IDEQUIP Ide Pour un traitement des IDes en

IDEQUIP© Idée Pour un traitement des IDées en EQUIPe 1

A QUOI SERT IDEQUIP© ? VOS REUNIONS NE SERONT PLUS JAMAIS LES MEMES VOUS FEREZ MIEUX ET POUR UNE DEPENSE D’ENERGIE MOINDRE ECONOMISEZ JUSQU'A 50% DE VOTRE TEMPS EN REUNION ET MULTIPLIEZ VOTRE EFFICACITE PAR 10. 2

OBJECTIF D'IDEQUIP© : L'EFFICACITE EN REUNION E = IP/C = Efficacité en réunion IP = indice de performance IP = rapport entre la quantité d’informations produite avec IDEQUIP et celle produite sans IDEQUIP vous permet de multiplier IP par un facteur compris entre 1 et 5. C = coût de la réunion = N x H x T N = nombre de personnes en réunion H = durée de la réunion en heures T = taux horaire moyen IDEQUIP vous permet de diviser H donc C par 2 IDEQUIP peut ainsi multiplier E par un facteur 2 à 10. 3

UN EXEMPLE Imaginez qu’il se tienne en moyenne dans votre entreprise seulement 20 réunions par mois d’une demi-journée auxquelles participent 5 personnes. Ce rythme représente un coût annuel de : 20 réunions x 11 mois x 5 x 4 h x 40 €/h/personne* = 176. 000 € Dans cette situation, qui a toutes les chances de ne représenter qu’une fraction des réunions réellement tenues dans votre organisation, IDEQUIP est quasiment certain de vous faire économiser au moins 50% de ce coût soit 88. 000 € en divisant la durée des réunions par un facteur 2. L’équivalent en nombre d’heures (soit 2. 200 h) pourrait alors être consacré à d’autres activités. (*) Taux horaire direct moyen des personnes en réunion : (salaires bruts + charges sociales) / nbre d'heures annuel 4

POURQUOI IDEQUIP© ? Les difficultés majeures auxquelles se heurtent les participants lorsqu'ils ont à mener un travail en groupe sont fréquemment : • ne pas savoir animer le groupe de travail dans un délai donné pour lui faire produire ses idées en réponse à une question, à un problème sur un sujet donné, dans la perspective d'un objectif et discuter ces idées pour aboutir à un plan d'action, • ne pas pouvoir soumettre les idées émises à un traitement manuel ou informatisé pour appliquer à celles-ci tous les opérateurs du traitement de l'information, • ne pas pouvoir produire quasi instantanément le rapport d'une réunion de travail de groupe en conservant toutes les idées émises. Ces difficultés peuvent provenir de plusieurs origines : • certains membres du groupe (par timidité, difficulté d'expression orale, blocage psychologique devant un supérieur hiérarchique ou toute autre cause) se refusent à participer et s'auto-censurent, • certains membres du groupe ont envie de faire valoir leur point de vue sur les idées des autres avant même que la totalité des idées ait été émise ce qui a pour effet de bloquer la production des idées et ne permet pas de profiter de l'intelligence collective du groupe (c'est, par exemple, l'un des obstacles majeurs au bon déroulement d'une séance de créativité), • l'idée émise est consignée sur un support qui ne permet pas de la rendre amovible (la fonction "couper-coller" n'existe pas sur le support classique qu'est le tableau de papier); le média est inadapté et crée des contraintes importantes à l'animation du groupe 5

D’OÙ VIENT IDEQUIP© ? La réflexion qui sous-tend le procédé et l'outil IDEQUIP© est simple. "Considérer une idée comme unité d'information élémentaire et faire écrire aux participants eux-mêmes leurs idées sur des étiquettes que l'on peut déplacer à volonté, telles que des Post-it®, à raison d'une idée par Post-it. Prévoir des zones sur les Post-it pour y inscrire des indicateurs, des évaluateurs ou des attributs reliés à l'idée. " Idée IDEQUIP© a fait l'objet d'un dépôt à l'INPI sous enveloppe SOLEAU sous l'appellation LOGGING en 1986 (INPI N° 1423153 du 30/09/1986). Le texte déposé était : "un système permettant de réaliser les fonctions de traitement de supports écrits adhésifs et déplaçables, pour la formation et le conseil en entreprise concernant la résolution de problèmes en groupe ou individuellement". Il lui a été substitué l'acronyme "IDEQUIP© qui évoque davantage son champ d'application, à savoir le traitement des idées en équipe. Cette marque " IDEQUIP©" est déposée depuis et est aussi la propriété de l'auteur de cet ouvrage. 6

