TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET
TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Disajikan dalam rangka Workshop Tata Naskah Dinas di lingkungan Universitas Sebelas Maret RUSDIAN RASIH HENDRATO Kepala Bagian TU, RT & HTL Universitas Sebelas Maret
DASAR HUKUM: - Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 6 Tahun 2013 TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMDIKBUD. - Peraturan Rektor UNS No. 915/UN 27/HK/2013 Pedoman TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET TATA NASKAH DINAS : Pengelolaan Informasi Tertulis yang meliputi pengaturan Jenis, Format, Penyiapan, Pengamanan, Pengesahan, Distribusi, dan Penyimpanan Naskah Dinas, serta Media yang digunakan dalam kedinasanan. NASKAH DINAS : Informasi tertulis sebagai Alat Komunikasi Kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang. 2
LATAR BELAKANG PENGATURAN KEMBALI TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Terjadinya perubahan organisasi di lingkungan Kemdikbud : PERUBAHAN ORGANISASI DI KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Departemen Pendidikan Nasional Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI PERUBAHAN : Kode Jabatan Menteri : MP&K MPN MPK ? ? ? Kode Unit Organisasi : Universitas : PT J H UN Kode Unit Kerja : Universitas Sebelas Maret : PT 40 J 27 H 27 UN 27 Kode Hal : antara lain Kode Hal OTK : O OT dll. - Penambahan Kode Hal lainnya 3
JENIS NASKAH DINAS 1. PERATURAN Naskah dinas yg bersifat mengatur 2. KEPUTUSAN memuat kebijakan yg bersifat menetapkan 3. INSTRUKSI memuat perintah berupa petunjuk / arahan ttg pelaksanaan kebijakan atau pert. per. UUan 4. SURAT EDARAN memuat pemberitahuan ttg hal tertentu yang penting dan mendesak. 5. SURAT DINAS berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah. 6. NOTA DINAS bersifat internal dari atasan kpd bawahan atau dari bawahan kpd atasan langsung atau yg setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat ttg suatu pokok persoalan kedinasan. 7. MEMO bersifat internal, berisikan catatn singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kpd bawahan. 8. SURAT UNDANGAN berisi pemberitahuan kpd pejabat atau seseorang utk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yg telah ditentukan. 9. SURAT TUGAS berisi penugasan dari PYB kpd seseorang utk melaksanakan suatu kegiatan. 10. SURAT PENGANTAR digunakan utk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen dan/atau bahan lain yg dikirimkan. 4
JENIS NASKAH DINAS 11. SURAT PERJANJIAN berisi kesepakatan bersama, tentang obyek yg mengikat kedua belah pihak atau lebih utk melaks tindakan/ perbuatan hukum yg telah disepakati bersama. 12. SURAT KUASA berisi kewenangan penerima kuasa utk bertindak atau melakukan suatu keg. atas nama pemberi kuasa. 13. SURAT KETERANGAN berisi informasi / keterangan mengenai hal atau seseorang utk kepentingan kedinasan 14. SURAT PERNYATAAN yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas peryt tsb 15. SURAT PENGUMUMAN berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yg ditujukan kpd para peg. , mhs, / masy. umum. 16. BERITA ACARA waktu berisi laporan ttg suatu kejadian/ peristiwa mengenai 17. LAPORAN yang memuat pemberitahuan/ informasi ttg pelaksanaan suatu kegiatan. 18. NOTULEN RAPAT rapat/ berisi uraian yg disampaikan oleh pembuat notulen kejadian, tempat kejadian, keteragan dan lain hal yg berhubungan dgn kejadian / peristiwa tsb. notulis yg memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yg disampaikan dalam suatu rapat
KEPALA NASKAH DINAS UNS 1. Jarak dari tepi atas kertas ke garis penutup : 4, 5 cm 2. Lambang (logo) UNS sesuai dgn yg ditetapkan dalam Statuta. Dicetak berwarna atau hitam putih dgn ukuran Tinggi 3 cm dan Lebar 3 cm; 3. KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN ditulis dengan huruf Kapital dan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 16 4. UNIVERSITAS SEBELAS MARET ditulis dengan huruf Kapital & menggunakan huruf Times New Roman ukuran 14 dicetak lebih tebal dari pada nama Kementerian; 5. Alamat ditulis lengkap tanpa singkatan atau akronim dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12; Kepala Naskah Dinas PTN : KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – 646994, 636895 Faximile 0271 -646655 Laman www. uns. ac. id 6
CONTOH : 7 Kepala Naskah Dinas FAKULTAS KEDOKTERAN UNS : KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET FAKULTAS KEDOKTERAN Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – …………, …………. . Faximile 0271 -………… Laman www………………. . Kepala Naskah Dinas PROGRAM STUDI di F. KEDOKTERAN UNS : KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET FAKULTAS KEDOKTERAN PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – …………, …………. . Faximile 0271 -………… Laman www………………. .
