Projekthistorie Theum Funktionen Leistungen Nutzen Live Demo Anwendungen

Projekthistorie Theum - Funktionen - Leistungen - Nutzen Live Demo Anwendungen Paul Caspers Coextant Systems 3. Feb. 2016 Dokumentationen als nutzbares Wissen bereitstellen am Beispiel der PROJECT CONSULT Newsletter Vortrag auf Update Information Management 2016 Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Agenda » Projekthistorie • Von der E-Mail über PDF und Portal zum Theum » Was ist Theum • Typische Anforderungen • Lösungsarchitektur • Finden statt suchen • Funktionsweise / Prinzipien • Digitale Wissensbibliothek • Nutzen » Live Demo mit Anwendungsbeispielen • PROJECT CONSULT Newsletter • Weitere Anwendungen Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: der PROJECT CONSULT Newsletter Der PROJECT CONSULT Newsletter ist eine elektronische Publikation der PROJECT CONSULT Unter nehmens beratung Gmb. H, Hamburg, die unter der ISSN 1349 -0809 seit 1999 erscheint. Der Newsletter beschäftigt sich als Fachpublikation mit Themen des Informationsmanagements und der Enterprise-Content. Management-Branche. Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: Vorgeschichte 1996 bis 1998 Vorgeschichte: Die VOI News 1993 - 1998 Bevor PROJECT CONSULT einen eigenen Newsletter zu aktuellen Entwicklungen des Dokumentenmanagements herausgab, wurde für den VOI Verband Organisations- und Informationssysteme der „VOI Newsletter“ bei PROJECT CONSULT erstellt. Die VOI News erschienen vierteljährlich von 1993 bis 1998. Die News wurden an die VOI-Mitglieder als E-Mail, ab 1996 als PDF Newsletter per E-Mail versendet. . Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: 1999 PDF Aufbereitung und Verteilung Der PROJECT CONSULT Newsletter 1999 - 2010 Der mit 10 bis 16 Ausgaben per Annum erscheinende PROJECT CONSULT Newsletter wurde in Microsoft Word erstellt und als PDF an Kunden kostenfrei sowie im kostenpflichtigen Abonnement per E-Mail versendet. Die ursprünglichen PDF-Ausgaben sind auf der PROJECT CONSULT Webseite wie auch im Archiv bei Qumram weiterhin abrufbar. Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: 2000 Hypertext Aufbereitung und Verteilung Das PROJECT CONSULT Newsletter Portal von Coextant ab 2000 In Zusammenarbeit mit COEXTANT, Stuttgart wurde mit dem Produkt Hyper. Net eine Lösung aufgesetzt, welche aus in Share. Point verwalteten Original Word Dokumenten eine vollständige, automatisch generierte Web-Version der Newsletter erzeugte. Zu diesem Zeitpunkt waren die Newsletter nur in einer deutschsprachigen Ausgabe verfügbar. Die Portal-Webseite wurde später in ein Archiv bei Qumram überführt. Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: 2002 Hypertext und Maschinenübersetzung Automatische Übersetzung und Befüllung des Newsletter-Portals 2002 bis 2006 In Zusammenarbeit mit COEXTANT und dem damaligen Anbieter von Übersetzungs software COMPRENDIUM, Barcelona, wurden die PROJECT CONSULT Newsletter per Maschinenübersetzung unkorrigiert in Englisch, Französisch, Russisch und Spanisch übertragen. Hierfür wurde der Comprendium-Dienst in den vollautomatisierten Hyper. Net Transformations- prozess integriert. Das originäre Word Doku-ment eines Newsletters wurde zunächst in 4 weitere Sprachen Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: 2012 Archivierung des Newsletter-Archivs Das PROJECT CONSULT Newsletter Archiv ab 2012 Das komplette Newsletter-Portal bei Coextant mit allen PROJECT CONSULT Newslettern wurde 2012 bei QUMRAM mittels CHRONOS archiviert. Das Archiv steht mit der gleichen Funktionalität wie die ursprüngliche Portal-Lösung zur Verfügung. Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: 2011 PROJECT CONSULT Kunden. Newsletter Der PROJECT CONSULT Kunden-Newsletter ab 2011 Anstelle des ursprünglichen, kostenpflichtigen PROJECT CONSULT Newsletter wurde ab 2011 ein unregelmäßig erscheinender „Kunden-Newsletter“ mit Kurzbeschreibungen und Links auf die vollständigen Beiträge auf der PROJECT CONSULT Webseite herausgegeben. Ziel war, durch die Beiträge unter „News“ und „In der Diskussion“ auf der Webseite eine höhere Aktualität zu erreichen. Der Kunden. Newsletter dient so hauptsächlich zur Zusammenfassung und Kommentierung von Beiträgen auf der PROJECT CONSULT Webseite. Dieser Newsletter wird als Text per E-Mail an Kunden und Interessenten sechsmal jährlich versendet. Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Projekt Historie: 2015 Wissensbereitstellung mit Theum Die PROJECT CONSULT Newsletter als Theum Buch Da die Newsletter-Portal-Webseite 2012 archiviert worden war, wurde 2015 zusammen mit COEXTANT entschieden, die zu Grunde liegende Sharepoint-2003 -Plattform nicht mehr zu aktualisieren. Stattdessen wurden alle PROJECT CONSULT Newsletter seit 1999 inkl. der neuen Kunden-Newsletter mit Theum indexiert und in Form plattform-übergreifender „Bücher“ für PC, Tablet, Smartphone online und als Ebook (. epub) und im PDF-Format auch offline bereitgestellt. Das Projekt wurde im Dez. 2015 gestartet und im Jan 2016 abgeschlossen. Anstelle des Newsletter-Portals stehen unter identischer URL ab Februar 2016 nun die Theum-Bücher zur Verfügung. Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Was ist Theum? Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Was ist Theum? Cloud Service für bedarfsgerechte Bereitstellung von Unternehmensdokumentationen als nutzbares Wissen Funktion: § Theum kann aus beliebigen Dokumenten digitale Bücher erzeugen § Nach Themen zielgenau und ohne Umwege recherchierbar § Online | Offline | Print optimiert: Auf allen modernen Medien § Stets aktuell § Komfortabel nutzbar Copyright © 2016 Coextant Systems International AG Anwendungen § § § Financial reporting guidelines Verfahrensrichtlinien, SOP Produktionsprozesse Sicherheitsregelungen Betriebsdokumentationen Supportabläufe und Wissen Rechtshandbücher Organisationsanweisungen Zoll Im/Export Vorschriften/Embargos Rentenregularien …