LES PRINCIPAUX AVANTAGES D’IDEQUIP© • Permettre une distinction claire entre la phase de production des idées et la phase de leur discussion. C'est l'une des difficultés de l'animation de séances de "brainstorming". • Faciliter le travail de plusieurs groupes en parallèle et la consolidation de leurs travaux • Permettre la production d’un compte-rendu de la réunion dès la fin de la réunion • Garder une trace écrite et non déformée de la production de la séance de travail • Evacuer l’appréhension que peut avoir l’un des membres du groupe à s’exprimer par oral en réponse à la question posée • Mettre chacun des membres du groupe sur le même plan et donner autant d’importance à chaque idée émise • Permettre l’application de la plupart des opérateurs de traitement de l’information sur les idées émises (fusionner, synthétiser, regrouper, trier, classer, hiérarchiser, pondérer, sélectionner, etc. . ) • Rendre visible à tous les participants le travail du groupe au fur et à mesure de son élaboration • Eviter qu’un membre du groupe veuille absolument faire admettre son point de vue au détriment de celui des autres • Inciter chaque membre du groupe à participer à la construction de la production d’ensemble L'ensemble de ces avantages confère une grande motivation à l'équipe en réunion dans la perspective d'une efficacité accrue. 7

IDEQUIP© : mais c'est très simple ! Post-it zoné 21 cm 7, 62 cm = 3 pouces Le procédé IDEQUIP© repose simplement sur l'utilisation de deux supports : des Post-it et des feuilles A 4 quadrillées. Le quadrillage de chaque feuille permet de recevoir 4 Post-it (réf 655 de 3 M). La planche de Post-it est obtenue après que les Post-it aient été formatés en zones et collés sur les feuilles A 4 prévues à cet effet. Planche A 4 12, 7 cm = 5 pouces 29, 7 cm Chacune des séquences de travail supportées par IDEQUIP© nécessite que soient définis : • l'objectif final de production de la séquence, et éventuellement, • le processus phasé de la séquence par lequel l'animateur va faire progresser le groupe vers l'objectif final, • la méthode et/ou les concepts sur lesquels repose le processus, (exemples dans le cas du Management de Projet : APTE pour la recherche des fonctions d'un produit, représentation MPM pour le réseau des liens, AMDEC pour l'analyse des risques, etc. . ) • pour chaque phase du processus : la question d'ouverture de la phase, les informations à produire par les membres du groupe en réponse à cette question et aux questions successives de la phase, les formats, les planches et les zones de Post-it destinés à recevoir ces informations, les opérations de traitement manuel de ces informations à mettre en œuvre, les modes éventuels de traitement informatisé des informations, la durée indicative qui est consacrée à chaque phase, 8

Le matériel utile à la mise en œuvre d'IDEQUIP© Des paquets de papillons autocollants, de préférence des Post-it marque 3 M réf 655 Des planches de Post-it format A 4 préfabriquées et contenant chacune 4 Post-it (voir ciaprès leur mode de fabrication avec les fichiers EXCEL fournis sur le CD-Rom) Des feutres noirs à pointe fine distribués aux participants pour écrire sur les Post-it Une photocopieuse Des pages de "paper board" Une grande salle de réunion dotée de murs libres et lisses pour l'affichage des feuilles de "paper board". Des rouleaux de scotch et des punaises Des feutres à pointe épaisse de différente couleur Un ordinateur PC (éventuellement portable) doté des logiciels utilisés et une imprimante à jet d'encre 9

A Préparation de la réunion A 1 – Identifier la problématique à résoudre et l’objectif à atteindre en fin de séance A 2 – Définir le processus de travail à suivre par le groupe, les informations à recueillir sur les Post-it au cours de ce processus compte tenu de l’objectif à atteindre et les opérateurs de traitement à mettre en œuvre dans les phases successives du processus. A 3 – Rédiger la question d’ouverture à poser au groupe et éventuellement les questions suivantes qui vont jalonner le processus et ouvrir les phases successives. A 4 – Fabriquer les planches de Post-it (voir ci-après) 10

