PROJEKTY I ZESPOY PROJEKTOWE Karolina Muszyska Opracowanie wasne

PROJEKTY I ZESPOŁY PROJEKTOWE Karolina Muszyńska Opracowanie własne na podstawie: Wachowiak P. , Gregorczyk S. , Grucza B. , Ogonek K. „Kierowanie zespołem projektowym”, Difin, 2004

AGENDA 1. Definicja zespołu projektowego 2. Kierowanie zespołem projektowym 3. Problemy funkcjonowania zespołów projektowych 4. Specyfika projektów i zespołów 5. Budowanie zespołu projektowego • Analiza środowiska projektu • Podział zadań w zespole projektowym • Struktury zespołu projektowego

DEFINICJA ZESPOŁU PROJEKTOWEGO • Zespół projektowy to grupa osób wybranych kierunkowo do realizacji określonego projektu pod przewodnictwem kierownika projektu • Zespół projektowy powoływany jest w fazie definiowania projektu

KIEROWANIE ZESPOŁEM PROJEKTOWYM Kierowanie zespołem projektowym obejmuje działania, które mają na celu stworzenie sprawnego zespołu i odpowiednie oddziaływanie na jego członków dla uzyskania pożądanych parametrów projektu. Te działania to: • • • Budowanie zespołu Analiza środowiska projektu Podział zadań w zespole Dobór członków zespołu Doskonalenie członków zespołu Integracja zespołu • • • Organizacja pracy zespołu Komunikacja i dzielenie się wiedzą w zespole Podejmowanie decyzji Motywowanie zespołu Ocenianie członków zespołu Rozwiązywanie konfliktów

PROBLEMY FUNKCJONOWANIA ZESPOŁÓW PROJEKTOWYCH • Brak poczucia odpowiedzialności za wynik końcowy projektu • Nieprecyzyjne lub nierealistyczne planowanie zasobów (czasu, kosztów) • Zbyt ogólne formułowanie planu projektu • Brak odpowiedniego umocowania kierownika zespołu w strukturze przedsiębiorstwa • Brak możliwości sprawnego kierowania zespołem przy projektach zarządzanych kolegialnie (komitet sterujący niezdolny do osiągania konsensusu i podejmowania decyzji) • Pilnowanie partykularnych interesów własnych komórek organizacyjnych przez członków zespołu • Nadmierna biurokratyzacja • Niejasność podwójnego przyporządkowania (szef komórki organizacyjnej i projektu), powodująca konflikty • Zatrudnianie w projekcie ludzi bez właściwych kompetencji („po znajomości”)

SPECYFIKA PROJEKTÓW I ZESPOŁÓW PROJEKTOWYCH • Struktura zespołu projektowego jest nietrwała • Zespół projektowy składa się zazwyczaj z ludzi pracujących w stałej strukturze przedsiębiorstwa, chyba że są to firmy, których działalność opiera się na projektach • Kierownik projektu jest kluczową postacią w zespole • Czas realizacji projektów jest ograniczony (nie ma czasu na szkolenie pracowników, więc trzeba od razu włączać do zespołu specjalistów) • Dla skutecznej realizacji projektów niezbędne są umiejętności pracy zespołowej • Problemy personalne związane z kierowaniem zespołem są często niepowtarzalne i wymagają skutecznych rozwiązań dla powodzenia projektu • Członkowie zespołu projektowego obok wiedzy fachowej powinni mieć także specyficzną wiedzę z zakresu zarządzania projektami

BUDOWANIE ZESPOŁU PROJEKTOWEGO Budowanie zespołu projektowego składa się z następujących działań: • Analiza środowiska projektu • Podział zadań w zespole projektowym • Dobór członków zespołu • Doskonalenie członków zespołu • Integracja zespołu

ANALIZA ŚRODOWISKA PROJEKTU Podmioty tworzące środowisko realizacji projektu: • Kierownictwo najwyższego szczebla firmy macierzystej – może sprzyjać projektowi i wzmacniać pozycję kierownika lub nie • Przełożeni kierownika projektu i innych członków zespołu – bez ich poparcia dla projektu niektóre osoby mogą być wyłączane z prac zespołu • Członkowie zespołu projektowego – najczęściej są delegowani do projektu i kierownik projektu nie ma nad nimi pełnej władzy • Kierownicy kontrolujący wewnętrzne zasoby – ważne, żeby kierownik projektu miał z nimi dobre stosunki • Wewnętrzni klienci • Zewnętrzni klienci • Instytucje administracji terenowej i publicznej, regulacje prawne • Podwykonawcy • Dostawcy