CONTOH : 7 Kepala Naskah Dinas BEM FAK. KEDOKTERAN UNS : KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET FAKULTAS KEDOKTERAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM) Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – …………, …………. . Faximile 0271 -………… Laman www………………. . Kepala Naskah Dinas UKM PENCAK SILAT di FK: KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM) PENCAK SILAT Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – …………, …………. . Faximile 0271 -………… Laman www………………. .
Bagian-bagian pada PERATURAN REKTOR - Kepala naskah dinas UNS - Kata PERATURAN dan REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET KEPALA PERATURAN - Nomor dan Tahun - kata TENTANG - Nama peraturan. . . . . - Frasa : DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA - REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET PEMBUKAAN PERATURAN - Konsideran berisi latar belakang Menimbang : dan Dasar hukum Mengingat : - Diktum terdiri atas kata MEMUTUSKAN : dan Menetapkan : . . . nama peraturan. . . ISI PERATURAN Materi pokok yang diatur dalam peraturan dirumuskan dalam pasal-pasal. - Tempat & tanggal penetapan - Nama Jabatan (Rektor UNS) PENUTUP PERATURAN - Tanda Tangan Rektor - Cap Jabatan Rektor - Nama lengkap Rektor ( tanpa NIP dan Gelar )
KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – 646994, 636895 Faximile 0271 -646655 Laman www. uns. ac. id KEPALA PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET NOMOR ………/UN 27/……/………. . TENTANG ……………. . . . . . . ……. . DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET, Menimbang : a. bahwa. . . . . . . b. bahwa. . . . . . . Mengingat PEMBUKA AN PERATURAN : 1. Undang-undang. . . . . . 2. Peraturan Pemerintah. . . . . 3. Dst. . . . MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET TENTANG. . . . . . . . Pasal 1. . . . . . . . . Pasal 2. . . . . . . . . BATANG TUBUH / ISI PERATURAN Ditetapkan di Surakarta Pada tanggal. . . . REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET, PENUTUP PERATURAN tanda tangan & cap jabatan Nama lengkap Rektor (tanpa NIP dan tanpa gelar) 9
Bagian-bagian pada KEPUTUSAN REKTOR - Kepala naskah dinas UNS - Kata KEPUTUSAN dan REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET KEPALA KEPUTUSAN - Nomor dan Tahun - kata TENTANG - Nama keputusan. . . . - REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET PEMBUKAAN - Konsideran berisi latar belakang Menimbang : dan Dasar hukum Mengingat : - Diktum terdiri atas kata MEMUTUSKAN : dan Menetapkan : . . . nama keputusan. . . BATANG TUBUH / ISI Materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan. - Tempat & tanggal penetapan - Nama Jabatan (Rektor UNS) PENUTUP - Tanda Tangan Rektor - Cap Jabatan Rektor - Nama lengkap Rektor ( tanpa Gelar ) - NIP
KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – 646994, 636895 Faximile 0271 -646655 Laman www. uns. ac. id KEPALA KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET NOMOR ………/UN 27/……/………. . TENTANG ……………. . . . . . . ……. . Menimbang REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET, : a. bahwa. . . . . . . b. bahwa. . . . . . . PEMBUKA AN KEPUTUSAN Mengingat : 1. Undang-undang. . . . . . 2. Peraturan Pemerintah. . . . . 3. Dst. . . . Memperhatikan : ( apabila ada ) MEMUTUSKAN : Menetapkan : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET TENTANG. . . . . . . . . KESATU KEDUA (dst) KE. . : . . . . . . . . . . . . . . . . : Keputusan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Surakarta Pada tanggal. . . . BATANG TUBUH / ISI KEPUTUSAN PENUTUP KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS SEBELAS MARET, tanda tangan & cap jabatan Nama lengkap Rektor NIP 11