La question d'ouverture C'est un élément capital pour le recueil d'informations. L'ambiguïté ou la complexité peuvent rendre inexploitables informations recueillies. C'est un stimulus qui doit déclencher la production des idées : • elle doit donner envie aux participants de s'exprimer, • elle doit être à enjeux forts pour les participants, elle doit les concerner, • elle doit être non agressive, la plus neutre possible, • elle doit être la plus ouverte possible, ne pas induire de réponse. La question peut être : • un début de phrase : un Post-it çà sert à …. . ? • un appel précis à une réponse, à une idée : Selon vous, quels sont les risques sur ce projet ? Quelles sont les caractéristiques d'une question claire ? etc. . La formulation de la question doit être rediscutée en début de séance avant qu'il n'y soit répondu pour s'assurer de sa bonne compréhension par les participants et de leur acceptation du texte précisé en commun. 11

Fabrication des planches de Post-it 1) Choisir le nombre et l'emplacement des zones du Post-it destinées à recevoir les informations qui vont être produites par les participants pendant la réunion (pour vous faciliter la tâche, plusieurs découpages de Post-it - réf 655 de 3 M - avec un nombre de zones différent sont déjà disponibles en standard dans les feuilles du fichier EXCEL "Post-it IDEQUIP"; vous pouvez évidemment en fabriquer d'autres). 2) Imprimer des feuilles A 4 quadrillées en utilisant le fichier EXCEL "Feuille quadrillée A 4 IDEQUIP" Le nombre de feuilles A 4 est évidemment à estimer selon le nombre de participants et le nombre moyen de réponses attendues de chaque participant (1 réponse par Post-it) 3) Coller, sur chaque feuille A 4, quatre Post-it vierges aux emplacements prévus à cet effet (attention, il faut décoller les Post-it du paquet de telle sorte qu'ils restent le plus plat possible pour éviter qu'ils coincent dans l'imprimante; pour ce faire les tenir par le bord de leur largeur et non pas de leur longueur en les maintenant tendus lors du décollage) 4) Placer ces feuilles avec leurs Post-it dans une imprimante à jet d'encre (attention, on ne peut pas utiliser une imprimante laser car, en général, leur dispositif d'entraînement des feuilles bloquerait l'impression) 5) Ouvrir la feuille EXCEL du fichier "Post-it IDEQUIP" qui contient les fac-simile des Post-it zonés à l'alinéa 1 6) Lancer l'impression des planches de Post-it. (un stock suffisant de ces planches doit être disponible dans la salle de réunion). 12

Cotes de la feuille quadrillée dans le fichier EXCEL "Feuille quadrillée A 4 IDEQUIP" A = C = D = F = 1, 29 A C D B E F 10, 5 225 65 10, 5 Ces 4 zones de la feuille quadrillée définissent les emplacements exacts où coller les Post-it vierges 655 avant l'impression de leur zonage. 10, 5 13

Cotes des Post-it dans le fichier EXCEL "Post-it IDEQUIP" Largeurs : colonnes A, B, C, D, F, G, H, I = 13; colonne E = 15, 29 Hauteurs : lignes 1, 3, 4, 6, 8, 9 = 30; lignes 2, 7 = 100; ligne 5 = 59, 25 A l'impression les marges sont réglées pour un centrage horizontal et vertical. Exemple de feuille pour des Post-it à 13 zones 14

