi być atrakcyjny dla stron / Relevant - cel powinien być istotny dla zlecającego i realizującego / Time framed - czas realizacji musi być określony

BUDŻET ZAKRES CZAS JAKOŚĆ

planowanie plan projektu: / kierowanie realizacją prac na projektem / udokumentowanie założeń planistycznych / udokumentowanie decyzji planistycznych dotyczących wybranych alternatyw / ułatwianie komunikacji pomiędzy stronami zainteresowanymi projektem / zdefiniowanie treści, zakresu i czasu ocen realizacji projektu przez zarząd / określenie wymogów dla pomiaru i oceny stanu zaawansowania realizacji prac nad projektem i osiągniętych wyników

planowanie plan projektu: / planowanie projektu zasada 60/20/20 / 60% zaplanowane / 20% bez planowania / 20% spontaniczne działania / zasada Pareto 80/20 / 80% zadań wykonywane jest poprzez 20% zasobów / 20% zadań realizowane jest przez 80% zasobów

planowanie PM specjalista 1 planista asystent specjalista 2 ekspert specjalista 3 zespół projektowy - struktura kolektywna

planowanie złote reguły zarządzaniem zespołem projektowym / nic nie jest oczywiste / musisz być konkretny / ludzie mają ograniczoną zdolność do absorpcji wiedzy / zaufanie działa

planowanie dlaczego zespól projektowy nie działa? / samozadowolenie / ego / różnica zdań / nieumięjętność przyznani się do błędu / pośpiech / odkładanie pracy! syndrom studenta

planowanie 12 zasad wydobywania z ludzi tego, co najlepsze: 1. od ludzi, którymi kierujesz oczekuj tego, co najlepsze 2. zauważaj potrzeby drugiego człowieka 3. wysoko ustawiaj poprzeczkę doskonałości 4. stwórz środowisko, w którym niepowodzenie oznacza przegranej 5. jeśli ktoś zmierza tam gdzie Ty – dołącz do niego 6. wykorzystuj wzorce, by zachęcać do sukcesu 7. okazuj uznanie i chwal za osiągnięcia 8. stosuj mieszankę wzmacniania pozytywnego i negatywnego 9. potrzebę współzawodnictwa wykorzystuj w sposób umiarkowany 10. nagradzaj współpracę 11. pozwalaj, by w zespole zdarzały się burze 12. utrzymuj własną motywację na wysokim poziomie

planowanie komunikacja w zespole projektowym / PM głównie zarządza komunikacją / zadania komunikacji: promocja projektu, urealnienie oczekiwań wobec projektu, pełna informacja o projekcie dostępna dla wszystkich, koordynacja pracy i decyzji, postęp projektu, wiedza projektowa, integracja zespołu

planowanie / Sprawność komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami / udziałowcami procesu realizacji zadania projektowego jest decydująca dla powodzenia projektu. / Dotyczy to w równym stopniu komunikowania się w wewnątrz zespołu projektowego jak również w kontaktach na zewnątrz zespołu projektowego.

planowanie komunikacja / spotkania zespołu (regularne, z ustaloną agendą, z notatką po spotkaniu!) / dobra komunikacja oznacza taki sposób mówienia i słuchania, który umożliwia wzajemne rozumienie się, a warunkach sprzyjających prowadzi do rozwiązania konfliktowego problemu

komunikacja / decyzyjność

wybierz 2 kanały komunikacji

planowanie ryzyko - procesy zarządzania: / analiza ryzyka / identyfikacja / klasyfikacja / dokumentacja / oszacowanie ryzyka / reakcja na ryzyko

realizacja / start: kickoff meeting / prezentacja projektu / zapoznanie zespołu projektowego z właścicielami projektu / integracja zespołu / przydział prac / prezentacja planu projektu

realizacja / zasada Pareto 80/20 / zasada Eisenhovera: / sprawy pilne i ważne wykonujemy jak najszybciej i samemu / sprawy mało pilne, mało ważne, delegujemy

realizacja / problemy i błędy zdarzają się zawsze! / nie ukrywamy problemów i błędów / nie manipulujemy, aby ukrywać problemy i negatywne wydarzenia / zaistniałem problemu i błędy muszą być potwierdzone / rozwiązania powinny być wypracowywane, w miarę możliwości w zespole / problemy i błędy powinny być wykorzystywane jako doświadczenia

