DUTO Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie introductie voor architecten

  • Slides: 29
Download presentation
DUTO: Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (introductie voor architecten) duto@nationaalarchief. nl

DUTO: Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (introductie voor architecten) duto@nationaalarchief. nl

Programma • DUTO 0. 1 DUTO 0. 3 • Achterliggende gedachten • Inhoud (selectie)

Programma • DUTO 0. 1 DUTO 0. 3 • Achterliggende gedachten • Inhoud (selectie) • Implementatie

Van DUTO 0. 1 naar DUTO 0. 3 • DUTO 0. 3 verwacht rond

Van DUTO 0. 1 naar DUTO 0. 3 • DUTO 0. 3 verwacht rond 1 december • PDF wiki • Review online • Focus op toegevoegde waarde t. o. v bestaande kaders • Normenkader kwaliteitseisen • Directe doelgroep beperkt (niet bestuurders en managers) • Basisprincipes weg • Afgeleide principes SMART eisen • Uitgebreide toelichting op eisen en definities • Minder inleidende teksten

Opmerking voor archiefprofessionals • Uitgangspunt: archivering aan de voorkant • Perspectief: informatiebeheer, niet archiefbeheer

Opmerking voor archiefprofessionals • Uitgangspunt: archivering aan de voorkant • Perspectief: informatiebeheer, niet archiefbeheer • Reden: archiefbeheer als gedeeld belang, niet iets extra’s • Beoogd effect: archiefbeheer geïntegreerd • Implicatie: reframing van archief- en DIV-taal

Gefaseerd vs. Continu beheer • Papier: gefaseerd beheer focus op overgangen dynamisch archief creatie

Gefaseerd vs. Continu beheer • Papier: gefaseerd beheer focus op overgangen dynamisch archief creatie semi-statisch archief • Digitaal: continu beheer focus op ontwerp vooraf procesapplicaties schemergebied recordsmangement-/archiefapplicaties

afzonderlijke benadering aandacht voor relatie geïsoleerde positie DIV/archief

afzonderlijke benadering aandacht voor relatie geïsoleerde positie DIV/archief

Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie • Wens: Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar

Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie • Wens: Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. • Waarom: Wetgeving Beleid van overheidsorganisaties Verwachtingen publiek en medewerkers • Vergelijk met missie Google: Alle informatie ter wereld te organiseren en universeel toegankelijk en bruikbaar te maken. • DUTO beschrijft wat daarvoor moet gebeuren

Belang duurzame toegankelijkheid • Burgers en bedrijven: goede dienstverlening rechtsvinding, bewijs, transparantie, verantwoording participatie

Belang duurzame toegankelijkheid • Burgers en bedrijven: goede dienstverlening rechtsvinding, bewijs, transparantie, verantwoording participatie erfgoed • Medeoverheden: ketensamenwerking • Eigen organisatie: effectieve en efficiënte werkprocessen business intelligence

Welke overheidsinformatie • Alle procesgebonden informatie (= archiefbescheiden): Alle werkprocessen Alle inhoud Alle formaten

Welke overheidsinformatie • Alle procesgebonden informatie (= archiefbescheiden): Alle werkprocessen Alle inhoud Alle formaten Alle applicaties Alle fases Alle bewaartermijnen • Dat wil niet zeggen dat alle informatie gelijk is!!! Bewaartermijn en beheerregime kan verschillen Mits keuzes weloverwogen en expliciet

Wat is toegankelijk • Vindbaar • Beschikbaar • Interpreteerbaar • Authentiek • Volledig [opmerking:

Wat is toegankelijk • Vindbaar • Beschikbaar • Interpreteerbaar • Authentiek • Volledig [opmerking: vervangen de 10 basisprincipes uit versie 0. 1]

Wat is duurzaam • Informatie toegankelijk gedurende gehele levensloop • Ongeacht wijzigingen in processen

Wat is duurzaam • Informatie toegankelijk gedurende gehele levensloop • Ongeacht wijzigingen in processen en applicaties, zoals: Reorganisatie en opheffen van organisatie Update en uitfaseren van applicaties Verplaatsen van informatie tussen applicaties Veranderingen in ondersteunde bestandsformaten Veranderende gebruikerswensen • Keuzes maken, zoals: Bewaartermijn (selectielijst) Inschatten technische ontwikkelingen Inschatten toekomstig gebruik

Status duurzame toegankelijkheid • Belang wordt onderkend en gevoeld • Maar implementatie loopt achter,

Status duurzame toegankelijkheid • Belang wordt onderkend en gevoeld • Maar implementatie loopt achter, vooral digitaal • Passiviteit, willekeurig en onzichtbaar • Oorzaak o. a. : Omslag van analoog naar digitaal Kennis moet nog opgebouwd worden Bestaande kaders en normen niet concreet en uniform

Kwaliteitseisen DUTO • Geeft concreet aan wat er geregeld moet zijn • Instrument voor

Kwaliteitseisen DUTO • Geeft concreet aan wat er geregeld moet zijn • Instrument voor specificeren en ontwerpen • Doelgroep: Direct: analisten en ontwerpers (adviseurs, architecten, etc. ) Indirect: opdrachtgevers en managers • Vorm: Lijst met functionele eisen aan informatiebeheer Website (semantische wiki) Community Beheerorganisatie (wijzigingen, ondersteuning, etc. ) • Door Nationaal Archief (i. v. m. relatie Archiefwet)

Ontwikkeling DUTO-eisen Fasering: 1. Analyse gezaghebbende bronnen (weinig concreet) 2. Best theory (door experts)

