Auswahl von Content Management Systemen Voraussetzungen Vorgehensweise Erfolgsfaktoren

Auswahl von Content Management Systemen Voraussetzungen, Vorgehensweise, Erfolgsfaktoren © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 1

Kurze Vorstellung § Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung § 1995 gegründet § Auf die Verlagsbranche und Neue Medien spezialisierte Unternehmensberatung § Dienstleistungen: • • Consulting Weiterbildung Mergers & Acquisitions Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 2

Projektbeispiele § Begleitung bei der Umsetzung von • (medienneutralem) Content Management • Web Content Management • Media Asset Management (Bild- und Produktionsdatenbank) § Internet-Strategien für Fachverlage § Durchführung von Inhouseseminaren zum Thema Content Management in Fachverlagen § Marktuntersuchung E-Learning © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 3

Alles ist Content Ist alles Content? © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 4

Content - das Wunderwort § Der Begriff „Content“ hat seinen Siegeszug angetreten. Mittlerweile können nahezu alle in einem Unternehmen vorhandnen Informationen als Content bezeichnet werden. § Entsprechend umfasst Content Management mittlerweile digitale Verwaltung von sämtlichen Inhalten. § „Enterprise Content Management“ ist das Zauberwort. © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 5

Content-Management als Wertschöpfung § Doch Achtung: Es gibt keinen Content, sondern nur Inhalte. § Inhalte sind wertvoll, sie entstehen aus intellektueller Arbeit. § Content Management bedeutet: • Inhalte schnell zu finden, erzeugen, publizieren und archivieren. • Den Mitarbeitern ermöglichen, Inhalte noch effizienter aufzubereiten und noch wertvoller machen zu können. § Content Management ist Wertschöpfung, u. a. durch: • • • Konsistenz von Inhalten Mehrmediale Mehrfachverwertung von Inhalte Aktualität von Informationen Multi-Channel-Publishing Personalisierung von Inhalten anhand von Userprofilen für Publishing und Marketing © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 6

Content-Management § Die Einführung von Content Management ist also keine rein technische Fragestellung. Übergeordnete Zielsetzungen können sein: • • • Erhöhung der Arbeitseffizienz Einsparungen durch Prozess-Automatisierung Erhöhung der Datenkonsistenz Erhöhung der Wertschöpfung durch neue Produkte Ermöglichung von Langzeitarchivierung § Diese grundsätzlichen Zielsetzungen sollten in keinem Projekt durch technische Machbarkeitsversprechen verdrängt werden! © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 7

Content-Management ist vielfältig § Inhaltsorientiertes CM: Medien, Technische Dokumentation, Marketingkommunikation § Datenorientiertes CM: Produktdaten, E-Commerce § Publishingorientiertes CM: Aufbereitung für unterschiedliche Publishingformen und –kanäle § Exchangeorientiertes CM: Content-Austausch § Prozessorientiertes CM: Geschäftsprozesse, Workflow § Archivierungsorientiertes CM: Konsistente Datenhaltung, zukunftssichere Archivierung © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 8

Vorgehensweise Ein paar Vorüberlegungen © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 9

Content Management Visionen / Ziele Märkte / Zielgruppen Finanzieller Rahmen Content Management Produkte / Dienstleistungen IT-Infrastruktur Mitarbeiter Geschäftsprozesse / Organisation © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 10

Die richtige Lösung finden § Grundsätzlich: Firmen suchen keine Software, sondern eine Lösung für definierte Anforderungen! § Was die Lösungssuche so schwierig macht: • Die verschiedenen Softwaresysteme werden ständig erweitert und wachsen zu einem Markt zusammen. Die Unterschiede sind immer schwerer zu erkennen. • Die Anbieter versprechen z. T. zu viel (Beispiel XML). • Der Markt der CMS-Anbieter ist noch immer nicht konsolidiert. • Die Anforderungen werden oft nicht genau definiert. • Interne Unstimmigkeiten und starre Vorgaben verhindern ein objektives Auswahlverfahren. © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 11

Auswahlprozess: Je nach Zweck § Web CMS: • Inhalte im Internet / Intranet verwalten • Inhalte im Web in unterschiedlichen Layouts darstellen § Print CMS • Inhalte und Layout für Printprodukte § Media Asset System • Verwaltung von Bildern, Audio, Video Die Systeme wachsen zwar zusammen, dennoch hat jedes seine Herkunft und damit Stärke! § Integriertes CMS • Inhalte werden „ausgabeneutral“ erfasst und archiviert • Speicherformat ist meistens Datenbank oder XML § Enterprise CMS • Integration der unternehmensrelevanten Informationen © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 12

