EVAL Competentiemanagement en evaluatie Informatiesessie personeel De weg

EVAL Competentiemanagement en evaluatie Informatiesessie personeel

De weg naar competentiemanagement • Vroeger in heel veel brandweerdiensten : - Geen concreet evaluatiebeleid - Geen geplande gesprekken met medewerkers over hun functioneren • In het kader van de hervorming : - Invoering van uniform evaluatiebeleid - Basispijlers opgenomen in Administratief Statuut: • Stagebegeleiding • Tweejaarlijkse evaluatiecyclus 2

Filosofie achter competentiemanagement • NIET: Bestraffen en ontslaan ! • Vertrekpunt: - Kwaliteit van de medewerkers is een cruciale factor voor de kwaliteit van de hulpverlening • Doel: - Medewerkers ondersteunen en begeleiden - Zodat zij zich kunnen ontwikkelen 3

Soorten competenties Competentiewoordenboek voor de brandweer • Criteria : - Meetbaar en observeerbaar - Belangrijk voor vakbekwaamheid - (Tot op zekere hoogte): remedieerbaar en wijzigbaar - Vastgelegd per functie • Onderscheid tussen: - Kerncompetenties - Functiespecifieke gedragscompetenties - Functiespecifieke vaktechnische competenties 4

Competentiewoordenboek 5

Competentieniveaus • Per competentie steeds drie competentieniveaus - Basisniveau: • Binnen de eigen werksituatie - Toepassingsniveau: • Naast eigen werksituatie, ook verbanden met andere vakgebieden • Ertoe bijdragen dat anderen dit ook doen. - Expertniveau: • Ook in complexe omstandigheden • Voorbeeld en klankbord 6

Gedragsindicatoren • Voor elk niveau: beschrijving van het gedrag dat bij dat niveau hoort. • Gedragsgericht, enkelvoudig, positief geformuleerd, zonder waardeoordeel • Voordelen van gedragsindicatoren: - Competenties beter observeerbaar en meetbaar! - Competenties gemakkelijker te begrijpen voor medewerkers. 7

Gedragsindicatoren : Voorbeeld 8

Competentieprofielen • Wordt vastgelegd voor een bepaalde functie: • Inhoud: - Kerncompetenties - Functiespecifieke competenties - Met de daarbij horende niveaus en indicatoren! 9

Functiebeschrijving als basis • Functiebeschrijvingen - Algemene beschrijving van een functie - Gepubliceerd via MB van 8 oktober 2016 - Generieke profielen, kunnen verder aangevuld worden • Basis voor de competentieprofielen: - Welke competenties zijn nodig om die specifieke functie te vervullen? 10

Functiebeschrijvingen 5 -11 -2020 11

Competentiematrix 12

Wat is competentiemanagement ? • ‘Het beheren van competenties’ - = Mensen met juiste competenties aanwerven - = Competenties van medewerkers verder ontwikkelen • Doel: Als brandweerorganisatie beter gaan functioneren! 13

CM als basis voor personeelsprocessen • Competentiemanagement: - Centrale methodiek voor personeelsprocessen - In-, door- en uitstroom van personeel • Doelen: - Verticale verbinding tussen strategie van de organisatie en het individueel werkgedrag; - Horizontale ordening over verschillende HRMactiviteiten - Koppelen van talenten aan functies en loopbaanpaden 14

3. 3. 1: Voordelen voor medewerker • • Duidelijkheid over de doelstellingen Duidelijkheid over wat verwacht wordt Duidelijkheid over het eigen functioneren Eigen knelpunten of verbetervoorstellen aangeven • Leer- en ontwikkelkansen • Jobtevredenheid 15

3. 3. 2: Voordelen voor leidinggevende • • Medewerkers beter leren kennen Prestaties van medewerker verbeteren Capaciteiten van medewerker beter benutten Problemen proactief aanpakken 16

3. 3. 3: Voordelen voor organisatie • Brug tussen personeelsprocessen • Basis voor personeelsbeleid • Einddoelen: - Verhoogde kwaliteit - Tevreden medewerkers - Realisatie doelstellingen 17

Wettelijk kader • KB 19/4/2014 & KB 23/8/2014 = Administratief statuut 1) Bepaalt het verloop van de stages • 2) Bepaalt het verloop van de tweejaarlijkse evaluatiecyclus !! Wijziging van het KB op 8/10/2016 : toevoeging van een model van het evaluatieverslag 18

Wettelijk kader (2) • Art. 152 van het Administratief Statuut: ‘De evaluatie heeft tot doel de communicatie tussen de geëvalueerde en de evaluator te stimuleren, de ontwikkeling van de competenties van het personeelslid te bevorderen en de doelstellingen van de dienst te bereiken’ 19

Wettelijk kader (2) • Ministeriële Omzendbrief van 8 oktober 2016 betreffende de evaluatie van de operationele personeelsleden van de hulpverleningszones - Bevat richtlijnen rond de evaluatie van het operationeel personeel, evenals de modelverslagen, het competentiewoordenboek en de matrix 20

Tweejaarlijkse evaluatiecyclus Functioneringsgesprek , minimaal éénmaal in de evaluatiecyclus aangewezen Functiegesprek bij benoeming en bij start van evaluatiecyclus Evaluatiegesprek 2 jaar na benoeming + nieuw functiegesprek De cyclus start opnieuw 21

Het functiegesprek • Bij het begin van elke evaluatieperiode • Gesprek tussen medewerker en evaluator (functionele meerdere!) • Bespreking concrete taken, normen en doelstellingen • Bespreking evaluatiepunten • Basis: functiebeschrijving(en) • => duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen • Opstellen persoonlijk ontwikkelingsplan 22

