PENGANTAR KEARSIPAN DAN TEHNOLOGI INFORMASI TATA NASKAH DINAS

PENGANTAR KEARSIPAN DAN TEHNOLOGI INFORMASI TATA NASKAH DINAS BERBASIS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA TIMUR SURABAYA 14 Maret 2017 1

BIODATA Nama Lengkap : RA. Siti Hamidah, SKM Pendidikan : D III Perawat D IV Bidan Kes Mas IKIP Padang Sum Barat( AKTA IV ) Arsiparis Ahli Pertama Pekerjaan : Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur

TIDAK ADA SATUPUN SEKTOR/ASPEK KEHIDUPAN MANUSIA YANG TERLEPAS DARI KEBUTUHAN ARSIP 3

PERMASALAHAN PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP Kurang peduli terhadap arsip Tidak mengerti ilmu kearsipan Arsip Aktif, Arsip Inaktif, atau Bukan Arsip ?

PERSEPSI MINOR TERHADAP ARSIP ? BISA DITANGANI SEMBARANG ORANG TIDAK PERLU DIURUS DENGAN BAIK TIDAK MEMILIKI NILAI SUMBER PENYAKIT PENGGANGGU PEKERJAAN DLL BUKAN SEBAGAI ASET PERTINGGAL SURAT 5

6 “Hidup mungkin hanya dapat dipahami sambil melihat ke belakang, tetapi kehidupan harus dihayati ke depan. ” Soren Kierkegaard (Denmark, 1813— 1855)

7 Perkembangan Arsip Jenis arsip semakin berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi Sketsa Animasi Video Word Processor Spreadsheet e-Mail Diagram Surat Gambar Dokumen/ berkas e-Dokumen Kertas Laporan Presentation Audio Peta

8

PERMASALAHAN TENTANG PEMBINAAN KEARSIPAN PADA LEMBAGA PEMERINTAH 1. 2. 3. 4. SDM kurang peduli pentingnya arsip Menganggap remeh pentingnya arsip Tidak bisa dibedakan mana arsip permanen, in aktif dan dinamis aktif Volume arsip tidak terkendali

PROBLEM PENGABAIAN ARSIP PEMALSUAN SEJARAH Pemalsuan Ijazah 10

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 3 UU 43 tahun 2009 M E N J A M I N Terciptanya arsip yang baik dan benar MENJAMIN Ketersediaan arsip yang autentik dan tepercaya Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan Keamanan dan keselamatan arsip Keselamatan aset negara Peningkatan kualitas pelayanan publik 11

IP S R A I) S A M R O F KAM IN E R ( IA D E M IS N JE 1. Arsip kertas (konvensional) 2. Arsip peta udara (kartografik) dan gambar rancang bangunan (blue print) 3. Arsip bentuk mikro (micro film, micro fische) 4. Arsip audio visual (pandang dengar) • Arsip gambar statik (still picture) • Arsip gambar bergerak (moving images) • Arsip rekaman suara (sound recording) 5. Arsip elektronik (electronic records / machine readable records) 12

24/12/2021 DASAR HUKUM 7. Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis 8. Permenpan dan Reformasi Birokrasi No 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah. Dinas Elektronik (TNDE) 9. SE Menpan No 5 Tahun 2013 Tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah 10. Pergub Jatim no. 113 th 2010 tentang Tata Naskah Dinas 13

DASAR HUKUM 1. 2. 3. 4. 5. 6. UU 43/2009 tentang Kearsipan UU 11/2009 tentang ITE UU 14/2009 tentang KIP UU 23 Th. 2014 tentang Pemerintah Daerah PP 28/2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009 PP 82/2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik

PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP KEARSIPAN Kearsipan Teknologi Informasi 1. Arsip Elektronik 2. Otomasi Pengelolaan Arsip

OTOMASI PENGELOLAAN ARSIP Serangkaian kegiatan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi melalui perbaikan proses penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip, agar produktivitas dan efektivitas pengelolaan arsip meningkat sehingga mampu mendukung penyelenggaraan lembaga

TANGGUNG JAWAB KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INSTANSI PENCIPTA/ SKPD ARSIP STATIS INSTANSI PENCIPTA & LEMBAGA KEARSIPAN 17