Typische Kundenanforderungen (1) » Erstellen der Inhalte mit Standard Office Anwendungen (MS Office Word PPT Excel…) » Dokumentverwaltung im Dateisystem oder via DMS – oft auch Share. Point » Große Zahl von Lesern » Mehrsprachigkeit » Automatische Aktualisierung » Support für PC, Tablet, Smartphone » Druckversion » Offline Version Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Typische Kundenanforderungen (2) » Kommentare ausblenden /Änderungsmarkierungen übernehmen » Dokument-übergreifende Links von „Topic zu Topic“ » Filter (HGB, Division, Produktbereich etc. ) » Reines HTML 5 und Layout via nur via CSS » Plattform Unabhängigkeit » Link Checker » Nutzbar für beliebige Unternehmenshandbücher » Keine Kosten pro User (CALs) Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Typische Kundenanforderungen (3) » Publikationsvoransicht • Staging Area • Production Area » Publikation kompletter Bücher • Aus 1 oder • 1000‘den Dokumenten » Suchen nach Textziffern/Bookmarks » Volltextsuche » Logische Gliederung von Büchern » HTML, PDF, c. PDF und EBook Support » Versionen, Entwürfe, Historie ** » Zugriffsrechte auf Autoren**/Leserseite » Änderungsdokument Erzeugung » Optional: Freigabe Workflows *** ** Setzt DMS oder Filesystem Versionierung voraus *** Setzt DMS voraus Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Architektur Theum Composer Share. Point and other DMS Theum Server Web Service API Any WEB Server Theum Thematic Matrices Theum Books On any WEB Server Intranet/Internet EBOOK Copyright © 2016 Coextant Systems International AG DMS CMS SAP … File server with documents

