Ksigowo w organizacji pozarzdowej ze szczeglnym uwzgldnieniem ksigowoci

Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007 -2013. Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Organizacja szkolenia pt. „Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007 -2013. ” w dniu 20 -06 -2012 r. Jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Działania 431 Funkcjonowanie LGD, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007– 2013. Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007– 2013 — Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Skawina, 20 czerwca 2012 r. 1

Przepisy prawne • USTAWA o fundacjach Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 maja 1991 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach. (Dz. U. 1991 nr 46 poz. 203 z późn. zm. ) • USTAWA z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 1989 r. Nr 20, poz. 104, z późn. zm. ) 2

Przepisy prawne • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2009 nr 152 poz. 1223 z późn. zm. ) - przepisy dotyczą każdej organizacji, która ma osobowość prawną, czyli jest zarejestrowana w KRS, a także organizacji bez osobowości prawnej, np. stowarzyszeń zwykłych lub klubów sportowych. Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS to – zgodnie z ustawą o kulturze fizycznej – mają osobowość prawną i w związku z tym podlegają wymogom ustawy o rachunkowości. 3

Przepisy prawne • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539) • Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. 2011 Nr 74, poz. 397) • Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr. 157, poz. 1240) 4

Przepisy prawne • Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm. ) • Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. 2010 Nr 51, poz. 307) • Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 (Dz. U. 2011 nr 177 poz. 1054) 5

Przepisy prawne • Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 8 lipca 2008 w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania „Wdrożenia lokalnych strategii rozwoju objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 - 2013 6

Przepisy prawne • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego z dnia 23 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 80, poz. 434) • Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego z dnia 23 grudnia 2004 r. (Dz. U. Nr 285, poz. 2852) 7

Księgowość projektu • Księgowość to nie tylko ewidencjonowanie wydatków, to również sporządzanie sprawozdań i wniosków o zwrot kosztów kwalifikowanych w projekcie • Zadaniem księgowości jest również analiza finansów projektu i czuwanie nad płynnością finansową projektu (ewentualne zmiany harmonogramu) 8

Księgowość projektu • Za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki • Jednostka powinna posiadać dokumentacje opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, instrukcje sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z PROW, inne dokumenty wewnętrzne (regulaminy, uchwały, decyzje) 9

Księgowość projektu • Polityka rachunkowości – świadomy wybór (przyjęcie) zasad rachunkowości, które dopuszczają przepisy prawa • Żadna przyjęta zasada nie może być sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa • Księgowość stanowi podstawowy element w procesie zarządzania powierzoną własnością, oraz osiągania największych korzyści z zainwestowanych środków PROW 10

Polityka rachunkowości • Księgowość wymaga ścisłej współpracy służb finansowo-księgowych z pionami merytorycznymi • Ustawa o rachunkowości nakłada na wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązek posiadania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości • Zakres polityki wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości i w szczególności powinna zawierać: 11

Polityka rachunkowości • określenie roku obrotowego i jego okresów sprawozdawczych; • metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; • podział kosztów na działalność programową i administracyjną; • dokumentowanie operacji dowodami księgowymi; • archiwizacja dokumentów i okres ich przechowywania; udostępnianie danych oraz dokumentów osobom trzecim; 12

Polityka rachunkowości • zasady amortyzacji; • sposób inwentaryzacji; • sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykaz kont księgi głównej oraz ewidencji analitycznej czyli plan kont); • metody prowadzenia ewidencji zapasów; • zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego; • opis systemu przetwarzania danych (przy korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów 13

Polityka rachunkowości W polityce rachunkowości powinna zostać także wskazana osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowiednich przepisach. Każda zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, podpisanym przez osoby do tego upoważnione. Prawidłowe sporządzenie polityki ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczania środków w ramach projektów PROW. 14

Zakładowy plan kont • jest integralnym elementem polityki rachunkowości • ustala: - wykaz kont księgi głównej - zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej - należy w nim określić sposób wyodrębnienia ewidencji projektu PROW (może to polegać na wyodrębnieniu kont na poziomie syntetycznym lub analitycznym) 15

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów realizowanych w ramach PROW wynika wprost art. 75 ust. 1 lit. c) pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) • Obowiązek powyższy został również wskazany w obowiązujących od dnia 17 maja 2010 roku instrukcjach do wypełniania wniosku o płatność dla poszczególnych działań PROW 2007 -2013. 16

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwości jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektami PROW beneficjentów dzielimy na: - Prowadzących pełną księgowość, - Pozostałych nieprowadzących pełnej księgowości. 17

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych • Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: 18

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości i kontroli oraz w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego. Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z operacją. 19

Wyodrębnienie ewidencji księgowej lub • Wprowadzenie wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień, lub rejestru dowodów księgowych w tym komputerowych, w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie zdarzenia związane tylko z daną operacją. 20

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Wyodrębniony kod księgowy powinien umożliwić sporządzenie zestawienia obejmującego przynajmniej następujący zakres danych: - nr dokumentu źródłowego, - nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu - datę wystawienia dokumentu, - kwotę brutto netto dokumentu, - kwotę kwalifikowaną dotyczącą projektu, 21

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność (zwrotu kosztów) do sporządzenia techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączenia wydruku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem 22

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • W przypadku beneficjentów którzy nie są zobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie w postaci arkusza kalkulacyjnego Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji. 23

