Atelier dEchange IST Agropolis 3042007 De la Veille

Atelier d’Echange IST – Agropolis – 3/04/2007 De la Veille à la Gestion des Connaissances Un Service de Veille Collective pour des Unités Mixtes de Recherche en Sciences Sociales : Partage d’Expérience et Perspectives Marie-Gabrielle Bodart et Caroline Falize

UMR et Veille Collective Les Acteurs §Les UMR LAMETA : Laboratoire Montpelliérain d’économie théorique et appliquée (INRA, Agro-M, UM 1, CNRS, CEMAGREF) – 40 membres è MOISA : Marchés, Organisations, Institutions et Stratégies d’acteurs (INRA, Agro-M, CIRAD, IAMM, IRD) – 90 membres è §Le centre de documentation è Bibliothèque ancienne è Spécialisé en économie et sociologie rurale è Au service des deux UMR è Une équipe de 5 personnes http: //www. montpellier. inra. fr/bartoli/ Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective La Commande §Les missions è Participer à la dynamique des équipes Favoriser l’interactivité recherche / enseignement è documentation / Satisfaire les besoins en information dans les UMR è è Proposer des services à valeur ajoutée §La commande prioritaire Un service de veille en étroite collaboration avec les scientifiques è Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Plan de la Présentation §Analyse des besoins §Objectifs §Méthodologie §Résultats quantitatifs §Interactivité et dynamique collective §Perception du métier des documentalistes §Conclusion : gestion des connaissances et évolution du service Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Analyse des besoins §Spécification des besoins è Validation de la commande è Quel type de veille ? §Analyse Réalisation d’une enquête auprès de tous les scientifiques (54 participants) è è Outil d’analyse : Sphynx Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Analyse des besoins §Résultats è 70% des scientifiques disent assurer leur veille 85% souhaitent la prise en charge du service par les documentalistes, pour : è è une information brute : 14% è une information structurée : 56% è une information analysée : 30% Parmi les 85%, 78% favorables à un suivi collectif (organisation par groupe thématique ou équipe de recherche) è Veille collective = appui à la vocation de l’UMR qui privilégie les démarches collectives Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Objectifs §Rappel : concept de veille Activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial… pour anticiper les évolutions (Norme AFNOR 1998). è La veille (surveillance de l’environnement) est la mise en place formalisée et organisée d’un système d’information visant la collecte, le traitement et la diffusion de l’information concernant l’environnement de l’organisation et ceci de façon continue et dynamique (G. Chartron, INIST, 19 -21 juin, 2006). è Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Objectifs §Rappel : concept de veille La veille commence là où s’arrête la recherche documentaire Recherche documentaire Veille = = Bilan de l’existant à un temps donné Surveillance d’un sujet à partir d’un temps t = Rétrospectif Ponctuel = Prospectif Dans la durée Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Objectifs §Les enjeux è Repérer les partenaires et les concurrents Repérer l’émergence ou la disparition de sujets de recherche, è Positionner le sujet de recherche dans un contexte national et international, è =>Faire évoluer la stratégie scientifique au vu de la connaissance de ce contexte, è Produire de nouvelles connaissances, è Inciter à la publication. Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Méthodologie Il n’y a pas UNE méthode de veille. Il faut adapter la méthode : è à ses besoins è à son contexte Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Méthodologie §Formation des groupes de veille è Homogénéité thématique Pluridisciplinarité: documentalistes scientifiques è è + Motivation des membres §La rencontre du groupe Définition des sujets : questions prospectives et fédératrices è è Choix du type d’information è Choix du mode et de la fréquence de diffusion Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Méthodologie §Travail des documentalistes è è Préambule : è Repérage des sources è Extraction d’un premier corpus è Validation par les scientifiques Processus de veille: è Choix des outils è Mise en surveillance è Validation des résultats en binôme è Diffusion Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Méthodologie §Choix du mode de diffusion è è è Bulletins de veille è Périodicité : mensuelle è Format : page html Types d’information è Documents de travail è Rapports è Articles sous presse è Nouveaux ouvrages è Appels à publication (revue ou colloques) Nature de l’information è Texte intégral è Pérennité variable Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Méthodologie §Diversification des modes de diffusion è Bulletins è è è Conservé et complété par… Alertes è Type