Il software Aleph caratteristiche e funzionalit Aleph 500

Il software Aleph caratteristiche e funzionalità Aleph 500 versione 16. 02 Architettura del sistema Interfaccia GUI e interfaccia Web Moduli e funzionalità Database bibliografici, di autorità, amministrativi Il modulo Catalogazione seminario a cura di Libera Marinelli Università di Genova - Centro di servizi per il Coordinamento del Sistema Bibliotecario di Ateneo nell’ambito dell’insegnamento di Teorie, tecniche e tecnologie per le biblioteche e gli archivi tenuto dal prof. Graziano Ruffini Firenze, , Università degli studi, 13 maggio 2009

Architettura del sistema Aleph: Authomated Library System da Authomated Library Expanded Program Prodotto da Ex-Libris Distribuito in Italia da Atlantis Caratteristiche: Sistema client server Flessibilità Modularità Gui Client Www Client Z 39 -50 Client Aleph PC Server Aleph Www Server Aleph Z 39 -50 Server Dati contenuti: codifica Unicode a 8 bit (UTF-8) per dati bibliografici e amministrativi per il supporto di diversi alfabeti Aleph 500 versione 16. 02 Aleph application services API’s Supporta gli standard. Unimarc Marc 21 I/O Engine Database Oracle Firenze, 13 maggio 2009

6 moduli, 2 interfacce: gestione integrata di documenti e servizi La RICERCA è INTEGRATA in TUTTI i MODULI Interfaccia Modulo Descrizione GUI ACQ/SER - Gestione di ORDINI, FATTURE, FORNITORI, ALEPHADM Configurazione del client, gestione delle tabelle Catalogazione CATALOGAZIONE DI REC. BIBLIOGRAFICI, DI AUTORITÀ, DI COPIA, servizi relativi alla Catalogazione Circolazione PRESTITI/RESTITUZIONI, PRENOTAZIONI, GESTIONE UTENTI del prestito, servizi relativi alla Circolazione ILL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO, sia in entrata che in uscita, servizi relativi a ILL Opac Web RICERCHE SUL CATALOGO, ACCESSO A SERVIZI PERSONALIZZATI (graphical user interface, per gli operatori) WEB (per gli utenti) Aleph 500 versione 16. 02 BUDGET, ARRIVI, SOLLECITI, servizi relativi alle Acquisizioni - Gestione delle SOTTOSCRIZIONI, SCHEDULAZIONE, CONTROLLO FASCICOLI E COPIE, SOLLECITI, servizi relativi ai Periodici Firenze, 13 maggio 2009

Tipi di record e database che li contengono o I database bibliografici • o (AUT): contengono record di autorità per le forme accettate delle intestazioni e le relazioni tra le intestazioni (ADM): contengono dati su: acquisizioni, sottoscrizioni, circolazione. Nell’installazione genovese contengono anche i dati di copia – circa 1. 000 copie contiene le richieste ILL in entrata e in uscita A Genova: GEN 20 – circa 2000 record Inoltre: il database utenti: contiene dati generali sugli utenti e sullo staff • o Installazione multi-adm: GEN 50, GEN 51, GEN 52 Il database ILL: • o A Genova 2 DB di autorità: GEN 10: autori, titoli uniformi; GEN 11: soggetti – circa 450. 000 record I database amministrativi • o A Genova 3 diversi DB bibliografici: GEN 01, GEN 02, GEN 03 - circa 750. 000 record I database di autorità • o (BIB): contengono registrazioni bibliografiche PWD 50 - circa 110. 000 utenti [Il database di holdings (HOL); Il database Course Reading (CR) (non usati nell’installazione genovese)] Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Relazioni tra database (esemplificazione della realtà SBI Genova) GEN 10 DB AUT GEN 11 DB AUT GEN 01 DB BIB GEN 02 DB BIB GEN 03 DB BIB GEN 20 DB ILL GEN 50 DB ADM Aleph 500 versione 16. 02 GEN 52 DB ADM PWD 50 DB utenti GEN 51 DB ADM Firenze, 13 maggio 2009

Chi partecipa al Catalogo SBI Partner: o Sistema Bibliotecario di Ateneo-Sistema Bibliotecario Urbano o Accademia Ligure di Scienze e Lettere, Società Ligure di Storia Patria Biblioteche: o Per SBA: 14 CSB (centri di servizi bibliotecari), 3 poli, 91 raccolte librarie Per SBU: 2 biblioteche centrali, 13 biblioteche di Municipio, 3 biblioteche specializzate o Le biblioteche degli altri partner: o • • Accademia Ligure di Scienze e Lettere Società Ligure di Storia Patria Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

