DATA INFORMASI PENGETAHUAN Data Data adalah kata jamak

DATA, INFORMASI, PENGETAHUAN

• Data: • Data adalah kata jamak dari “datum”, meskipun demikian data biasanya mewakili keduanya baik bentuk tunggal maupun bentuk jamak. • Data adalah hasil pengamatan atau fakta yang masih mentah, yang secara khas menggambarkan gejala phisik atau suatu transaksi bisnis. • Data harus dipandang sebagai sumber daya “bahan baku” yang kemudian diproses ke dalam suatu bentuk “produk” berupa informasi. • Data pada umumnya diperlukan dalam suatu proses “penambahan-nilai” • ( pengolahan data atau pengolahan informasi), di mana : – Bentuk/format nya ditentukan, dirorganisir dan dikembangkan – Isi nya dianalisa dan dievaluasi – Data tersebut ditempatkan dalam konteks yang sesuai bagi seorang pemakai.

DATA • Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol yang dibentuk dan diolah menjadi informasi (Scott) • Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti bagi si penerima (Davis) • Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh manusia atau peralatan yang digunakan

JENIS DATA • DATA STATIS: JENIS DT YG UMUMNYA TDK BERUBAH. (identitas nama, tempat, kode-kode nomor) • DATA DINAMIS: JENIS DT YG SELALU BERUBAH(UPDATING DATE), CTH: DT NILAI MAHASISWA, DT KUNJUNGAN RS, DLL SUMBER DT : • DT INTERNAL (DT YG BERASAL DR DLM ORGN/RS) • DT EKSTERNAL (DT YG BERASAL DR SUMBER 2 DI LUAR ORGS).

• Informasi : • Informasi dapat digambarkan sebagai data yang telah diubah menjadi suatu bentuk spesifik(konteks) yang bermanfaat dan berarti bagi pemakainya. • Informasi harus dipandang sebagai data yang telah diproses, yang disajikan dalam suatu bentuk spesifik(konteks) yang memberi nilai bagi pemakai. • Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Gordon)

• Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan (Burch) • Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Roymond) • Jenis-jenis informasi – Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi – Informal : yang berasal dari luar organisasi

Fungsi-fungsi Informasi – Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai – Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai – Mengurangi resiko kegagalan – Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal – Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan – Memberi standar, aturan- aturan, ukuran, dan keputusan- keputusan yang menentukan pencapaian sasaran atau tujuan

Nilai informasi • Menurut Josh G. burch nilai informasi adalah didasarkan pada 10 sifat berikut : Kemudahan dalam memperoleh Lengkap Ketelitian Kecocokan dengan pengguna Ketetapan waktu Kejelasan Fleksibilitas / keluwesannya Dapat dibuktikan Tidak ada prasangka Dapat diukur

Mutu informasi • Informsi berbeda mutunya disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan. • Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh halhal sbb: 1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat 2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar 3. Hilang/ tidaknya terolahnya sebagian data 4. Pemeriksaan / pencatatan data yang salah 5. Dokumen induk yang salah

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal : kesalahan program ) 7. Kesalahan yang dilkukan secara sengaja Penyebab kesalahan tsb dapat diatasi dgn cara sbb: • Kontrol system untuk menemukan kesalahan • Pemeriksaan internal dan eksternal • Penambahan batas ketelitian data • Instruksi- instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan- kesalahan yang mungkin terjadi

Atribut Informasi Yang Berkualitas: 1. Dimensi Waktu: • Ketepatan waktu : Informasi harus disajikan ketika diperlukan • Kondisi keberadaan : Informasi harus terbaru (up-to-date) ketika disajikan • Frekwensi : Informasi harus disajikan setiap kali Informasi tersebut diperlukan. • Periode Waktu : dapat disajikan tentang masa lampau, masa kini, dan periode waktu masa yang akan datang. 2 Dimensi Isi (content): • Ketelitian : Informasi harus bebas dari kesalahan • Keterkaitan : Informasi harus dihubungkan dengan kebutuhan dari penerima informasi yang spesifik dalam suatu situasi yang spesifik pula. • Kelengkapan : Harus bisa menyajikan semua informasi yang diperlukan. • Kepadatan : Hanya menyajikan informasi yang diperlukan saja • Lingkup Informasi Ruang lingkupnya luas atau sempit, fokus kepada informasi eksternal atau internal