TANGGUNG JAWAB INSTANSI PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (UU 43/2009) PENCIPTAAN • Membuat Tata Naskah Dinas, klasifikasi arsip (ps 40 ; 4). • Diciptakan dg baik& benar: autentik, utuh dan tepercaya (ps 41). • Memenuhi unsur: struktur, isi dan konteks (ps 41 ; 3). . • Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan Arsip (ps 41 ; 5). PENGGUNAAN DANpenerimaan PEMELIHARAAN • Mengelola Arsip dinamis (ps. 40). • Menyediakan pada pengguna yang berhak (ps 42 ; 1) • Membuat daftar Arsip Umum dan Arsip Terjaga (ps 42 ; 2). • Menjaga keutuhan, kemanan & keselamatan arsip (ps 42 ; 3). • Memeliharaan arsip yang tercipta sesuai standar (pls 45 ; 1). • Wajib mengelola arsip vital (ps 56). • Menutup akses arsip dalam kategori tertentu (ps 44 ; 1). • Menjaga kerahasaiaan arsip tertutup (ps 44 ; 2). • Menyediakan sarana dan prasarana simpan arsip (ps. 32). 18

TANGGUNG JAWAB INSTANSI PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (UU 43/2009) PENYUSUTAN • Menyusutkan arsip berdasarkan JRA (pasal 47 ayat 1 - 2). • Memusnahkan arsip sesuai dengan prosedur yang benar (ps 52). • Menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan (ps 49 ayat 1, ps 53 ayat 2 -4). • Mengatur pemindahan arsip inaktif (ps 50) • Memiliki dan membuat JRA (ps 48 ayat 1) • Menjamin autentisitas, reabilitas dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada Lembaga Kearsipan (ps 54). 19

TANGGUNG JAWAB INSTANSI PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (PP 28/2012) PENCIPTAAN • Membuat dan menerima. Tata Naskah Dinas, klasifikasi (ps 32 • Pembuatan harus diregistrasi (ps 33). • Arsip harus didistribusi pda pihak yang berhak dan diikuti tindakan pengendalian (ps 33 ; 2 -3). . • Penerrimaan harus diregistrasi , dikendalikan didokumentasi (ps 34 -35). • Pencipta harus menjaga autentisitas arsip yang diciptakan (36) 20

TANGGUNG JAWAB INSTANSI PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (PP 28/2012) PENGGUNAAN • Penggunaan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat (ps. 37). • pimpinan unit pengolah bertanggung jawab dalam penyediaan, pengolahan, penyajian arsip aktif • pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab dalam penyediaan, pengolahan, penyajian arsip inaktif pada penggunaan internal dan publik (ps 37 ). • Penggunaan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip (38) 21

TANGGUNG JAWAB INSTANSI PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (PP 28/2012) PEMELIHARAAN • • Menjaga keutuhan, kemanan & keselamatan arsip (ps 40). Pemiliharaan arsip aktif, inaktif, arsip vital, baik termasuk arsip terjaga dan umum (pl. 40). Kegiatan: pemberkasan arsip aktif, penataan, penyimpanan dan alih media (ps 40). Pemeliharaan arsip inaktif meliputi penataan dan penyimpanan (ps. 43) dengan prinsip asal usul dan aturan asli (ps 44) Penataan arsip inaktif meliputi: pengaturan fisik, pengolahan informasi, dan penyusunan daftar arsip inaktif ( ps. 44) Pemeliharan arsip aktif tanggung jawab pim unit pengolah (41) Pemeliharan arsip inaktif tanggung jawab kepala unit kearsipan (44) 22

TANGGUNG JAWAB INSTANSI PEMERINTAH DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (PP 28/2012) PENYUSUTAN • Menyusutkan arsip berdasarkan JRA (52). • JRA wajib dimiliki Instansi (53) • JRA harus disetujui kepala ANRI (53) • Pemindahan arsip inaktif dr unit pengoah ke unit kearsipan • Pemusnahan arsip yg selesai masa retensi, tidak memiliki nilaiguna dan sesuai per UU an (ps 56) dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara (65). • Menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan terhadap arsip yang memiliki nillaiguna kesejarahan, habis masa retensi dan berketerangan dipermanenkan sesuai JRA (79). 23

