DUTO Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie introductie voor architecten
- Slides: 29
DUTO: Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (introductie voor architecten) duto@nationaalarchief. nl
Programma • DUTO 0. 1 DUTO 0. 3 • Achterliggende gedachten • Inhoud (selectie) • Implementatie
Van DUTO 0. 1 naar DUTO 0. 3 • DUTO 0. 3 verwacht rond 1 december • PDF wiki • Review online • Focus op toegevoegde waarde t. o. v bestaande kaders • Normenkader kwaliteitseisen • Directe doelgroep beperkt (niet bestuurders en managers) • Basisprincipes weg • Afgeleide principes SMART eisen • Uitgebreide toelichting op eisen en definities • Minder inleidende teksten
Opmerking voor archiefprofessionals • Uitgangspunt: archivering aan de voorkant • Perspectief: informatiebeheer, niet archiefbeheer • Reden: archiefbeheer als gedeeld belang, niet iets extra’s • Beoogd effect: archiefbeheer geïntegreerd • Implicatie: reframing van archief- en DIV-taal
Gefaseerd vs. Continu beheer • Papier: gefaseerd beheer focus op overgangen dynamisch archief creatie semi-statisch archief • Digitaal: continu beheer focus op ontwerp vooraf procesapplicaties schemergebied recordsmangement-/archiefapplicaties
afzonderlijke benadering aandacht voor relatie geïsoleerde positie DIV/archief
Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie • Wens: Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. • Waarom: Wetgeving Beleid van overheidsorganisaties Verwachtingen publiek en medewerkers • Vergelijk met missie Google: Alle informatie ter wereld te organiseren en universeel toegankelijk en bruikbaar te maken. • DUTO beschrijft wat daarvoor moet gebeuren
Belang duurzame toegankelijkheid • Burgers en bedrijven: goede dienstverlening rechtsvinding, bewijs, transparantie, verantwoording participatie erfgoed • Medeoverheden: ketensamenwerking • Eigen organisatie: effectieve en efficiënte werkprocessen business intelligence
Welke overheidsinformatie • Alle procesgebonden informatie (= archiefbescheiden): Alle werkprocessen Alle inhoud Alle formaten Alle applicaties Alle fases Alle bewaartermijnen • Dat wil niet zeggen dat alle informatie gelijk is!!! Bewaartermijn en beheerregime kan verschillen Mits keuzes weloverwogen en expliciet
Wat is toegankelijk • Vindbaar • Beschikbaar • Interpreteerbaar • Authentiek • Volledig [opmerking: vervangen de 10 basisprincipes uit versie 0. 1]
Wat is duurzaam • Informatie toegankelijk gedurende gehele levensloop • Ongeacht wijzigingen in processen en applicaties, zoals: Reorganisatie en opheffen van organisatie Update en uitfaseren van applicaties Verplaatsen van informatie tussen applicaties Veranderingen in ondersteunde bestandsformaten Veranderende gebruikerswensen • Keuzes maken, zoals: Bewaartermijn (selectielijst) Inschatten technische ontwikkelingen Inschatten toekomstig gebruik
Status duurzame toegankelijkheid • Belang wordt onderkend en gevoeld • Maar implementatie loopt achter, vooral digitaal • Passiviteit, willekeurig en onzichtbaar • Oorzaak o. a. : Omslag van analoog naar digitaal Kennis moet nog opgebouwd worden Bestaande kaders en normen niet concreet en uniform
Kwaliteitseisen DUTO • Geeft concreet aan wat er geregeld moet zijn • Instrument voor specificeren en ontwerpen • Doelgroep: Direct: analisten en ontwerpers (adviseurs, architecten, etc. ) Indirect: opdrachtgevers en managers • Vorm: Lijst met functionele eisen aan informatiebeheer Website (semantische wiki) Community Beheerorganisatie (wijzigingen, ondersteuning, etc. ) • Door Nationaal Archief (i. v. m. relatie Archiefwet)
Ontwikkeling DUTO-eisen Fasering: 1. Analyse gezaghebbende bronnen (weinig concreet) 2. Best theory (door experts) hier zijn we nu 3. Best practice (door community) 4. Voorschrift (door bestuurders en/of wetgever) Planning: • Versie 0. 1: beschikbaar • Versie 0. 3 (wiki): +/- 1 december • Versie 1. 0: +/- 1 maart, daarna permanent bèta • Voorschrift: na 1 -1 - 2017
Inhoud