• Kinerja/Performance : Informasi dapat mengungkapkan kinerja dengan mengukur penyelesaian aktivitas , kemajuan yang dicapai , atau sumber daya yang terkumpulkan. 3. Dimensi Bentuk(Format): • Kejelasan : Informasi harus disajikan dalam bentuk atau format yang mudah untuk difahami • Detil/rincian : Informasi dapat disajikan secara detil/rinci atau dalam format ringkasan • Order : Informasi dapat diatur dalam suatu urutan tertentu. • Presentasi : Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk narasi, angka, gambar/grafis, atau bentuk lain • Media : Informasi dapat disajikan dalam wujud catatan dokumen atau kertas yang tercetak, tayangan video, atau media lainnya.

ELEMEN DATA LOGIS • Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana data dan informasi disimpan dalam suatu cara yang terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam kategori berikut: • Field adalah sekelompok karakter yang menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal, atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang adalah merupakan suatu field. • Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar nilai mahasiwa : nama, nim, nilai, Mata kuliah • File adalah suatu kumpulan dari record yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar nilai berisi record nilai untuk semua mahasiswa suatu PT. • Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari file yang saling berhubungan. • Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan karyawan.

Hirarkhi Database sistems Database File Record Data Agregat Data item/field Byte Bit

• Bit – – • sistem biner 0 & 1 dasar komunikasi atr manusia (bhs manusia) & mesin (bhs mesin) Byte – – – bag terkecil yg dialamatkan dlm memori sekumpulan bit yg scr konvensional terdiri dari kombinasi 8 bit yg menyatakan 1 karakter dlm memori 1 byte = 1 karakter

• Field / atribut / data item – unit terkecil yg disebut data – sekumpulan byte yg mpy makna – Jenis • Fixed length field – memiliki ukr yg tetap hrs disediakan ukr terbesar • Variable length field – memiliki ukr berbeda hemat, pemrog rumit

• Data agregate – sekumpulan field / atribut / data item dgn ciri ttt & diberi nama – Contoh: • Tempat-Tanggal. Lahir – Tempat lahir Char – Tanggal lahir Date

• Record – sekumpulan field / atribut / data item yg saling berhub thd obyek ttt – Jenis • Fixed length record – semua field dlm record memiliki ukr yg tetap – Contoh: linked list dgn array • Variable length record – field-field dlm record dpt memiliki ukr berbeda – metode penandaan: end of record marker, indikator pjg, & tabel posisi record

• File – sekumpulan record sejenis scr relasi yg tersimpan dlm memory sekunder • Basis data – sekumpulan dr bermacam 2 tipe record yg memiliki hub antar record & rinci data thd obyek ttt

FAKTA KEG: -pelaporan -Komonikasi -transaksi dll Direkam/catat DATA disimpan ARSIP OTENTIK disimpan diproses INFORMASI KOMPUTER keluaran

Siklus Pengolahan Data n Sama dgn model umum sistem n n n Input Processing Output INPUT PROSES OUTPUT

n Siklus Pengolahan Data Yg Diperluas ORIGINATI ON INPUT PROCES SING Memory OUTPUT DISTRIBUTI ON

n Origination n n Proses pengumpulan data yang berupa proses pencatatan data ke dokumen dasar Distribution n Proses dari distribusi output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi

n Pertimbangan metode pengolahan data n Volume data Kompleksitas Batasan waktu n Tuntutan perhitungan n n