BARRA DEL TITOLO: Informa sul modulo aperto, sulla versione Aleph installata, sulla base a cui si è collegati, sull’indirizzo del server BARRA COPIE per caricare una copia TAB: FUNZIONALITA’ BARRA DEI MENU: presenta tutte le funzionalità e i servizi del modulo BARRA CATALOGAZIONE: inf. brevi sul rec. , carica rec. , apre template, salva rec. , modifica visualizzazione, apre rec. in acq Il modulo CATALOGAZIONE: una veduta d’insieme Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Il modulo catalogazione: generalità o Ricercare, catalogare, modificare, eliminare RECORD BIBLIOGRAFICI, DI AUTORITÀ E DI COPIA o INTERROGARE PER PAROLA E PER SCORRIMENTO LISTE i cataloghi del sistema e, via Z 39 -50, cataloghi esterni o IMPORTARE RECORD PRECOMPILATI in formato Unimarc o Marc 21 da altre basi via Web e via Z 39 -50 o Passare alla VISUALIZZAZIONE WEB E COLLEGAMENTI ESTERNI (full text) Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Il modulo catalogazione: altre funzionalità o TASTIERA VIRTUALE: grazie alla codifica Unicode a 8 bit (UTF-8) dei dati bibliografici e amministrativi rende possibile la gestione di caratteri di alfabeti diversi (segni diacritici per l’alfabeto latino, caratteri cirillici, arabi, ebraici…) o CORREZIONE DI INTESTAZIONI presenti in liste e sostituzione automatica delle forme corrispondenti nei record bibliografici o CORREZIONE DI RECORD DI AUTORITÀ e sostituzione automatica delle forme corrispondenti nei record bibliografici o SPOSTAMENTO DI ORDINI, COPIE, SOTTOSCRIZIONI E FASCICOLI da un record a un altro o PROCEDURE DI RECUPERO, STAMPA, MANUTENZIONE interne al modulo Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Il modulo Catalogazione: sequenza logica delle operazioni Il record bibliografico è presente nel Catalogo Controllare collocazione e status di prestabilità Passare al mod. CIR per le operazioni connesse Aleph 500 versione 16. 02 Modificare record (TAB Records) Aggiungere, modificare, cancellare copia (TAB Copie) Passare al modulo ACQ/SER Aggiungere nuovo ordine Aggiungere, modificare, subs Registrare l’arrivo di un fascicolo Firenze, 13 maggio 2009

Il modulo Catalogazione: sequenza logica delle operazioni/2 Il record bibliografico non è presente nel Catalogo Catalogare il record o ricercarlo in altri cataloghi e importarlo (TAB Records) Aggiungere copia (TAB Copie) Aleph 500 versione 16. 02 Passare ad ACQ/SER per creare e inviare un ordine (aggiungere una copia e prenotarla) Passare ad ACQ/SER per aprire una subs, creare la schedulazione e registrare i fascicoli Firenze, 13 maggio 2009

La TAB Ricerca: per produrre, visualizzare, stampare, salvare e spedire set di ricerca, scorrere indici e operare sulle intestazioni, salvare record in formato adatto alla catalogazione Pannello per affinare la ricerca Modalità di ricerca: Per parola (Trova) Per scorrimento liste (Scorri) Finestra di ricerca Pulsanti per operare sui set di ricerca Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

La TAB Record: per catalogare, modificare, cancellare un record Icone per attivare funzionalità Editor di catalogazione Record manager Aleph 500 versione 16. 02 Messaggi, Aiuto sul campo, browser Firenze, 13 maggio 2009