B Animation de la réunion et recueil des informations auprès des participants B 1 – Expliquer la problématique, présenter le processus de travail et ses phases successives, le Post-it support de la première phase et commenter le type d'informations à recueillir dans chacune des zones de ce Post-it B 2 – Poser la question d’ouverture de la première phase, la faire discuter et la faire préciser pour que chaque participant se l’approprie sans ambiguïté B 3 – Mettre à disposition du groupe des planches A 4 de Post-it zonés en nombre suffisant. B 4 – Faire répondre les participants à la question posée en leur demandant de consigner leurs réponses dans la ou les zones des Post-it prévues à cet effet (1 réponse par Post-it). Les informations données dans chaque zone du Post-it peuvent être de type qualitatif (texte libre) ou quantitatif (chiffres ou nombres ou caractères alpha numériques). Demander aux participants d’écrire leurs réponses sur les Post-it dans les plus gros caractères possibles B 5 – Indiquer le budget temps dont les participants vont disposer pour répondre à la question (c'est souvent de l'ordre de 20 minutes) B 6 – Pendant la production des idées, faire respecter le silence dans la salle et éviter qu'un débat ou même une communication entre plusieurs participants ne s'instaure. B 7 – Après la production individuelle des idées, faire circuler les planches de Post-it d’un participant à l’autre pour que chacun puisse prendre connaissance des idées émises par les autres. A cette occasion, faire noter sur une feuille de papier libre les remarques que le participant aurait à faire sur les idées dont il prend connaissance B 8 – Une fois la circulation terminée, faire discuter les participants sur ces remarques pour préciser les idées émises. B 9 – Passer éventuellement à la phase suivante si le processus n'est pas terminé et boucler en B 2. 15

C Traitement des informations C 1 - Traitement manuel des informations Cette séquence consiste généralement à apposer au mur sur des feuilles de paper-board l’ensemble des Post-it, puis à appliquer sur ces Post-it un ou plusieurs opérateurs de traitement cohérents avec le processus défini. Ces opérateurs peuvent prendre différentes formes telles que : • regrouper en familles homogènes les idées émises sur les Post-it en réponse à la question posée. Par famille homogène, il faut entendre des Post-it rassemblés dans la même famille par la proximité des idées qu’ils évoquent et élimination des doublons, • trier et/ou filtrer les Post-it selon certains critères, • hiérarchiser les Post-it selon un degré d’importance, • lier les Post-it entre eux pour exprimer leur antériorité, • construire une arborescence des Post-it, etc. . C 2 - Traitement informatisé des informations Cette séquence peut prendre place directement après le recueil des informations ou à la suite d’un traitement manuel tel qu’il vient d’être expliqué. Elle consiste d’abord à saisir les informations brutes ou pré-traitées à l’aide d’un logiciel tel que EXCEL, Microsoft Project ou tout autre logiciel adapté puis de les traiter selon un ou plusieurs algorithmes mis en œuvre à l’aide de ces logiciels. Ces logiciels peuvent être utilisés en séquence pour aboutir à l’objectif à atteindre. Les algorithmes peuvent par exemple être une combinaison linéaire des informations, un calcul sur certaines zones des Post-it, un filtrage selon certains critères, un classement des informations, etc. . 16

D Restitution des informations après traitement D 1 - Impression des résultats obtenus Les résultats peuvent être restitués selon deux formes essentielles : • soit un jeu de nouveaux Post-it qui reprennent dans leurs zones tout ou partie des résultats obtenus après traitement et qui permettent de poursuivre le processus de travail (exemple : liste des opérations d’un projet avec leurs durées pour définir les prédécesseurs de ces opérations lors d’une deuxième séquence de travail), • soit une ou plusieurs listes ou tables donnant l’ensemble des informations obtenues après qu’on ait appliqué le traitement informatisé et constituant tout ou partie du rapport final. D 2 - Photocopie et diffusion du rapport final L’un des intérêts de la méthode est d’obtenir en fin de séance un rapport qui, photocopié, peut être distribué à tous les participants pour action. 17

Quelques opérateurs de traitement intellectuel et manuel des informations er e t les discu t idé es er Cré Σ Créer un rapport An la alys ca er rte , C de alc s i ule dé r es Faire une s ynthè se IDEQUIP© r r Classement Ordonnancer 1 2 3 hise r ion 1 2 3 rarc t ela Critères C r, ie Tr Hié r en se s la Graduer l'im portance des idées ttre Me Filtre s de d r u ar s s bo e r é id ape s p le er s de en h per u fic ille o f r A eu Reg milles f fa X X 18

