PENATAAN ARSIP INAKTIF DALAM RANGKA TRANSFER ARSIP INAKTIF

PENATAAN ARSIP INAKTIF DALAM RANGKA TRANSFER ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA DI RUANG SIDANG PLENO LANTAI 3 KAMPUS C UNAIR Tanggal 21 Desember 2017 Bidang Hukum Sekretariat Universitas Airlangga 2017

PROSES PERAWATAN ARSIP PRODUK HUKUM Oleh Tim Bidang Hukum Sekretariat Universitas Airlangga

Landasan Hukum 1. 2. 3. 4. 5. 6. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-Undang No. 12 Tahun 2011 ttg Pembentukan Peraturan Perundang-undangan. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 ttg Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 ttg Kearsipan. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi RI No. 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Peraturan Rektor Universitas Airlangga No. 42 Tahun 2016 Sbgmn diubah dg PR No. 39 ttg SOTK. Surat Rektor Unair No 140/UN 3. 2/TU/2017 ttg Tata Naskah Dinas.

1. Tujuan Perawatan Dokumen (tektual) Tujuan adalah Memberikan keseragaman dan konsistensi prosedur teknis pemeliharaan dan perawatan arsip Menciptakan efisiensi waktu, biaya dan mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip Terlaksananya tata pemeliharaan dan perawatan arsip di lingkungan Universitas Airlangga sesuai aturan yang berlaku

2. Ruang lingkup & Mutu Pengelolaan Dokumen 1. Berlaku untuk pengelola arsip pada unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga. 2. Mewujudkan pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik agar terjaga kondisi fisik dan informasinya sehingga dapat menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya.

3. Definisi Pemeliharaan arsip merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dgn baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. b. Perawatan arsip merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik mengadakan perbaikan arsip yg rusak agar informasinya tetap terpelihara. a. dan pada

4. Distribusikan kpd 1. Semua unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga 2. Surat/dokumen yang berpindah dari satu tangan ke tangan lainnya, harus dibuatkan tanda terima agar jelas siapa penanggungjawabnya. 3. Agar terjaga kerahasiannya, maka surat harus di kirim dan diterima oleh para personil yg berwenang; Sekretaris & Petugas Caraka max 1 hari sampai pd tujuan lebih cepat lebih bagus.

5. Prosedur perawatan/penyerahan dokumen Semua arsip yang disimpan dikelola terlebih dahulu sesuai dengan ketentuan dan prosedur kerja yang berlaku. Setiap pengelola yang terlibat harus memahami dan mengerti tata cara pemeliharaan dan perawatan arsip. Antara lain : 1. kelengkapan suratnya, 2. derajat urgensinya, 3. tanggal surat, 4. tanggal disposisinya, dan 5. segera sampaikan srt dan disposisinya agar bisa diresponse saat itu juga.

6. Penyimpanan Arsip a. b. c. d. Lokasi ruangan/gedung arsip terletak di ruangan yang terpisah dari kegiatan kantor lainya dengan luas yang cukup untuk menyimpan arsip. Kontruksi bangunan tidak menggunakan kayu yang langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela diletakan di bagian yang tidak memungkinkan sinar matahari langsung masuk ke dalam ruangan. Ruangan diberi ventilasi udara dan jendela diberi kawat kasa halus sebagai penyaring debu dan kotoran. Suhu ruangan diatur berkisar antara 60 F-75 F atau 22 25 C dan kelembaban udara 50 -65 % dengan menggunakan AC. Penerangana ruangan lebih banyak menggunakan sinar matahari yang diatur agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bendel-bendel arsip ditambah lampu-lampu sebagai tambahan cahaya jika diperlukan.

7. Pengamanan Dokumen Terhindar dari kemungkinan serangan api. Oleh karena itu perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Semua orang yang berada di dalam gedung arsip tidak diperkenankan merokok, menyalakan dan menggunakan korek api b. Menempatkan alat-alat pemadam kebakaran di tempat-tempat yang strategis dan memantau kadaluwarsa alat pemadam kebakaran secara rutin c. Ruang penyimpanan arsip ditempatkan jauh dari benda-benda yang mudah terbakar seperti bahan-bahan kimia dan bahan bakar d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan banjir. Oleh karena itu perlu memantau saluran air/talang secara berkala terutama saat musim hujan untuk memastikan bahwa tidak ada kebocoran.

8. Pemeliharaan dokumen/Tektual - Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah yang dapat dilakukan dengan cara : a. Kamperisasi yakni memberikan kamper barus secukupnya pada boks arsip dan roll o’pack b. Fumigasi yakni pembasmian biota dengan bahan kimia berupa methil bromida / phost toxsin / dll dengan cara menguap sehingga setelah dilepas, bahan kimia tersebut akan berafiliasi keseluruh ruangan yang ada c. Menambal dan menyambung yakni mengisi lubang-lubang dan bagian-bagian yang hilang pada kertas dengan menggunakan kertas tisu, perekat dan sarana lainnya d. Laminasi yakni menutup atau melapisi suatu lembar kertas diantara dua lembar bahan penguat agar arsip lebih aman e. Enkapsulasi yakni melapisi setiap lembar kertas dengan menggunakan dua lembar film plastic polyster dan direkatkan pada bagian pinggirnya dengan menggunakan cellotape f. Penjilidan yakni mereparasi kembali arsip dalam bentuk buku atau bendelan agar tidak bercerai-berai g. Membersihkan arsip, menghilangkan noda/bercak, memutihkan kertas, serta melakukan pencucian arsip untuk merawat arsip dari kotoran, debu, noda, dan warna kusam karena faktor usia

9. Budaya pengelolaan dokomen dgn : 1. 2. 3. 4. 5. Rapi Resik Rajin Ramah Rekap dokumen

10. Layanan/konsultasi Dgn teliti, hati-hati senyum, senang hati, Sepenuh hati, Iklas, Penuh barokah, Ridho Allah, Amiiin,

Contoh Dokumen tdk beraturan/rusak Arsip yang belum ditangani, folder ini memiliki subyek/perihal yang sama.

Pegawai Negeri Sipil ABDI NEGARA Melindungi, melayani, dan mensejahterakan Persembahkan pelayanan yang terbaik Untuk Negara

DEMIKIAN MATERI YG KAMI SAMPAIKAN ADA KURANG LEBIHNYA MOHON MAAF SEMOGA BERMANFAAT & MEMBAWAH BERKAH KPD KITA SEMUA. AMIN. . .

Terima kasih Nama NIP. Jabatan fungsional Pangkat/Gol. Unit Kerja CP. 08123586546 : : : Sumulyono 196305011986031002 Arsiparis Madya Pembina / (Gol. IV/a) Bidang Hukum Sekretariat Universitas Airlangga