BAGIAN-BAGIAN pada SURAT DINAS UNS Kepala Naskah Dinas : - Lambang Organisasi UNS, KEPALA SURAT - Nama KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN - Nama UNIVERSITAS SEBELAS MARET - Alamat Organisasi - Garis penutup (garis tebal tunggal) - Nomor surat - Lampiran surat PEMBUKA SURAT - Hal surat - Tanggal surat - Alamat tujuan surat - Pendahuluan ISI SURAT - Isi pokok - Kalimat penutup PENUTUP SURAT - Nama jabatan - NIP - Nama pejabat - Cap dinas / Cap jabatan - Tanda tangan - Tembusan
KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET KEPALA NASKAH Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – 646994, 636895 Faximile 0271 -646655 Laman www. uns. ac. id Nomor : /UN 27/………. . DINAS tanggal surat Lampiran : …………. . Hal : …………. . PEMBUKA SURAT Yth. …………………………………………………………………………………………………………… …………………. . ………………………………………………………. Nama Pejabat ISI SURAT : PENDAHULUAN ISI POKOK SURAT KALIMAT PENUTUP tanda tangan dan Cap Dinas/ Cap. Jabatan PENUTUP Tembusan : Nama pejabat NIP
SIFAT & DERAJAD SURAT : KILAT / AMAT SEGERA SIFAT SURAT : SANGAT RAHASIA Isinya hrs sgr diketahui penerima dan penyelesaian - Tingkat pengamanan yg tertinggi , hub erat dgn nya hrs dilakukan secepat mungkin / pd kesempatan keamanan dan keselamatan negara, serta hny pertama. diketahui oleh Pejabat yang berhak menerima. SEGERA RAHASIA Isinya harus segera diketahui dan ditanggapi. Butuh pengamanan khusus dan hub erat dgn keamanan kedinasan, hanya diketahui oleh Pejabat yg berwenang atau yg ditunjuk. BIASA TERBATAS Penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti Butuh pengamanan dan hub erat dgn tugas khusus Kilat dan Segera. kedinasan, hny diketahui oleh PYB atau yg ditunjuk BIASA Berisi hal-hal yg bersifat umum dan tidak memerlukan pengamanan khusus. 14
PENULISAN ALAMAT SURAT PADA SAMPUL SURAT PADA SURAT Kepada Yth. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta Yth. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia di Jakarta Kepada Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret di Surakarta Kepada Yth. Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta Yth. Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret di Surakarta
CONTOH SURAT DINAS YANG TIDAK SESUAI DENGAN PEDOMAN TATA PERSURATAN Perhatikan !! -Kepala Naskah Dinas -Pembuka surat -Isi surat - Penutup
KEMENTERIAN PENDIDKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Jalan Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Telepon 0271 – 646994, 636895 Faximile 0271 -646655 Website UNS : http// www. uns. ac. id Nomor : 10049/UN 27. 14/KM/2012 24 Oktober 2012 Hal : Permohonan perbaikan sarana & Prasarana Biro Administrasi Kemahasiswaan Kepada Yth. Kepala Bagian Perlengkapan Universitas Sebelas Maret Disampaikan dengan hormat bahwa ada beberapa sarana dan prasarana di Biro Administrasi Kemahasiswaan universitas sebelas Maret perlu adanya perbaikan dan perlunya adanya penambahan titik listrik terkait dengan pembuatan ruang layanan administrasi, sehubungan hal tersebut kami ajukan permohonan sebagai berikut : 1. Perbaikan jalan paving dan kanstin di jalan sebelah utara Biro Adm. Akademik. 2. Pelebaran jalan masuk depan Student center dan tralis penutup selokan. 3. Penambahan titik listrik untuk ruang layanan administrasi Biro Administrasi Kemahasiswaan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih. Biro Administrasi Kemahasiswaan cap & Tanda tangan pejabat Tembusan Yth. : 1. Kabag. TU, RT, HTL 2. Kasubag. Rumah Tangga Nama NIP .