LES FONCTIONS D'UN SYSTEME (Cet exemple repose sur la méthode APTE) 19

PROBLEMATIQUE ET INFORMATIONS DE BASE POUR L'ANIMATEUR Il s'agit de définir en équipe les fonctions d'un système. Cette séance de travail se déroule en deux phases : • phase N° 1 consistant à recher les éléments de l'environnement dans lequel doit fonctionner le système, • phase N° 2 consistant à identifier les fonctions du système dans cet environnement. Phase N° 1 : Eléments de l'environnement Question d'ouverture : Quels sont les éléments de l'environnement à prendre en compte pour déterminer le champ dans lequel vont être recherchées les fonctions du produit ? Nom de l'émetteur Le Processus : Créer les éléments de l'environnement (un élément par Post-it) Libellé de l'élément de l'environnement Notes Faire circuler les planches de Post-it de place en place pour que chaque participant en prenne connaissance et noter les questions à poser aux autres Poser les questions à l'aide du relevé de notes et discuter les idées émises par chacun pour les faire préciser 20

Apposer les Post-it sur des feuilles murales de paper board et regrouper ceux qui désignent le même élément d'environnement (les termes utilisés peuvent évidemment être différents pour désigner le même élément). Ainsi sont fabriqués des ensembles homogènes de Post-it H 1, H 2, H 3, … Donner un titre unique aux ensembles homogènes de Post-it en utilisant un Post-it par titre (écrire en très gros caractères pour que les participants puissent les lire de leur place assise) Disposer les Post-it de titre en cercle sur une feuille murale de paper board et donner un code (E 1, E 2, …, En) à chacun des Post-it de titre. H 1 H 2 TITRE E 1 TITRE E 5 TITRE H 3 TITRE E 4 TITRE 21

ELEMENTS DE L'ENVIRONNEMENT D'UN EXEMPLE : LE TNP : Téléphone Numérique Portable 22

Le concept de fonction FONCTION : Action d’un dispositif exprimée exclusivement en termes de finalité. FONCTION DE SERVICE : Action attendue d’un dispositif pour répondre au besoin d’un utilisateur donné dans un environnement et une situation d’utilisation définis. FONCTIONS PRINCIPALES DE SERVICE OU D’USAGE (FP) : Fonctions pour lesquelles le dispositif ou l’un de ses constituants est créé. Si l’une de ces fonctions est supprimée, le dispositif ne correspond plus au besoin. Exemple : couper le gazon au bord de la mer. FONCTIONS COMPLEMENTAIRES DE SERVICE OU D’USAGE, OU FONCTION D’ESTIME (FS) : Fonctions facilitant, améliorant ou complétant le service rendu (Ce type de fonction est parfois appelée, à tort, fonction secondaire. Elle peut en effet être fondamentale pour l’utilisateur dans son acte d’achat). Exemple : permettre le rangement dans un local exigu. FONCTIONS DE CONTRAINTES (FC) : Fonctions limitant la liberté du concepteur-réalisateur du dispositif. Si l’on supprime l’une de ces fonctions, le dispositif devient inadapté à son environnement d’utilisation. Exemple : résister à la corrosion en brouillard salin. FONCTIONS TECHNIQUES : Actions internes au dispositif (entre ses constituants) définies par le concepteurréalisateur, dans le cadre d’une solution, pour assurer les fonctions de service. Exemple : entraîner l’arbre supportant la lame par une courroie crantée Toutes les fonctions s’expriment sous la forme d’un verbe à l’infinitif qui indique l’action ou la réaction et qui est suivi d’un ou plusieurs compléments se référant le plus souvent aux éléments de l’environnement. 23

Phase N° 2 : Les fonctions du système Question d'ouverture : Quelles doivent être selon vous les fonctions principales (P), secondaires (S) et de contrainte (C) du produit dans l'environnement que vous venez d'identifier ? Le Processus : Nom de l'émetteur Créer les Post-it des fonctions du produit (une seule fonction par Post-it; faire commencer Libellé de la fonction chaque fonction par un verbe à l'infinitif) Indiquer le type de la fonction (P = principale; S = secondaire; C = contrainte) Type de et les codes éléments de l'environnement Codes mis en relation (Ei, Ej, Ek, …) par la fonction. éléments reliés fonction par la fonction (P, S ou C) Faire circuler les planches de Post-it de place en place pour que chaque participant puisse en prendre connaissance et noter les remarques qui lui paraissent fondées à la lecture des Post-it. Discuter du bien fondé des fonctions et de leur type (P, S ou C) à partir des notes prises pendant la circulation des planches Notes 24

