Inkopen aanbesteden en contractmanagement ONS SSC afdeling Inkoop

Inkopen, aanbesteden en contractmanagement ONS SSC afdeling Inkoop & Contractmanagement

Help ! ik moet inkopen

Gelukt ! En nu?

Of?

Even voorstellen

Inkopen: wat is dat? • Ik moet een externe vergaderruimte boeken • Ik wil een advies over een subsidieaanvraag • Mijn collega gaat met zwangerschapsverlof en moet tijdelijk vervangen worden • Er moet een weg aangelegd worden • Als ik per telefoon een prijsopgave vraag

Het inkoopproces

Belang van inkoop • Overheidsinkopen in Europa: 18 % van BBP • In Nederland: 30% van BBP • Middel om maatschappelijke doelen te bereiken

• “Gemeente Kampen maakte fout in aanbesteding nieuwe zwembad” De Stentor 16 december 2016 • • “ Fraude bij aanbesteding valbeveiliging Rijksvastgoedbedrijf” Cobouw 21 juni 2016 “ OM vervolgt NS vanwege fraude bij aanbesteding Limburg” NU. nl 21 juli 2016 “Veolia eist nieuwe aanbesteding vanwege fraude bij NS-dochter” NU. nl 28 april 2015 “Fraude met ICT-projecten overheid” RTL-nieuws 2 oktober 2014 “Agenten verdacht van corruptie rond aankoop nieuwe politieauto's” RTL-nieuws 19 september 2014 “Fout bij regiotaxi Utrecht” RTV Utrecht 24 september 2013 “Fyra debacle dupeert reizigers” Telegraaf 4 oktober 2013 “Aanbesteding Velsertunnel moet over” NU. nl 13 september 2013

De regels • Opdrachten boven Europese drempelwaarde aanbesteden volgens Europese richtlijnen • Richtlijnen omgezet in Aanbestedingswet • Aanbestedingswet ook voor opdrachten onder de drempelwaarde Europees aanbesteden • Interne spelregels vastgesteld in beleid

De opdracht • Overeenkomst waarbij je iets krijgt tegen betaling • Wat betekenen de begrippen: • Werk • Levering • Dienst Let op! Het is niet altijd zo duidelijk bijv. onderhoudsdiensten van werken = dienst en levering lichtmasten = levering

Highlights Aanbestedingswet • Gelijkheid, transparantie en proportionaliteit (Gids proportionaliteit) • Motiveringsplicht (vooral EO en Mv. O) • Veel uitleggen (comply or explain) • Niet gunnen op laagste prijs maar beste PKV (prijs kwaliteitsverhouding) • Samenvoegen opdrachten (clusterverbod) • Verplicht opdelen samengevoegde opdrachten in stukjes (percelen) • Uniform Europees Aanbestedingsdocument • ARW 2016 voor werken verplicht • Klachtenregeling

Inkoopbeleid provincie Aanbestedingsprocedure Werken Leveringen en diensten Enkelvoudig (EO) ≤ € 75. 000 ≤ € 50. 000 Meervoudig onderhands (MVO) > € 75. 000 ≤ € 1. 500. 000 > € 50. 000 ≤ € 209. 000, = Nationaal > € 1. 500. 000 ≤ € 5. 225. 000 n. v. t. Europees > € 5. 225. 000 > 209. 000 Excl. BTW, incl. opties en verlengingen!

Inkoopbeleid zwolle

Inkoopbeleid kampen

Nieuw beleid (concept!!) Leveringen en diensten Aanbestedingsprocedure Categorie Enkelvoudig onderhands € 0, = - € 50. 000 , = Meervoudig onderhands* € 50. 000, = - geldende Europese drempelbedragen ≥ geldende Europese drempelbedragen Europees Werken Aanbestedingsprocedure Categorie Zwolle-Kampen-Overijssel Drempelbedragen Enkelvoudig onderhands € 0, = - € 125. 000, = Meervoudig onderhands* € 125. 000, = - € 3. 000, = Nationaal € 3. 000, = - geldende Europese drempelbedragen ≥ geldende Europese drempelbedragen Europees * Zwolle-Kampen-Overijssel Drempelbedragen Aantal uit te nodigen ondernemingen Offerteaanvraag bij één onderneming Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen Aantal uit te nodigen ondernemingen Offerteaanvraag bij één ondernemingen Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen De partners kunnen voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij meervoudig onderhands uit te nodigen partijen. De partners die een (groslijst) methodiek hanteren maken dit bekend en stellen deze beschikbaar op hun website.