zamykanie projektu / raport końcowy / start życia celu projektu / etap formowania nowego projektu

przykazania PM 1. Koncentruj się na celach, nie na wydajności 2. Uczyń z ludziałowców 3. Zachęcaj do innowacyjności 4. Formułuj jasne oczekiwania 5. Deleguj uprawnienia 6. Przekazuj informacje zwrotne 7. Doceniaj sukcesy pracowników 8. Używaj zespołów jakości 9. Stwórz atmosferę zaufania 10. Okazuj szacunek ludziom – słuchaj 11. Spraw by praca była przyjemnością (R. W. Darnalla "Najwspanialszy projekt świata")

przykazania PM / zdefiniowanie zakresu projektu samemu, określić te „ramy”, a następnie uzyskać akceptacje, co jest, a co nie jest w projekcie / zdefiniowanie potrzebnych zasobów: narzędzia, budżet ludzie, czas / sprawdzenie ram czasowych; konkretne, sensowne terminy z zapasem! / budowanie zespołu; specjaliści to podstawa powodzenia projektu / sporządź listę kluczowych kroków; co jest ważne, a co nie; co jest kluczowe / stwórz listę mniejszych „kroczków”

przykazania PM / stwórz plan główny, określ w nim wszystkie aspekty projektu / kontroluj postępy prac nad projektem, nadzór taki pozwoli na wyłapanie pewnych błędów, zanim jeszcze doprowadzą one do poważnych kłopotów / dokumentuj wszystko, zawsze, gdy dokonujesz jakichś zmian w głównym planie, zapisuj wszystko: co dokładnie zrobiłeś i dlaczego, nie musisz, a nawet możesz nie dać rady, wszystkiego zapamiętać / wymiana informacji na jak najwyższym poziomie, staraj się informować sponsora projektu, klienta o postępach prac nad projektem, musisz także przekazywać wiadomości, gdy będą miały miejsce jakieś problemy

zarządzanie projektami. . . 7 powodów doprowadzania projektów do upadku: 1. traktowanie nieprzemyślanych pomysłów jako projektów 2. narzucanie terminów: / przedkładanie presji strategicznej nad ryzyko przy podejmowaniu projektów / brak przekonania, że zespoły projektu są w stanie same określić realistyczne szacunki terminów / dążenie zarządzających do mobilizowania ludzi do większego wysiłku / formułowanie nierealistycznych celów przez zespół obawiający się rezygnacji z ich projektu / wyznaczanie celów na podstawie niepełnych danych porównawczych / brak dbałości o zachowanie równowagi przy uzgadnianiu kompromisów pomiędzy kosztami, jakością, a zwłaszcza harmonogramem

zarządzanie projektami. . . 7 powodów doprowadzania projektów do upadku: 3. nieskuteczne sponsorowanie i przywództwo: / niejasno określone role i obowiązki w projekcie / nieznajomość celów ekonomiczno-finansowych projektu bądź związków między strategią firmy a projektem przez zespół, który nim kieruje / nieobecność w projekcie odpowiednich osób w odpowiednim czasie / utrudniony dostęp PM do sponsora / nieokreślony obszar upełnomocnienia czy też samodzielnego podejmowania decyzji przez zespół kierujący projektem

zarządzanie projektami. . . 7 powodów doprowadzania projektów do upadku: 4. niedostatek umiejętności PM: / określanie realistycznych szacunków i terminów wykonania / monitorowanie realizacji projektu / zarządzanie oczekiwaniami / kierowanie zespołem (przywództwo) / umiejętności negocjacyjne

zarządzanie projektami. . . 7 powodów doprowadzania projektów do upadku: 5. lekceważenie ważnych sygnałów w projektach: / zgodność ze strategią / aprobata odbiorcy / wykonalność techniczna / status ścieżki krytycznej / porównanie kosztów rzeczywistych i szacowanych / nierozwiązane problemy 6. niedopracowanie metodyki zarządzania projektami 7. niewłaściwy skład portfela podejmowanych projektów

organizuj regularne spotkania twarzą w twarz (lub w ekran)

zorganizuj dokumenty, katalogi, pliki, lokalizacja, nośniki danych

deleguj pracę, stawiaj na mobilność

wykorzystaj narzędzia online

Dominik Pokornowski haipaa. com tel. 505 525 085 dominikpokornowski@gmail. com twitter. com/domipok