La TAB Copie: per creare, modificare, cancellare una copia Albero delle copie Lista delle copie Scheda di copia Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Le funzionalità di ricerca o o o o Ricerca SUI CATALOGHI DEL SISTEMA O SU CATALOGHI ESTERNI RICERCA DI UNA O PIÙ PAROLE contenute all’interno di uno o più campi, utilizzando gli operatori booleani AND, OR, NOT Ricerca CCL RICERCA PER SCORRIMENTO INDICI con troncamento a destra Uso di caratteri jolly ? * (per mascherare una o più lettere), # (per mascherare una lettera). % (per indicare la prossimità) Indici interrogabili: • Per parola: (parole del) titolo, autore, collana, luogo di pubblicazione, editore, soggetto, accesso per luogo, • Per scorrimento liste: titolo, autore, luogo, collana, classificazione, soggetto … anno, collocazione, n. sistema, codice a barre, ISBN, ISSN, inventario, materia periodico elettronico, nuove accessioni oppure TUTTI i precedenti I set di ricerca prodotti possono essere affinati o incrociati Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Ricerca base nel catalogo generale : esempi Ricerca base: Parole del titolo=diritto commerciale And Anno=200? Not Parole dell’autore=campobasso E’ possibile selezionare un set e affinare la ricerca con altri criteri Oppure selezionare più set e incrociarli tra di loro Stampare, inviare per mail o salvare sul client i set in visual. Scheda/Marc - html o txt Salvare sul server il set di ricerca Richiamare i set di ricerca salvati sul server Visualizzare i set di ricerca Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Ricerca CCL o Consente di effettuare una ricerca utilizzando il Common Command Language (CCL). Aleph prevede la possibilità di digitare le query di ricerca in modo esplicito utilizzando codici prestabiliti e gli operatori booleani: AND, OR, NOT wrd=diritto commerciale campobasso ddc=945 wti=diritto commerciale and wau= campobasso and wyr=1998 sub=ambiente naturale tutela italia wti=diritto commerciale and wau=campobasso not wyr=1998 col=eco storia? wti=diritto commerciale and wau=campobasso not wyr=1998 or 2001 isbn=8884516374 isbn=888451? wft=a formati bibiogr. : BK, SE, A, CF, VM, ES, SP tit=harry pot? wld=s and wl 2=l srs=collana dell’università? =7 Aleph 500 versione 16. 02 o ddc=945? Firenze, 13 maggio 2009

Scorri: la ricerca per scorrimento di indici La ricerca per scorrimento consente di scorrere una lista alfabetica di intestazioni (autori, titoli, serie, soggetti, collocazioni … La ricerca può essere troncata a destra Colonne visualizzate: N. doc: numero documenti associati all’intestazione; ++ significa molti doc. Rinvio: se è presente + significa che l’intestazione ha un rinvio ad altra forma 1. Espandi: per vedere n. di sistema del rec. Auth. , forme scartate e correlate 2. Salva come set Intestazione: si visualizza l’intestazione 3. Correggi intestazioni Info auth. : se l'intestazione è legata a un record di authority, dettagli di questo record sono visualizzati nella colonna 4. Visualizza Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Visualizza: visualizzazione di più doc. estratti Ordina Salva come Miei record Cataloga Visualizzazione Lista Breve Visualizzazione Record completo Aleph 500 versione 16. 02 Altri record Intestazione Esterno Legame Lista copie Catalogazione Copie Firenze, 13 maggio 2009

Visualizzazione di un unico documento estratto E’ sempre necessario visualizzare il record in formato completo permettere di vedere: legami con altri periodici consistenza e copie possedute Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Altri formati di visualizzazione: Scheda Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Altri formati di visualizzazione: Unimarc E’ visibile il formato Unimarc del record, opportunamente formattato per una migliore leggibilità Sono visibili etichette, indicatori e sottocampi. Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Come si presenterebbe un record Unimarc se lo si aprisse senza il visualizzatore Aleph Una stringa unica (qui visualizzata su righe diverse) comprendente: Record Label (24 caratteri): dati relativi alla struttura del record perché possa essere processato Directory: elenco dei campi (il TAG di ciascun campo+lunghezza+posizione iniziale di ciascun campo, es. ) Data Fields: Informazioni contenute nei campi (es. a. Diritto � 1 � commerciale� f. Gian Franco Campobasso) R/T: separatore di record Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Catalogazione di un record bibliografico: operazioni Catalogare il record utilizzando un template (bozza di catalogazione in parte precompilata) adatto al tipo di documento e compilando i campi richiesti Registrare i collegamenti ad altri record utilizzando le etichette di legame per i legami gerarchici, paralleli o verso altre edizioni Aleph 500 versione 16. 02 Registrare i collegamenti al full-text oppure Importare il record da un catalogo esterno (via WEB o via Z 39 -50) utilizzando le procedure di conversione predisposte, integrando i dati presenti con altri opportuni Registrare i collegamenti ai record di autorità, creando se necessario nuovi record nei database di autorità Salvare il record e creare la copia (monografie) o la sottoscrizione, il piano di schedulazione e i fascicoli (periodici). Per la gestione della sottoscrizione si passa al modulo ACQ/SER Firenze, 13 maggio 2009

