Kritische Erfolgsfaktoren in SAPProjekten Referent Dr Gabriel Dohmen

Kritische Erfolgsfaktoren in SAP-Projekten Referent: Dr. Gabriel Dohmen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 1

Die 5 Phasen eines IT-Projektes n 1. Begeisterung n 2. Ernüchterung n 3. Panik n 4. Suche nach dem Schuldigen n 5. Bestrafung der Unschuldigen n 6. Auszeichnung der Nicht-Beteiligten Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen In unserem SAPProjekt nicht!!! 2

Grundregeln des Erfolges 30 % Auswahl des richtigen Systems (Software + Hardware) “Die richtigen Werkzeuge” 30 % ausreichende und qualifizierte Schulung zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Reihenfolge “Die richtigen Werkzeuge richtig nutzen können” Der Mensch 40 % das, was ein Unternehmen aus seinem System macht “Die richtigen Werkzeuge auch für die richtigen Aufgaben einsetzen” Effektives Projektmanagement bei der Einführung Effektive Organisation aller Tätigkeiten Der Mensch Geschätzte Erfahrungswerte aus 10 Jahren SAP-Projektgeschäft Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 3

Zusammenspiel im SAP-Projekt Der Mensch (1) Projektorganisation (2) System+Technik (Software/Hardware) SAPProjekt: (5) Projektarbeit Der Mensch (4) Anwender (3) Betriebswirtschaftl. Abläufe Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen Der Mensch 4

Einführungsstrategie (Zeitplan) 1 2 3 4 Proj. Analyse/ Realisierg Vorb. Bluepr. Template Training Projektteam Stufe II-n Vorbereitung Echtbetrieb Training Anwender Training Key-User Stabilisierungsphase Stufe I Roll Out prod. Einheiten Roll Out Vertriebsstandorte Go Live Support Optimierungs. Workshops Datenmigration Live Support / Stabilisierung Datenlogik, Datenbereinigung Projektmanagement, Integrationsmanagement, Qualitätssicherung Zusätzliche Lösungen Start Mon. 2 Mon. 11 Mon. 14 Mon. 20 Mon. 36 Mon. 21 Echtbetrieb Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 5 5

Kritische Erfolgsfaktoren 1. Projektorganisation Der Mensch Zusammensetzung eines SAP-Projektteams, Projektplan, Organigramm, Projektablauf, Reporting, Kommunikation 2. System und Technik Hardware, Schnittstellen, Berechtigungen, Administration 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte Definition der Geschäftsprozesse, Customizing 4. Anwender Der Mensch Akzeptanz und Change-Management, Schulung, Coaching am Arbeitsplatz 5. Projektarbeit Der Mensch Kritische Punkte im SAP-Projekt, Eskalation, Messgrößen, Dokumentation, Akzeptanz / Change-Management Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 6

Kritische Erfolgsfaktoren 1. Projektorganisation 2. System und Technik - Dimension der Hardware - Schnittstellen - Altdatenübernahme - Schnittstellen zu Fremdsystemen - Überwachungsmechanismen - Berechtigungswesen - Systemadministrator - Transportwesen - Individualprogrammierung - Login-Passwortvergabe 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte 4. Anwender 5. Projektarbeit Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 7

Kritische Erfolgsfaktoren 1. Projektorganisation 2. System und Technik 3. Betriebswirtschaftliche Aspekte Branchenkenntnisse ERP-Projekt ist kein IT-Vorhaben Business Process Reengineering Datenbereinigung Customizing - Organisationsstrukturen - Materialarten - Kontenplan / Spezielle Ledger - Kontenfindung - Schnittstellen zwischen Modulen, z. B. Kreditoren u. v. a. m. 4. Anwender 5. Projektarbeit Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 8

Meilensteinkonzept 5 Go. Live / Echtbetrieb & Support 4 Vorbereitung des Echtbetries 3 Realisierung 2 Analyse / Blueprint 1 Projektvorbereitung / Zieldefinition Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 10

Projektorganisation Organigramm A. Lenkungsausschuss B. Projektteam/ Projektgruppe C 1. Fachgruppe 1 Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen C 2. Fachgruppe 2 11 C 3. Fachgruppe n