Functionele eisen • Beschrijven alleen het ‘wat’, niet het ‘hoe’ • Geen aannames over soort systemen (DMS, e-Depot, etc. ) • Geen eisen aan organisatie
Voorbeelden DUTO-eisen • Er is een integrale zoekfunctie voor alle informatieobjecten van de organisatie • Er is een classificatieschema voor het indelen van werkprocessen naar de aard van de taak • Er is een beschrijving van alle actoren binnen de organisatie • Er is een lijst van wettelijke gronden voor het beperken van openbaarheid • Een informatieobject heeft een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk
(meta)gegevens wijzingen informatieobject uitwisselen reproductie versie weergave l e d o m l e e u pt co e c n waarneming ge lijk lui d en d
informatieobject context werkproces actor applicatie beschrijving informatieobject etcetera beschrijving
Metagegevens • Welke: identificatiekenmerk classificatie (en daarmee semantiek via model) beschrijving inhoud (verwijzing naar) beschrijving van contextentiteiten beperkingen op toegang wijzigingen • Automatisch toegevoegd/gewijzigd (zoveel als mogelijk) • Zijn beschreven in conceptueel model • Kunnen vertaald worden naar standaarden
Implementatie
Implementatie • Impact op zowel werkprocessen als applicaties • Werkprocessen zoveel mogelijk ontzien • Applicaties: Bronapplicaties (mail, zaaksysteem, boekhoudsysteem, …) Archiefapplicatie (DMS, RMA, e-depot, …) Componenten (zoekmachine, conversie, …) • Alleen invoeren archiefapplicatie is onvoldoende: Bronapplicaties moeten aangepast worden Vaak is archiefapplicatie helemaal niet nodig • Alle bronapplicaties worden geraakt • Vergt gefaseerde aanpak!
Risicomanagement
Zelf inkleuren (beheerregimes)
Kwaliteitsmanagement
Kwaliteitsmanagement DUTO-eisen bepaald door DUTO -community beheerregimes bepaald door organisatie Plan bepaald door opdrachtgever Act pr Check soms begint het hier t c e j o Do mede bepaald door ontwerpers fit/gap-analyse (DUTO-scan)
Implementatiestrategie • Werkproces als aangrijpingspunt, applicaties volgend • Wie: Opdrachtgever: proceseigenaren (daar zit het belang) Opdrachtnemer: informatiemanagement (daar zit de kennis) • Wanneer: Op moment van (her)ontwerp werkprocessen en applicaties Na ± 10 jaar 80% van alle informatie duurzaam toegankelijk • Hoe: Organiseren verandermanagement Prioriteiten stellen risicomanagement Eisen stellen en controleren kwaliteitsmanagement
DUTO-scan • Fit/gap-analyse implementatie DUTO-eisen • Onderzoeksobject: informatie uit bepaalde werkprocessen van een organisatie bestaande of toekomstige situatie bij voorkeur als verandering aan de orde is • Resultaten: concrete aanbevelingen voor verbeteren toegankelijkheid verbeterpunten en praktijkvoorbeelden voor DUTO vergroten kennis binnen en buiten de organisatie • Onderzoek, geen toets!
Stappen DUTO-scan 1. Eerste contact 2. Intake 3. Aftrap 4. Onderzoeksopdracht 5. Vooronderzoek 6. Onderzoek (interviews, workshop) 7. Rapportage 8. Presentatie, reactie opdrachtgever 9. Evaluatie DUTO (inhoud en werkwijze) 10. Delen met community Doorlooptijd 5 -8: 1, 5 maanden, rest moeilijk te schatten
- Plan van aanpak evenement organiseren voorbeeld
- Duurzaam productiemiddel
- Duto scan
- Dutonet
- Europees landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling
- Spelling 6de leerjaar oefeningen
- Aanbesteden voor contractmanagers
- Ecologie biologie voor jou
- Murabaha haram opstellen
- Bedankt voor jullie aandacht
- Lezen allesvoorengels.nl
- Giststarter maken wijn
- B2dna
- Klinisch redeneren en evidence-based practice
- Zondag vervolgde kerk 2018
- Waarom heb ik voor dit onderwerp gekozen
- Biddit online openbare verkoop
- Verdeler voor datacenters
- Magnetron voor ouderen
- Bedankt voor jullie aandacht
- Mentaal goed voor jezelf zorgen
- Zondag voor de vervolgde kerk 2017
- Cardiologen hasselt
- Instituut voor de overheid
- Portieketalage
- Protosociologie
- Aanbestedingsrecht voor de inkooppraktijk
- Welke soorten klimaten zijn er
- Onderhoudsgids voor duurzame gebouwen
- Vereniging voor mededingingsrecht