Template e formati proprietari • Per ogni tipo di documento: • Sono previste dalle regole di catalogazione opzioni descrittive specifiche • Sono previste da Unimarc etichette specifiche • SI POSSONO PREDISPORRE IN ALEPH TEMPLATE SPECIFICI (bozze di catalogazione in parte precompilate): • • Template per monografie a stampa • Template periodici a stampa • Template per libro antico • Template per videoregistrazioni • Template per spogli • … VIENE UTILIZZATO IL CAMPO PROPRIETARIO ALEPH (NON STANDARD) FMT PER CREARE PARTIZIONI LOGICHE DEL CATALOGO (monografie, periodici, libri antichi e di pregio …) Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Un record bibliografico: struttura Record label 0. Blocco identificativo 1. Blocco informazioni codificate 2. Blocco informazioni descrittive 3. Blocco note 4. Blocco legami 6. Blocco soggetti e classi 5. Blocco titoli in relazione 7. Blocco di responsabilità 8. Blocco delle fonti Aleph 500 versione 16. 02 9. Blocco uso locale Firenze, 13 maggio 2009

Catalogazione di una monografia Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Catalogazione di una monografia in più volumi (parti): legami gerarchici Record di unità singola (figlio) Record di insieme (padre) Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Catalogazione di un periodico Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

I legami PAR tra record di periodici (es. cambiamenti di titolo in ordine temporale et. 430/440) Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Come si visualizzano i legami PAR tra record di periodici Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Generazione del record di autorità (se necessario) Da Edita è disponibile la funzione Italian button per generare i record di autorità sulla base del contenuto del campo 7 xx del record bibliografico Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Il collegamento tra il DB bibliografico e il DB di autorità Record bibliografico Il collegamento tra DB bibliografico e DB di autorità si verifica: ¡ ¡ ¡ quando la forma dell’autore presente nel campo 7 xx (700, 701, 702, 710, 711, 712) di ciascun record bibliografico (GEN 01) collegato a quell’autore corrisponde alla forma presente nel campo 2 xx (200, 215) dell’unico record di autorità per quell’autore (GEN 10); quando la forma del titolo uniforme presente nel campo 500 del record bibliografico (GEN 01) corrisponde alla forma presente nel campo 230 dell’unico record di autorità per quel titolo (GEN 10); quando la forma del soggetto presente nel campo 610 di ciascun record bibliografico cui è stato attribuito quel soggetto (GEN 01) corrisponde alla forma presente nel campo 250 dell’unico record di autorità per quel soggetto (GEN 11) Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Il collegamento tra il DB bibliografico e il DB di autorità. 2 Record di autorità Aleph 500 versione 16. 02 Record bibliografico Firenze, 13 maggio 2009

Un record di autorità in GEN 10: struttura Leader 0. Blocco identificativo 1. Blocco informazioni codificate 2. Blocco intestazione 4. Blocco tracciato rinvio 6. Blocco classificazione (non presente) 3. Blocco note informative Aleph 500 versione 16. 02 5. Blocco tracciato rinvio reciproco 8. Blocco delle fonti 7. Blocco legami intestazioni parallele (non utilizzato) 9. Blocco uso locale (non Firenze, 13 maggio 2009 utilizzato)

Record di autorità autore personale Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Record di autorità-ente Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Record di autorità Titolo uniforme Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

La relazione di successione temporale tra due enti: il tracciato di rinvio reciproco Per tracciare la storia di un ente ed esprimere il rapporto che esiste tra nomi diversi assunti successivamente si utilizzano i campi del blocco 5 xx compilando il tracciato di rinvio in uno solo dei due record Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Record di autorità soggetti Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Creazione della copia fisica-Monografie Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Le fasi della gestione amministrativa del periodico ¡ Si passa al modulo ACQ/SER per: l Apertura della sottoscrizione l Apertura o eventuale modifica della schedulazione l Apertura dei fascicoli l Registrazione dell’arrivo dei fascicoli l Rilegatura dell’annata e creazione del volume Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Le fasi della gestione amministrativa del periodico: la sottoscrizione Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Le fasi della gestione amministrativa del periodico: la schedulazione Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Le fasi della gestione amministrativa del periodico: l’arrivo del fascicolo Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Le fasi della gestione amministrativa del periodico: la rilegatura Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009

Procedure di recupero e stampa (e invio per e-mail) di elenchi di record: il menu Servizi e il Task manager o Il menu Servizi permette esecuzione di procedure di recupero e stampa, manutenzione, statistiche o Le procedure di recupero e stampa producono file di numeri di sistema o file di stampa o I processi avviati sono monitorabili attraverso il Menu Aleph, Task manager o I report di stampa possono essere stampati o inviati via mail attraverso il Menu Aleph, Task manager Aleph 500 versione 16. 02 Firenze, 13 maggio 2009