Systemanforderungen theum composer Windows Server / IIS 7. 5 oder 8. 5 Internet Explorer (10+) Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen) Windows Server / IIS 7. 5 oder 8. 5. net framework Datenbank theum server web server Smartphone Tablet Jeder aktuelle Web Server inkl. Apache, IIS, etc. PC Sonst. Internet Explorer (10+) Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen) pdf Reader (pdf), E-Book reader (epub) Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Finden statt suchen: Beispiel Wissensbereitstellung Ausführungsbestimmungen XY AG Regelungen zur Bilanzierung im HGB Einzelabschluss 63 Ordner 84 Dokumente ~2000 Seiten inkl. Power. Point Slides Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Finden statt suchen: Der gängige Weg Dokumentlisten Suche nach „Performance Contracting“ Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Finden statt suchen: Themen als Antworten bereitstellen Suche nach „Performance Contracting“ mit Theum Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Funktionsweise / Prinzipien 1. 2. 3. 4. Autoren arbeiten mit gewohnten Standard Autorenwerkzeugen (z. B. Microsoft Office) • Keine zusätzlichen Tools oder Markup Werkzeuge; keine spezielle Ausbildung • Keine Änderung der Geschäftsprozesse Dokumente ganz einfach via Dateisystem oder mit vorhandenen Standard DMS/CMS Systemen verwalten (z. B. Share. Point) • • Keine neue Technologie, zusätzliche Ausbildung oder Änderung der Geschäftsprozesse Optional DMS: Dokumentkontrolle (Versionierung, Historie, Review-/Freigabeprozesse …) Automatische Umwandlung von Inhalten in medien- und anwendungsoptimierter Form für jeden Zweck und ohne Benutzerinteraktion • • • Standard Endbenutzerformate (HTML, EPUB, PDF …) optimiert für jeden Nutzer und jedes Medium • Optional: Support für Archivierung und Compliance (PDF/A, TIF, elektronische Akten …) Sämtliche Informationen präsentiert auf Basis eines “Buch” Paradigmas, inkl. Inhaltsverzeichnis Übergreifende themen-orientierte Schlüsselwortsuche für alle Inhalte | Intelligente Antworten ab Q 3 2016 Automatische plattform- und systemübergreifende Verteilung als nutzbares Wissen Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Ergebnis: Digitale Bibliothek Selektoren für verschiedene Bibliotheken Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Ergebnis: Bücher mit feingranular recherchierbarem Wissen Navigator mit Kategorien, Titeln und Themen Feingranulare gezielte Themensuche Einheitlicher Inhalt – medienübergreifend optimiert – gut lesbar Mail-to, Druck Seite, Einzel-PDF, Gesamt. PDF, E-Book, Hilfe … Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Nutzen » Relevante Themen sofort finden – anstatt in Dokumenten zu suchen » Einfache, zentralisierte einheitliche Aufbereitung und Bereitstellung von Unternehmenswissen » Einheitliche, mediengerechte Darstellung der Ergebnisse auf allen Endgeräten » Stets authentische und aktuelle Informationen » Besser informierte Mitarbeiter – mehr Qualität / Schlagkraft – weniger Fehler » Kombination und Recherche von Wissen aus unterschiedlichen „Pools“ » Vollständige Automation der Prozesse von der Dokumentenerstellung bis zur Nutzung als Wissen – dadurch Kostenersparnisse Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Theum Live-Demo Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Live Demo Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Anwendungsbeispiele und Demos » PROJECT CONSULT Newsletter ** » Siemens • Financial Reporting Guidelines ** • Zentrale Richtlinien des Geschäftsverkehrs • Legal Handbook » Mazars • IFRS ** » Bertelsmann • IFRS • Risk Management / Internal Controlling System • SAP-Financial Consolidation ** Live Demo Copyright © 2016 Coextant Systems International AG

Coextant Referenzen Finanzdienstleister Copyright © 2016 Coextant Systems International AG Industrie Öffentlicher Sektor Handel und Dienstleistungen

Coextant Systems International AG Paul Caspers, CEO Schönbergstrasse 45 73760 Ostfildern (Stuttgart) Germany +49 711 45 1000 10 pcaspers@coextant. com +49 711 45 1000 – 0 Tel +49 711 45 1000 - 20 Fax ínfo@coextant. com www. coextant. com Richard Reed, CBDO +49 711 45 1000 18 rr@coextant. com Alexander Steffen, CIO +49 711 45 1000 18 asteffen@coextant. com Copyright © 2016 Coextant Systems International AG