Pengolahan Data (data processing • Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan • Unsur- unsur pengolahan data meliputi: 1. Pengumumpulan data (data capturing) 2. Pembacaan (reading) 3. Pemeriksaan (verifying) 4. Perekaman(recording) 5. Penggolongan (classifying) 6. Pengurutan (sorting) 7. Pengurutan (sorting) 8. Peringkasan (summarizing) 9. Perhitungan (calculating)

10. Perbangdingan (comparing) 11. Pemindahan (transmiting) 13. Penampilan kembali (retriving) 14. Penggandaan (reproducing) 15. Penyebarluasan (distribution) Pengolahan data : 1. Sentralisasi 2. Desentralisasi 3. Terdistribusi

• Dalam sistem pengolahan data tersentralisasi, operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yang sering disebut bagian pengolahan data elektronik (Elektronic Data Processing/ EDP), . atau dapat juga dilakukan oleh: 1. Suatu biro jasa yang terpisah di luar organisasi dan memberikan bermacam- macam pelayanan pengolahan data. 2. Fasilitas- fasilitas pembagian waktu bersama (timesharing) yang dibeli/ disewa dari suatu perusahaan.

• Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam struktur organisasi mempunyai faktor pendukung antara lain : 1. Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan personalia 2. Penghematan karena meniadakan pengembangan sistem yang ganda 3. Manfaat karena standarisasi 4. Manfaat karena sistem yang seragam

• Dalam sistem pengolahan data terdesentralisasi, kegiatan- kegiatan pengolahan data dilakukan dalam bidang organisasi fungsional otonom/ yang merupakan sub-organisasi. Contoh- contoh fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonom adalah akuntansi, keuangan, personalia, riset dan pengembangan (Research and Development), dan lain- lain.

• Faktor- faktor yang mendukung desentralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi antara lain adalah : 1. Pelayanan yang makin baik karena kepekaan terhadap kondisi lokasi 2. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen 3. Kelangkaan kesamaan di antara fungsi diantara unit- unit organisasi yang mempersulit adanya standarisasi sistem

• Dalam sistem pengolahan data terdistribusi data- data yang akan diolah disebar ke bagian, namun bagian- bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara logic dan diawasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.

• Keuntungan- keuntungan dalam penolahan data terdistribusi antara lain adalah : 1. Dapat memenimalkan biaya- biaya 2. Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data- data 3. Pengontrolan pada data- data kritis secara lebih cermat 4. Kemampuan back up data yang efektif

• Pengetahuan – Tda informasi yg sdh diorganisasikan & diproses u/ memperoleh/ pemahaman, pengalaman, pembelajaran yg terakumulasi, shg dp diaplikasikan dl masalah a/ proses bisnis ttt – Informasi yg diproses u/ mengekstrak implikasi kritis & merefleksikan pengalaman masa lampau, menyediakan pengetahuan yg terorganisasi dg nilai yg tinggi u/ pemakai

Siklus Hidup Informasi Manajer Manual SI Elektromekan ik Elektronik Database Pelaksana

Manajemen • Proses/fungsi manajemen – Perencanaan – Pengendalian • • • Pengorganisasian Penggerakan Koordinasi – Pengambilan keputusan

• Tktan kegiatan manajemen – Perencanaan strategis – Perencanaan taktis & pengendalian manajemen – Perencanaan & pengendalian operasional

• Fungsi organisatoris – Keuangan & akuntansi • belanja, anggaran, akt keuangan-beaya, etc – HRD • Rekrutmen, karir, gaji, pensiun, etc – Logistik • pembelian, persediaan, distribusi, etc – Produksi • kegiatan produksi, produk keteknikan, etc – Pemasaran • riset pasar, periklanan, promosi, penjualan, etc – Etc

Level manajemen Strategic planning level Management Control Level Operational Control Level Keuangan HRD Logistik Produksi Fungsi Organisatoris Pemasaran

• Kebutuhan informasi u/ kegiatan manajemen – tgt pd faktor 1. Fungsi operasional 2. Kegiatan manajemen 3. Pembuatan keputusan