Apposer les Post-it sur des feuilles murales de paper board et regrouper ceux qui désignent la même fonction (les termes utilisés peuvent évidemment être légèrement différents pour désigner la même fonction). Ainsi sont fabriqués des ensembles homogènes de Post-it F 1, F 2, F 3, … F 1 Donner un titre générique aux ensembles homogènes de Post-it en utilisant un Post-it par titre (écrire en très gros caractères pour que les TITRE participants puissent les lire de leur place assise) F 2 TITRE F 3 TITRE 25

LES FONCTIONS DU TNP 2 FP FP ENERGIE E 10 FC 3 1 FP INDIVIDUS DANS E 9 L'ENVIRONNEMENT E 5 3 ŒIL DE L'ABONNE E 6 FC 4 FC 1 VOIX DE L'ABONNE E 4 BRUITS AMBIANTS FS 2 T. N. P. FS 1 E 11 4 E 1 ONDES HERTZIENNES FC 2 CORRESPONDANT FP E 2 5 OREILLE DE L'ABONNE FP MAIN DE E 3 L'ABONNE NORMES INTERNATIONALES OBJETS AMBIANTS E 7 E 8 PROCHE LISTE DES FONCTIONS FP 1 Transformer (coder) la voix de l’abonné en ondes hertziennes (E 1, E 10) FP 2 Restituer (décoder) la voix du correspondant à l’oreille de l’abonné (E 2, E 4) FP 3 Isoler l’oreille de l’abonné des bruits ambiants (E 4, E 5) FP 4 Permettre de composer le N° du correspondant et d’en vérifier l’exactitude (E 3, E 2, E 6) FP 5 Permettre la consultation d’une messagerie (E 4, E 1) FC 1 Résister aux chocs contre les objets ambiants (E 8) FC 2 Tenir dans la main et donner la préhensibilité adéquate (E 3) FC 3 Etre alimenté en énergie (E 11) FC 4 Respecter les normes internationales (E 7) FS 1 Faire participer à la conversation les individus de l’environnement proche (E 9, E 1) FS 2 Afficher le n° et le nom du correspondant qui appelle (E 6, E 1) 26

STRUCTURER UN PROJET ET EN ETABLIR LE PLANNING (Cet exemple repose sur la méthode "SIXO") 27

PROBLEMATIQUE ET INFORMATIONS DE BASE POUR L'ANIMATEUR Il s'agit, à partir des fonctions d'un système, de structurer le projet permettant d'obtenir le système. Cette séance de travail se déroule en trois phases : • phase N° 1 : recher les objets permettant d'assurer les fonctions du système et d'obtenir le système • phase N° 2 : définir les opérations permettant de produire les objets et évaluer leurs durées • phase N° 3 : imaginer l'ordre dans lequel les opérations doivent s'enchaîner Phase N° 1 : Les objets du projet Question d'ouverture : Quels sont, à votre avis, les objets (matériels, composants, logiciels, documents, services, moyens, etc. . ) identifiés pêle-mêle que le projet doit produire pour obtenir le système et satisfaire ses fonctions ? Le Processus : Distribuer la liste des fonctions, répartir les participants en mini équipes de compétences analogues (1, 2 ou 3 personnes par centre de compétences), faire créer les Post-it des objets à produire par chaque centre de compétences et indiquer le code de la fonction que l'objet contribue à assurer Faire circuler les planches de Post-it de place en place pour que chaque participant puisse en prendre connaissance, noter les remarques qui lui paraissent fondées à la lecture des Post-it et en profiter pour créer des objets qui semblent manquer. Nom de l'émetteur Libellé de l'objet Code de la fonction l'objet Discuter le bien fondé des objets créés et en arrêter la liste Notes Objets complémentaires 28

Apposer les Post-it sur des feuilles murales de paper board et les regrouper par branches homogènes sans distinction de niveau. Donner un titre à chaque branche TITRE PROJET Créer l'arborescence technique des objets à l'intérieur de chaque branche et donner un code à chaque objet dans la zone du Post-it réservée à cet effet. 1 2 12 11 121 21 122 3 31 22 311 32 312 321 Saisir les objets, leurs codes, leur arborescence technique sur Microsoft Project et en imprimer la liste. 29

