RAPORT KWARTALNYKOCOWY CZ FINANSOWA Warszawa lutego 2018 r

RAPORT KWARTALNY/KOŃCOWY – CZĘŚĆ FINANSOWA Warszawa, lutego 2018 r.

Raport Kwartalny/Końcowy część finansowa Beneficjent wraz z raportem kwartalnym/końcowym składa elektronicznie do Organu Delegowanego: - wypełnioną część finansową raportu - dokumenty w formie kopii (skanów): • wyciągów bankowych (strona z przelewem) lub /i • przelewów bankowych lub /i • dowodów kasowych (raport kasowy/KW/KP) Wszystkie pozostałe dokumenty finansowo-księgowe Beneficjent przechowuje w swojej siedzibie, gdyż może zostać poproszony o ich przedstawienie do kontroli. 2

Raport Kwartalny/Końcowy część finansowa Koszty Pośrednie: • obejmują wszystkie działania związane z obsługą projektu, które nie zostały przyporządkowane do kosztów bezpośrednich • powinny być raportowane w części finansowej raportu w jednym wierszu, jedną pozycją „koszty pośrednie” • nie mogą przekraczać kwoty kosztów pośrednich zawartych w Porozumieniu Finansowym 3

Raport Kwartalny/Końcowy część finansowa Koszty Pośrednie: • są rozliczane w kolejnych raportach w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia kosztów bezpośrednich • na wysokość ostatecznie rozliczonych kosztów pośrednich mają wpływ nie tylko koszty bezpośrednie projektu, ale też ewentualne pomniejszenia (np. korekty finansowe dotyczące zamówień publicznych) 4

DOKUMENTOWANIE KOSZTÓW Koszty ponoszone w ramach projektu winny być udokumentowane co do zasady fakturą VAT. Jeśli jest to niemożliwe, poniesienie kosztu winno być udowodnione dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dowodowej. Takimi dokumentami między innymi są: • lista płac • delegacja krajowa wraz z niezbędnymi załącznikami • delegacja zagraniczna wraz z niezbędnymi załącznikami 5

DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW Wydatek kwalifikowalny to wydatek faktycznie poniesiony przez instytucję. Wyjątek – amortyzacja! Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego partnera projektu. Do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku zalicza się: • wyciągi bankowe oraz ew. przelewy bankowe • dowody kasowe (raport kasowy/KW/KP) 6

OPISYWANIE DOKUMENTÓW Dokumenty księgowe dotyczące ponoszonych kosztów projektu muszą być właściwie opisane, tak aby z opisu jednoznacznie wynikał związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: • nr i tytuł projektu, cel szczegółowy i cel krajowy oraz (opcjonalnie) nr i datę zawarcia Porozumienia Finansowego, na podstawie którego projekt jest realizowany • opis bezpośredniego związku poniesionego kosztu z realizacją danego projektu (opis rzeczowy, powiązanie z umową, z wykonawcą) 7

OPISYWANIE DOKUMENTÓW • informację, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej • pieczątkę „Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego” • informację o kategorii budżetowej, której wydatek dotyczy • informację o wysokości kosztu kwalifikowalnego wynikającego z opisywanego dokumentu • informację o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej • informację o trybie wyboru wykonawcy wraz z numerem umowy 8

KOPIOWANIE DOKUMENTÓW Dokumenty jakie mają zostać przesłane do kontroli Organu Delegowanego należy kopiować zgodnie z poniższymi zasadami: • kserokopie dokumentów (WB/potwierdzenia przelewów/raporty kasowe KW i KP) muszą być całkowicie czytelne tj. - czytelna czcionka - widoczna całość dokumentu wraz z opisami i adnotacjami na nim się znajdującymi (ważne w przypadku, gdy opisy znajdują się na samym brzegu dokumentu) • jeśli dokument posiada załączniki należy skserować również załączniki do niego • wyciągi bankowe – kserujemy strony, na których znajdują się przelewy dotyczące projektu 9

POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM Celem poświadczania za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów przez upoważnione do tego osoby jest ich uwierzytelnienie dla celów kontroli. Dokumenty winny być poświadczane jedynie przez upoważnione do tego osoby. Dokumenty w formie elektronicznych kopii (skanów) przekazywanych do Organu Delegowanego, Beneficjent opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w celu poświadczenia ich zgodności z oryginałem. 10

NANOSZENIE POPRAWEK/UZUPEŁNIEŃ NA DOKUMENTACH Wszelkie uzupełnienia bądź poprawki w treści dokumentów księgowych zewnętrznych (nie dotyczy treści faktur VAT) bądź w ich opisach należy nanosić wyłącznie na oryginale dokumentu. Poprawki wprowadza się poprzez przekreślenie treści niewłaściwej, wpisanie treści poprawnej oraz zaparafowanie zmiany z podaniem daty oraz imienia i nazwiska osoby wprowadzającej poprawkę. Poprawki w odniesieniu do faktur VAT wprowadza się w zależności od rodzaju korygowanej informacji poprzez fakturę VAT korygującą lub poprzez notę korygującą. 11

NANOSZENIE POPRAWEK/UZUPEŁNIEŃ NA DOKUMENTACH UWAGA! Nie wolno na dokumentach nanosić poprawek z użyciem korektora lub poprzez całkowite zamazanie niepoprawnej treści. 12

SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY Wszystkie wydatki i koszty kwalifikowane projektu, a także przychody projektu być winny być rzetelnie i wiarygodnie odzwierciedlone w systemie finansowo-księgowym Beneficjenta. Wymogi odnośnie ewidencji księgowej dotyczącej projektu: • należy wydzielić konta księgowe analityczne do projektu według: - wydatków (zespół 1 - konta rachunku bankowego/kasy), - kosztów (zespół 4 lub 5) - przychodów finansowych (zespół 7) • należy księgować zgodnie z klasyfikacją budżetową w podziale na finansowanie UE (czwarta cyfra klasyfikacji 1) oraz współfinansowanie krajowe (czwarta cyfra klasyfikacji 2) – w proporcjach zgodnych z wnioskiem o dofinasowanie • kwoty wykazane w części finansowej raportu powinny być zgodne z kwotami zaksięgowanymi w systemie finansowo-księgowym Beneficjenta 13

PRZEKAZYWANIE DOKUMENTÓW Dokumenty przekazywane do kontroli Organowi Delegowanemu winny być ułożone w logiczny i przejrzysty sposób zgodnie z poniższymi zasadami: • dokumenty przesyłane zawsze za pismem przewodnim - także w przypadku dostarczania uzupełnień/poprawek dokumentacji • w piśmie przewodnim zawsze powinien zawarty być: okres sprawozdawczy, numer oraz nazwa projektu, a także cel szczegółowy i krajowy, którego dokumenty dotyczą 14

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY: budżet projekt niezgodny z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie brak zaznaczenia czy projekt wygenerował przychód brak rozbicia wydatków wg źródeł finansowania błędy arytmetyczne (kwota netto + kwota vat nie równa się kwocie brutto) brak nazw kategorii budżetowych pomyłki w nazwach wykonawców/dostawców (dane wykonawców/dostawców powinny być zgodne z danymi na fakturach VAT lub innych dokumentach o równoważnej mocy dowodowej) • zbędne jest wpisywanie adresów wykonawców/dostawców • • • 15

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY: • brak numerów dowodów księgowych, pod którymi koszt został zaewidencjonowany w księgach rachunkowych instytucji • niewłaściwy podział na finansowanie i współfinansowanie (inny od zapisu w księgach rachunkowych) • brak podpisów osób sporządzających i/lub zatwierdzających zestawienie 16

Dziękuję za uwagę Katarzyna Staniaszek-Kos Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji www. copemswia. gov. pl 17