Kode Unit Organisasi / Unit Kerja di lingkungan Universitas Sebelas Maret A. KODE UNIT KERJA STRUKTURAL : NO UNIT KERJA STRUKTURAL KODE 1. UNIVERSITAS SEBELAS MARET UN 27 2. FAKULTAS SASTRA DAN SENI RUPA ( FSSR ) UN 27. 01 3. FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN ( FKIP ) UN 27. 02 4. FAKULTAS HUKUM ( FH ) UN 27. 03 5. FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ( FEB ) UN 27. 04 6. FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK ( FISIP ) UN 27. 05 7. FAKULTAS KEDOKTERAN ( FK ) UN 27. 06 8. FAKULTAS PERTANIAN ( FP ) UN 27. 07 9. FAKULTAS TEKNIK ( FT ) UN 27. 08 10. FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UN 27. 09
. KODE UNIT KERJA STRUKTURAL : NO UNIT KERJA STRUKTURAL KODE 11. PROGRAM PASCASARJANA ( PPS ) UN 27. 10 12. LEMB. PENELITIAN DAN PENGABDIAN KPD MASYARAKAT (LPPM) UN 27. 11 13. LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN ( LPP ) UN 27. 12 14. BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK ( Ro AA ) UN 27. 13 15. BIRO ADMINISTRASI KEMAHASISWAAN ( Ro MAWA ) UN 27. 14 16. BIRO ADM. PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI ( Ro. APSI ) UN 27. 15 17. BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN ( Ro AUK ) UN 27. 16 18. UPT PERPUSTAKAAN UN 27. 17 19. UPT KOMPUTER UN 27. 18 20. UPT PELAYANAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA ( P 2 B ) UN 27. 19 21. UPT PENERBITAN DAN PENCETAKAN UN 27. 20 22. UPT LABORATORIUM PUSAT MIPA UN 27. 21 23. UPT MATA KULIAH UMUM ( MKU ) UN 27. 22 24. UNIT PENGEMBANGAN USAHA ( UPU ) UN 27. 23 25. UNIT LAYANAN PENGADAAN ( ULP ) UN 27. 24
. B. KODE UNIT KERJA NON STRUKTURAL : NO UNIT KERJA STRUKTURAL KODE 1. UNS MEDICAL CENTER UN 27. 32 2. KANTOR HUMAS DAN KERJASAMA UN 27. 33 3. KANTOR JAMINAN MUTU UN 27. 34 4. INTERNATIONAL OFFICE UN 27. 35 5. DEWAN PENYANTUN UN 27. 36 6. SENAT UNIVERSITAS UN 27. 37 7. YAYASAN PEMBINA UNIVERSITAS SEBELAS MARET UN 27. 38 8. SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU (SPMB ) UN 27. 39 9. SATUAN PENGAWAS INTERNAL (SPI) UN 27. 40 10. PENGENDALIAN PENATAAN PEMANFAATAN LAHAN DAN BANGUNAN (P 3 LB) UN 27. 41 11. DST. . . dst
. FAKULTAS KEDOKTERAN : NO UNIT KERJA KODE FAKULTAS KEDOKTERAN UN 27. 06 1. BAGIAN TATA USAHA UN 27. 06. 1 2. SENAT FAKULTAS UN 27. 06. 2 3. DEWAN MAHASISWA (DEMA) UN 27. 06. 3 4. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM) UN 27. 06. 4 5. UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM) UN 27. 06. 5 6. PROGRAM STUDI PENDIDIKAN DOKTER (S 1) UN 27. 06. 6. 1 7. PROGRAM STUDI PSIKOLOGI (S 1) UN 27. 06. 6. 2 8. PROGRAM STUDI OBSGIN (PPDS) UN 27. 06. 7. 1 9. PROGRAM STUDI PSIKIATRI (PPDS) UN 27. 06. 7. 2 10. DST. . . dst