KONTEKS TI DENGAN PENYUSUTAN ARSIP ELEKTRONIK Penyusutan Arsip Secara Elektronik (Otomasi Penyusutan Arsip) Penyusutan Terhadap Arsip Elektronik

KEUNTUNGAN Otomasi Penyusutan Arsip Pencarian arsip yang akan disusutkan dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan tepat Updating indeks dan informasi file yang akan disusutkan dapat berlangsung secara cepat Penilaian ulang terhadap arsip yang akan disusutkan dapat dilakukan oleh banyak pengguna dan secara bersamaan Penggunaan pegawai akan lebih efisien Menghemat ruang dan peralatan Tujuan Penyusutan dapat tercapai

PROSES MASUKAN · · Sistem Penyusutan yang telah ada Faktor-faktor Organisasional Pertimbangan Finansial · · · Ketentuan-ketentuan Kebijaksanaan Penyusutan Arsip OUTPUT Penilaian terhadap sistem yang ada Identifikasi masalah-masalah dan gejala-gejala yang ada Identifikasi keuntungan yang akan didapat berkaitan dengan terselesaikannya masalah Identifikasi halangan-halangan Membuat perkiraan untuk sumber daya bagi suatu studi kelayakan Memastikan adanya persetujuan dari pihak yang terkait untuk kegiatan tersebut Menunjuk anggota tim dan menentukan tanggung jawab mereka Diagram Tahap Persiapan Kegiatan Perancangan dan Otomasi Pengembangan Rancangan dan Pembuatan Sistem

DALAM KONTEKS ARSIP ELEKTRONIK Penyusutan adalah Memindahkan arsip elektronik yang sudah inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam Lembaga Pencipta Memusnahkan arsip elektronik sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku Menyerahkan arsip elektronik yang dinilai statis oleh Unit Kearsipan Lembaga Pencipta ke Lembaga Kearsipan Statis

TUJUAN PENYUSUTAN ARSIP ELEKTONIK n n Terpeliharanya arsip elektronik secara optimal di instansi masing-masing Terciptanya efisiensi dalam penggunaan kapasitas dan peralatan yang terkait dengan elektronik. Terselamatkannya arsip elektronik yang berguna bagi kepentingan nasional

FUNGSI UNIT KEARSIPAN INSTANSI SESUAI UU 43 TAHUN 2009 pengelolaan arsip inaktif pembinaan dan pengevaluasian FUNGSI UK penyerahan arsip statis pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi pemusnahan arsip 29

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN (PK) DALAM SISTEM KEARSIPAN (1) PK di tingkat nasional tanggung jawab ANRI. (2) PK di tingkat provinsi tanggung jawab gubernur sesuai kewenangannya. (3) PK di tingkat kabupaten/kota tanggung jawab bupati/walikota sesuai kewenangannya. (4) PK di tingkat perguruan tinggi tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi sesuai kewenangannya. (Pasal 3 PP No. 28 Tahun 2012) 30

PILAR PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Political will Penentu Kebijakan Progra m TUJUAN KEARSIPAN YANG DIHARAPKAN Pusat Arsip &Fasilitasnya Peran Masyarakat Finansial Suport Lembaga/Unit kearsipan Desain sistem Kearsipan SDM: Kompetensi, Komitmen 31

WUJUD PEMBINAAN KEARSIPAN pengelolaan arsip penyelamatan arsip Diklat WUJUD PK Penyediaan Sumber daya Pendukung penggunaan arsip 32

SANKSI PIDANA NO JENIS PELANGGARAN SANKSI 1 Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak Pidana 5 tahun Denda 250 juta 2 Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang tidak berhak Pidana 3 tahun Denda 125 juta 3 Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga. Pidana 1 tahun Denda 25 juta 4 Sengaja tidak memberkaskan dan pelaporan yang terkait dengan kegiatan kependudukan, kewilayahan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintahan yang strategis Pidana 10 tahun Denda 500 juta 33

SANKSI PIDANA NO JENIS PELANGGARAN SANKSI 5 Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip yang tertutup Pidana 5 tahun Denda 250 juta 6 Sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur Pidana 10 tahun Denda 500 juta 7 Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan pada pihak ketiga di luar yang ditentukan Pidana 10 tahun Denda 500 juta 8 Tidak menyerahkan arsip yang tercipta yang dibiayai dengan anggaran negara Pidana 10 tahun Denda 250 juta 34

36