EVALUATION DE LA CONVENTION DEXECUTION ENTRE LAPIX ET

EVALUATION DE LA CONVENTION D’EXECUTION ENTRE L’APIX ET L’AGETIP POUR LE PROJET D’AMÉNAGEMENT DE LA ZONE DE RECASEMENT DE TIVAOUANE PEUL • • • 1 Contexte 2 Rappel des termes de références 3 Méthodologie 4 Résultats 5 Conclusions et 6 Recommandations

1 Contexte Ø Le 28/08/2008, L’AGETIP est désignée, par arrêté de la Primature, comme Agence d’ Exécution des travaux relatifs à : • (i) l’aménagement de la zone de recasement des populations affectées par la réalisation du tronçon Pikine-Keur Massar du Projet d'Autoroute à péage Dakar-Diamniadio, • (ii) la construction des logements et bâtiments institutionnels dans ladite zone et, • (iii) la restructuration des quartiers de Pikine Irrégulier Sud, traversés par cette nouvelle infrastructure. Ø Deux conventions entre APIX-sa et l'AGETIP, approuvées par le Ministre d'Etat, Ministre de l'Economie et des Finances, définissent le cadre de la Mission ainsi confiée à l'AGETIP.

1 Contexte Conventions entre l’APIX et l’AGETIP Ø Convention cadre: l'APIX est chargée de la définition et du financement des programmes ainsi que du paiement des honoraires de l'AGETIP, qui intervient comme agence opérationnelle selon une: Ø Convention d'exécution spécifique APIX/AGETIP/02/2009 relative: • à la finalisation des études et à la passation des Marchés de supervision et de travaux pour la zone de recasement de Keur Massar /Tivaouane Peulh ; • au recrutement de firmes pour les études de restructuration de Pikine Irrégulier Sud.

Rappel des termes de référence • Evaluer la stratégie de mise en œuvre des conventions ; • apprécier la pertinence et le bien fondé de la Convention cadre en rapport avec les responsabilités des parties concernées ; • déterminer le niveau de mise en œuvre de cette Convention dans la conception, le suivi et la supervision du projet de recasement, • appréhender les forces et les faiblesses dispositifs mis en place en vue de proposer des axes d'amélioration et/ou proposer d'autres dispositifs avec d'autres acteurs ; • recueillir les avis des populations bénéficiaires par rapport à l’évolution et à la mise en œuvre du projet DDTH.

3 - Méthodologie • • Phase 1 : Réunion de planification Phase 2 : Collecte et traitement des données Phase 3 : Exploitation et analyse des données collectées Phase 4 : Elaboration des rapports

4 – Résultats attendus de l’évaluation • Contenu des 2 conventions mieux connu: avantages / inconvénients relativement aux objectifs du partenariat, tout en mettant un accent particulier sur le cadre institutionnel ; • mise en évidence des forces et des faiblesses relevées dans la mise en œuvre des conventions ; • appréciation du mode de passation des marchés entre L’AGETIP et les sous traitants (bureaux d’études, entreprises, consultants etc. . ) ; • efficacité des procédures de la mise en œuvre des tâches planifiées : aspects (positif/négatif) des conventions sur l'atteinte des objectifs et la pérennisation des acquis ; • proposition d’ axes d'améliorations, y compris recours à des dispositifs alternatifs.

4 - Résultats de l’évaluation • • • 4. 1 Rôle et responsabilités des parties prenantes APIX Valider les rapports trimestriels d’avancement technique, administratifs et financiers, de l’AGETIP, régulièrement transmis ; approuver les études, les dossiers d’appel d’offres, et les adjudications menant au choix des consultants ou des entreprises ; approuver les contrats et marchés signés par L’ AGETIP et les consultants ou les entreprises. mettre à la disposition de l’AGETIP l’ensemble des documents et informations nécessaires ; procéder régulièrement et à temps aux règlements des honoraires de l’AGETIP et frais de fonctionnement de l’USEP ;

4 - Résultats de l’évaluation 4. 1 Rôle et responsabilités des parties prenantes: AGETIP • Mise en œuvre des deux composantes: – Zone de recasement; – restructuration du PIS • Pour la zone de recasement : pilotage et réalisation du Projet ; analyse des études initiales et dossiers d’appels d’offres réalisés par l’APIX; réalisation d’études complémentaires d’exécution; élaboration de la stratégie de mise en œuvre du Projet; recrutement de l’équipe de l’USEP (Unité de Suivi d’Exécution du Projet) ; atelier d’information de l’USEP: démarche qualité, processus de mise en œuvre; responsabilité de la Direction Générale – suivi et coordination de l’USEP; – suivi des plans de passation des marchés (travaux et consultations) ; – – – • Pour la restructuration du PIS : – Sélection des firmes pour les études de restructuration ; – Supervision des études de restructuration.