de document : articles publiés è Périodicité : diffusion immédiate è Format : type DSI (par e-mail) Site web è Type de document : annonces de conférences è Périodicité : hebdomadaire ou bi-hebdomadaire è Format : site web et alerte par mail Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Méthodologie §Travail des chercheurs : évaluation è Formelle : è Évaluation intermédiaire à chaque bulletin Évaluation collective en réunion : réajustement des besoins. è è Informelle : Discussions hors du cycle : recueil des impressions, émergence d’idées… è Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Méthodologie §Le cycle Choix du groupe Réunion Veille Évaluation complète + Évaluation Réunion Intermédiaire Cycle 1 Édition du bulletin Cycle 2 Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Quantitatifs §Les groupes N° du groupe Sujets surveillés Nombre de participants Nombre de destinataires Nombre total de bulletins 1 Comportement du consommateur 8 16 25 2 Stratégie de l’entreprise 7 26 12 3 Questions foncières 6 15 17 4 Coordination de la qualité dans la filière AA 7 23 30 5 Gestion de la biodiversité 8 16 33 6 Agriculture et environnement 9 11 11 45 107 128 TOTAL Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Quantitatifs §Évolution de l’interactivité Interactivité 2002 -Peu de réactivité Faible -1 réunion annuelle -Évaluation par des questionnaires -réajustement des sujets 1 fois par an -Bonne réactivité -Intégration des documentalistes dans les réunions d’équipes de recherches Forte! 2007 -Évaluation du bulletin en réunion -Réajustement des sujets au fur et à mesure. Années Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Quantitatifs §Les limites de l’interactivité Responsabilité de l’animateur scientifique du groupe qui doit : è Inciter et responsabiliser le groupe s’investir dans la dynamique de veille è è à Responsabilité des documentalistes qui doivent : è Interpeller les scientifiques Initier l’évaluation en réunion : réajustement des besoins. è Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Qualitatifs §Les conséquences positives de l’interactivité è è Place des documentalistes dans les équipes è Place institutionnalisée è Compréhension et suivi des sujets améliorés Relation des documentalistes avec les chercheurs è Compétences IST mieux identifiées Plus forte implication des scientifiques dans la vie de la doc. è è Place du collectif è Résultats du travail socialisés Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Qualitatifs §Impact sur le travail de recherche Récolter des informations complémentaires sur un sujet en cours è è Repérer de nouveaux sujets et tendances Positionner international è son sujet dans un contexte Proposer un article dans une revue ou une conférence è è Préparer ses cours Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Qualitatifs §Impact sur la dynamique collective Effet sur la définition des sujets et la stratégie scientifique de l’UMR è è Échanges et partage d’information favorisés è Meilleure connaissance des sujets des autres Réunions moins conflictuelles documentaliste-médiateur è grâce au è Facteur d’attractivité par rapport à l’extérieur è Atout par rapport à la mobilité des scientifiques è Amélioration de la circulation de l’information Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Qualitatifs §Impact sur la dynamique collective : limites La veille ne comble pas seule les manques de la dynamique è Un minimum de dynamique collective nécessaire à la mise en place de la veille è est =>C’est un élément pro-actif Elle n’a dynamique è pas d’effet sur une équipe déjà Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Résultats Qualitatifs § Perception du métier des documentalistes è Positionnement dans les équipes scientifiques è Source de motivation è Évolution des compétences : è Compétences techniques è Connaissances scientifiques Passage d’un travail individualisé à un travail d’équipe è Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Conclusion §Évolution du service : nos projets Améliorer la chaîne de production = trouver un outil de gestion de contenu pour : è Saisir et multipostes è è consulter simultanément è Éditer automatiquement des bulletins è Évaluer les bulletins en ligne en Produire des indicateurs bibliométriques è Auteurs è Laboratoires è Sujets => Évolution technique et valeur-ajoutée Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier

UMR et Veille Collective Conclusion § Vers la gestion des connaissances è Produits de la veille è Savoirs dans les UMR = capital d’information En parallèle, réflexion institutionnelle sur la gestion des connaissances è è Quelle est la valeur de notre information ? è Peut-on l’intégrer dans une base de connaissance ? è Oui mais il faut : è Répondre à un besoin è Coût-bénéfice acceptable Atelier échange d’expériences IST – 3 avril 2007 – Agropolis, Montpellier