• Perbedaan kebutuhan informasi terletak pd – isi • Isi informasi u/ stp fungsi operasional tgt pd fungsi • Contoh: – isi informasi u/ pemasaran <> isi informasi u/ personalia – ciri informasi yg dibutuhkan • Ciri informasi yg dibutuhkan tgt pd tk kegiatan manajemen • Informasi u/: top management<>middle management<>lower management

Kebutuhan informasi menurut kategori keputusan Perencanaan & pengendalian operasional Perencanaan taktis & pengendalian manajemen Perencanaan strategis Sumber Sebagian besar internal Eksternal Luasnya Sangat jelas, sempit Sangat luas Sangat terinci Agregat Horison waktu Historis Masa depan Keadaan waktu Sangat baru Agak lama Tinggi Rendah Sangat tinggi Jarang Ciri Informasi Tingkat agregasi Kecermatan Frek. pemakaian Sumber: Gordon B. Davis, 1987

Perbedaan jenis keputusan pd tk kegiatan manajemen Tingkat Catatan Perencanaan strategis Penetapan tujuan, definisi sasaran, kebijakan, pedoman umum, yg mengarahkan alur u/ org Misal: bidang usaha, strategi pasar. Perencanaan taktis & pengendalian manajemen Perolehan sumber daya, taktik perolehan, lokasi, produk baru, pemakaian anggaran, laporan perbedaan (variance) Perencanaan & pengendalian operasional Pendayagunaan fasilitas & SD yg ada u/ menyelenggarakan kegiatan Sumber: Gordon B. Davis, 1987

Karakteristik kebutuhan informasi Sumber: David Wilson, 1993

Definisi Sistem Informasi • • sekumpulan subsistem yg slg berhub berkumpul ber-sm 2 & membentuk 1 kesatuan slg berinteraksi & bekerjasama atr bag 1 & yg lain, dg cara 2 ttt u/ melakukan fungsi pengolahan data – – • • menerima I berupa data 2 Processing menghasilkan O berupa informasi sbg dsr pengambilan keputusan yg berguna & mpy nilai nyata yg dp dirasakan akibatnya (lgs/tdk lgs) mendukung kegiatan operasional, manajerial, & strategis dg memanfaatkan berbagai SD yg ada & tersedia bg fungsi tsb guna mencapai tujuan

Kegiatan manajerial Titik berat perhat manaj puncak 1. perenc stratg & jangka panjang 2. analisis alterntif&alokasi Sumber daya 3. Perumusan kebijak 4. review&evaluasi kseluruhan 5. maslah 2 kritis 6. kepemimpinan & kegiatan seremonial Manj puncak Manaj /lap tengah Manaj/lini bawah Lapisan manajemen 1. 2. 3. 4. Penyeliaan langsung Review rinci keg Pengendalian operasi Menyelesaikan mash personal Titik berat perhatian pd lap manj bwh

Orientasi waktu&informasi manaj Orientasi Waktu ke Masa depan Manaj puncak Manaj Madya/tengah Orientasi Waktu ke Masa kini& lampau Manaj bawah organisasi Orientasi waktu

Jenis keputusan & kebutuhan informasi Lapisan atas Lapisan tengah Titik perhat manaj Puncak: 1. Tdk berulang 2. Tak terstruktur 3. Kep tdk dpt di perkirakan 4. Informasi belum tersedia 1. Berulang 2. Terstruktur 3. Informasinya biasanya telah tersedia Lapisan bawah Struktur organisasi Jenis keputusan yg dibuat

Jenis – jenis informasi yg diperlukan Manajer puncak Manajer madya 1. rutin, sangat ringkas gabungan dr berba gai transaksi 2. Lap ringkas rutin 1. Perkiraan ke 1. Informa depan si rinci 2. Informasi non faktual 2. Lap perke cualian Manajer muda Struktur organisasi Informasi yang diperlukan