4 - Résultats de l’évaluation 4. 1 Rôle et responsabilités des parties prenantes: USEP • Pour la zone de recasement : • En application du Code des Marchés Publics, sélectionner et engager les Consultants, Bureaux d’études, Entreprises, Missions de supervision des travaux et les laboratoires de travaux publics. • Superviser les prestations des bureaux d'études et de contrôle, des missions de supervision, du laboratoire TP, et les réalisations des entreprises. • Préparation des rapports d'activités faisant l'état de l'exécution des travaux. • Renseignements des outils de suivi-évaluation: – Plans de passation des contrats et marchés. – Activités de ses ingénieurs.

4 - Résultats de l’évaluation 4. 1 Rôle et responsabilités des parties prenantes Direction des Investissements • La DI est l'interface entre l'APIX et les bailleurs de fonds. • Sa mission porte sur le traitement des factures des entreprises et des consultants que l’APIX lui transmet, le contrôle de régularité, l’ordonnancement, l’établissement des demandes de paiements adressées aux PTF et au Trésor public. • La DI a affecté au projet trois agents : – un responsable portefeuille Banque Mondiale – un responsable portefeuille AFD – un responsable pour la contre partie Etat.

4 - Résultats de l’évaluation 4. 1 Rôle et responsabilités des parties prenantes Partenaires techniques et financiers BANQUE MONDIALE et AGENCE FRANCAISE DE DÈVELOPPEMENT • Logique de gestion du cycle de projet. • Conception et évaluation financière du Programme. • Conventions de financement signées avec le gouvernement du Sénégal. • Mise à disposition des ressources. • Les PTF assurent des revues trimestrielles de l’avancement du programme ainsi qu’une mission d’évaluation à mi- parcours. • Ils assurent aussi le règlement des décomptes préalablement vérifiés et validés par la DI.

4 - Résultats obtenus de l’évaluation 4. 1 ANALYSE DES ASPECTS LÉGAUX ET DU DISPOSITIF INSTITUTIONNEL – Légalité et pertinence du dispositif institutionnel confirmées car le Premier Ministre est délégataire de la puissance publique et peut prendre une telle décision dans le cadre de ses prérogatives. – Choix de l’AGETIP: pertinent compte tenu de son expérience dans des projets similaires. – Etendue des pouvoirs délégués à l’ AGETIP: chacune des parties prenantes concernées (Etat, APIX, AGETIP et PTF) a pu apprécier la pertinence du dispositif institutionnel adopté.

4. 1 ANALYSE DES ASPECTS LÉGAUX ET DU DISPOSITIF INSTITUTIONNEL (2) – Evaluation de l’exécution des contrats d’entreprises : les contrats signés entre l’AGETIP et les adjudicataires sont en parfaite adéquation avec les exigences d’un contrat d’entreprise classique. – NB: La libération des emprises nécessaires à la réalisation du projet: n’a pas été adressée de manière spécifique dans les conventions bien qu’elle soit prise en charge par l’APIX.

4. 2 FONCTIONNEMENT OPÉRATIONNEL: FORCES • L’ AGETIP a une expertise avérée en matière de maitrise d’ouvrage. • L’ AGETIP a remis régulièrement ses rapports trimestriels à l’ APIX. • La Direction Générale de l’ AGETIP a tenu des réunions et effectué des visites périodiques sur chantiers. • L’ USEP pratique une gestion décentralisée des problèmes de chantier. • L’USEP à élaboré et tenu à jour des cadres de saisie des dates relatives aux plans de passation des marchés et contrats. • l’ AGETIP a fourni une bonne assistance technique à l’USEP. • L’ APIX transmet à temps les informations demandées par l’AGETIP. • L’ APIX règle les honoraires de l’AGETIP et les dépenses de l’USEP. • L’ APIX et les PTF effectuent ensemble des revues régulières de projet. L’AGETIP et l’USEP remobilisent les entreprises lorsque nécessaire. • L’ APIX, l’AGETIP, les PTF d’une part, l’USEP et les missions de supervision d’autre part, effectuent régulièrement ensemble des visites de chantier.

4 - Résultats de l’évaluation 4. 3 FONCTIONNEMENT OPÉRATIONNEL FAIBLESSES • Absence de cadre logique de base, d’indicateurs et de sources de vérification. • Lenteur administrative au niveau de chaque intervenant. • Complexité des procédures de passation des marchés: – Délai de non objection, d’adjudication, de règlement des décomptes et/ou notes d’honoraires trop longs. – Redondance APIX – AGETIP. • Suivi-évaluation limité, n’impliquant pas suffisamment l’équipe de pilotage opérationnel du Projet. • Gestion des risques: non appréhension des risques à l’avance.