KODE HAL NASKAH DINAS DI GUNAKAN DI LINGKUNGAN UNS No. HAL 1. Pendidikan Pengajaran / Peraturan Per. UUan 2. Penelitian 3. Pengabdian kepada Masyarakat Kode PP No. HAL 12. Pengawasan PN / LT 13. Kerjasama Kode WS KS PM 14. Hubungan Masyarakat HM 4. Tata Pamong PT / Pendidikan Tinggi DT 15. Perencanaan PR 5. Data dan Informasi Akademik / Akreditasi AK 16. Informatika/ SIM/TIK Teknologi Informasi TI 6. Kemahasiswaan KM 17. DL 7. HK 18. Penelitian, Pengkajian, dan Pengembangan PG 8. Organisasi dan Tata Kerja / Ketatalaksanaan OT 19. Keuangan KU 9. Perlengkapan LK 20. Kepegawaian KP 10. Ketatausahaan TU 21. LL 11. Kerumahtanggaan RT Hukum Pendidikan dan Pelatihan Lain-lain
KODE HAL NASKAH DINAS berdasarkan Kepmendikbud 1. Akreditrasi AK 21. Kursus KS 2. Analisis Jabatan AJ 22. Media Informasi MI 3. 4. Cagar Budaya Dokumentasi CB DO 23. Media Kreatif 24. Organisasi dan Tata Kerja MK OT 5. Evaluasi Pendidikan EP 25. Pelaporan PL 6. 7. Hubungan Masyarakat Hukum HM HK 26. Pendidikan Anak Usia Dini 27. Pendidikan Dasar DU DS 8. 9. Kebahasaan Kelembagaan BS KL 28. Pendidikan Menengah 29. Pendidikan Tinggi DM DT 10. Kemahasiswaan 11. Kepegawaian KM KP 30. Pendidikan Khusus 31. Pendidikan Kesetaraan DK DR 12. Kerja Sama Luar Negeri 13. Kerja Sama Dalam Negeri LN DN 32. Pendidikan Masyarakat 33. Pendidikan dan Pelatihan MS DL 14. Kerumahtanggaan 15. Ketatausahaan RT TU 34. Pendidik & Tenaga Kependidikan 35. Penelitian PT LT 16. Keuangan 17. Kesenian KU SN 36. Pengabdian kepada Masyarakat 37. Pengawasan PM WS 18. Kepercayaan dan Tradisi 19. Sejarah KT SJ 38. Pengembangan 39. Peraturan Perundang-undangan PG PP 20. Kurikulum KR 40. Perbukuan PB
KODE HAL NASKAH DINAS berdasarkan Kepmendikbud No. HAL Kode 41. Permuseuman MU 46. Perfilman FL 42. Perencanaan PR 47. Sarana Pendidikan SP 43. Perlengkapan LK 48. Tata Laksana TL 44. Perpustakaan PK 49. Teknologi Informasi TI 45. Peserta Didik PD 50. Lain-lain LL
CONTOH PEMBERIAN NOMOR dan KODE NASKAH DINAS Surat yang dibuat & ditandatangani oleh MENTERI DIKBUD 25/MPK/OT/2014 nomor urut surat keluar kode jabatan Menteri kode hal Organisasi dan Tata Kerja tahun pembuatan surat Surat yang dibuat & ditandatangani oleh REKTOR atau PR 11/UN 27/KP/2014 nomor urut surat keluar kode Unit Organisasi UNS kode hal Kepegawaian tahun pembuatan surat