Der CMS-Markt ist intransparent Ergebnis der Umfrage (seit dem 04. 03. 2002): Ist der CMS-Markt ausreichend transparent? 19 10, 3% 51 27, 7% 52 28, 3% 62 33, 7% 184 100, 0% guter Überblick viel Recherche Preise intransparent Überblick unmöglich Stimmen: Quelle: Online-Befragung auf www. cmforum. de © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 13

Content Management im Interessengeflecht § Kaum ein Unternehmen startet heute bei null, d. h. hat kein CMS im Einsatz. In den meisten Firmen existiert ein Nebeneinander von verschiedenen Systemen und Lösungen. § In vielen Unternehmen sind deshalb „objektive“ Entscheidungen unmöglich, es müssen Kompromisse eingegangen werden. § Es muss ein Projekt aufgesetzt werden, dass zu einem großen Teil mit internen Rahmenbedingungen (und Widerständen) beschäftigt sein wird. § Es ist zu prüfen, ob eine Konsolidierung Verbesserungen bringt. © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 14

Das Projekt Schrittweise zur richtigen Entscheidung © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 15

Projektphase 1: Projektstart § Welche Rahmenbedingungen sind gegeben? • • • Zeitlicher Rahmen Finanzieller Rahmen (Budget) Technische Vorgaben Manpower-Rahmen Kompetenz-Rahmen / Entscheidungsprozesse § Wie sieht das Projektteam aus? • Projektleitung • Mitglieder • Steuergruppe © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 16

Projektphase 1: Projektstart § Unternehmensziele • Welche Rolle spielt Content Management für die Erreichung der Unternehmensziele? § Projektziele • Welche Ziele in Richtung Kunden werden verfolgt? • Welche internen Ziele werden verfolgt? • Welche Businesscases sollen abgebildet werden? - Publishing - Marketing - Automatisierung © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 17

Projektphase 1: Projektstart § Zum Abschluss des Projektstarts wird ein Projektplan erstellt. Wichtigste Elemente sind: • • • Projektziele Projektbeteiligte Umsetzung der Rahmenbedingungen Meilensteine und Zeitplan Steuerungsgremium / Krisenmanagement © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 18

Projektphase 1: Projektstart Beispiele für Projektziele § Ausgabe: • Crossmediales Publishing • Automatisierter XML-Export § Web: • Integration in Backend-Systeme • Integration in E-Commerce-System • Schnelles Aufsetzen von Webseiten © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 19

Projektphase 2: Analyse § Inhalte / Contents • • Welche Inhalte sollen gemanagt werden? Welche zukünftigen Verwendungen sind geplant? Welche Inhalte liegen in welcher Form vor? Wie müssen die Inhalte strukturiert und aufbereitet werden (z. B. Metadaten)? • Welche Inhalte können wie beschafft werden (Schnittstellen)? § Workflow / Arbeitsabläufe / Geschäftsprozesse • Welche Workflows gibt es? • Wie müssen diese überarbeitet bzw. verändert werden? • Welche Verbesserungen gibt es, welche Verschlechterungen? © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 20

Projektphase 2: Analyse § Daten Management / IT • • Wie werden Inhalte aufbereitet? Wie werden Inhalte jetzt verwaltet und archiviert? Welche Datenformate sind wofür geeignet? Welche Vorgaben sind aus der IT zu erfüllen? § Mitarbeiter • • Welche Mitarbeiter und Abteilungen sind betroffen? Welche Veränderungen kommen auf die Mitarbeiter zu? Welche neuen Qualifikationen werden benötigt? Sind die Mitarbeiter auf die Veränderungen eingestellt (Beispiel: Redakteure, Lektoren) ð Abschluss: Feintuning des Projektplanes © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 21

Projektphase 3: Lösungsszenario § Auf Basis der Zielsetzungen und der Analyse wird mindestens ein Umsetzungsszenario entwickelt. § Daraus entsteht der möglichst umfassende Anforderungskatalog, der wiederum als Basis für eine Ausschreibung dient. Die Ausschreibung sollte wegen der besseren Vergleichbarkeit eine Tabelle mit den zentralen Punkten enthalten (vorhanden, nicht vorhanden). Es können auch Beispielobjekte (wie z. B. Daten, Printprodukte) beigefügt werden. Kernfrage: Wie groß ist der Spielraum für Lösungsvorschläge? § Auf dieser Grundlage wird entschieden, ob und welche externen Dienstleister die Ausschreibung erhalten. Empfehlung: Verschiedene Dienstleister-Kategorien einbeziehen! © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 22

