Outlook besser nutzen Individualisieren und anpassen Tipps Tricks

Outlook besser nutzen – Individualisieren und anpassen Tipps, Tricks und Strategien

Outlook besser nutzen Zur Person Linh Tran, B. A. § Unternehmenskommunikation, Social Media und Direct Customer Communication In. Loox Gmb. H § 1999 in München gegründet § Spezialist in Outlook-integrierter Projektmanagement. Software § über 50. 000 Anwender weltweit © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Inhalt • Der Posteingang: Ansichten anpassen und filtern • Die Ordnerstruktur: Regeln, Archiv und Favoriten • Quick. Steps: Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen • Der Kalender: Ansichten und -Freigabe © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Wo kann Outlook helfen? Wozu überhaupt Outlook? • Vermeiden von Papierbergen und Medienbrüchen • Weitere Vorteile – wenn man einheitlichen Regeln folgt! Was macht man alles damit? • extern: Schriftverkehr, Notizen, Freigaben austauschen, … • intern: Anrufe melden, Termine, Besprechungen und Aufgaben planen, Projekte managen (z. B. mit In. Loox), … Ziele • schnelle Weitergabe von Informationen an Kollegen, Kunden & Partner • klare Aussagen: wer? was? bis wann? für wen? welche Kosten? • interne Abstimmung: „sich das Leben etwas leichter machen“ © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: • Lesebereich/Vorschau: Für einzelne Ordner aktivieren oder deaktivieren • Standard: Lesebereich rechts • Wenn man mehr Informationen braucht: Lesebereich deaktivieren © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: Sortieren – Nach Feldern anordnen • Nach Feld sortieren/anordnen: In der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen nach auf das Feld klicken, nach dem man E-Mails sortieren möchte © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: Sortieren Feldauswahl • Man kann sich eigene Ansicht mit (eigenen) Feldern bauen: Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift Feldauswahl • Feld einfach per Drag und Drop in die Spaltenübersicht ziehen und danach sortieren • Felder entfernen: Feld mit der linken Maustaste aus der Spaltenübersicht ziehen und Taste loslassen © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: Gruppieren Gruppierfeld • Mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift klicken • Im Kontextmenü auf Gruppierfeld klicken • Feld nach dem man gruppieren möchte ins Gruppierfeld ziehen TIPP: Sie können nach mehreren Feldern gruppieren. Ziehen Sie dazu einfach weitere Felder ins Gruppierfeld und legen Sie fest nach welchem Feld im ersten, zweiten etc. Schritt TIPP: Sie können alle Gruppen reduzieren und erweitern. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: Ansichten erstellen • Klicken Sie in der Registerkarte Ansicht auf Ansicht ändern • Klicken Sie auf Ansichten verwalten • Klicken Sie im Bearbeitungsfenster auf Neu • Geben Sie Ihrer Ansicht einen Namen und wählen Sie den Ansichtentypaus – bei E-Mails ist das normalerweise Tabelle. Setzen Sie ein Häkchen bei Alle Ordner des Typs „E-Mail und bereitgestellte Ele… und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. • Das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen öffnet sich. Hier können Sie festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen, wie die E-Mails in dieser Ansicht gruppiert werden sollen, oder auch bestimmte Filter anwenden. • Möchten Sie z. B. , dass nur Ungelesene E-Mails angezeigt werden, klicken Sie auf Filtern. • Klicken Sie im Filtern-Fenster auf die Registerkarte Weitere Optionenund setzen Sie ein Häkchen bei Nur solche Elemente: Ungelesen • Klicken Sie auf OK um die Ansicht zu speichern. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: Ansichten auf alle Ordner anwenden oder speichern Ansicht auf alle Ordner anwenden : Ansicht ändern Aktuelle Ansicht für alle E-Mail. Ordner übernehmen Ansicht speichern: Ansicht ändern Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: Bedingte Formatierung hinzufügen • In der Registerkarte Ansicht auf Ansichtseinstellungenklicken • Klicken Sie auf Bedingte Formatierung • Das Dialogfeld Bedingte Formatierung öffnet sich. Hier sehen Sie eine Liste mit vordefinierten bedingten Formatierungen • Um eine neue bedingte Formatierung zu erstellen klicken Sie auf Hinzufügen. Benennen Sie die bedingte Formatierung. • Klicken Sie auf Schriftart, um Schriftart, Schriftgröße, Effekte etc. zu definieren • Klicken Sie auf Bedingung, um eine Bedingung zu definieren © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Suchfunktion: • Suchkriterien einschränken für bessere Suchergebnisse • Suchabfrage Syntax: Schlüsselwort: Wert Ihres Suchkriteriums, z. B. • from: rita meyer alle Elemente die von Rita Meyer gesendet wurden • cc: rita meyer alle Elemente in denen Rita Meyer im Feld CC steht • Logische Operatoren: AND, NOT, OR, <, >, =, usw. Hier finden Sie eine Liste mit Beispielen für Sucheingaben: https: //support. office. com/dede/article/Lernen-Sie-wie-Sie-Ihre. Suchkriterien-einschr%C 3%A 4 nken-umbessere-Suchergebnisse-in-Outlook-zuerzielen-d 824 d 1 e 9 -a 255 -4 c 8 a-8553276 fb 895 a 8 da © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Der Posteingang Ansichten