CONTOH PEMBERIAN NOMOR dan KODE NASKAH DINAS Surat yang dibuat & ditandatangani oleh DEKAN & PD F. K. 50/UN 27. 06/KU/2014 nomor urut surat keluar kode Unit Organisasi UNS kode Fakultas Kedokteran kode hal Keuangan tahun pembuatan surat Surat yang dibuat & ditandatangani Ketua Prodi Pend. Dokter FK 19/UN 27. 06. 6. I /KM/2014 nomor urut surat keluar kode UNS – Fak. Kedokteran kode Prodi Pend. Dokter kode hal Kemahasiswaan tahun pembuatan surat
CONTOH PEMBERIAN NOMOR dan KODE NASKAH DINAS Surat yang dibuat & ditandatangani oleh PRESIDEN BEM FK 05/UN 27. 06. 4/KM/2014 nomor urut surat keluar kode UNS - Fak. Kedokteran kode Unit BEM Fak. Kedokteran kode hal Kemahasiswaan tahun pembuatan surat Surat yang dibuat & ditandatangani Ketua UKM pada FK 17/UN 27. 06. 5 /LK/2014 nomor urut surat keluar kode UNS – Fak. Kedokteran kode UKM kode hal Perlengkapan tahun pembuatan surat
PENULISAN & PENCANTUMAN SINGKATAN 1. a. n. 3. u. b. 2. a. n. Kepala Biro Administrasi Umum a. n. Pembantu Rektor I UNS dan Keuangan Universitas Sebelas Maret Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Bagian Kepegawaian, u. b. Kepala Bagian Pendidikan, Nama NIP 2. plh. 4. u. p. plh. Kepala Biro Perencanaan dan Sistem Kepada Yth. Kepala Biro Umum Informasi Universitas Sebelas Maret, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Bagian Perencanaan, u. p. Kepala Bagian Mutasi Dosen Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta. Nama NIP
PENULISAN & PENCANTUMAN SINGKATAN 5. a. n. 7. u. b. a. n. Dekan Fakultas Kedokteran, Universitas Sebelas Maret, Pembantu Dekan II, u. b. Kepala Bagian Tata Usaha, Nama NIP 6. plh. 8. u. p. plh. Dekan Fakultas Kedokteran Yth. Kepala Biro Administrasi Akademik Universitas Sebelas Maret, Pembantu Dekan I, u. p. Kepala Bagian Pendidikan Universitas Sebelas Maret, di Surakarta. Nama NIP
CAP JABATAN & CAP DINAS CAP JABATAN Cap / Stempel yg dipergunaan oleh pejabat tertentu* utk memenuhi keabsahan suatu surat/naskah dinas dalam melaksanakan tugas sesuai dgn jabatannya. *Pejabat tertentu : Rektor, Dekan, Direktur PPS, Ketua Lembaga. CAP DINAS Cap / Stempel yg dipergunakan oleh setiap pejabat* utk memenuhi keabsahan suatu surat/naskah dinas pada Unit Organisasi , Unit Kerja dan Satuan Kerja. *Setiap Pejabat : Tk. UNIVERSITAS = PR, Kepala Biro, & Kepala Bagian utk kepentingan dinas ke dalam maupun ke luar. Tk. FAKULTAS = Kabag TU, Ketua Jurusan/Ketua Prog Studi utk kepentingan ke dalam = PD dan Ketua Jurusan utk kepentingan dinas ke luar ( tembusan/diketahui Dekan) Tk. LEMBAGA = Sekretaris, Kepala Pusat, Kabag TU utk kepentingan dinas ke dalam maupun ke luar (tembusan /diketahui Ketua Lembaga) Tk. UNIT KERJA = Kepala UPT, Kepala Kantor utk kepentingan dinas ke dalam maupun ke luar ( tembusan/ diketahui R / PR terkait ) Tk. PPS = Asisten Direktur, Ketua Program utk kepentingan dinas ke dalam maupun ke luar ( tembusan/ diketahui Dir PPS )