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Dokument należy sporządzić zgodnie z wzorem ustalonym we wniosku dla Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty. • Zestawienie to powinno obejmować wszystkie koszty poniesione w związku z realizacją operacji w ramach projektu PROW (kwalifikowane i niekwalifikowane). 24

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji powinno być przechowywane przez Beneficjenta przez okres realizacji operacji oraz w tzw. okresie związania celem. 25

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Należy tu przypomnieć iż Stowarzyszenia i Fundacje jako osoby prawne zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ) i z uwzględnieniem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539 z późn. zm. ). 26

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • złożone wraz z wnioskiem o płatność faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, oprócz dotychczas zamieszczanych opisów dodatkowo muszą być opatrzone na odwrocie adnotacją wskazującą numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub pozabilansowego) albo kodu rachunkowego lub numer pozycji z „Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji” dokonanych w ramach programu PROW. 27

Wyodrębnienie ewidencji księgowej • Zalecane jest zastosowanie się do powyższej informacji celem sprawnej oceny wniosków o płatność. 28

Instrukcja obiegu dokumentów W ramach programu PROW Obejmuje: • Podział obowiązków przy realizacji projektu, • opis zależności pomiędzy działaniami osób realizujących projekt, • obieg dokumentów w tym finansowo księgowych) pomiędzy osobami/komórkami realizującymi projekt, • Formy: tabelaryczna, opisowa, mieszana, 29

Zarządzanie projektem a finanse projektu • Procedury zarządzania jednostką (zarządzenia, uchwały, polecenia służbowe) • Specyfika realizacji projektu (zespoły zadaniowe z różnych komórek jednostki) • Procedura zarządzania projektem a inne procedury (obiegu dokumentów, polityka rachunkowości, archiwizacyjna) 30

Dokumentowanie wydatków • W zależności od zakresu operacji oraz kosztów kwalifikowanych przypisanych do danego działania Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 -2013, w trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: 1. Faktury VAT; 2. Faktury VAT RR; 3. Faktury VAT MP; 4. Faktura VAT marża, 5. Rachunki; 31

Dokumentowanie wydatków 6. Faktury korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą); 7. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); 8. Dokumenty celne (wraz z dowodami zakupu, których dotyczą); 9. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowanymi, wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku. 32

Dokumentowanie wydatków Do umów zlecenia oraz o dzieło, jeżeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, należy dołączyć rachunek określający wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego (np. kopia deklaracji PIT-4) wraz z dowodem zapłaty podatku, a także dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. kopia załącznika do ZUS/DRA) wraz z dowodem ich zapłaty, 33

Dokumentowanie wydatków 10. Dokumenty, które mogą być sporządzone dla udokumentowania zapisów w dokumentacji księgowej dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) – na zasadach określonych w § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 z późn. zm. ). 34

Dokumentowanie wydatków 11. W przypadku, gdy przedmiot umowy został nabyty poprzez leasing: • faktury wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty rat leasingowych, lub • noty obciążeniowe wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty – w takim przypadku do wniosku o płatność pośrednią, w ramach którego po raz pierwszy rozliczane będą koszty leasingu, należy dołączyć także fakturę wystawioną przez finansującego na rzecz Beneficjenta na całkowitą kwotę przedmiotu leasingu; • dokumenty potwierdzające przeniesienie prawa własności (np. dokumenty potwierdzające zapłatę wartości rezydualnej przedmiotu umowy leasingu) – należy dołączyć do wniosku o płatność, w ramach którego rozliczana będzie ostatnia rata leasingu. 35

Dokumentowanie wydatków • Przepływy środków musza być przejrzyste oraz łatwe do zweryfikowania • Informacje dotyczące opisu dokumentów znajdują się w Ustawie o rachunkowości oraz Instrukcji do wniosku o płatność dla działań inwestycyjnych 413_311„Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju" dla operacji, które odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działania „Różnicowanie w kierunki działalności nierolniczej", 36

Cechy dokumentu księgowego • Zgodnie z ww. ustawą dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, - określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, ustawy). 37

Cechy dokumentu księgowego - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), - podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 a ww. ustawy) 38

Cechy dokumentu księgowego • Do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności tj. dowody płatności bezgotówkowej i gotówkowej (do 1 000, -zł). W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości związanych z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, Agencja może zażądać od Beneficjenta dodatkowych dokumentów potwierdzających dokonanie płatności adekwatnych do sposobu dokonania zapłaty. 39

Cechy dokumentu księgowego • Ponadto na dokumencie potwierdzającym wydatek dokonany w ramach projektu PROW winien się znaleźć zapis: Dokument nr ……………… z dnia ……………… na kwotę ……………… dotyczy w kwocie ……. . Umowy przyznania pomocy z dnia (TU DATA PODPISANIA I NUMER PODPISANEJ UMOWY) w ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata 2007– 2013. Wydatek współfinansowany ze środków EFRROW objętych PROW na lata 2007– 2013, oś 4 Leader. 40

Sprawozdawczość • wprowadzenie do bilansu, bilans, wynik finansowy, informacja dodatkowa – na podstawie ustawy o rachunkowości. • Wniosek o płatność na podstawie umowy przyznania pomocy nr…… na operację z zakresu małych projektów w ramach działania 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” objętego PROW na lata 2007 – 2013 wraz z wymaganymi załącznikami (oryginały faktur i innych dokumentów księgowych) 41

Archiwizacja dokumentów • Dokumenty należy archiwizować w siedzibie beneficjenta w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. • Beneficjent zobowiązany jest udostępniać dokumentację projektową w trakcie kontroli na miejscu. 42