Het gaat niet altijd goed! • • • Opdrachten worden geknipt, waarschijnlijk om niet te hoeven aanbesteden (niet toegestaan) Opdrachten vinden soms mondeling plaats Opdrachten worden niet geregistreerd Er worden geen contractmanagers benoemd, rollen zijn niet helder Rapportages vinden niet plaats door ontbreken van data (niet invullen van Negometrix) Opdrachten worden verlengd zonder toestemming

Geen nood:

Taken van de inkoper/inkoopadviseur • Inkoper (decentraal), DAT BEN JIJ: – Meervoudige en enkelvoudige aanbestedingen – Inhoudelijke input in Europese en nationale aanbestedingen • Inkoopadviseur, DAT ZIJN WIJ : – Procesbegeleiding Europese en nationale aanbestedingen – Adviseren over andere aanbestedingen (meervoudig/enkelvoudig)

Help ik ben inkoper

Gelukkig hebben we veel werk al gedaan

Inkoopportaal • https: //ons. zwolle. nl/ • De regels, het proces en standaarddocumenten • Kom je daar niet uit: Bel/mail ons of loop langs op de 4 e!

Overlegstructuren partners • Regiegroep inkoop provincie: – Doel: borgen dat rechtmatig en doelmatig inkopen wordt bevorderd: • Kennisuitwisseling • Standpuntbepaling – Vertegenwoordigers uit eenheid en ONS • Categoriemanagement overleg tussen 3 partners

• ≤ € 35. 000, = (Zwolle), ≤ 25. 000 (Kampen) ≤ 50. 000, = (Overijssel) : – – – Leg verplichting vast Vraag schriftelijk offerte Verklaar AIV van toepassing Geef schriftelijk opdracht Leg vast in inkoopdossier – Vul startformulier in

Inkoopstartformulier • Waarom – – Hulpmiddel Borgen rechtmatigheid en inkoopbeleid Doelmatigheid Aanbestedingswet • Link naar het ISF

Werkwijze • • • Invullen Opslaan/verzenden Controle door ONS Goedgekeurd terug in je mailbox Opslaan in het inkoopdossier

Afwijken van inkoopbeleid? • Kan alleen door directie (provincie), secretaris (Zwolle en Kampen) • ONS Inkoop adviseert je, maar geeft geen “toestemming”

Procedure • Boven Europese drempels: – Inkoopadviseur trekt het proces; – Jij zorgt voor inhoud • Onder Europese drempels: – Jij trekt zelf het proces conform startformulier en vastgestelde sjablonen – ONS inkoop kan adviseren – Beoordelingswijze van te voren bekendmaken en daarnaar handelen – Iedereen berichten over keuze en motivering – Schriftelijke opdracht/overeenkomst

Bijzondere procedure: inhuur • Raamovereenkomsten: – Uitzendkrachten: schaal 1 t/m 8 – Payroll: alle schalen Via HR ! • Dynamisch aankoopsysteem: specialisten (zzp’ers) • Inhuur dient volgens raamovereenkomsten/DAS te lopen • Issue: belangenverstrengeling. Inhuur mag niet betrokken worden bij nieuwe aanbesteding, waaraan bedrijf inhuur ook deelneemt.

Verlenging/meerwerk • Verlenging: – Alleen mogelijk als dit is voorzien in aanbesteding/contract – Schriftelijk (addendum) • Meerwerk: – Onvoorzien – Nodig om opdracht te voltooien – Tot 10% waarde totale opdracht mogelijk, zonder nadere aankondiging (eenmalig!) óf – Tot 50% waarde totale opdracht (vaker) mogelijk onder voorwaarden, in ieder geval aankondiging bij opdracht die Europees is aanbesteed

Wat verandert bij BVO? • Inkopen op eigen naam/namens partners? • Contracten op eigen naam/partners – Uitgangspunt: bij inkopen voor 3 partners contract op naam van BVO • Wie wordt eigenaar? Wie contractmanager? – Verantwoordelijkheden vastleggen • Nieuwe aanbestedingen BVO opnemen

Het inkoopproces

Contract getekend en nu?