ANALIZA ŚRODOWISKA PROJEKTU – FORMULARZ OCENY • Określenie pięciu podstawowych podmiotów związanych z projektem i ich siły oddziaływania na projekt • Podmiot – siła oddziaływania • Określenie jawnych i ukrytych celów trzech najważniejszych spośród nich • Podmiot – cele jawne – cele ukryte • Zdefiniowanie kluczowych problemów • Propozycje rozwiązań Ć Przeprowadź analizę środowiska dla przykładowego projektu organizacji koncertu rockowego.

PODZIAŁ ZADAŃ W ZESPOLE PROJEKTOWYM • Ustalenie struktury zadaniowej projektu • Schemat podziału zadań • Schemat organizacyjny firmy, z opisem jednostek wewnętrznych zaangażowanych w prace projektowe • Schemat kompetencyjny realizacji projektu • Opis komórek i stanowisk pracy powołanych do realizacji celów projektu

SCHEMAT PODZIAŁU ZADAŃ • WBS – work breakdown structure – struktura zadaniowa projektu Nowa usługa Przygotowanie procedur wewnętrznych Dostarczenie usługi Systemy IT Oferta Wdrożenie pilotażowe Umowa

WBS + OBS

Ć Utwórz strukturę podziału prac w postaci mapy myśli dla projektu organizacji wesela

SCHEMAT ORGANIZACYJNY • Schemat organizacyjny, prezentujący jednostki wewnętrzne zaangażowane w prace projektowe • Każda jednostka organizacyjna, właściwa dla realizacji zadań projektowych powinna być zidentyfikowana i zaangażowana do projektu Zarząd Dział prawny Dział finansowy Biuro projektów Dział badań i rozwoju Dział HR

SCHEMAT KOMPETENCYJNY • Do przydzielania poszczególnym jednostkom organizacyjnym konkretnych zadań projektowych służą m. in. wykresy funkcjonalne (kompetencyjne) • Wykres kompetencyjny prezentuje zarówno przydział zadań jaki i powiązania funkcjonalne, pomiędzy komórkami w strukturze firmy • W schemacie kompetencyjnym wykorzystywane są następujące oznaczenia dla wykonywanych czynności: • N – nadzór wykonania • O – odpowiedzialność za wykonanie zadania • OA – odpowiedzialność za wykonanie części zadań • U – udział w wykonaniu zadania • K – kontrola wykonania (zadania, etapu) • P – planowanie zadania

OPIS KOMÓREK I STANOWISK PRACY • Stała lub czasowa/okazjonalna obecność poszczególnych osób w zespole projektowym • Przydzielenie dla każdego zadania projektowego produktu końcowego, określenie podstawy do oceny realizacji zadania oraz wykonawców i ich udziału w realizacji zadania • Wykonanie karty kluczowych zadań dla każdego wykonawcy i zebranie uwag w celu optymalnego sformułowania zadań i ich mierzalnych wyników

STRUKTURY ZESPOŁU PROJEKTOWEGO • Skuteczność danej struktury zespołu wynika z następujących czynników: • zakresu projektu, • technicznej charakterystyki projektu, • kultury organizacji macierzystej, • możliwości przypisania na stałe pracowników do poszczególnych zadań, • cech psychologicznych członków zespołu i innych osób, będących w otoczeniu projektu • Podstawowe modelowe rozwiązania struktury organizacyjnej zespołu to: • izomorficzna • ekspercka • kolektywna • chirurgiczna

IZOMORFICZNA STRUKTURA ZESPOŁU • Struktura będąca odzwierciedleniem struktury obiektu, który ma powstać w wyniku realizacji projektu • Zalety tej struktury: • Prostota rozwiązań organizacyjnych, niewielka liczba kanałów informacyjnych, jasny podział obowiązków i odpowiedzialności • Możliwość równoległej realizacji kilku zadań i skrócenia czasu zakończenia projektu, gdy zadania są od siebie niezależne • Łatwość sprawowania przez kierownika projektu funkcji kontrolnej • Wady modelu izomorficznego: • Utrudnienie realizacji projektów o silnie połączonych ze sobą zadaniach

