Penataan arsip aktif UNIVERSITAS AIRLANGGA PERMASALAHAN ARSIP 1

Penataan arsip aktif UNIVERSITAS AIRLANGGA

PERMASALAHAN ARSIP 1. Penumpukan arsip di unit kerja 2. Arsip aktif dan arsip inaktif masih menjadi satu 3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya) 4. jarang melakukan pemindahan arsip ke record centre 5. penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur 6. tidak ada staf yang ditugaskan secara khsusus mengelola arsip 7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip 8. peralatan yang belum memadai 9. Belum ada perhatian pimpinan 2

4

TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP • Meningkatkan pelayanan administrasi • Mewujudkan administrasi yang tertib, rapi, dan aman • Menjadikan tertib-arsip sebagai salah satu tolok ukur keberhasilan unit kerja

Definisi Arsip Menurut UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN Ø Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

ARSIP DINAMIS Di ORGANISASI ARSIP AKTIF Arsip yang frequensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan secara langsung dalam kegiatan instansi - ada di masing 2 unit kerja ARSIP INAKTIF Arsip yang frequensi penggunaannya telah menurun - sebagian masih ada di unit kerja - sebagian lagi ada di gudang arsip

TIPE ARSIP BERDASARKAN VOLUMENYA 40 30 20 10 aktif 10 % 25 % 30 % 35 % inaktif permanen Tak berguna permanen aktif inaktif tak berguna 6

ARSIP APA SAJA YANG ADA DI KANTOR ANDA ?

• • Arsip yg berkaitan tugas pokok organisasi Arsip keuangan Arsip kepegawaian Arsip perlengkapan Arsip kerumahtanggaan Arsip asset Arsip vital

ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)

ARSIP DI RECORD CENTRE/UNIT KEARSIPAN (setelah ditata)

arsip kacau arsip tertib 5

• Arsip aktif adalah ……. . “ arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus” Arsip Inaktif adalah ……. • “ arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun” Frequensi penggunaan :

ARSIP AKTIF, ciri-ciri …. • Masih sering diperlukan untuk mendukung kegiatan sehari-hari • Disimpan di ruang kerja • Th. Masih baru (tidak selalu) • Menggunakan filing kabinet atau ordner • Jika hilang dapat menghambat perkerjaan

Dasar hukum penataan arsip aktif 1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. PP. 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 3. Keputusan Rektor Unair No. Tahun 2013 tentang pola klasifikasi Unair •

Prosedur penataan arsip aktif 1. Pemeriksaan arsip a. Pemeriksaan tanda simpan b. Pemeriksaan kelengkapan berkas c. Pemeriksaan kondisi fisik arsip d. Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip lainnya 2. Memilah dan mengelompokkan ( memberkaskan ) arsip memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain atau memisahkan duplikat 2

Prosedur penataan arsip aktif 3. Penentuan Indeks untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip 4. Penentuan Kode Klasifikasi Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah berupa gabungan huruf dan angka

Cara penentuan kode klasifikasi • Perhatikan bentuk kode yang digunakan dalam klasifikasi arsip • Untuk menentukan kode perlu membaca isi surat dan menggolongkan informasinya pada masalah pokok, sub masalah, dan sub-sub masalah 5. Memasukkan arsip ke dalam folder/ordner/map gantung 6. Pembuatan Label ditempelkan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, ordner

Prosedur penataan arsip aktif 7 Pembuatan Tunjuk Silang untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi 8. Penempatan Arsip Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya 9. Membuat daftar arsip aktif terdiri daftar berkas dan daftar isi /item berkas.

Prosedur penataan arsip aktif 10. Daftar berkas dan isi berkas sekurangnya memuat metadata: unit pengolah, no. berkas, kode klasifikasi, nama berkas, no. Isi berkas, item/isi berkas, tahun, jumlah, keterangan

INDEKS MASALAH Membaca Keseluruhan Isi Surat b. Menentukan Isi Ringkas c. Ditentukan Kata Yang Paling “Menonjol” d. Singkat, Jelas, Dan Padat e. Bersifat Kebendaan. contoh : Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin photocopi indeks : - penawaran mesin photocopi - penyewaan mesin photocopi a.

KODE KLASIFIKASI • KP. KEPEGAWAIAN 00. FORMASI 01. PENGADAAN 01. 00. PENERIMAAN 01. PENGANGKATAN CPNS/PNS 01. 02. PRAJABATAN 01. 03. PENEMPATAN 02. UJIAN KENAIKAN PANGKAT/JABATAN 02. 00. UJIAN PENYESUAIAN IJAZAH 02. 01. UJIAN DINAS 02. UJIAN KOMPETENSI 03. MUTASI 04. PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN JABATAN 05. PENDELEGASIAN WEWENANG 06. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI 07. ADMINISTRASI PEGAWAI 08. PEMBINAAN PEGAWAI 09. PEMBINAAN JAFUNG

Analisis fungsi KEPEGAWAIAN (fungsi) Penerimaan Pegawai (aktifitas) Pemanggilan (Berkas) Surat Panggilan (item/Isi berkas)

Sub-Sub Masalah TEST Sub Masalah LAMARAN KP. 02 PENGADAAN Pokok Masalah KP. O 1 FORMASI KP. KEPEGAWAIAN KP. 01. 02 SARJANA KP. 01 SLA

I

KP. 02 SEMARANG KP. 02 JAKARTA KP. 02 BANDUNG KP. 02 PENGANGKATAN KP. KEPEGAWAIAN (INDEX –GEOGRAFI)

PENEMPATAN ARSIP • Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

CONTOH : Surat Keterangan Ijin Menikah 2010 ORDNE R Laporan Kependudukan Th. 2008 ORDNE R Perbaikan Jalan Desa 2009 ORDNER

