Gr tanke til handling VIA University College Indkb

Gør tanke til handling VIA University College Indkøb i VIA Under udbudsgrænserne Indkøbsaftaler Februar 2016 1

Gør tanke til handling VIA University College Ny udbudslov 2016 Indkøb under tærskelværdierne for EU-udbud VIA Indkøb 5. december 2020 2

Tærskelværdier 2016 UDBUDSLOVEN Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv. : Tjenesteydelser 1. Almindelige tjenesteydelser: 1. 558. 409 kr. sammenlagt for hele VIA for en periode på 4 år. 3. Indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser (udbudslovens afsnit III): 5. 592. 375 kr. Varer 1. Vareindkøb: 1. 558. 409 kr. sammenlagt for hele VIA for en periode på 4 år. VIA Indkøb 5. december 2020 3

Fakta – Med den nye udbudslov er lovkravet om annoncering af små indkøb blevet afskaffet. Det betyder, at der ikke længere er krav om hverken udbud eller annoncering, når beløbet er under tærskelværdierne, men der skal stadig foretages indkøb på markedsvilkår. – 1. 558. 409 kr. (kommuner/regioner) og 1. 006. 628 kr. (staten). – Formålet er at begrænse de ofte store transaktionsomkostninger, der har været forbundet med de små indkøb. Indkøbsaftaler August 2015 4

– – – – For at sikre, at det offentlige stadig får mest mulig kvalitet for prisen, er der en generel regel om, at indkøb over 500. 000 kr. skal være på markedsmæssige vilkår. Vurderingen kan f. eks. være: >> Man har erfaringer fra tidligere indkøb >> Man tager mundtligt kontakt til udvalgte virksomheder for at vurdere markedet >> Man trækker på andres erfaringer eller på anden måde undersøger markedet Lovgivningsmæssigt kan man umiddelbart foretage et indkøb på baggrund af ét tilbud. – MEN Rigsrevisionen ”anbefaler” at indkøbene bliver konkurrenceudsat Indkøbsaftaler August 2015 5

– INGEN KRAV OM UDBUDSBESKRIVELSER – men husk forvaltningsloven vedr. sparsommelighed og dokumentationskrav – NYT LOVKRAV: MERE END TRE TILBUD SKAL BEGRUNDES – KLAGEMULIGHED AFSKAFFET – der vil dog være mulighed for at klage til Statsforvaltningen – SÆRLIGE REGLER VED INDKØB MED GRÆNSEOVERSKRIDENDE INTERESSE Indkøbsaftaler August 2015 6

Grænseoverskridende interesse Ved vurderingen lægges vægt på følgende elementer: - Kontraktens genstand - Kontraktens anslåede værdi - Forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis mv. - Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres VIA Indkøb 5. december 2020 7

VIAs forretningsgang - Indkøb under tærskelværdien med klar grænseoverskridende interesse. Offentliggørelse Annoncering skal ske på www. udbud. dk Procedure Overholdelse af principperne om ligebehandling, gennemsigtighed. Fastsættelse af og orientering om procedurer/ kriterier for tildeling. Underretningspligt Skriftlig meddelelse til samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutning. Forpligtelse til at begrunde beslutningen efter anmodning. VIA Indkøb 5. december 2020 8

VIAs forretningsgang - Indkøb under tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse Offentliggørelse Ikke nødvendigvis annonceringspligt Procedure Indkøb med en værdi over 50. 000 kr. skal foregå på markedsmæssige vilkår: 1) gennemførelse af markedsafdækning og derefter indhentning af 3 tilbud, benyt skabelonen. 2) Der kan annoncering på www. udbud. dk eller ordregivers hjemmeside Overholdelse af forvaltningsmæssige principper. Underretningspligt Ved modtagelse af mere end ét tilbud: Skriftlig meddelelse til samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutning samt forpligtelse til at begrunde beslutningen. VIA Indkøb 5. december 2020 9

Indkøb af ydelser med løbende betalinger – Skal der underskrives en kontrakt som ikke er omfattet af VIAs indkøbsaftaler, er der udarbejdet en forretningsgang vedr. kontraktindgåelse. – Forretningsgangen beskriver bla. regler for: – Opsigelse – Betalingsfrist – Regler forudbetaling – Fakturering – Erklæring som leverandøren skal underskrive Indkøbsaftaler September 10 2015

Journalisering af indgåede aftaler og kontrakter – dokumentationskrav – I forbindelse med tilbudsindhentning og/eller kontraktindgåelse, skal alle dokumenter og mail som har med indkøbet at gøre journaliseres, herunder: – Alle mail til og fra leverandører – Eventuelle spørgsmål og svar – Alle tilbud – Udvælgelsesdokument – ordrebekræftelse Indkøbsaftaler September 2015 11

Skabelon til EU udbud På www. IKA. dk kan du finde skabelon til EU udbud. http: //www. ika. dk/ikavaerktoejet/ika-udbudsskabeloner/ Indkøbsaftaler August 2015 12