Projektorganisation n Zusammensetzung Lenkungsausschuss - Geschäftsführung Auftraggeber - Projektleiter Auftraggeber - Geschäftsführung Auftragnehmer - Projektleiter Auftragnehmer Zusammensetzung Projektteam/Projektgruppe - Projektleiter Auftraggeber - Fachgruppenverantwortliche aller projektrelevanten Funktionsbereiche Auftraggeber (modulverantwortlich/prozessverantwortlich) - Projektleiter Auftragnehmer - Modulverantwortliche/Prozessverantwortliche Auftragnehmer Zusammensetzung Fachgruppen - Mitarbeiter mit entsprechendem Fachwissen des Funktionsbereiches Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 12

A. Lenkungsauschuss Zusammensetzung: Geschäftsführung und Projektleiter Verantwortung und Aufgaben: – Zentrales strategisches Projektgremium – Zieldefinition – Zur-Verfügungstellung von Ressourcen – „Rückendeckung“ für das Projekt – Entscheidungen fällen – Vermeidung von Konflikten im Vorfeld – Akzeptanz im Unternehmen schaffen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 13

B. Projektgruppe/Projektteam Zusammensetzung: Projektleiter, Prozessverantwortliche, Modulverantwortliche Verantwortung und Aufgaben: – Zentrales operatives Projektgremium – Definition der Lösungsausprägung (prozessorientiert) – Teilverantwortung für Umsetzung der Systemkonfiguration (je Modul/je Prozess) – Information des Lenkungsausschusses – Entscheidungen für den Lenkungsausschuss vorbereiten – Entscheidungen des Lenkungsausschusses umsetzen – Definition der Vorgaben für die Fachgruppen – Zyklische Besprechungen mit Protokollen, Statusberichten und Ergebniskontrollen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 14

C. Fachgruppen Verantwortung und Aufgaben: – Umsetzung der Vorgaben der Projektgruppe – Information der Projektgruppe über Besonderheiten innerhalb der Fachgruppe – Weitergabe von Informationen innerhalb der Fachgruppe Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 15

Rolle: Projektleiter Aufgaben und Pflichten: – Vertragsanalyse / Vertragsmanagement – Projektplanung / -organisation – Überwachung des Projektfortschritts und der Kosten – Berichtswesen – Pflege eines Projektordners/Projektdokumentation – Periodische Unterrichtung des Managements bei der Abweichung von Terminen und Kosten – Abnahme und Abrechnung der vereinbarten Leistungen – Customizingverantwortung – Qualitätssicherungsmaßnahmen – Personalverantwortung – Eskalationsebene Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 16

Rolle: Projektteam-Mitarbeiter / Keyuser Ideale Projektteam-Mitarbeiter / Ideale Keyuser… n n …müssen umfassende Kenntnisse über Geschäftsprozesse und Aufgaben der Fachabteilung besitzen, die sie repräsentieren. …sind in der Lage, die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen im Projekt zu vertreten, Probleme frühzeitig zu erkennen, zu formulieren und Lösungsansätze zu finden. …besitzen In ihrer Fachabteilung ein hohes Maß an Akzeptanz. herausragendes Engagement, und hohe Belastbarkeit. Darüber hinaus: Abstraktionsvermögen, Diplomatie, Organisationstalent und ein sicheres Auftreten gegenüber den Endanwendern. Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 17

Kritischer Erfolgsfaktor: „Der Mensch“ n KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeitern n KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der Entscheider n KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-Management n KEF Nr. 4: Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Kompetenzen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 18

KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeitern Soll: n Entwicklung eines zentralen Templates, Roll-Out in die dezentralen Einheiten n Kurze Projektlaufzeiten n Einhaltung des Zeitplans n Effektive, zielorientierte Umsetzung Ist: n Oft fehlen die personellen Ressourcen, alles zentral zu realisieren. Daher geschieht vieles dezentral. Folge: Viele dezentrale Lösungen statt einer zentralen n Zu viele Projekte werden gleichzeitig begonnen. n Aus dem Einzelprojekt ist der „drive“ heraus. n Das Ziel wird aus den Augen verloren Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 19

KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeitern Maßnahmen: n n Den Anwendern Gesamtbauplan der SAP-Lösung frühzeitig erläutern Gründe erläutern, warum nicht jede dezentrale Einheit eine individuelle Lösungen erhält Steuerung „von oben“: Ein klares und kommuniziertes Commitment der Unternehmensführung ist die Voraussetzung für die Motivation aller am Projekt Beteiligten. Freistellung der Projektmitarbeiter und „Rücken freihalten“ durch die Unternehmensführung n Marketing und Change-Management „von oben“ n Kräfte bündeln: n Priorisierung vornehmen und verabschieden Bei Ressourcenknappheit: Halb so viele Projekte effizient zu einem erfolgreichen Ziel bringen. Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 20

Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der Entscheider KEF Nr. 2: Soll: n n Kompetente Entscheider müssen die richtigen Entscheidungen fällen Erfahrene und kompetente Projektleiter und Projektmitarbeiter sind für eine zielgerichtete, zeit- und kostensparende SAPEinführung unabdingbar Ist: n n n SAP-Ausbildung des Projektteams und der Entscheider kommt oft zu kurz Falsche Entscheidungen führen zu Mehraufwand, Zeitverzug und Stress im Projekt Planung und Umsetzung eigener Prozesse nicht zielgerichtet, nicht optimal (Das merkt man oft erst nach dem Produktivstart) Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 21

KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der Entscheider Maßnahmen: n Alle Ebenen müssen für ihre Aufgaben im Projekt rechtzeitig und zielgerichtet ausgebildet werden. n Management-Workshops n Prozessorientierte Projektteam-Ausbildung n Vertiefung und Spezialisierung für kleine Gruppen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 22

KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-Management Soll: n n Zum Stichtag des „Produktivstartes“ sollen alle Mitarbeiter zügig, fehlerfrei und ohne innere Ablehnung mit SAP arbeiten Wandel „in den Köpfen“ vorbereiten Ist: n Häufig wird die SAP-Einführung von einem geschlossenen Projektteam umgesetzt. Nach außen dringt nicht viel heraus n Unter den Mitarbeitern brodelt die Gerüchteküche n Angst vor Stellenabbau macht sich breit Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 23

KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-Management Maßnahmen: n n Projektarbeit im Sinne des Change-Managements transparent nach Außen darstellen. Die Mitarbeiter müssen mit ins Boot geholt werden: Sie müssen wiederholt über die geplanten und bereits realisierten Projektschritte informiert werden. Voraussetzung: Es muss etwas geben, was dargestellt wird. Keine Märchen verkaufen Konkret: Projektzeitschrift, Rundmails, Infoveranstaltungen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 24

Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Kompetenzen KEF Nr. 4: Soll: n n n Klare Entscheidungswege und Kompetenzen erforderlich Im Projekt: Neue Hierarchien: Modul- und Prozessverantwortliche besitzen partielle und zeitlich begrenzte Kompetenz Entscheidungskompetenz bei „Ausschreibungen“ liegt in Hand der Projektleitung Ist: n Projektkultur ist oft nicht ausgeprägt n Kompetenzen sind nicht in gewünschtem Maß vorhanden n Personen in der Linie stehen auf dem Standpunkt, sich vom Projektteam nicht sagen lassen zu müssen (Teil)Projektleiter besitzen keine direkte Kompetenz, nur über einen hierarchisch vorgesetzten des Linienmitarbeiters Die Kompetenz besteht auch nicht bzgl. Entscheidungen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 25

KEF Nr. 4: Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Kompetenzen Maßnahmen: n n Die Projektleiter, Modul- und Prozessverantwortliche erhalten partielle und zeitlich begrenzte Weisungsbefugnis. Dies wird auch von den Entscheidern an die Mitarbeiter kommuniziert. Entscheidungskompetenz - auch bei „Ausschreibungen“ - in Hand der Projektleitung mit Unterstützung durch „Fachleute“ mit definiertem Kostenrahmen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 26

Fazit Zentralaussagen Aachener PPS-Tage (04. -05. 06. 2003) § Organisatorische Rahmenbedingungen u Das Top-Management muss Veränderungsprozesse aktiv mittragen u Klare Projektorganisation mit eindeutiger Zuordnung der Verantwortung notwendig u Sicherstellung von ausreichenden Ressourcen u Aktive Informationspolitik trägt entscheidend zur Motivation bei § Inhaltliche Aspekte u Prozesse haben höhere Bedeutung als Funktionen u Fachbereichsübergreifende Teamarbeit fördert Erfolge u Standardsoftware ausreichend auf Funktionalität prüfen Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 27

Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 28