TERIMA KASIH

TENTUKAN INDEKS, KODE KLASIFIKASI DAN LAKUKAN PENATAAN SURAT/BERKAS BERIKUT: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Berkas mahasiswa yang cuti tahun 2017 Beasiswa mahasiswa a. n. Deni Purnama Mahasiswa Drop-out tahun 2016 Berkas pengangkatan pengurus BEM Unpad 2016 Pentas Seni Budaya Unpad Tahun 2017 Surat Keterangan Masih Kuliah a. n. Edy Junaedi Beasiswa mahasiswa a. n. Isye Jumenar Mahasiswa Drop-out tahun 2017 Laporan Kegiatan BEM Unpad 2017 Berkas mahasiswa yang cuti tahun 2016 Berkas Pemilihan pengurus BEM Unpad 2016 Surat Keterangan Masih Kuliah a. n. Maman Sulaiman

KLASIFIKASI YANG DIGUNAKAN UNTUK LATIHAN KM – KEMAHASISWAAN KM. 00 Status Mahasiswa, meliputi : KM. 00 Cuti Mahasiswa KM. 00. 01 Pindah KM. 00. 02 Drop Out (DO)/putus kuliah KM. 00. 04 Laporan Status Mahasiswa/Ket. Masih kuliah KM. 01 Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah KM. 02 Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi: KM. 02. 00 Beasiswa - Ketentuan beasiswa - Tawaran beasiswa - Daftar calon penerima beasiswa - Seleksi calon penerima mahasiswa - Penetapan Penerima Beasiswa - Perpanjangan beasiswa KM. 02. 01 Administrasi fasilitas mahasiswa, antara lain asrama, kesehatan, asuransi, dan transportasi KM. 03 Organisasi Mahasiswa KM. 03. 00 Administrasi organisasi mahasiswa KM. 03. 01 Proses pembentukan pengurus KM. 03. 02 Pengangkatan pengurus KM. 03 Laporan Pelaksanaan Kegiatan

KM. 04 KM. 05 Himpunan Orangtua Mahasiswa Kegiatan Mahasiswa KM. 05. 00 Proposal usulan s. d keg. mahasiswa yg diterima KM. 05. 01 Proposal usulan mahasiwa yg ditolak KM. 06 Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional KM. 07 Pengembangan Seni, Budaya, dan Olahraga KM. 08 Mahasiswa Berprestasi KM. 08. 00 Administrasi pendaftaran dan seleksi KM. 08. 01 Penetapan KM. 09. Berkas Perseorangan Mahasiswa KM. 09. 00 Kartu Induk Mahasiswa KM. 09. 01 Kartu Mahasiswa KM. 09. 02 Kartu Peserta Kuliah KM. 09. 03 Kartu Tanda Anggota Perpustakaan KM. 09. 04 Kartu Rencana Studi KM. 09. 05 Kartu Hasil Studi KM. 09. 06 Kartu Daftar Ulang KM. 09. 07 Kartu Tanda Registrasi/Adm Mahasiswa (KTRM) KM. 09. 08 Surat Keterangan/Ijin Belajar

Contoh Jadwal Retensi Arsip Jangka waktu simpan NO I. 1. Jenis/seri arsip Aktif Inaktif Keterangan HUKUM Produk hukum a. Peraturan Perundangan yang mengatur instansi b. Produk hukum internal 1 tahun Stl tidak berlaku 4 tahun Dokumentasi hukum 1 tahun Stl tidak berlaku 4 tahun 1 tahun Stl tidak berlaku 9 tahun Permanen 2. Musnah 3. Kontrak/ perjanjian Dinilai kembali 33

PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP

Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif 1) Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi inaktif 2) Pengelompokkan 3) Pendaftaran , pembuatan DPA 4) Penataan, sesuai dengan DPA dimasukkan ke dalam boks 5) Pembuatan Berita Acara Pemindahan 6) Pelaksanaan pemindahan arsip

Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif No. …………………… Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja. . . . … 1. Nama : … NIP : … Jabatan: … Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : … NIP : … Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir Pihak Kedua ttd nama terang NIP Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP Malang, … …… 2011 Pihak Pertama ttd nama terang NIP

Prosedur Pemusnahan Arsip (Dengan JRA) 1) Pemeriksaan JRA 2) Pendaftaran memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua. satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan

3) Pembentukan Panitia Pemusnahan Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun. Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip 4) Penilaian dan Persetujuan retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

• Khusus Kepala untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari BPK untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari BKN 5) Pembuatan Berita Acara 6) Pelaksanaan pemusnahan: - dicacah - dibakar - menggunakan bahan kimia - di daur ulang

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN NO A. 1. 2. 3. SERIES ARSIP & DESKRIPSI KEPEGAWAIAN Lamaran Pegawai yang ditolak Cuti Tahunan Mutasi TAHUN JML KONDISI PENATAAN 1990 4 boks Baik Alfabet 1990 1988 1 boks Alfabet Baik Geografis KET

Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP No. ……………. . Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Arsip terlampir. Dengan cara: a. Pembakaran b. Pencacahan c. Peleburan secara kimia Saksi-saksi: 1. Jabatan ttd nama terang NIP 2. Jabatan ttd nama terang NIP Pimpinan unit kerja ttd nama terang NIP

Menyusutkan arsip dengan melihat JRA : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Formasi pegawai tahun 2006 Pengumuman penerimaan pegawai tahun 2007 Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun 2005 Sertifikat pelatihan tahun 2008 DP 3 tahun 2005 Daftar hadir pegawai tahun 2007 Cuti bersalin tahun 2004 Berkas askes a. n. Susi Semilikiti tahun 2005