Contract getekend en nu? • Vastleggen van het contract in het centraal contractenregister Negometrix • Vastleggen van de verplichting in het financiële systeem • Afhankelijk van het type contract de activiteiten behoeve van contractbeheer en –management plannen gedurende de looptijd van het contract

Waar begin je?

Bepaal de rolverdeling Taak Rol Selecteren en contracteren van opdrachtnemers Inkoper Managen en bijsturen van de overeengekomen prestatie Contractmanager Administreren van afgesloten contracten Contractbeheerder Eindverantwoordelijke voor het contract Contracteigenaar Eén persoon kan meerdere rollen hebben Kijk goed wanneer je welke rol hebt

Taken van de contractbeheerder • Zorgen voor een juiste registratie van contracten • Inzicht geven in lopende (raam)overeenkomsten en de juiste contractuele afspraken • Inzicht in aantal en soorten gecontracteerde leveranciers bij de diverse afdelingen • Signalering van looptijden, garantietermijnen en prijsherzieningen • Vastleggen Addenda (additionele documenten), verslagen, rapportages enz.

Vervolgstappen • Inventariseer alle contracten • Vraag toegang aan tot Negometrix via contractmanagement@zwolle. nl o. v. v. je naam, telefoonnummer en mailadres • Zorg dat je alle gegevens verzameld hebt om te kunnen registreren • Zorg dat je administratie op orde is en blijft

Bepaal welk contract geregistreerd moet worden Contractwaarde >€ 50. 000, - (Provincie Overijssel) of >€ 25. 000, - (Gemeente Kampen/Zwolle) Tenzij: * subsidieverlening * convenant * samenwerkingsovereenkomst * arbeidsovereenkomst * inhuurcontract (onder raamcontract)

Contractregistratiesysteem Negometrix • Demo Negometrix • Voorbeeld • Instructiedocument

Taken van de contractmanager • Monitoren van leveranciersprestaties - leveren in overeenstemming met de contractuele bepalingen • Zorgdragen voor de contractaanpassingen en verlengingen en deze borgen in een addendum • Evalueren van het contract • Zorgdragen voor het nakomen van de eigen verplichtingen in het contract • Werken aan prestatieverbetering en innovatie tijdens de contractperiode • Levert: – input bij nieuwe aanbestedingen – input aan de categoriemanager – input aan de leveranciersmanager – kennis over het contract aan collega’s – levert (management)informatie

Wat moet ik aan Contractmangement doen? • We onderscheiden 4 typen contracten: - Type 1: hoog volume, hoog risico - Type 2: laag volume , hoog risico - Type 3: hoog volume, laag risico - Type 4: laag volume, laag risico • Ieder type eigen zwaarte van contractmanagement • Volumegrens: contractwaarde EUR 100. 000

Risicobepaling - Raakt de (dienst/product voortvloeiend uit de) overeenkomst direct de burger? - Heeft de werking van de overeenkomst direct significant invloed op de continuïteit van het primaire proces? - Is het project/of de methode van uitvoering/of het product uit het contract innovatief? - Heeft de uitwerking van de overeenkomst direct significant invloed op bestuurlijke of politieke zaken?

Type contracten

Contractmanagement taken

Informatie en advies • Loop eens binnen bij SSC ONS I&C: 4 e verdieping • Inkoopadviseurs: • • Theo de Heer (ICT) Gerard Verelst (inhuur en concessies) Astrid Ekker (facilitair) Raymond van Calker (infra) Jacky Wolters (sociaal domein) Harm Tijms (specials) Margreet Otten Marieke Daas

Informatie • Contractmanagement en contractbeheer: • Hanna Schuinder • Juridisch advies • Raymond van Calker • Karin van Dijk

Informatie • • inkoop@zwolle. nl contractmanagement@zwolle. nl Telefoon: 038 -498 2232 (secr. SSC ONS) Inkoopportaal op: https: //ons. zwolle. nl/