anpassen: Navigationsleiste • Ansicht Layout Ordnerbereich Optionen • Navigationsoptionen: • Maximale Anzahl sichtbarer Elemente: So viele Elemente sollen angezeigt werden • Kompaktnavigation: Navigationsleiste wird minimiert unter dem Ordnerbereich angezeigt • Reihenfolge der Elemente über die Tasten „Nach oben“ und „Nach unten“ verändern • Tastenkombination für Anzeige von Ordner- und Navigationsbereich: ALT+F 1 © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Die Ordnerstruktur Regeln erstellen & E-Mails automatisch in Ordner sortieren • Mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail klicken. • Im sich öffnenden Kontextmenü den Punkt Regeln auswählen • Im Dropdown-Menü auf Regel erstellen klicken • Häkchen neben einer oder mehrerer Bedingungen setzen • Häkchen bei Element in Ordner verschieben setzen und Ordner auswählenklicken • Im nächsten Fenster im Baumdiagramm entsprechenden Ordner auswählenund mit OK bestätigen • Regel bestätigen mit Klick auf OK • Fenster Vorgang erfolgreich: Häkchen setzen bei Diese Regel jetzt auf alle Nachrichten im aktuellen Ordner anwendenund mit OK bestätigen TIPP: Sie können Regeln verwalten über: Datei Informationen Regeln und Benachrichtigungen verwalten © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Die Ordnerstruktur Der Archivordner • In den Archivordner verschieben statt löschen Posteingang wird von Zeit zu Zeit automatisch gelöscht • TIPP: Mit der Rücktasteauf Ihrer Tastatur können Sie ausgewählte E-Mails direkt ins Archiv verschieben. • WICHTIG: Ihr Postfach verkleinert sich nicht, wenn Sie E-Mails in den Archivordner verschieben. Wenn Sie Speicherplatz in Ihrem Posteingang schaffen wollen, können Sie das Onlinearchiv(nur in Office 365 Enterprise verfügbbar) oder das Feature Auto. Archivierungverwenden. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Die Ordnerstruktur Favoriten • Favoritenordner anzeigen: Ansicht Ordnerbereich Favoriten markieren • Ordner zu Favoriten hinzufügen: Rechtsklick auf Ordner In Favoriten anzeigen © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Quick. Steps Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen 1. Klicken Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Quick. Steps auf den kleinen Pfeil unten rechts 2. Es öffnet sich das Quick. Steps verwalten. Dialogfenster 3. Um einen neuen Quick. Step zu erstellen klicken Sie auf Neu bzw. klicken Sie auf Bearbeiten um einen bestehenden Quick. Step zu ändern 4. Legen Sie die gewünschten Aktionenfür den Quick. Step fest. Sie können mehrere Aktionen mit einem Quick. Step ausführen © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Kalender: Sich mit dem Kalender organisieren Wann wird der eigene Kalender gepflegt? • jeden Morgen ca. 10 Minuten • nach/während einem Telefonat • nach einer Besprechung • wenn E-Mail/Post eintrifft, die längere Arbeit mit sich bringt Was gehört in den Kalender? • Tagesplanung: interne Besprechungen, Kundentermine, Abwesenheiten • Telefonnotizen: in den Kalendereinträgen lassen sich sehr gut „Kleinigkeiten“ erfassen, die dann zu einer E-Mail oder einem Brief werden. • Ergebnisprotokoll/To Dos einer Besprechung Vorteil: Es wird dokumentiert, wann und wie etwas vereinbart wurde! © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Kalender: Kalenderansichten Arbeitszeit einstellen: • Datei Optionen Kalender Arbeitszeit Ansichten: • Verschiedene Ansichten für einen besseren Überblick • Kalender überlagert anzeigen, um mehrere Kalender gleichzeitig im Blick zu behalten © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Kalender: Freigabe Kalender freigeben: • Für mehr Nachvollziehbarkeit und bessere Teamarbeit: Kalender für Kollegen freigeben (Start Freigeben Kalender freigeben) • Freigabe anfordern: Häkchen bei „Freigabe zum Anzeigen von ‚Kalender‘ des Empfängers anfordern“ Freigegebene Kalender anzeigen lassen Start Kalender verwalten Kalender öffnen Freigegebenen Kalender öffnen Kalenderberechtigungen: genau bestimmen wer was in Ihrem Kalender machen darf. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Teams verbinden mit Outlook und Exchange-Konto in Outlook einrichten • Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei. • Wählen Sie unter Kontoinformationen Konto hinzufügen aus. • Geben Sie Ihren Namen, Ihre EMail-Adresse und Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Weiter > Fertigstellen Hier geht es zu Microsoft Exchange / Microsoft Exchange Online: • Microsoft Exchange Server • Microsoft Exchange Online © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Teams verbinden mit Outlook und Exchange Zentrales, organisationsinternes Adressbuch • Identische Daten nutzen und pflegen • Kontakte lassen sich mit Terminen, Aufgaben, Projekten und Ordnern verknüpfen • Kontakte können zu Verteilerlisten kombiniert werden © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H

Outlook besser nutzen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! In. Loox Gmb. H | Kantstraße 2 | D-80807 München Telefon: +49 (0)89 358 99 88 – 0 | Fax: + 49 (0)89 358 99 88 – 99 E-Mail: info@inloox. com | www. inloox. de Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. © 2001 -2017 In. Loox Gmb. H