ARBORESCENCE TECHNIQUE DU TNP 30

Phase N° 2 : Les opérations du projet Question d'ouverture : Quelles sont, à votre avis, les opérations et leurs durées pour obtenir les différents objets du projet ? Le Processus : Distribuer l'arborescence technique et la liste des objets saisie sur MS Project à la phase précédente. Faire remplir les Post-it par les participants en leur demandant d'y inscrire : le libellé de l'opération, son code, et sa durée prévisionnelle. Le code de l'opération doit contenir le code de l'objet auquel elle est rattachée. Code de l'opération Durée Libellé de l'opération N° de ligne Prédécesseurs Zones réservées pour la phase N° 3 Saisir sur MS Project les libellés des opérations, leurs codes, leurs durées, et imprimer la liste des opérations hiérarchisée par l'arborescence technique 31

Phase N° 3 : L'ordre des opérations Question d'ouverture : Quels sont, à votre avis, la ou les opérations qui doivent précéder directement chaque opération ? Le Processus : Distribuer la liste des opérations que l'on vient de saisir sur MS Project et sur laquelle figure maintenant un N° de ligne pour chaque opération. Ecrire ce N° de ligne sur les Post-it qui ont été produits à la phase N° 2 et dont les planches ont été conservées. Code de l'opération Durée Libellé de l'opération N° de ligne Prédécesseurs Indiquer sur chaque Post-it et dans la zone "Prédécesseurs" le ou les N°s de lignes qui doivent précéder directement l'opération du Post-it. Ceci nécessite une discussion croisée entre les différents participants pour se mettre d'accord sur les liens entre les opérations. Saisir sur MS Project, dans la colonne "Prédécesseurs", les N°s de lignes de la ou des opérations qui doivent précéder chaque opération 32

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ANALYSER LES RISQUES D'UN PROJET (Cet exemple utilise la méthode AMDEC) 34

Question d'ouverture Quels risques précis pourraient à votre avis compromettre le déroulement du projet ? Le processus Préparer à l'aide d'IDGROUP des planches de Post-it tels que formatés ci-contre (prévoir autant de colonnes dans la partie basse du Post-it qu'il y a de participants à la réunion) Faire identifier les risques à raison d'un libellé par Post-it. Demander à chaque participant émetteur du Post-it de renseigner ses initiales (a) et d'indiquer la probabilité d'occurrence du risque (Pra) ainsi que son indice de gravité (Gra) selon les deux échelles prédéfinies. N° du risque Ir = Prmoy x Grmoy Libellé du risque a b c ……. . Pra Prb Prc Prmoy Gra Grb Grc Grmoy Faire circuler les planches de Post-it de place en place et demander à chaque participant (b, c, …) d'estimer pour sa part Pr et Gr sur chaque risque. De retour à l'émetteur, ce dernier calcule Prmoy, Grmoy et Ir. 35

Tracer l'axe Ir sur une feuille de paper board murale et apposer les Post-it des risques sur cette feuille relativement à leur indice Ir (regrouper éventuellement des Post-it dont le libellé est identique voire très semblable et dont l'Ir est néanmoins différent). Attribuer un N° à chaque Post-it de risque. Ir Ir = Prmoy x Grmoy Prmoy N° du risque Saisir sur EXCEL pour chaque risque : le libellé du risque, son N°, Pr et Gr moyens, Ir et éditer la carte des risques 2, 66 4 11 23 10 Grmoy 5, 33 36

Recher les plans d'actions parades risque par risque en commençant par les risques qui ont les Ir les plus élevés. Inscrire les tâches à mener dans chaque plan d'actions sur une feuille de paper board. Vérifier qu'elles n'existent pas déjà dans le planning Saisir les tâches correspondantes aux plans d'actions retenus dans le planning du projet à l'aide de MS Project (durées, prédécesseurs, ressources, taux horaires) et éditer le planning du projet mis à jour et le coût lié à ces opérations parades. Décider compte tenu du coût de chaque opération parade si elle est retenue. 12, 50 23 Libellé du risque 14, 22 11 a a Plan d'actions pour Plan d'actionsle risque pour le risque. N° 23 N° 11 b c ……. . Libellé du risque b c ……. . 3 2, 66 4 4 8 5, 33 t 37