KETENTUAN CAP DINAS dan CAP JABATAN : a. Kerangka Cap Jabatan dan Cap Dinas di lingkungan Kemdikbud, kecuali PTN adalah sbb. : b. Kerangka Cap Dinas Kementerian dan Unit Utama/Eselon I terdiri atas : - Garis Lingkar Luar : ukuran 45 mm Garis Lingkar Dalam : ukuran 30 mm - Garis Lingkar Luar dibuat dengan Garis Lingkar Ganda dan Garis Lingkar Paling Luar dibuat lebih tebal drpd Garis Lingkar Luar bagian Dalam 30 mm 45 mm
CONTOH CAP JABATAN DAN CAP DINAS KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN CAP JABATAN MENTERI KEBUDAYAAN CAP DINAS KEMENTERIAN CAP DINAS DITJEN DIKTI CAP DINAS ITJEN
KERANGKA CAP DINAS PTN DI LINGK. KEPMENDIKBUD BENTUK SEGI LIMA SAMA SISI Tulisan Kementerian ………… Tulisan Unit Organisasi Lambang/Logo Organisasi Tulisan Unit/Satuan Kerja Program/Jurusan /Unit Kerja terkecil Garis lengkung keluar dgn sudut 72 derajad Garis tengah lingkaran 40 mm
CONTOH CAP DINAS DAN CAP JABATAN
CONTOH CAP DINAS DAN CAP JABATAN FAKULTAS :
NASKAH ELEKTRONIK NASKAH ELEKTONIK : Naskah yg berupa komunikasi dan informasi yg dilakukan secara elektronik atau terekam dalam multimedia elektronik. - SURAT – MENYURAT ELEKTRONIK - ARSIP - DOKUMEN TASI ELEKTRONIK - TRANSAKSI ELEKTRONIK - NASKAH ELEKTRONIK LAINNYA Naskah elektronik memiliki keabsahan yang sama dengan naskah dinas non elektronik.
KELENGKAPAN NASKAH DINAS KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET LEMBAR DISPOSISI Tanggal terima …………. . Agenda Nomor …………. Penting Segera Tanggal Surat : ……………………. Rahasia Biasa Nomor Surat : ……………………. Hal : ……………………. DISPOSISI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Mohon Pendapat/ Saran Mohon Petunjuk Mohon Keputusan Untuk Perhatian Siapkan Konsep Siapkan Laporan Sudah diselesaikan/dilaksanakan Edarkan/ Kirimkan Tik / Gandakan Simpan Arsip Tanggal Kepada 11. Tunggu 12. Diajukan 13. Mohon Paraf 14. Mohon Tandatangan 15. Selesaikan sesuai konsep 16. Setuju selesaikan 17. Teliti selesaikan 18. Untuk Data 19. Mohon koreksi konsep Nomor Disposisi dan Catatan 20. Mohon periksa catatan 21. Teliti/ Ikuti perkembangan 22. Harap cek dan laporkan 23. Siapkan persyaratannya 24. Sudah diketahui 25. Sudah ditandatangani 26. Mohon diproses 27. Mohon persetujuan 28. Mohon SPPD Dari Paraf
. Maturnuwun Selamat menjalankan tugas Semoga sukses selalu Amin Solo, 2014 Rusdian R. Hendrato Kabag. TU, RT & HTL Universitas Sebelas Maret
- Slides: 39