Het functiegesprek (2) • Belangrijk om rekening te houden met aantal functies dat een personeelslid opneemt! • Verslag: - Verslag opgemaakt binnen de 14 kalenderdagen na het gesprek - Medewerker kan opmerkingen toevoegen - Medewerker tekent voor ontvangst of ‘weigert te tekenen’ 23

Het functiegesprek (3) 5 -11 -2020 24

Het functioneringsgesprek • Wanneer? - Op vraag van geëvalueerde of evaluator, tijdens de evaluatieperiode - Aangewezen om dit steeds in te meerwaarde voor de medewerker bouwen, want - Bij voorkeur halfweg de evaluatieperiode • Doel: - Coaching en groeimoment over functioneren van de medewerker en eventuele belemmeringen - Functioneren van de medewerker verbeteren - Meerdere en personeelslid: hier evenwaardige partners! 25

Het functioneringsgesprek (2) • Mogelijkheid tijdens dit gesprek: - Aandacht geven aan bijzondere talenten van personeelslid - Ontwikkelingsplan als basis voortgezette opleiding • Verslag: - Hierin de eventueel gewijzigde doelstellingen en gemaakte afspraken - Personeelslid tekent voor ontvangst of ‘weigert te tekenen’ 26

Het functioneringsgesprek (3) 5 -11 -2020 27

Het punctueel functioneringsgesprek • Het ‘punctueel functioneringsgesprek’: - Vaststellingen en beoordelingen die in de loop van de evaluatieperiode aan het dossier worden toegevoegd. - Zowel positief als negatief. - Opgelet: toevoegen aan dossier enkel indien besproken tussen functionele meerdere en medewerker • Verslag: - Hierin de eventueel gewijzigde doelstellingen en gemaakte afspraken - Personeelslid tekent voor ontvangst of ‘weigert te tekenen’ 28

Het evaluatiegesprek • Op basis van individueel evaluatiedossier - Functiebeschrijving - Verslag functiegesprek - Documenten ivm vaststellingen en beoordelingen (!) - Aanvullend: verslag van eventueel functioneringsgesprek - Aanvullend: verslag van vorig evaluatiegesprek 29

Het evaluatiegesprek (2) • 11 evaluatiepunten : - 1 tot 9 : Competentieclusters op basis van woordenboek - 10: Vaktechnische competenties • Omvat fysieke paraatheid, accreditatie adembescherming, permanente/voortgezette opleiding, . . • Zonaal beleid noodzakelijk, zoniet NVT! - 11: Beschikbaarheid • Ifv regels in huishoudelijk reglement 30

Het evaluatiegesprek (3) - Wanneer negatieve score op vaktechnische competenties of beschikbaarheid => Conclusie ‘te verbeteren’ of ‘onvoldoende’ - Uitzonderingen: • Beschikbaarheid voor beroepspersoneelslid van basis- en middenkader • Specifieke vaktechnische competenties voor administratieve functies of ambulancier nietbrandweerman 31

Het evaluatiegesprek (4) • Eindconclusie: - ‘Zeer goed’, ‘Goed’, ‘Voldoende’, ‘te verbeteren’ of ‘onvoldoende’ - Motivering noodzakelijk! - Ook hier: rekening houden met het aantal functies dat het personeelslid opneemt. 32

Het evaluatiegesprek (5) • Wat bij langdurige afwezigheid? - Bepaalde punten niet te evalueren hierdoor => zo motiveren - Wanneer afwezigheid meer dan de helft van de minimale evaluatiecyclus bedraagt => geen evaluatie mogelijk => medewerker behoudt zijn vorige evaluatieresultaat en opstart nieuwe evaluatiecyclus bij terugkeer • Bv. > 9 maanden afwezig na eerdere “voldoende’ evaluatie • Bv. >4, 5 maanden afwezig na eerdere “te verbeteren” of “onvoldoende” evaluatie 33

Het evaluatiegesprek (6) • Verslag: - Model is vastgelegd in KB (moet nog verschijnen) - Bespreking van alle evaluatiepunten - Samen met een motivering - Binnen de 14 kalenderdagen opgemaakt • Personeelslid tekent ‘weigert te tekenen’. voor ontvangst of 34

Het evaluatiegesprek (7) 35

Het evaluatiegesprek (8) • Beroepsmogelijkheid: - Binnen een termijn van 10 werkdagen vanaf betekening eindverslag - Cfr. Art. 165 e. v. van KB 19/4/14 • Verder verloop na de evaluatie: - ‘Voldoende’ • Start van nieuwe evaluatiecyclus van 2 jaar - ‘Onvoldoende’ of ‘Te verbeteren’: • • Nieuwe evaluatie na één jaar Actieplan opnemen in verslag! 36

Wie zijn de evaluatoren ? • Evaluatoren: - Voor basiskader : minimaal sergeant - Van sergeant tot kapitein: minimaal graad n+1 - Voor majoor of kolonel: zonecommandant - Voor de zonecommandant: evaluatiecommissie - Hulpverlener-ambulancier: Coördinator H-A - Coördinator H-A : Zonecommandant of afgevaardigde 37

Evaluatoren (2) • Procesbewaker: - Zonale functie - Officier (minstens Kpt. ) of verantwoordelijke HRM - Taken : • Ondersteuning bieden • Bijhouden evaluatiedossiers • Bewaken timing van de gesprekken • => uniformiteit en controle 38

Invoering van het evaluatieproces • Eerste evaluatiecyclus: - Begint met functiegesprek - Uiterlijk 3 jaar na de datum van de overdracht naar de zone • Tot aan eerste functiegesprek: - Evaluatieregels van vroeger blijven gelden wanneer daar de laatste evaluatie niet voldoende was • Zoneraad bepaalt de startdatum 39

Dank u voor uw aandacht ! 8 december 2010 40