Exkurs: Potentielle Dienstleister Die Ausschreibung kann auch nach Teilgebieten erfolgen Beispiel Cross Media System: § CMS-Hersteller § IT-Unternehmen / CMS-Integrator § Multimedia-Agentur § Strukturentwickler (DTD-Entwickler) § Content-Strukturierer (auf Basis einer bestehenden Struktur) § Satzbetrieb (Erfassung / Konvertierung mit DTPSystem wie 3 B 2, Power. Publisher, Framemaker) © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 23

Projektphase 3: Lösungsszenario § Bewertung der Angebote: • • Briefing verstanden? Aussagekräftiges Angebot, das auf Ihre Fragen eingeht? Überzeugendes Lösungsszenario mit „eigenen“ Gedanken? Ausführliche technische Beschreibung (Whitepaper) vorhanden? Gibt es Bewertungen dazu von Dritten (z. B. Gartner)? Realistischer Zeitplan? Professionelles Projektmanagement-Konzept? Referenzprojekte und Kunden? Preis/Leistung (zu den Kostenblöcken später mehr)? - Transparent und nachvollziehbar? - Klare Lizenzpolitik? - Folgekosten? © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 24

Projektphase 3: Lösungsszenario § Bewertung der Angebote: • Firmenbewertung § § Auswahl der vier bis sechs besten Firmen. Nähere Beschäftigung, Vorgespräche Einladung zur Präsentation Intensive Endauswahl: • Testinstallation • Referenzkundenbefragung § Entscheidungsvorlage © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 25

Projektphase 3: Umsetzung § Projektstart (wie Gesamtprojekt) • Erstellung eines Projektplanes mit Dienstleister/n • Installation von Steuerungsgremium und Krisenmanagement • Option: Definition eines Pilotprojektes, eventuell mit Doppelstrategie (Sicherheitslösung parallel) § Entwicklung des Pflichtenheftes § Projektcontrolling • Fortschrittskontrolle / Meilensteine / Dokumentation! • Budgetkontrolle © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 26

Projektphase 3: Umsetzung § Testbetrieb • Dummies: Screendesign, Eingabemasken • Funktionstests: Funktioniert alles? • Betatest: Endtest der Lösung § Schulungen § Livebetrieb: Day of no return! § Projektabschluss • Erfolgskontrolle • Lessons Learned § Überführung des Projektes in die täglichen Geschäftsabläufe © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 27

Kosten der Einführung § Erstellung des Konzeptes § Software • • CMS-Software Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc. Testinstallation Customizing - Anpassung - Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen) • • • Installation Schulung Wartungsverträge / Troubleshooting Zukünftige Module ASP-Betrieb: Mietkosten © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 28

Kosten der Einführung § Kreative Dienstleistung • Screendesign • Navigationsdesign § Hardware • Server • Datensicherung • Langzeitarchivierung § Leitungen • Leistungsfähige Internetanbindung • Gestiegener Traffic bei Website-Relaunch © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 29

Erfolgsfaktoren § Gute Projektplanung § „Content-Bewusstsein“ bei allen Beteiligten § Evolutionäre Umstellung der Organisation, von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen § Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) § Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung § Realistisches Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung § Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln § Integration in Unternehmensziele und –strategie § Rückhalt der Geschäftsführung § Frustrationstoleranz und Kompromissbereitschaft © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 30

Einbindung in die Gesamtstrategie § Heute liegt die Herausforderung in der Integration aller strategischen Maßnahmen: • • • Inhalte / Content Management Marketing / Online-Marketing Verkauf / E-Commerce Callcenter / Internet Direktmarketing / E-Mailing § Diese Integration ist eines der schwierigsten und aufwendigsten Projekte © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 31

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ehrhardt F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H BDU Behringstraße 28 a 22765 Hamburg Telefon: 040/3986620 Fax: 040/39866232 Internet: www. hspartner. de E-Mail: ehrhardt. heinold@hspartner. de © E. F. Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung Gmb. H 2003 Chart 32