IZOMORFICZNA STRUKTURA ZESPOŁU Raport techniczny Rozdział 1 Rozdział 2 Rozdział 3 Rozdział 4 Zespół projektowy Podzespół 1 Podzespół 2 Podzespół 3 Podzespół 4

EKSPERCKA STRUKTURA ZESPOŁU • Poszczególni członkowie zespołu realizują różne zadania zgodnie z ich specjalnością • Zalety tej struktury: • Przekazanie członkom zespołu dużej samodzielności w działaniu i przerzucenie na nich samodzielnego koordynowania swoich działań i podejmowania decyzji, co odciąża kierownika projektu • Efektywne wykorzystanie wiedzy poszczególnych członków zespołu • Wady struktury eksperckiej • Niejasny podział odpowiedzialności • Nierówny podział pracy – przeciążenie jednych i niewykorzystanie potencjału innych • Problemy z integracją zadań

EKSPERCKA STRUKTURA ZESPOŁU Ekspert 1 Ekspert 2 Ekspert 3 Kierownik projektu Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 4

KOLEKTYWNA STRUKTURA ZESPOŁU • W tym modelu nie ma kierownika, a wszystkie decyzje podejmowane są kolektywnie • Model wymaga dużego zaangażowania członków zespołu w pracę • Zalety tej struktury: • Przy skutecznej komunikacji brak problemów z integracją poszczególnych części składowych projektu • Nienarzucanie silnego przywództwa • Zdolność do realizowania prekursorskich przedsięwzięć, dzięki połączeniu talentów poszczególnych członków zespołu i nieograniczaniu ich kreatywności • Wady struktury kolektywnej • Brak jednoznacznego przywództwa, na skutek czego zespół może „dryfować” • W przypadku zbyt licznego zespołu może dojść do powstania zbyt wielu kanałów komunikacji, co prowadzić może do biurokracji i spadku wydajności

KOLEKTYWNA STRUKTURA ZESPOŁU Członek zespołu A Członek zespołu B Zadanie 1 Zadanie 2 Członek zespołu C Zadanie 3 Zadanie 4

CHIRURGICZNA STRUKTURA ZESPOŁU • Najważniejszym elementem struktury jest kierownik, człowiek o wyjątkowych umiejętnościach i typie przywódczym, któremu towarzyszą asystenci i służą mu pomocą – on prowadzi wszystkie działania i wydaje polecenia i od niego w głównej mierze zależy powodzenie projektu • Model najczęściej stosowany w projektach dotyczących tworzenia aplikacji komputerowych, dlatego struktura ta nazywana jest też modelem naczelnego programisty • Zalety tej struktury: • Nieścisłości i problemy integracji ograniczone do minimum • Możliwość zastosowania w dużych projektach, w których każdy element posiada własną strukturę chirurgiczną • Wady struktury chirurgicznej • Uzależnienie całego projektu od jednej osoby (częściowo niwelowane przez przydzielenie kierownikowi asystenta) • W przypadku zakłóceń w komunikacji między szefem zespołu, administratorem oraz asystentem koordynującym i kontrolującym personel techniczny wydajność zespołu spada

CHIRURGICZNA STRUKTURA ZESPOŁU Administrator projektu Kierownik – główny autor Specjalny asystent Ekspert 1 Podprojekt A Podprojekt B Podprojekt C Ekspert 2 Ekspert 3

JAK DOBRZE WYBRAĆ STRUKTURĘ ZESPOŁU Przydzielając zadania i budując strukturę zespołu należy pamiętać, że: • Skuteczność uczestników projektu określa uzyskanie założonego rezultatu pracy – w związku z tym ważne jest jednoznaczne zdefiniowanie zadań w strukturze zespołu • Struktura zespołu musi zapewniać możliwość korzystania z niezbędnych zasobów (m. in. poprzez formalne czasowe oddelegowanie pracowników liniowych) • Odpowiedzialność w strukturze zespołu za zadania w projekcie musi iść w parze z odpowiednim zakresem swobody decyzyjnej – tylko wówczas można uzyskać odpowiednie zaangażowanie w nietrwałej strukturze • W zespole projektowym nie są ważne stanowiska, ale pełnione role – nie liczy się hierarchia, ale skuteczność w realizacji swojej roli