4. 4 Plan de passation des marchés Causes probables des retards: - les transmissions externes; - les circuits internes; - les allers-retours fréquents entre la DCMP et l'AGETIP; - la difficulté à retracer les dossiers; - le manque de vision globale du circuit; - une redondance entre APIX et AGETIP - l'embouteillage des dossiers liés au manque de personnel. • PLAN DE PASSATION DES MARCHES ET CONTRATS

5 ATTEINTE DES OBJECTIFS Ø EVALUATION DU NIVEAU D’EXECUTION DES TRAVAUX • En terme de délais, la date d'achèvement initial des travaux du programme était initialement évaluée à décembre 2011. L'évaluation actuelle est 2013. • En termes de coûts, pour les 9 marchés signés à la date de notre contrat, il n'y a pas de dépassement financier global. – Montant des marchés signés environ: 28 milliards CFA – Montants des estimations environ: 27 milliards CFA • En terme de qualité: les bureaux de contrôle technique et les bureaux de contrôle qualité ont fourni de bonnes prestations sur l'exécution des bâtiments et la voirie, dont la réalisation est satisfaisante au stade actuel.

5 ATTEINTE DES OBJECTIFS Ø • • EVALUATION DU NIVEAU D’EXECUTION DES TRAVAUX Viabilisation primaire: 73 % Viabilisation secondaire: 29 % Mise en place des équipements socio-collectifs : 66 % Amenée des eaux: 0 % Construction de la station de traitement : 0 % Amenée de l’ électricité : 0 % Construction des maisons: 0 % Ø Le démarrage tardif des travaux, dû à la longueur du PPM, explique le faible avancement des travaux.

EVALUATION DES CIRCUITS DES PAIEMENTS • Le Consultant n'a pas pu obtenir le relevé détaillé des paiements des factures (aux entreprises, aux consultants, aux missions de supervision) et n'est donc pas en mesure d'effectuer une analyse aussi précise que pour le PPM. • Toutefois ont été signalées des plaintes de paiements tardifs imputables à diverses erreurs dans la constitution des dossiers par les entreprises. • Les retards sur le paiement des factures d'entreprises sont sans doute dûs aussi au fait que les décomptes et les factures sont vérifiés ou revus au moins 5 fois : mission de supervision, AGETIP, APIX, DI, Bd. F.

EVALUATION DU SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION INITIAL • Le système de suivi-évaluation disponible actuellement au niveau de l’APIX repose essentiellement sur une série de tableaux Excel qui retrace l’avancement des principales étapes des plans de passation des marchés et des contrats des consultants. • Ces tableaux renseignent sur les délais d’exécution et les budgets. • A l’analyse, ils montrent la longueur du processus du PPM, puisqu'il nécessite 12 étapes entre la soumission de l'appel d'offre (à la DCMP, aux bailleurs de fonds) et le démarrage des prestations.

CONCLUSIONS Ø Dans l’ensemble le dispositif actuel est bon et devrait être maintenu, moyennant quelques améliorations, plus particulièrement dans : • l’allègement du schéma de passation de marché au sein de l’AGETIP ; • la célérité de traitement des décomptes au niveau de l’APIX ; • la libération des emprises.

7 RECOMMANDATIONS PARTICULIÈRES • • Simplifier l’ensemble des procédures pour réduire les délais. Raccourcir le PPM avec un seul (non) objecteur, si possible. Raccourcir les délais de traitement des dossiers. Mettre en place un système simplifié de Gestion Electronique Documentaire dédié au PPConsultants, au PPM, au circuit des paiements, et à leur archivage dynamique. Tendre à la généralisation de la dématérialisation des procédures, par adoption d’un Système de Gestion par Base de Données, avec des bordereaux de saisie semblables à ceux proposés plus haut, et leur mise en ligne sur plate forme électronique, à l’endroit des intervenants. Mettre en place un circuit précurseur, par Email des documents. Former les comptables des entreprises aux procédures des PTF. Mettre en place d'une cellule de veille pour sécuriser les délais. Elle devra avoir une vue générale sur l’ensemble des circuits documentaires et être capable de retracer n’importe quel document du projet.

8 RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES Gérer les projets d’une manière certes rapide, mais transparente et efficiente, en renforçant les mécanismes de suivi, d’évaluation et de contrôle. Ø Renforcer les mécanismes de suivi, d’évaluation et de contrôle • Implémenter la Gestion Axée sur les Résultats (GAR) comme système de suivi-évaluation du projet et de motivation du personnel. • Mettre l’accent sur les indicateurs d’avancement des processus (PPM, PPConsultants, règlement des décomptes), et des marchés (entreprises, mission de supervision). Former au mécanisme de S&E, les personnels en charge de la gestion opérationnelle des travaux et des recasements). • Renforcer une collaboration plus étroite entre l’APIX et l’AGETIP