Ontwikkeling DUTO-eisen Fasering: 1. Analyse gezaghebbende bronnen (weinig concreet) 2. Best theory (door experts) hier zijn we nu 3. Best practice (door community) 4. Voorschrift (door bestuurders en/of wetgever) Planning: • Versie 0. 1: beschikbaar • Versie 0. 3 (wiki): +/- 1 december • Versie 1. 0: +/- 1 maart, daarna permanent bèta • Voorschrift: na 1 -1 - 2017

Inhoud

Inhoud

Functionele eisen • Beschrijven alleen het ‘wat’, niet het ‘hoe’ • Geen aannames over

Functionele eisen • Beschrijven alleen het ‘wat’, niet het ‘hoe’ • Geen aannames over soort systemen (DMS, e-Depot, etc. ) • Geen eisen aan organisatie

Voorbeelden DUTO-eisen • Er is een integrale zoekfunctie voor alle informatieobjecten van de organisatie

Voorbeelden DUTO-eisen • Er is een integrale zoekfunctie voor alle informatieobjecten van de organisatie • Er is een classificatieschema voor het indelen van werkprocessen naar de aard van de taak • Er is een beschrijving van alle actoren binnen de organisatie • Er is een lijst van wettelijke gronden voor het beperken van openbaarheid • Een informatieobject heeft een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk

(meta)gegevens wijzingen informatieobject uitwisselen reproductie versie weergave l e d o m l e

(meta)gegevens wijzingen informatieobject uitwisselen reproductie versie weergave l e d o m l e e u pt co e c n waarneming ge lijk lui d en d

informatieobject context werkproces actor applicatie beschrijving informatieobject etcetera beschrijving

informatieobject context werkproces actor applicatie beschrijving informatieobject etcetera beschrijving

Metagegevens • Welke: identificatiekenmerk classificatie (en daarmee semantiek via model) beschrijving inhoud (verwijzing naar)

Metagegevens • Welke: identificatiekenmerk classificatie (en daarmee semantiek via model) beschrijving inhoud (verwijzing naar) beschrijving van contextentiteiten beperkingen op toegang wijzigingen • Automatisch toegevoegd/gewijzigd (zoveel als mogelijk) • Zijn beschreven in conceptueel model • Kunnen vertaald worden naar standaarden

Implementatie

Implementatie

Implementatie • Impact op zowel werkprocessen als applicaties • Werkprocessen zoveel mogelijk ontzien •

Implementatie • Impact op zowel werkprocessen als applicaties • Werkprocessen zoveel mogelijk ontzien • Applicaties: Bronapplicaties (mail, zaaksysteem, boekhoudsysteem, …) Archiefapplicatie (DMS, RMA, e-depot, …) Componenten (zoekmachine, conversie, …) • Alleen invoeren archiefapplicatie is onvoldoende: Bronapplicaties moeten aangepast worden Vaak is archiefapplicatie helemaal niet nodig • Alle bronapplicaties worden geraakt • Vergt gefaseerde aanpak!

Risicomanagement

Risicomanagement

Zelf inkleuren (beheerregimes)

Zelf inkleuren (beheerregimes)

Kwaliteitsmanagement

Kwaliteitsmanagement

Kwaliteitsmanagement DUTO-eisen bepaald door DUTO -community beheerregimes bepaald door organisatie Plan bepaald door opdrachtgever

Kwaliteitsmanagement DUTO-eisen bepaald door DUTO -community beheerregimes bepaald door organisatie Plan bepaald door opdrachtgever Act pr Check soms begint het hier t c e j o Do mede bepaald door ontwerpers fit/gap-analyse (DUTO-scan)

Implementatiestrategie • Werkproces als aangrijpingspunt, applicaties volgend • Wie: Opdrachtgever: proceseigenaren (daar zit het

Implementatiestrategie • Werkproces als aangrijpingspunt, applicaties volgend • Wie: Opdrachtgever: proceseigenaren (daar zit het belang) Opdrachtnemer: informatiemanagement (daar zit de kennis) • Wanneer: Op moment van (her)ontwerp werkprocessen en applicaties Na ± 10 jaar 80% van alle informatie duurzaam toegankelijk • Hoe: Organiseren verandermanagement Prioriteiten stellen risicomanagement Eisen stellen en controleren kwaliteitsmanagement

DUTO-scan • Fit/gap-analyse implementatie DUTO-eisen • Onderzoeksobject: informatie uit bepaalde werkprocessen van een organisatie

DUTO-scan • Fit/gap-analyse implementatie DUTO-eisen • Onderzoeksobject: informatie uit bepaalde werkprocessen van een organisatie bestaande of toekomstige situatie bij voorkeur als verandering aan de orde is • Resultaten: concrete aanbevelingen voor verbeteren toegankelijkheid verbeterpunten en praktijkvoorbeelden voor DUTO vergroten kennis binnen en buiten de organisatie • Onderzoek, geen toets!

Stappen DUTO-scan 1. Eerste contact 2. Intake 3. Aftrap 4. Onderzoeksopdracht 5. Vooronderzoek 6.

Stappen DUTO-scan 1. Eerste contact 2. Intake 3. Aftrap 4. Onderzoeksopdracht 5. Vooronderzoek 6. Onderzoek (interviews, workshop) 7. Rapportage 8. Presentatie, reactie opdrachtgever 9. Evaluatie DUTO (inhoud en werkwijze) 10. Delen met community Doorlooptijd 5 -8: 1, 5 maanden, rest moeilijk te schatten